マイルストーンチャートとそのメリット

マイルストーンチャートとは、プロジェクトの最も重要なステップを示す手段の一つです。マイルストーンを達成するたび、プロジェクトは成功へと近づきます。マイルストーンによって達成感が得られるだけでなく、チームメンバーの作業がプロジェクト全体の目標にどう貢献しているのか示すことができます。

さらに、マイルストーンはチームにとって重要なだけでなく、プロジェクトマネージャーの仕事の助けにもなります。マイルストーンチャートをプロジェクトのステークホルダーと共有し、プロジェクトの進行状況を視覚化して全員に共通認識を持たせることができます。

では、マイルストーンチャートはどうやって作るのでしょうか？

プロジェクトの計画段階で、マイルストーンチャートを作成する方法をいくつかご紹介します。また、マイルストーン達成を祝ってチームの士気を上げるコツについても取り上げます。

マイルストーンチャートとは？

マイルストーンチャートとは、プロジェクトを通して達成しなければならない最重要タスクを視覚的に表したものです。

要するに、マイルストーンを使うことでチームがこれから目指すべきものと、すでに達成したことがわかります。一つひとつのマイルストーンがはしごのステップのようなものであり、上へ登れば登るほどプロジェクト達成に近づきます。

マイルストーンチャートのさまざまな作成方法

マイルストーンチャートの作り方は一つではありません。プロジェクトタイムラインのテンプレートにマイルストーンを追加して作成したり、ガントチャートで作成したり、ワークマネジメントソフトウェアのタイムライン機能を使って作成したりできます。

ガントチャートとは、プロジェクトや作業、計画のタイムラインを示す水平棒グラフです。ガントチャートはプロジェクトのスケジュールやマイルストーンの可視化に適していますが、セットアップに時間がかかったり、詳細を追加していくにつれて煩雑になってしまったりすることがあります。ガントチャートのメリットとデメリットについて詳しくは、以下のガイドをお読みください。

従来型のガントチャートに代わる新たな選択肢が、プロジェクトタイムラインツールです。プロジェクト計画やタイムライン作成専用のツールを使ったマイルストーンチャート作成のメリットを見ていきましょう。

マイルストーンチャート作成にプロジェクト管理ツールがおすすめな理由

ガントチャートと同じようにプロジェクトの全体像を把握するには、専用のワークマネジメントソフトウェアを使用しましょう。ガントチャートの代わりにタイムライン機能を使うことで、いくつかのメリットがあります。

• タイムラインツールは特に新しいタスクを追加したりマイルストーンを調整したい場合に、設定やメンテナンスが簡単です。

• タスクやその他の関連する作業をタイムラインにリンクでき、リアルタイムでアップデートできます。

• ボタンひとつで、ステークホルダーとタイムラインを共有できます。

マイルストーンチャート作成の 7 ステップ

では、まずはプロジェクトの目標を決めるところから、マイルストーンチャート作成のステップをひとつずつ見ていきましょう。

ステップ 1: プロジェクトの目標を決める

マイルストーンチャートを作成する前に、全体的なプロジェクトタイムラインと目標をまとめる必要があります。プロジェクトの目標を定義することで、チームはプロジェクトが目指す成果をしっかりと理解し、チームは何を目指しているのか、なぜそれが重要なのかをはっきり把握できます。目標を定義したら、プロジェクトの開始日から終了日までの大まかなタイムラインを作成しましょう。

例: あなたは広報責任者で、あなたの会社が他の会社と合併するとします。あなたのプロジェクトのメインとなる目標は、この 2 社の合併を成功させることです。プロジェクトの開始日は社内報の作成日、終了日は合併の成功を祝う全社イベントの開催日です。

ステップ 2: タスクリストを作成する

大まかなタイムラインとメインの目標を定義したら、今度はタスクリストを作成します。タスクリストは時系列順で作成し、可能であれば日付や日付範囲とのひも付けも行うと、後のプロセスが楽になります。

例: 企業合併に関するあなたの主なタスクは、社内報の作成や従業員との Q&A セッションのスケジューリング、外部に合併を報告するための記者会見、グローバル合併イベントの計画などです。

ステップ 3: マイルストーンを特定する

マイルストーンを特定するには、まずマイルストーンとは何か、そして何がマイルストーンでないのかを正確に理解する必要があります。

「目標」は通常、マイルストーンよりも重要なものであり、プロジェクト成功の結果として起こることや、プロジェクトが会社全体の目標にどう関係するかなどを示します。一方マイルストーンは設定することでプロジェクトの次のポイントへの見通しを持ったり、すでに達成したことを振り返ることができます。

また「マイルストーン」と「成果物」も混同されがちですが、この 2 つの違いはもう少し厳密なものです。「成果物」とは報告書や製品などの具体的なものであり、「マイルストーン」とはチームが目指すチェックポイントなど、より概念的なものです。

マイルストーンであるかどうかは、以下の質問に対する答えを考えることで判別できます。

• このタスクは締め切りに影響するか？

• これはプロジェクトの進行状況を示す上で重要なポイントか？

• このタスクはステークホルダーのチェックを必要とするか？

• このタスクがなくてもプロジェクトは完了できるか？

最後の質問以外の答えが「はい」なら、マイルストーンは正しく特定できています。

例: 合併プロジェクトと To-Do リストを計画するために、まずそれぞれの取り組みを以下のようにカテゴリ分けします。

• 合併を発表する社内報の作成は「タスク」です。

• 社内報の送信は「プロジェクト成果物」です。

• 企業の合併を発表すること (上記 2 つの To-Do の完了) は「マイルストーン」です。

ステップ 4: タイムラインを作成する

今度はタスク、目標、フェーズ、成果物、マイルストーンをパズルのように組み立ててタイムラインを作ります。プロジェクト成果物作成のために設定した期間を見直して、フェーズの長さが十分か確認しましょう。これは、ボトルネック発生の原因となるような依存関係がないか確認するいい機会でもあります。

