Come creare un piano di progetto che ti aiuti a rispettare le tempistiche

I piani di progetto sono essenziali per mantenere tutti i dati e le informazioni relative a un progetto organizzati e nei tempi previsti. Un ottimo piano di progetto ti aiuterà a dare il la ai lavori avendo tutti gli elementi necessari, da obiettivi e budget a traguardi e piani di comunicazione, in un unico posto. Risparmia tempo (e qualche grattacapo) creando un piano di lavoro che renderà il tuo progetto un successo.

Cos'è un piano di progetto?

Un piano di progetto, a volte chiamato piano di lavoro, è un modello degli elementi chiave che il tuo team deve realizzare per raggiungere con successo gli obiettivi del progetto. Il tuo piano di progetto dovrebbe includere informazioni sul programma del progetto, l'ambito, le date di scadenza e i risultati finali, e dovrebbe essere creato su una piattaforma alla quale tutti i membri del tuo team possono accedere. Creando il tuo piano di progetto in un sistema di gestione del lavoro, puoi pianificare, monitorare e generare resoconti, tutto nello stesso posto.

Se hai ancora dubbi su cosa sia un piano di progetto, ti illustriamo come si differenzia dagli altri elementi di un progetto.

Piano di progetto e piano di lavoro

Piano di progetto e piano di lavoro sono sinonimi. Team o reparti diversi potrebbero preferire un termine o l'altro, ma alla fine entrambi descrivono la stessa cosa: un elenco di azioni che devi intraprendere per raggiungere i tuoi obiettivi di progetto.

Piano di progetto e project charter

Un project charter è uno strumento che puoi utilizzare per ottenere il consenso delle principali parti interessate prima avviare un progetto. Di conseguenza, andrebbe creato prima di lavorare al piano di progetto. Un project charter è una versione semplificata di un piano di progetto: dovrebbe includere solo gli obiettivi, l'ambito e le responsabilità. Poi, una volta approvato, puoi creare un piano di progetto per fornire un approfondimento degli elementi chiave.

Piano del progetto e ambito del progetto

L'ambito del progetto ne definisce le dimensioni e i limiti. Come parte del tuo piano di progetto, dovresti delinearlo e condividerlo con tutte le parti interessate. Se ti preoccupa lo slittamento del progetto, puoi fare riferimento all'ambito predefinito all'interno del piano del progetto per rimetterti in carreggiata.

Per completare il tuo piano strategico, dovresti includere anche il programma del progetto. Tuttavia, un piano di lavoro richiede anche altri dettagli, ad esempio indicazioni su altri elementi chiave, come le parti interessate, gli obiettivi e i traguardi.

Piano di progetto e progetto agile

La gestione Agile dei progetti è un framework che aiuta i team a suddividere il lavoro in componenti iterativi e collaborativi. I framework Agile vengono spesso eseguiti in combinazione con le metodologie Scrum e sprint. Un team Agile può trarre vantaggio dall'avere un piano di progetto pronto prima di iniziare il proprio lavoro, proprio come per ogni altro progetto.

Perché i piani di progetto sono importanti?

I piani di progetto gettano le basi per l'intero progetto. Senza, ti perdi il primo passaggio fondamentale nel processo di gestione del progetto complessivo. Un piano di gestione del progetto chiaro e messo per iscritto fornisce indicazioni a tutte le parti interessate, chiarisce le responsabilità di ognuno e conferma che hai le risorse necessarie prima dell'avvio.

Inoltre, un piano di progetto consente a te, in qualità di responsabile dell'esecuzione, di prevedere eventuali difficoltà che potresti trovarti ad affrontare già nelle fasi di pianificazione. In questo modo, puoi assicurarti che il progetto sia realistico e correggere il tiro se necessario. Secondo uno studio condotto dal Project Management Institute, esiste una forte correlazione tra la pianificazione e il successo di un progetto: migliore è il tuo piano, migliore sarà il tuo risultato. Quindi, padroneggiare la fase di pianificazione porta anche a una migliore efficienza e a migliori risultati del progetto.

