運用管理の裏側に隠された秘密

あなたが行っているビジネスがあるなら、それを運用しなければなりません。それは今に始まったことではありません。在庫リストや取引、台帳などの歴史的なビジネスの記録は、紀元前 5000年の古代シュメール人にまでさかのぼります。ビジネス運用の文書化には、文明と同じくらい長い歴史があります。

取引の内容を布切れに書くような時代はとっくに過ぎてしまいましたが、運用管理の責任と手法を学ぶことは、効果的なビジネスの運用に役立ちます。

運用管理とは？

運用管理 (オペレーションマネジメント) とは、ビジネス戦略を実行し、組織に最大限の効率性をもたらことです。

運用管理の仕事としては、在庫管理や製造プロセス、サービス運用などのビジネスプロセスの計画、整理、実行などがあります。運用戦略の目標は、これらのプロセスを効率化し、コストと収益のバランスを取って最大限の利益を生み出すことです。

運用管理の役割

効果的な運用管理が果たす役割はさまざまです。ここでは運用管理者の役割の例をいくつかご紹介します。

ビジネス予測

会社がうまくいっているときは、製品への需要が高まり、ビジネスの運用にも影響があります。だからこそ、運用管理者は市場の変化に合わせて潜在的なビジネスを予測する力を持っていなければなりません。季節的なボトルネックや製造スケジュール、キャパシティ計画など、全体的なスケジュールに影響を及ぼす可能性のあるものを監視するのは、運用管理者の役割です。

こういったビジネスの変化を把握、分析する方法は、運用管理者の基礎知識の一つです。また、それぞれの変化が製造スケジュールやビジネスプロセスに及ぼす影響についても理解しておかなくてはなりません。

サプライチェーンの管理

サプライチェーンとは、製品を作るために必要な人々、企業、情報の集まりです。製品を作るために外部の材料などが必要な場合はそういったリソースが製品の製造に直接影響するため、自社のサプライチェーンの仕組みを知っておくことは非常に重要です。

サプライチェーンが崩れてしまうと、通常のビジネス運用に大きな影響を与える可能性があります。優秀な運用管理者はサプライチェーンを監視するだけでなく、先を見越してボトルネックの発生を防ぎます。問題解決スキルを用いてサプライチェーンの問題を防ぎ、製造プロセスが滞りなく進むようにします。そうすることでサプライチェーン管理の問題が発生しても、利益を上げ続けることができるのです。

製品開発の理解

製品開発とは、製品の設計から、最終消費者に届く最終製品の製作までのプロセス全体を指します。製品そのものの製作については運用管理者の責任範囲ではありませんが、製品が作られる過程は最初から最後まで知っておかなくてはなりません。企業によっては、この役割はプロダクトマネジメントとも呼ばれ、通常は正式な運用管理者または製造管理の担当者などがこの役割を担います。

運用管理者は製品がどのように開発されているかだけでなく、市場でその製品がどのように機能しているかについても把握しておく必要があります。そうした知識が、将来顧客の需要に応える製品を作るための意思決定に役立ちます。

納品管理

ここでいう納品管理とは、最終製品をエンドユーザーへ納品することであり、納品する製品が顧客の満足する要件を満たすようにすることです。適切な納品管理を行うには、まず品質管理プロセス、全体的な品質保証やその他の品質管理を理解していなければいけません。

確認のワークフローを導入して、納品する製品が必ず自社の基準を満たしているようにするのも、納品管理の仕事です。さらに、運用管理者は最終製品がエンドユーザーに安全かつ効率的に届くようにします。物流や梱包プロセスの確認、時にはエンドユーザーとも協力して、製品に満足してもらえるようにします。

運用管理者のスキル

運用管理のプロになるためには、運用管理が担うさまざまな役割を果たすための特別なスキルが求められます。運用管理者が持つスキルの例を一部ご紹介します。

整理するスキル

運用管理者は、製造プロセス全体のプロジェクトマネージャーです。製造システムのステップを一から十まで知り尽くしていて、その情報をわかりやすい形で整理しなければなりません。運用管理者がこの情報を別部門にも共有しなければならないような場合は、これがさらに重要になってきます。ワークマネジメントツールを使用すれば、すべての重要情報を整理し、ステークホルダーに共有できます。ワークマネジメントツールでタスクを特定の担当者に割り当て、期日を明確にすることで、チーム全体にとっての信頼できる唯一の情報源が出来上がります。

調整するスキル

運用管理者はプロジェクトをある段階から次の段階へとスムーズに進める方法を知っている必要があります。別部門のチームとの調整や、オートメーションの合理化、顧客の要望への対応なども、その一部です。インプット (お金や人、時間などのリソース) がアウトプット (作ろうとしている成果物) を上回る場合、運用管理者は製造ラインのどこかでプロセスの調整を提案する場合があります。また、変更の内容は主要なステークホルダーと調整して、明確性を確保し、プロセスを最適化し、継続的な改善をサポートするようにしましょう。

