仕事量を管理する: チームメンバーのキャパオーバーを防ぐ方法

「仕事が多すぎる」「メンバーの業務量に偏りがあるのでは」「定時に仕事が終わらない」。そんな風に感じながら仕事をしているビジネスパーソンは決して少なくありません。もしあなたがリーダーやプロジェクトマネージャーなら、チームメンバーに平等に仕事を割り振る、つまり業務量の偏りをなくすのは、重要な役目のひとつとなります。

仕事量を管理するには、相応のテクニックが必要です。この記事では、チームの仕事量を管理することの重要性とその方法をご紹介します。部下の仕事を把握していない上司にならないよう、チームの仕事量のバランスをうまく取れるようになりましょう。

仕事量の管理とは？

仕事量の管理とは、仕事をチーム全体に効率よく分配し、管理するプロセスのことをいいます。

業務過多やチーム内で業務量の偏りがあっては、仕事がスムーズにいかないだけでなく、従業員のモチベーションも下がってしまいます。仕事量の管理がうまく実行されれば、メンバーのパフォーマンスが最大限に引き出され、仕事に対する満足度も上がるでしょう。チームメンバーは自分たちの仕事量をこなせるという自信を持ち、より早いペースで、より質の高い仕事をすることができるのです。チームの仕事量をしっかりと管理できるのは、優れたプロジェクトマネージャーのスキルのひとつだと言えます。

仕事量管理が重要な理由: 仕事量が多いことで伴うリスク

一方で、もしチーム内の仕事量が平等に分けられておらず、特定のメンバーに偏っていたらどうなるでしょうか。仕事の整理と生産性のエキスパートであるジュリー・モーゲンスターン (Julie Morgenstern) 氏はこう言っています。「ハイパフォーマーを過度に働かせると、他の人よりも働いていることを嫌って辞めてしまいます」と。

部下の仕事を把握していない上司やリーダーにならぬよう、仕事量管理ツールを使って効率的にチームの仕事量を管理しましょう。優れたツールを使えば、チームが担当しているタスクのインサイトを得て、チームの仕事量を効率よく管理できる上に、バーンアウトではなく、バランスを促進できます。

Saas型ワークマネジメントソフトウェア Asana では、ワークロード機能を使ってチームひとりひとりの仕事量を管理すること (工数管理) が可能です。

5 つのステップで行う仕事量の管理

仕事量の管理には相応のスキルが必要ですが、International Institute of Directors and Managers によれば、そのためのスキルトレーニングを受けたことがある人は少ないといいます。チームの仕事量をうまく管理できるよう、以下の 5 つのステップを実践してみてください。

1. チームの仕事量とキャパシティを見極める

チームの仕事が複数のプロジェクトの要旨や計画、ツールに散らばった状態では、メンバー全員がどれだけの仕事を処理すればよいのかを把握するのは困難です。チームが抱える実際の仕事量を把握しておくことは、それぞれのメンバーが抱える仕事量や、追加で割り当てることができる仕事量を見い出すための鍵となります。

チームのキャパオーバーを避けるためにも、次のポイントを確認して、まずは仕事量を把握することから始めましょう。

【ポイント ①】チームが担当しているプロジェクトとプロセスを把握するためのリストを作成する: これらはチームが展開するプロジェクトであったり、参加者として貢献する部門間プロジェクトを含みます。

【ポイント ②】仕事のスコープと着手するタイミングを決定する: 今抱えているプロジェクトは、複数の成果物制作を伴う大規模で複雑なプロジェクトですか？それともスコープの小さなプロジェクトですか？各プロジェクトやプロセスで、チームはどれだけの仕事を担当するのかを確認します。

【ポイント ③】プロジェクトを小さなタスクやワークストリームに分割する: チームの仕事の全体像を把握したら、作業分解構成図を使って、小さなタスクに分割し、チームの 1 週間分、または 1 日の仕事量がわかるようにします。

【ポイント ④】重要度や緊急度に従って仕事に優先順位を付ける: そうすることで、ニーズ評価に基づき、自分のチームが最初に着手する必要のある仕事がわかるほか、より適切に各プロジェクトのスケジュールを立てることができます。

やるべき仕事の量を知ることができたら、次は自分のチームと各メンバーにどれだけのキャパシティがあるのかを把握します。会議、休暇、定期的に担当する業務などを考慮したあとで、各チームメンバーがプロジェクトにどれだけの時間を使えるか、考える必要があります。自分で各チームメンバーの仕事量を確認するか、代わりに自分たちで確認してもらうように頼み、追加で割り当てられる仕事を判断します。

