プロジェクトスケジュールを効率的に作成する方法をわかりやすく解説

職場での新しいプロジェクトは、大抵の場合、多くの関係者や期日、成果物、ツールに囲まれた新たな冒険の始まりです。とはいえ、新製品のリリース、ベンダーイベント、年間のエディトリアルカレンダー、もしくは従業員のオンボーディングなど、どんなプロジェクトに取り組む場合でも、目標を達成するには「スケジュール」が必要です。

チームの仕事を順調に進め、誰がいつまでに何を完了させるのかを把握し、仕事のすべてのピースのつながりを確認するためには、明確な計画とプロセス、責任範囲を含む「プロジェクトのスケジュール」を作成できなくてはなりません。事前に時間がかかったとしても、これを周到に練ることによって、効率、説明責任、明確さが向上します。この 3 つの言葉は、チーム全員、とりわけプロジェクトをあなたに託した上司の大好物。しかも、本来はプロジェクト管理をサポートするはずでありながら、実際はプロセスを複雑にするツールを削減することもできます。

名刺にプロジェクトマネージャーという役職が記載されていなくても、今回のプロジェクトや、将来携わることになる多くのプロジェクトで、この役割を果たすのは事実上あなたです。その機会を最大限に利用しましょう。プロジェクトマネージャーの考え方を身につければ、仕事が再びうまく回り始めるようになります。

プロジェクトスケジュールとは？

プロジェクトスケジュールとは、タイムライン、タスク、依存関係、担当チームメンバーなど、プロジェクトの概要が示される文書です。 基本的にプロジェクトスケジュール表は、そのプロジェクトについて知っておくべきことをすべて記載してあります。 プロジェクト詳細と構成要素の概要を説明することで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで追跡し、確実に成功に向けて進むことができます。

一般的にプロジェクトスケジュールを立てるときは、作業分解構成図 (WBS) を使用します。 WBS は作業を調整し、チームメンバーに割り当てるのに役立つツールで、タスクを視覚的に階層化し、依存関係を明確にしたものです。最初のレベルには親タスクがあり、次のレベルにはそれらに依存するタスクが含まれます。

プロジェクトスケジュールの作り方は？

プロジェクトマネージャーとして前に進む準備ができたところで、プロジェクトのスケジュールの計画と立案に取り掛かりましょう。プロジェクト管理のスケジュールを立てるプロセスにまだ馴染みがない方のために、プロジェクト計画の作成手順をご説明します。

1. プロジェクトの目標を定義する: このプロジェクトを成功に導く主要なマイルストーンや成果物を洗い出し、書き留めましょう。

2. すべての関係者を特定する: たとえ承認するだけの役割でも、プロジェクトに関係するメンバーは全員、リストに含めましょう。

3. 最終期日を決定する: プロジェクトを完全に終わらせたいのは最終的にいつですか？何らかの問題が起こることは間違いありませんので、十分に時間をとっておきましょう。

4. それぞれのステップやタスクをリストアップする: ステップ 1 で定義したマイルストーンや成果物を、より小さなタスクやサブタスクに分割して、細かいところまで万全に準備しましょう。

5. 各タスクを担当するチームメンバーを割り当てる: それぞれのタスクやサブタスクの担当者を決定して、期日を明確にしましょう。メンバーは同時に他のプロジェクトに携わっている可能性があるので、その人が過負荷になりすぎないようにワークロードに注意してください。

6. 各タスクの期日を逆算して設定する: 遅延は避けられないものと考え、それぞれのタスクを完了させるのにどれだけの期間を要することになるか (開始日と終了日) を計算しましょう。他のタスクを始める前に完了させる必要のあるタスクもあるので、タスクの順番を考慮することも重要です。

詳細なプロジェクトスケジュールが用意できたら、実際のプロジェクト管理に時間がかからなくなり、あなたもチームも、勤務時間を本来のスキルを活かした、質の高い仕事に費やせるようになります。

効果的なプロジェクトスケジュールを作るには？

プロジェクトタイムラインの目的は、より多くの仕事をより効率的に達成することです。プロジェクトの全体像を把握し、計画を綿密に練り上げておけば、ストレスが減り、生産性が高まります。

こちらでは、より効果的にプロジェクトスケジュール作成、もしくは活用するコツをご紹介します。

1. チームと共有する

プロジェクトのスケジュールを共有することで、チームメンバーはプロジェクトにおける自分の責任範囲を明確に理解し、計画の中の担当業務について意見を述べることができます。まずプロジェクトのスケジュールを関係者全員に送り、質問や懸念事項、アイデアなど、具体的なフィードバックを求めましょう。