Sette passaggi per creare un piano di progetto che ti aiuti a rispettare le tempistiche

Per creare un piano chiaro di gestione di un progetto, è necessario un modo per monitorare tutti gli elementi coinvolti. A prescindere dal tipo di progetto che stai pianificando, ogni piano di lavoro dovrebbe includere:

• scopi e obiettivi del progetto

• metriche di successo

• parti interessate e ruoli

• ambito e budget

• traguardi e risultati finali

• cronologia e programma

• piano di comunicazione

Entriamo nei dettagli di ognuno di questi elementi per fugare ogni dubbio.

Passaggio 1: definisci i tuoi scopi e i tuoi obiettivi

Stai lavorando a questo piano di progetto per un motivo: probabilmente per portare te, il tuo team o la tua azienda a un obiettivo finale. Ma come saprai se hai l'hai raggiunto, se non hai modo di misurare il successo?

Ogni piano di progetto dovrebbe avere un risultato chiaro e desiderato. L'identificazione dei tuoi obiettivi non solo fornisce una logica per il tuo piano di progetto, ma mantiene anche tutti coordinati e concentrati sui risultati che vogliono ottenere. Inoltre, una ricerca mostra che i dipendenti che sanno come il loro lavoro contribuisce agli obiettivi aziendali sono due volte più motivati; eppure, solo il 26% dei dipendenti lo ha ben chiaro. Questo perché la maggior parte degli obiettivi viene stabilita separatamente dal lavoro effettivo. Definendo i tuoi obiettivi all'interno del tuo piano di lavoro, puoi collegare il lavoro svolto dal tuo team direttamente agli obiettivi di progetto che speri di raggiungere.

Qual è la differenza tra le finalità e gli obiettivi di un progetto?

In generale, le finalità del progetto dovrebbero essere più ambiziose degli obiettivi. Al momento di definirle, cerca di delineare cosa dovrebbe accadere una volta che il progetto sarà terminato e come si allinea agli obiettivi dell'azienda. Gli obiettivi del progetto, d'altra parte, vengono fissati per concentrarsi sui risultati effettivi e specifici che si otterranno alla fine del progetto.

Il tuo piano di progetto traccia la rotta che il tuo team deve seguire per raggiungere le finalità definite, attraverso gli obiettivi del progetto. Integrandole direttamente nella documentazione di pianificazione, hai sempre a portata di mano la bussola del tuo progetto. Quando definisci l'ambito o delinei la pianificazione del tuo progetto, controlla i tuoi obiettivi per assicurarti che contribuiscano al conseguimento delle tue finalità principali.

Passaggio 2: stabilisci le metriche di successo

Una volta definiti i tuoi obiettivi, assicurati che siano misurabili impostando metriche di successo. Gli obiettivi indicano i risultati che vuoi ottenere durante la realizzazione di un progetto, ma tu hai bisogno di sapere se sei o meno sulla buona strada per conseguire quel risultato. Il modo migliore per farlo è impostare obiettivi SMART, che assicurano che le tue metriche di successo siano chiare e misurabili, così, alla fine del progetto, potrai valutare se li hai raggiunti o meno.

Per esempio, l'obiettivo di un evento potrebbe essere quello di ospitare una conferenza annuale di tre giorni per professionisti SEO il 22 giugno. Una metrica di successo chiara e misurabile potrebbe essere avere almeno 1.000 persone che partecipano alla tua conferenza.

Passaggio 3: chiarisci quali sono le parti interessate e i ruoli

Gestire un progetto di solito significa coinvolgere collaboratori nella sua esecuzione. Nel tuo piano di gestione del progetto, identifica i membri del team che saranno coinvolti e il ruolo di ognuno. Questo ti aiuterà a decidere chi è responsabile di ogni attività (cosa di cui parleremo a breve) e farà sapere alle parti interessate cosa ti aspetti da loro.

Assicurati di definire ruoli e responsabilità dei partecipanti. Per esempio: chi è direttamente responsabile della riuscita del progetto? È necessaria l'approvazione di qualcuno prima che qualcosa sia finalizzato? Ci sono stakeholder interfunzionali che dovrebbero essere inclusi nel piano di progetto? Ci sono elementi di gestione del rischio che devi considerare?