仕事量の測定の例

分析チームは Q2 に 9 つのレポートを作成しなければなりません。ゼロから作る必要がある新しいレポートもあれば、すでに作成用のシステムが設けられている繰り返しのレポートもあります。これらを各チームメンバーに割り当て始める前に、タイミング (それぞれの期日)、重要度 (これが原因で始められていない仕事)、それぞれの作成にかかると予測される時間を把握します。

このリサーチを基に、分析チームが追加で担当している仕事の量がおわかりかと思います。もしかすると、少人数チームのキャパシティでは対応しきれない可能性もあります。しかし、レポートの中には優先度の低いものもあるでしょう。そういったケースでは、まずはインパクトの大きいレポートを優先し、重要度の低いリクエストは先延ばしにすることで、チームの仕事量を軽減することができます。

2. リソースを割り当て、各メンバーの仕事量を分析する

チームが行うすべての仕事の概要がはっきりすると、誰が何をいつ行うのかを決めることができます。仕事の各タスクを割り当てていくということは簡単に聞こえるかもしれませんが、Harvard Business Review レポートの中で有識者たちが指摘するように、実際のところ容易ではありません。不適切な仕事の割り当てを行ってしまうと「部下の仕事を把握していない上司」というレッテルを貼られてしまうかもしれません。

リソース配分を行うと、使用できるリソースを効果的に把握し、プロジェクトに割り当てることができます。リソース配分を行ったことがない場合は、以下の 5 つのヒントを参考にして、全員の仕事量のバランスを保ち、管理しやすくしましょう。

1. 最初に優先度の最も高い仕事を割り当てる: チームの To-Do とプロジェクトのリストを優先度の順番で整理し、その最も高いものから担当者を決めます。

2. 開始日と期日のバランスをとる: 誰が何をするのかが決まったら、各タスクやプロジェクトの予定を立てます。また、タイムブロッキングなどのタイムマネジメント戦略を実施すれば、より効果的でしょう。

3. 各タスクまたはプロジェクトに適任のメンバーを割り当てる: メンバーたちのスケジュールの空き、スキルセット、経験を考慮します。

4. どれだけの余裕が残っているかを尋ねて、チームを会話に参加させる: メンバーたちは自分の仕事量とキャパシティを誰よりもよくわかっています。さらに、計画プロセスに参加してもらうことで、権限を与えられていることを感じさせ、意欲を高めることができます。チーム間の効果的なコミュニケーションと人間関係の構築にも役立つでしょう。

5. 特定のタスクを割り当てるときは常にその理由を本人に伝える: これはメンバーのエンゲージメントを高め、最初の段階から作業内容を明確にするのに最適な方法です。

リソースの割り当ての例

チームメンバー 5 人のうち 2 人に次のキャンペーンの広告デザインに取り組んでもらうことになりました。この仕事をランダムに割り当てることもできますが、チームメンバーの経歴 (過去のキャンペーンに取り組んだ経験があるかなど) と、すでに過負荷になっているメンバーがいないかを確認してから、有力候補のメンバーにこの新しいプロジェクトを引き受ける余裕があるかどうかを尋ねた方が、さらによい結果を出すことができます。

3. チームメンバーと確認を取り、必要に応じて仕事量を調整する

どれだけ慎重に段取りしたプランやプロジェクトタイムラインでも、壁にぶつかることはあります。期日が過ぎてしまう前にすかさず調整を加えられるように準備をしておきましょう。

各自それぞれの仕事量をこなせているかどうかを把握しておくために、チームメンバーとの 1on1 ミーティングでの確認機会を定期的に設けて近況報告をしてもらい、事前対策を講じましょう。このチェックインミーティングの結果、チームメンバーに責任の負担がかかり過ぎていることがわかれば、他に余裕のありそうなメンバーに仕事を振ることも可能となります。

タスクやプロジェクトを再割り当てするときは、必ずチームにその変更について連絡し、方向性が変わった理由をメンバーたちが理解できるようにします。これは、変更管理プロセスを介して行うことができます。または、チームメンバーが効率を上げ、仕事を上手に整理できるようにするためにコーチングの実施を検討してもよいでしょう。チームメンバーの努力は常に評価するようにしてください。

チェックインミーティングの例

アカウントマネージャーの 2 人は毎晩のように遅くまで残業し、他の 1 人は真夜中過ぎにメールを送ってきます。これは仕事が過負荷になっているサインかもしれません。チームの各メンバーとチェックインミーティングを行うスケジュールを立て、メンバーたちの仕事の進み具合を確認します。必要に応じて担当業務を変更したり延期したりすることを提案し、コーチングが必要と思われるメンバーにはそれを実施します。まだ確認ミーティングを予定していなければ、今後各チームメンバーと定期的なチェックインを実施するスケジュールを立て、類似の問題が起こるのを防ぎましょう。

4. 仕事量が多いときにチームの効率をアップさせる

全体像に目を配るのがリーダーでも、各自の仕事量管理はそれぞれのメンバーが自分で行うことがベストです。チームメンバーには仕事を管理するための自分独自のやり方を確立するように働きかけてください。そのときは、以下のポイントを忘れないようにしましょう。

• タイムボクシングやタイムブロッキングなど、個々のスタイルに合ったタイムマネジメント戦略を提案します。

• チームが参加する必要のある会議の数を減らすことも必要です。時間をかけずにコミュニケーションが取れる新しい方法を見つけます。

プロジェクト管理とは何か、そして計画を整理することがどのように時間の節約につながるのかをチームが理解できるようにします。

チームの効率化の例

直属の部下の 1 人はいつも仕事を期日より早く提出します。話をしていると、新しい方法を取り入れてより効率的に仕事をしていることがわかりました。そのメンバーに自分の体験をチームと共有するように働きかけるとともに、メンバーたちが時間節約のコツを見つければ、それを投稿できるような共有スペースを作ることを検討します。

そのためにおすすめなのが、チーム全体がひとつのワークマネジメントツールを使用することです。時間管理ツールとしても機能する優れたツールであれば、誰が何をいつまでに行うのかを、全員が明確に把握できます。また、お気に入りのビジネスツールと簡単に連携できるものを選ぶことで、アプリの切り替えやスプレッドシート内の検索に費やす時間を減らし、重要な仕事により多くの時間をかけられます。さらに、仕事量を管理する機能が組み込まれていて、仕事が発生するツールから直接チームの仕事量を追跡できるワークマネジメントツールを探すことも重要です。

5. ワークマネジメントツールを導入する

各プロジェクトや、各チームメンバーの状況を 1 か所ですべて確認できるとしたらどうでしょう？これぞ時間の節約。ワークマネジメントツールやプロジェクトマネジメントツールはまさにそれを実現します。

ワークマネジメントツールを導入すれば、各チームメンバーは自分たちの仕事がチームと会社のより大きなイニシアチブにどのようなかたちで貢献するのかを見ることができます。各タスクの中でコミュニケーションを取れるので、必要な情報を即座に見つけることも可能です。タイムラインを使えばプロジェクトを個別に見たりまとめて見たりできるので、メンバー全員が予定通りに仕事を進めることができます。

仕事量を管理することは、メンバーの働く時間を管理することでもあります。そのため、使用するワークマネジメントツールは時間管理ツールとしても活用できるとベストです。メンバーの時間管理はツールで行って、チームの状態を常に把握しておきましょう。

ワークマネジメントツールの例

制作スケジュールのタスクとステップをワークロード管理ツールに取り込むことで、仕事は順調に進んでいます。チームメンバー全員が抱える仕事量も把握することができ、キャパオーバーも発生しません。ツールでは各タスクのステータスや、プロセス内における自分たちの担当業務も確認できるので、競合の発生を回避し、時間を節約できます。

チームの仕事量管理はチームの成功につながる

チームの仕事量をどのように管理するべきか、5 つのステップに沿って解説しました。管理職やグループのトップでなくても、チームを率いるリーダーであるなら、メンバーの仕事量を把握しておくことはとても重要です。部下の仕事を把握していない上司にならないよう、チームの仕事量をしっかりと管理しましょう。仕事量が多いと感じると、メンバーの気持ちも落ち、仕事に対するエネルギーも湧いてこないでしょう。効率的に仕事量を管理することは、最終的にチームの成功へとつながるのです。

仕事量の管理とは、効率よく仕事を割り当て、各タスクを管理し、プロジェクトの最新情報を関係者に伝えるということだと覚えておきましょう。この記事で紹介したヒントを Asana のようなワークマネジメントツールと併せて活用すれば、競合する期日や優先順位を整理し、チームの抱える膨大な仕事量を管理できるようになります。仕事量だけでなく、時間管理ツールとしても活用できるので試してみてください。