タイムラインツールにすべてのプロジェクトタスクとフェーズを追加して、依存関係を定義し、必要に応じてフェーズを調整してから、To-Do や成果物、主要なマイルストーンを示します。プロジェクトタイムラインが完成する頃には、プロジェクト計画全体が明確に視覚化されているはずです。

例: 企業合併のような大規模なプロジェクトでは、当然他のタスクが完了しない限り開始できないようなタスクやフェーズがあります。たとえば、合併を伝える社内報を送るには、マーケティングチームから新しくなったロゴをもらわなくてはなりません。プロジェクトのスムーズな進行のために、こういったタイムライン内の依存関係を視覚化しましょう。

ステップ 5: タイムラインを共有する

タイムラインが完成したら、直属のチームとタイムラインを共有して、見落としがないことを確認します。すべての依存関係が明確になっていて、すべてのマイルストーンがタイムラインにあって、すべてのプロジェクトフェーズの長さが十分であることを確認し、ボトルネックやその他の問題の発生を防ぎましょう。

直属のチームがタイムラインに問題がないことを確認したら、他のチームともタイムラインを共有しましょう。そうすることでプロジェクトのマイルストーンを達成し、最終的にプロジェクトを成功させるために完了すべきタスクやフェーズの概要を全員が把握しやすくなります。

例: 2 つの目で見るより、4 つの目で。マイルストーンチャートをもう一人の広報責任者と共有しチェックしてもらったところ、従業員向け社内 Q&A セッション準備までの割り当て時間が十分でないことがわかりました。この問題は広報チームにとって大きなストレスとなり、会社の残りのメンバーに与える合併に対する印象も悪くなっていたかもしれません。タイムラインを調整することで、このプロジェクトフェーズの時間を十分に取ることができました。

ステップ 6: 資料を追加する

プロジェクトのライフサイクル全体を通して、プロジェクトに関連するドキュメント、メモ、やり取りなどを適切なタスク、フェーズ、マイルストーンに追加する必要があります。マイルストーンチャートの最終版というものは存在しません。マイルストーンチャートは常に変化するプロジェクト管理ツールであり、プロジェクトの状態を常に反映するよう修正や追加を重ねる必要があります。

関連情報をタイムラインと結びつけることで、チームは何が行われ、何が進行中で、何がまだタスクとして残っているのか把握しやすくなります。

例: マーケティングチームから新しいロゴが送られてきたら、そのファイルをタイムラインの関連タスクにリンクします。そうすることでプロジェクトに取り組んでいる全員が簡単にロゴを見つけ、必要に応じてデザインに使用できるようになります。

ステップ 7: マイルストーン到達を祝う

マイルストーンに到達したら、それをお祝いしましょう！マイルストーンによって達成された物事に応じて、オフィスでピザを注文したり、金曜の午後にチームを早上がりにしたり、近所のコーヒーショップのギフトカードを全員に送ったりしましょう。マイルストーン到達を祝ってチームの努力を称えることは、チームの士気やエンゲージメントの向上につながります。

チームがマイルストーンを達成するたび、プロジェクトは完了へと近づきます。タイムラインでプロジェクトの進捗を常に確認し、マイルストーンの達成状況をステークホルダーと共有しましょう。物事が前に進んでいると実感できるのは、ステークホルダーにとっても嬉しいことです。

例: あなたのチームは懸命に働き、2 つの企業の正式な合併を祝うグローバルイベントは大成功に終わりました。誰もが楽しい時間を過ごし、CEO でさえもその成果に大変満足していると言っていました。あなたはこのマイルストーン達成を祝い、来週プロジェクトのポストモーテム会議を開く前に、月曜日を休日とすることでチームをねぎらうことにしました。

その他のマイルストーン設定方法

タイムラインの作成は、仕事の概要を示し、大まかなタスクや成果物、期日を把握するのに最適ですが、マイルストーンを視覚化して計画を立てる方法は他にもあります。

これらの方法はプロジェクト管理ツールとしては適切ではないかもしれませんが、プレゼンテーションやブレインストーミングには最適です。

これまでの企業合併の例だと、広報チームが社内報で合併を発表する際に、簡略版のタイムラインを載せるといいでしょう。詳しいタイムラインを何千人もの人々と共有するのはあまり意味がないだけでなく、リスクも伴います。

そういった場合にマイルストーンだけを集めた資料や、かんばんボードを簡単にしたものを作成することで、従業員は誰が何をするのか理解を深めることができます。

スプレッドシートでもう悩まない

ガントチャートを卒業してタイムラインに挑戦する覚悟ができたら、Asana のタイムライン機能をチェックしてみましょう。Asana の既存のマイルストーンチャートのテンプレートを使ったり、タイムライン機能でオリジナルのマイルストーンチャートを作成したりできます。

すでに Excel でマイルストーンチャートを作成していてもご心配なく。Asana へ直接 CSV ファイルをインポートできます。スプレッドシートの悩みに別れを告げ、無駄のないプロジェクト計画を始めましょう。