Prendi in considerazione l'utilizzo di un sistema, come un grafico RACI, per determinare chi sta porterà avanti il progetto, chi approverà le decisioni, chi contribuirà al progetto e chi deve essere informato dei progressi.

Una volta delineati tutti i ruoli e le parti interessate, assicurati di includere tale documentazione nel piano di progetto. Una volta finalizzato, il tuo piano di lavoro diventerà il tuo unico punto di riferimento interfunzionale.

Passaggio 4: definisci il budget

L'esecuzione di un progetto di solito comporta dei costi. Che si tratti di ingaggiare freelance per la scrittura di contenuti o una società di catering per un evento, probabilmente spenderai dei soldi.

Poiché hai già definito obiettivi e parti interessate nel tuo piano di progetto, utilizza tali informazioni per stabilire il tuo budget. Ad esempio, se si tratta di un progetto interfunzionale che coinvolge più reparti, il costo del progetto sarà ripartito fra quei dipartimenti? Se disponi di una metrica di obiettivo specifica, come i partecipanti all'evento o i nuovi utenti, il budget proposto supporta tale impegno?

Stabilisci il budget durante la fase di pianificazione del progetto (e prima di iniziare a spendere) per ottenere l'approvazione e, una volta ottenuta, per prendere decisioni intelligenti durante l'esecuzione del progetto. Allocare il budget in modo appropriato sarà anche più facile, poiché obiettivi e parti interessate sono già state definite. La pianificazione ti aiuta a determinare i costi delle varie parti del tuo progetto, evitando sorprese lungo il percorso.

Passaggio 5: delinea traguardi e risultati finali

Una parte importante della pianificazione di un progetto è stabilire traguardi o obiettivi specifici che rappresentano un risultato. I traguardi non richiedono una data di inizio e di fine, ma raggiungerne uno è un risultato significativo nel corso del progetto, in quanto vengono usati per misurare i progressi. Ad esempio, supponiamo che tu stia lavorando allo sviluppo di un nuovo prodotto per la tua azienda. Stabilire un traguardo sulla cronologia del tuo progetto per la finalizzazione del prototipo ti aiuterà a misurare i progressi man mano che procedi.

Un risultato finale del progetto, d'altra parte, è ciò che viene effettivamente prodotto una volta raggiunto un traguardo. Nel nostro esempio di sviluppo di un prodotto, abbiamo raggiunto un traguardo quando abbiamo realizzato il prodotto finale, ovvero il prototipo. Se utilizzi il nostro modello di piano di progetto gratuito per iniziare, puoi organizzare facilmente il tuo progetto in base a risultati finali e traguardi. In questo modo, tutti i membri del team possono vedere il lavoro nell'ambito del progetto e i traguardi da raggiungere.

Passaggio 6: definisci la cronologia e il programma

Per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto, tu e i tuoi stakeholder avete bisogno di chiarezza sulla tempistica e sul programma. Sapere quanto tempo hai a disposizione consente di stabilire meglio le priorità durante le sessioni di pianificazione strategica.

Non tutti i progetti hanno scadenze precise. Se lavori a un progetto di grandi dimensioni con alcune date non certe, prendi in considerazione la creazione di una roadmap di progetto invece di una cronologia in piena regola. In questo modo, puoi chiarire l'ordine delle operazioni delle varie attività senza necessariamente stabilire date esatte.

Dopo esserci occupati delle responsabilità generali, è il momento di concentrarci sui dettagli. Nel tuo modello di piano di lavoro, inizia suddividendo il progetto in attività, assicurandoti che nessuna parte del processo venga saltata. Le attività più grandi possono anche essere suddivise in sottoattività più piccole, rendendole più gestibili.

Assegna una data di inizio e una di fine a ogni attività e sottoattività. Inizierai a vedere tutto riunirsi in una cronologia coesa del progetto. Assicurati di aggiungere le parti interessate, evidenziando chi sta facendo cosa e per quando.