すべての返答を 1 か所で集めて情報の散逸を防ぎ、はっきりした期日を設定してチームメンバーが時間通りに行動できるようにしましょう。すべてのフィードバックを収集したら、更新されたプロジェクトスケジュールを作成して、すべての関係者と再度共有しましょう。さらに、プロジェクトの要旨やエグゼクティブサマリーなど、重要なプロジェクト計画文書すべてにプロジェクトスケジュールが含まれていることを確認しましょう。

2. 状況に適応する

古代ギリシャの哲人ヘラクレイトスは「万物は流転する」という言葉を残していますが、それはプロジェクト計画にも言えることです。プロジェクトを開始したら、スケジュールを常にチェックしましょう。予定外の事態が起きたら、必要に応じて調整してください。

プロジェクトスケジュールやすべてのプロジェクトアセットを 1 つの場所で管理すれば、チーム全員が信頼できる唯一の情報源を持ち、常に最新版のプロジェクトスケジュールを使うことができます。そのためには、いつでもチーム全員がアクセスできるクラウド型ツールを選ぶことがおすすめです。

3. テンプレートを活用する

プロジェクトプランニングの時間をより節約するなら、実証済みのテンプレートを使いましょう。新しいプロジェクトを始めるたびにステップを一から考える必要がなくなります。

たとえば「ベンダー商談会」のような毎年行われるイベントのプロジェクトに取り組んでいたら、確実なプロジェクトスケジュールを今すぐ作成して、次回に備えることができます。

他にも、毎回同じプロセスを繰り返すプロジェクトがありますか？たとえば、今年の後半に開催するクライアントとのリモート昼食会の準備に再利用できる同等のタスクがベンダー商談会にありませんか？プロジェクトスケジュールテンプレートがあると、将来のプロジェクトをより迅速で効率的に始めることができます。

4. ワークマネジメントツールを活用する

ワークマネジメントツールは、プロジェクトのすべてのステージで関係者全員に明確な可視性を提供する「生きた」プロジェクトスケジュールや、シンプルなデザインでわかりやすいガントチャート風タイムラインなど、さまざまなビューを作成できるツールです。互いに連携できないメールやスプレッドシート、チャットでは、効果的なチーム内コミュニケーションを取ることが難しいときもあります。確実な連携を行い、トラブルを招くリスクを避けるなら、適切なツールを導入しましょう。

プロジェクト管理ツール Asana では、プロジェクトのスケジュール作成、管理を 1 つのシステムに集約することで、各ステップを作成して所要時間をプロジェクトカレンダーで決定し、タスクやサブタスクを作って適切なメンバーに割り当てることができます。プロジェクト計画を調整する必要が生じたら、ツール内ですばやく変更を加えれば、すべての関係者に通知されます。スケジュールの表示方法は数種類あり、どんな業務や学習のスタイルにも対応できます。誰がいつまでに何をするのかを常に把握できるので、ワークフローがシームレスに統合されます。

プロジェクトスケジュールの例

上記の手順をすべて終えたら、プロジェクトのスケジュールやステップを明確にまとめたわかりやすいスケジュールが完成します。実際にどう見えるのか、以下に例をご紹介します。

【イベントプランニングスケジュールの例】

バーチャルイベントを計画中なら、スケジュールには本番までにやるべきこととその期日が細かく記されます。

【製品リリーススケジュールの例】

次の新製品のためにステップの緻密な計画や、依存関係の設定を行い、仕事を各要素に分解した構成マップを作成します。次に、簡単に共有できる 1 つのスケジュールでこれを表示して、チームが軌道から外れないようにします。

【マーケティングキャンペーンスケジュールの例】

すべての要素をスケジュールしたプロジェクト計画によって、マーケティングキャンペーン中のどの時点に何が起きているかを確実に把握できます。

まとめ: プロジェクトスケジュールを活用して仕事を効率化

プロジェクトスケジュールとは何か、その作成方法とうまく活用するためのコツをまとめました。具体的なプロジェクトスケジュールの例も挙げたので、参考にしてみてください。

Asana のようなワークマネジメントソリューションには、この記事で解説したポイントはもちろん、それ以上のメリットがあります。ワークマネジメントツール、つまりプロジェクトに成功をもたらすオールインワンツールを活用して、素晴らしい計画を立てましょう。

プロジェクトスケジュール管理については『スケジュール管理を上手に行う方法をわかりやすく解説』をご覧ください。

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