対人スキル

運用管理者は外部のサービスプロバイダーから会社の最高執行責任者まで、さまざまな人と関わります。効果的にコミュニケーションを取るために、リアルタイムレポートと非同期レポートを区別しましょう。そうすることで、チームメンバーは今一番重要な情報を把握することができます。非言語コミュニケーションにも注意を払い、アクティブリスニングの手法を用いてそれぞれのステークホルダーの視点で理解できるようにしましょう。日々の仕事で発生するかもしれない対立に備えて、対立解決スキルを身に着けるのも手です。

ベンダーとのパートナーシップ関係を構築し、継続的な関係を維持することも重要です。運用管理者が協力関係にある外部のベンダーと定期的にやり取りを行うことで、関係を構築、維持できます。レベルの高いベンダーとの強い絆は、ビジネスに競争優位性を与えます。材料の割引や、注文の優先など、パートナーシップの構築には長期的に見てビジネスの助けとなるさまざまなメリットがあります。

関連技術の基礎

運用管理者は技術に精通している必要はありませんが、自社が使っている技術の基礎は知っておく必要があるでしょう。チームが情報システムや在庫管理、製造ライン管理、部門間の調整などに特定のソフトウェアを使用している場合は、そのプラットフォームの使い方を理解しておきましょう。

4 つの運用管理理論

運用管理には、常に一番の方法というものはありません。しかし、これまで多くの企業がスムーズなビジネス運用のためにさまざまな運用管理手法を開発してきました。まずは 4 つの運用管理理論を知ることから始めてみましょう。

ビジネスプロセスの再設計 (BPR)

ビジネスプロセスの再設計とは、会社内のワークフローやプロセスを分析し、再設計することです。プロセスの無駄をなくして効率性を上げ、収益を改善し、余分なものを減らすのが目的です。

BPR の成功指標は収益性に関連している場合が多く、BPR を効果的に行うには、明確な目標を設定し、プロセスのどの部分を改善したいのか明確に示す必要があります。BPR が完了したら、必ずステークホルダーとやり取りしてその効果を測定するようにしましょう。たとえば、一日あたりの製品数を増やす目的で BPR を行った場合、BPR 前と BPR 後の製造製品数を比較することで簡単に効果を測定できます。

再構成可能な製造システム

再構成可能な製造システムとは、すばやい変更で突然の市場の変化にも対応できるモジュール式のシステムです。このタイプのシステムを用いることで、競合他社に対応してプロセスをすばやく変更することも可能になります。

そして再構成可能な製造システムのメリットの一つに、持続可能性 (サステナビリティ) があります。再構成可能な製造システムでは同じカテゴリの製品が作られる場合が多く、コロナ禍を例にすると、サステナブルな衣服を作る繊維会社が、マスクの需要が高まったときにシステムをマスクの製造に切り替えるといったことが可能です。

シックスシグマ

シックスシグマとは、プロセスの改善を重視した運用管理手法の一種です。シックスシグマの目標は、プロセスで開発した製品の 99.99966% (読み間違いではありません) に一切の欠陥がないようにすることです。

シックスシグマは、モトローラ社で働いていたアメリカ人エンジニアのビル・スミス氏によって、1986年に開発されました。この用語は、統計学の中でも特に統計的品質管理の分野に由来します。そしてシックスシグマの進め方として知られているのが、DMAIC と DMADV です。

DMAIC は既存のプロセスを最適化する際に使われ、以下の英単語の頭文字を取ったものです。

• Define (定義): システムを定義する。

• Measure (測定): 現在のプロセスの重要な側面を測定する。

• ​Analyze (分析): データを分析して原因と影響を検証する。

• Improve (改善): データの分析に基づいて、現在のプロセスを改善または最適化する。

• Control (管理): 今後のプロセスの状態を管理する。

DMADV は、新製品やプロセスの設計を行う際に使われ、DFSS (Design for Six Sigma) とも呼ばれています。DMADV は、以下の英単語の頭文字を取ったものです。

• Define (定義): 顧客のニーズに合った設計目標を定義する。

• Measure (測定): 品質に不可欠な特性 (CTQ) を測定、特定する。

• Analyze (分析): 分析し、設計の代替案を考える。

• Design (設計): 改善された代替案を設計する。

• Verify (検証): デザインを検証し、試験的実施をセットアップする。

リーン生産方式

リーン生産方式とは、製造プロセスの無駄を徹底的に排除するプロセスです。この手法は継続的改善の形をとっています。日本のカイゼンの哲学に基づいて、リーン手法は 3 つの無駄であるムダ、ムラ、ムリを排除することを目的としています。

• ムダ: リソースを消費しても付加価値が生まれない活動。

• ムラ: 過剰生産によって余りが出る活動。

• ムリ: リソースに過度の負担がかかる活動。

リーン生産方式はこの 3 種類の無駄を排除することで、最大限の効率化を図り、最終的には高い収益を上げることを目標としています。

ワークマネジメントソフトウェアでワークフローを整理

運用管理には整理整頓とワークフローへの深い理解が不可欠です。すぐに使える Asana のテンプレートで、運用管理の無駄をなくしましょう。Asana のオペレーションプロジェクト計画のテンプレートは、以下からご利用いただけます。