Passaggio 7: condividi il tuo piano di comunicazione

Abbiamo stabilito che la maggior parte dei progetti include più parti interessate. Ciò comporta stili di comunicazione diversi. Hai l'opportunità di definire le tue aspettative in anticipo per questo particolare progetto nel relativo piano. Avere una comunicazione ben delineata è essenziale per assicurare che tutti sappiano cosa sta succedendo, come sta procedendo il progetto e qual è la prossima tappa. Inoltre, nel caso in cui si presenti un problema, avrai già un chiaro sistema di comunicazione in funzione.

Mentre crei il tuo piano di comunicazione, considera le seguenti domande:

• Quante riunioni relative al progetto sono necessarie? Qual è il loro scopo?

• Come gestirai gli aggiornamenti di stato? Dove li condividerai?

• Quale strumento utilizzerai per gestire il progetto e comunicare progressi e aggiornamenti?

Come per gli altri elementi del tuo piano di progetto, assicurati che il tuo piano di comunicazione sia facilmente accessibile. Le parti interessate e i collaboratori interfunzionali dovrebbero essere in grado di reperire facilmente le linee guida durante le fasi di pianificazione ed esecuzione del progetto.

Esempi di piani di progetto

Per aiutarti a capire come dovrebbe essere il tuo piano di gestione del progetto, ecco due piani di esempio per progetti di marketing e design.

Esempio di piano di progetto: calendario annuale dei contenuti

Supponiamo che tu sia il responsabile dei contenuti per la tua azienda ed è tuo compito creare e fornire un calendario di marketing per tutto ciò che verrà pubblicato l'anno prossimo. Sai che il tuo primo passo è sviluppare un piano di lavoro che contenga gli elementi riportati qui di seguito.

Obiettivi e metriche di successo

Stabilisci che l'obiettivo della creazione e dell'esecuzione del tuo calendario dei contenuti è aumentare la partecipazione del 10%. Le tue metriche di successo sono il tasso di apertura delle email e la percentuale di clic, i follower sui social media della tua azienda e il posizionamento dei contenuti sui motori di ricerca.

Parti interessate e rispettivi ruoli

Le persone coinvolte in questo progetto saranno cinque.

• Tu, responsabile dei contenuti: sviluppare e gestire il calendario.

• Brandon e Jamie, redattori: fornire bozze e testi per ogni contenuto.

• Nate, editor: modificare e fornire feedback sui contenuti.

• Paula, gestione dei contenuti: pubblicare il contenuto una volta che è stato scritto e modificato.

Budget

Il budget per il piano del progetto e i contenuti per un anno è di 50.000 €.

Traguardi e risultati finali

Il tuo primo traguardo è completare il calendario dei contenuti, che mostra tutti gli argomenti dell'anno. Il risultato finale è la sua versione condivisibile. Sia il traguardo che i risultati finali dovrebbero essere chiaramente contrassegnati nel programma del progetto.

Cronologia e programma

Hai stabilito che il programma per il piano di progetto del calendario dei contenuti sarà il seguente:

• 15 ottobre - 1º novembre: fase di ricerca per trovare idee su argomenti da trattare.

• 2 - 30 novembre decidere gli argomenti di cui scrivere.

• 1º dicembre - 1º gennaio: creare il calendario.

• 1º gennaio - 31 dicembre: i testi saranno scritti da Brandon e Jamie e modificati da Nate nel corso dell'anno.

• 16 gennaio - 31 dicembre: Paula inizierà a pubblicare e continuerà a farlo su base regolare durante tutto l'anno.

Piano di comunicazione

Terrai un kick-off meeting e poi riunioni di aggiornamento mensili come parte del tuo piano di comunicazione. Gli aggiornamenti di stato settimanali verranno inviati il venerdì pomeriggio. Tutte le comunicazioni relative al progetto avverranno all'interno di uno strumento di gestione dei progetti.

Esempio di piano di progetto: restyling del sito web

In questo esempio, il tuo sito web viene finalmente aggiornato e ridisegnato (in realtà, si tratta quasi di un rifacimento totale.) Questo progetto richiederà un piano dettagliato, data la sua ampia portata e le aspettative da parte delle varie parti interessate. Ecco come potrebbe essere il piano di progetto.

Obiettivi e metriche di successo

L'obiettivo generale del tuo piano di lavoro è aumentare le conversioni sul sito web dell'azienda del 15% entro la fine dell'anno. Le tue metriche di successo saranno il numero di visitatori giornalieri che si registrano per la prova gratuita e il tasso di conversione dei registrati.

Parti interessate e rispettivi ruoli

• Tu, responsabile del progetto: pianificare e gestire il progetto.

• Sophie, UXR: condurre ricerche e fornire approfondimenti.

• James e Jenny, design: fornire nuova grafica per il sito web.

• Shelly, contenuti: scrivere testi e contenuti per eventuali nuovi componenti o pagine web.

• Kate, sviluppatrice web: implementare il nuovo sito web.

• Rob, responsabile sviluppo web: controllo qualità implementazione e lancio del nuovo sito web.

• Emily, responsabile del marketing: fornire feedback e approvazioni per il progetto.

Budget

Il budget per il restyling del sito web è di 30.000 €.

Traguardi e risultati finali

Raggiungerai il tuo primo traguardo quando la fase di ricerca sarà completata e Sophie invierà un resoconto con consigli su come procedere con il design e i contenuti (il risultato finale).

Cronologia e programma

• Marzo - maggio: Sophie condurrà tutte le ricerche necessarie per la riprogettazione del sito web.

• Maggio - luglio: James e Shelly creeranno contemporaneamente il design e il contenuto.

• Inizio agosto: Kate lancerà il nuovo sito web, con il design di James e i contenuti di Shelley.

Piano di comunicazione

Per il piano di comunicazione verrà utilizzato uno strumento di gestione dei progetti per mantenere tutte le attività, le comunicazioni e le risorse in un unico posto, rendendole facili da reperire per tutte le parti interessate. Prima dell'inizio del lavoro, si svolgerà un kick-off meeting e si terranno riunioni dopo ogni traguardo. Anche tutte le altre comunicazioni, inclusi gli aggiornamenti di stato e le richieste di lavoro, avverranno nello strumento di gestione dei progetti.

In che modo ClassPass gestisce i piani di progetto dall'inizio alla fine

Kerry Hoffman, Senior Project Manager of Marketing Operations di ClassPass, supervisiona tutti i progetti di marketing assegnati ai team di creatività, crescita e contenuti. Ecco le sue tre principali strategie per la gestione dei piani di progetto.

• Identificare in anticipo le parti interessate: indipendentemente dalle dimensioni del progetto, è fondamentale sapere chi sono le parti interessate e il loro ruolo nel progetto, in modo da assicurarsi di coinvolgere le persone giuste in ogni fase. Ciò renderà anche chiaro il processo di revisione e approvazione prima che il team si metta al lavoro.

• Stabilire un modo di comunicare per il progetto: decidi dove e quando gestire la comunicazione relativa al tuo progetto, per assicurarti che le informazioni siano nel posto giusto e far sì che tutti siano allineati.

• Essere flessibile e apprendere gli stili di lavoro di altre persone: i progetti non vanno sempre secondo i piani, ma se implementi una corretta gestione dell'integrazione, i tuoi progetti avanzeranno senza intoppi. Inoltre, cerca di capire come i partecipanti al progetto preferiscono lavorare, in modo da tenerne conto quando crei il tuo piano. Ciò ne favorirà l'avanzamento una volta messo in moto il progetto.

Scrivi il tuo prossimo piano di progetto come un professionista

Congratulazioni: sei ufficialmente un professionista della pianificazione del lavoro. Con pochi passaggi, un po&apos, di tempo e molta organizzazione, hai scritto con successo un piano di progetto.

D'ora in avanti, sarai in grado di rispettare i tempi previsti di un progetto e affrontare le sfide in anticipo. Utilizzando uno strumento di gestione dei progetti come Asana, puoi lavorare con sicurezza in ogni passaggio del tuo piano di progetto.