Cinque passaggi per scrivere un brief di progetto chiaro

Rispondi senza pensarci su. Uno dei tuoi stakeholder ha bisogno di un documento che riassuma le informazioni chiave del tuo progetto... Che cosa gli invii?

Non ti viene in mente niente? Probabilmente dovrai dargli un brief di progetto, grazie al quale il tuo team avrà una fonte di riferimento con le informazioni chiave. Un buon brief è il miglior punto di partenza per un piano di progetto efficace e, in definitiva, per un progetto di successo.

Cos'è un brief di progetto?

Un brief di progetto è una breve descrizione degli elementi chiave del tuo progetto. Consideralo come un riepilogo per gli stakeholder e i collaboratori interfunzionali. È un documento che dovrebbe comunicare i requisiti del progetto, senza annoiare le parti interessate con troppi dettagli.

Come la maggior parte degli elementi della gestione dei progetti, non c'è un modello o uno stile che vada bene in assoluto. Il documento che creerai dipenderà dall'ambito e dalla complessità del tuo progetto. In alcuni casi, il brief potrebbe essere composto da un solo paragrafo, in altri, potrebbe essere lungo una pagina.

Crea il brief all'inizio del tuo progetto. Se stai muovendo i primi passi nel mondo del project management, potresti aver incontrato altri elementi di pianificazione che non conosci. Di seguito, scoprirai le principali differenze tra un brief di progetto e altri documenti del project management.

Brief di progetto o brief creativo?

Come suggerisce il nome, un brief creativo è una guida per i progetti creativi. Dovrebbe comprendere i destinatari del progetto, il messaggio e il tono, la procedura di distribuzione, il budget e la cronologia. Se stai lavorando con un'agenzia esterna o un team creativo, il tuo brief potrebbe anche servire come dichiarazione di lavoro (SOW) in cui vengono definiti l'ambito e i deliverable.

Un brief di progetto è una panoramica degli elementi del tuo progetto. Se stai lavorando a un progetto creativo, il tuo design del progetto dovrebbe comprendere alcuni elementi del brief creativo, come la cronologia e i destinatari, ma dovrebbe essere più breve e semplice.

Brief di progetto o piano di progetto?

Essenzialmente, il brief di progetto dovrebbe essere una versione condensata del piano di progetto, che deve includere sette elementi:

1. obiettivi del progetto

2. metriche del successo

3. stakeholder e ruoli

4. budget

5. traguardi e risultati finali

6. cronologia e programma

7. piano di comunicazione del progetto

Il tuo brief di progetto deve specificare solo gli obiettivi, la cronologia, il programma, il pubblico di destinazione e l'ambito del progetto. Consideralo come un documento più sintetico che i dirigenti e i membri del team possono consultare in qualsiasi momento.

Brief di progetto o executive summary?

Creare un brief di progetto o un executive summary dipenderà dall'ambito del progetto e dagli stakeholder coinvolti. Proprio come un brief di progetto, un executive summary fornisce una panoramica delle informazioni relative al progetto, ma è generalmente destinato agli stakeholder esecutivi. Se stai lavorando a un progetto ampio al quale partecipano dirigenti di alto livello o se hai redatto un business case per la tua iniziativa, valuta la possibilità di creare un executive summary. Invece, se stai lavorando a un'iniziativa con collaboratori interfunzionali, crea un brief di progetto.

Elementi chiave di un brief di progetto

Il brief di progetto è una panoramica del tuo prossimo progetto. Comprende le informazioni chiave sui dettagli importanti per consentire al team di allinearsi e capire in che cosa consiste l'iniziativa. In generale, un brief di progetto prevede quattro elementi chiave.

Contesto

La prima parte del tuo brief di progetto deve includere il contesto del progetto. In questa sezione puoi fornire le informazioni che i tuoi stakeholder non conoscono. Rispondi a domande come:

• Perché stai lavorando a questo progetto?

• Quali esigenze aziendali, ricerche o feedback del cliente, se presenti, hanno portato a questo progetto?

• Ci sono progetti precedenti associati a questo e, se sì, qual è stato il risultato finale e cosa ha imparato il tuo team?

Obiettivi del progetto e metriche di successo

La maggior parte della documentazione iniziale di pianificazione del progetto dovrebbe includere gli obiettivi del progetto. Collegare il lavoro quotidiano agli obiettivi del team o dell'azienda aiuta i membri del team a rimanere motivati, allineati e a restare al passo. Infatti, secondo l'indice dell'anatomia del lavoro, i membri del team che sono consapevoli di come il loro lavoro individuale apporta valore all'organizzazione sono due volte più motivati rispetto alle loro controparti.

Cronologia del progetto

Assicurati di includere la cronologia nel tuo brief di progetto, poiché è il modo migliore per dare al tuo team un'idea chiara delle date chiave e dei traguardi del progetto importanti. Dopotutto, il successo del tuo progetto dipende dalla tua capacità di rispettare le tempistiche e di raggiungere gli obiettivi in tempo.

Destinatari

I destinatari sono la ragione per cui stai lavorando a questo progetto. Indipendentemente dal tipo di progetto, è importante includerli nel brief, così che tutti i membri del team sappiano a chi dovranno rivolgersi.

Cinque passaggi per scrivere un brief di progetto chiaro, con esempi

Un brief di progetto è composto da quattro elementi principali, più un ultimo passaggio per completarlo. Se questo è il tuo primo brief, puoi suddividerlo in quattro paragrafi o sezioni finché non si incastrano tra di loro come i tasselli di un puzzle. Inoltre, se necessario, puoi usare elenchi puntati, link ad altri documenti o immagini. In definitiva, il tuo brief di progetto è utile solo se tu e i tuoi stakeholder pensate che lo sia.

1. Aggiungi contesto rilevante

Il modo migliore per iniziare il tuo brief di progetto è aggiungere qualsiasi informazione rilevante o contestuale. In questo modo, tutti partiranno alla pari e gli stakeholder interfunzionali affronteranno il resto del brief di progetto (o altri documenti) con le informazioni generali necessarie.

Esempio

Supponiamo che la tua azienda abbia sviluppato un'app di gioco per giocare virtualmente con i propri amici. Il progetto prevede lo sviluppo di una campagna di marketing per supportare il lancio del nuovo prodotto: una video chat live integrata nell'app. Potresti iniziare il brief di progetto scrivendo qualcosa come:

Attualmente, la chat è la nostra seconda funzionalità più popolare (la prima permette di mettere in contatto gli amici tramite email) ed è usata dall'84% degli utenti. Inoltre, nelle sessioni di feedback, il 63% degli utenti ha dichiarato di effettuare chiamate video o vocali con i propri amici su un'altra piattaforma mentre usano la nostra app. Crediamo che, integrando la video chat nella nostra app, potremo aumentare la fidelizzazione e convincere gli utenti che usano la chat gratuita a passare all'abbonamento mensile.

2. Aggiungi gli obiettivi del progetto e le metriche di successo

Gli obiettivi del progetto sono le risorse e i deliverable da consegnare alla fine del progetto. Definire degli obiettivi efficaci ti aiuterà ad avere un'idea chiara dell'intero progetto. I tuoi obiettivi definiranno le metriche di successo con le quali valutare la riuscita del progetto una volta concluso. L'ideale sarebbe definire obiettivi di progetto SMART. SMART è un acronimo che ti aiuta a definire grandi obiettivi e sta per:

• Specific (specifico)

• Measurable (misurabile)

• Achievable (raggiungibile)

• Realistic (realistico)

• Time-bound (con scadenza)

Continuiamo con l'esempio della video chat

La maggior parte degli utenti ha imparato a usare un altro servizio video mentre gioca con la nostra app. Questa campagna di marketing mira a far scoprire e promuovere la nostra nuova funzionalità integrata nell'app, al fine di aumentarne l'adozione e incoraggiare gli utenti ad abbandonare le video chat di altre piattaforme. L'obiettivo del progetto che si vuole raggiungere è il seguente: il 40% degli utenti che accedono una volta a settimana utilizzeranno la video chat integrata almeno due volte al mese entro il termine della campagna di marketing a fine maggio.

Criteri per la valutazione del raggiungimento dell'obiettivo

• Raggiunto: 40%

• Quasi raggiunto: 35%

• Parzialmente raggiunto: 30%

• Non raggiunto: al di sotto del 30%

3. Rendi chiara la cronologia del progetto

Non dimenticare di includere la scadenza (la T dell'acronimo SMART) nell'obiettivo del progetto aggiungendo una data o un periodo di tempo. La cronologia del progetto, però, non riguarda solo la sua durata, ma comprende anche i traguardi chiave e altre date importanti.

Continuiamo con l'esempio della video chat

Durata del progetto: 15 marzo - 29 maggio

Traguardi chiave:

• 15 marzo: riunione di avvio

• 5 aprile: il team per lo sviluppo dei prodotti consegna la versione beta del prodotto finale di video chat

• 22 aprile: presentazione delle risorse per la progettazione iniziale

• 7 maggio: approvazione delle risorse di progettazione

• 17 maggio: prodotto finalizzato e pronto per il lancio

• 29 maggio: giorno del lancio

4. Identifica i destinatari

Conoscere il proprio pubblico di destinazione o creare delle buyer persona è fondamentale per il successo del progetto. Il tuo team di progetto ha bisogno di informazioni sui dati demografici rilevanti del pubblico per sviluppare un prodotto ottimale che, nel nostro esempio, è rappresentato da un'app pensata per il suo pubblico di destinazione e dalla campagna di marketing per amplificarne il lancio.

Definire il tuo pubblico di destinazione fin dall'inizio potrebbe prevenire lo slittamento del progetto, che si verifica quando l'ambito eccede gli obiettivi iniziali del progetto o la cronologia. Se ancora non hai le idee chiare sul tuo target, potresti dover rivedere una parte del progetto, il che potrebbe portare a uno slittamento del progetto, portando a ritardi nella tempistica o a una riduzione del budget.

Continuiamo con l'esempio della video chat

I destinatari di questa campagna sono gli studenti delle scuole superiori tra i 15 e i 18 anni che cercano di entrare in contatto con gli amici dopo la scuola o nel fine settimana. Il target sono persone esperte di tecnologia, ma con poca pazienza nei confronti di scarsa funzionalità, bug o ritardi.

5. Allega altre risorse per gli stakeholder del progetto

Il tuo brief di progetto è quasi finito. Ricorda: questo documento serve principalmente agli stakeholder e ai membri del team per allinearsi sui dettagli chiave del progetto. Può contenere risorse aggiuntive rilevanti, come il budget, il piano di comunicazione o i ruoli.

Alla fine del tuo brief di progetto, assicurati di allegare eventuali documenti di cui il tuo team potrebbe aver bisogno. Per esempio, se hai già creato un piano di progetto, includilo alla fine. In alternativa, potresti allegare un grafico RACI, una proposta di progetto o una roadmap di progetto.

Continuiamo con l'esempio della video chat

Per ulteriori informazioni, consulta il nostro piano di progetto o la nostra roadmap di progetto.

Esempio di brief di progetto

Il tuo brief di progetto è più di un semplice insieme di paragrafi con qualche informazione. È un modo per comunicare dettagli e date importanti all'intero team. Assicurati di elaborarlo in una fonte di riferimento facile da usare. Ecco che aspetto dovrebbe avere:

Qual è la funzione del brief di progetto?

Il project management include numerosi aspetti. Se non hai mai fatto il project manager, ti starai chiedendo quali documenti dovresti creare. Di seguito, ti offriamo una breve guida di ogni elemento e la sua funzione.

• Le finalità del progetto forniscono uno schema dettagliato di come il tuo progetto si collega agli obiettivi aziendali.

• Gli obiettivi del progetto sono i deliverable effettivi e specifici che saranno disponibili alla fine di un progetto.

• La roadmap di progetto è una panoramica approfondita sui deliverable, i traguardi chiave e gli obiettivi del progetto. Le roadmap di progetto sono particolarmente utili per le iniziative più complesse.

• La riunione di avvio si svolge all'inizio di un progetto. È un'opportunità per entrare in contatto con il tuo team e gli stakeholder chiave, e ottenere la loro approvazione.

• Il piano di progetto (chiamato anche "panoramica del progetto") contiene le informazioni di cui hai bisogno per avviare il tuo progetto.

• Il brief del progetto è la fonte di riferimento del team che include le informazioni chiave del progetto.

• L'executive summary è una panoramica del piano di progetto rivolta ai dirigenti.

• I resoconti sullo stato del progetto sono aggiornamenti sui progressi che tu (il project manager) dovresti inviare nel corso del progetto, in modo da tenere il team aggiornato.

• La riunione post mortem del progetto ti dà la possibilità di fare il punto della situazione con il tuo team su cosa ha funzionato e cosa no, e su quali insegnamenti porterai con te nel prossimo progetto.

Comincia subito a creare il tuo primo brief di progetto

I brief di progetto sono un ottimo modo per acquisire informazioni chiave e renderle facilmente accessibili a tutti gli stakeholder coinvolti. Con un brief di progetto fornisci alle persone interessate e al team una panoramica del progetto, senza sommergerli di informazioni.

Cosa c'è di meglio di un fantastico brief di progetto? Gestire il tuo progetto in uno strumento di gestione del lavoro, così che tutti sappiano esattamente chi fa cosa e per quando. Scopri di più su come usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana.