Otto passaggi per creare un piano d'emergenza e prevenire i rischi aziendali

Nessuno vuol veder fallire il piano A, ma avere a disposizione un piano B solido è il metodo migliore per essere preparati a qualsiasi situazione. Con un buon piano di riserva, puoi rispondere efficacemente a eventi inaspettati e riprendere il controllo della situazione il più rapidamente possibile. 

Un piano d'emergenza è una strategia proattiva che ti aiuta ad affrontare sviluppi negativi e ad assicurare la continuità dell'attività aziendale. In questo articolo, ti spiegheremo come creare un piano d'emergenza per eventi inaspettati e sviluppare strategie di recupero per far sì che l'azienda resti in salute.

Cos'è un piano aziendale di emergenza? 

Un piano aziendale d'emergenza è una strategia che definisce come la tua organizzazione risponderà nel caso in cui eventi importanti o critici facessero deragliare i piani originali. Eseguito nella maniera corretta, un piano aziendale d'emergenza può ridurre i rischi e aiutarti a riprendere le attività il più rapidamente possibile. 

Potrebbero esserti familiari i piani d'emergenza sviluppati per rispondere a catastrofi naturali: le aziende e i governi solitamente li creano per riprendersi dopo aver subito gli effetti di un'inondazione, di un terremoto o di un tornado. 

Tuttavia, i piani d'emergenza sono ugualmente importanti quando si parla di rischi aziendali. Per esempio, potresti svilupparne uno che definisce cosa farai nel caso in cui i tuoi principali concorrenti si fondessero o come reagirai nel caso in cui perdessi un cliente fondamentale. Potresti addirittura creare un piano d'emergenza per eventi più piccoli ma che potrebbero avere un grosso impatto, ad esempio il servizio di software che va offline per più di tre ore.

La differenza tra un piano aziendale d'emergenza e un piano di gestione dei rischi di un progetto

La gestione dei rischi di un progetto è il processo con cui si identificano, monitorano e affrontano i rischi a livello di progetto. Applicala all'inizio del processo di pianificazione del progetto per prepararti a qualsiasi rischio che potrebbe verificarsi. Per farlo, crea un registro per identificare e monitorare potenziali rischi del progetto. Se uno dei rischi si verifica, lo puoi usare per affrontarlo proattivamente e risolverlo il più rapidamente possibile.

Un piano d'emergenza è simile a un piano di gestione dei rischi del progetto, perché anch'esso ti aiuta a identificare e risolvere i rischi. Tuttavia, dovrebbe riguardare i rischi relativi a più progetti o addirittura quelli che potrebbero colpire più reparti. Per creare un piano d'emergenza, identifica e preparati ad affrontare i grandi rischi aziendali.

Otto passaggi per creare un piano d'emergenza

Puoi creare un piano d'emergenza a diversi livelli della tua organizzazione. Per esempio, se sei un team leader, potresti crearne uno per il tuo team o il tuo reparto. In alternativa, i dirigenti dell'azienda dovrebbero creare dei piani aziendali d'emergenza per situazioni che potrebbero avere un impatto su tutta l'organizzazione. 

Mentre crei il tuo piano d'emergenza, assicurati di valutare la probabilità e la gravità di ogni rischio. Quindi, una volta che hai creato il piano (o piani), fallo approvare dal tuo responsabile o dal responsabile di reparto. In questo modo, se si verifica un evento negativo, il tuo team può agire subito e affrontare rapidamente il rischio senza dover aspettare un'approvazione. 

1. Crea un elenco dei rischi

Prima di poter risolvere i rischi, devi identificarli. Inizia creando un elenco di qualsiasi rischio che potrebbe avere un impatto sulla tua azienda. Ricorda, la creazione di un piano d'emergenza consiste di diversi livelli: potresti creare un piano a livello aziendale, di reparto o di programma. Assicurati che i tuoi piani d'emergenza siano allineati con l'ambito e l'importanza dei rischi che hai la responsabilità di affrontare. 

Un piano d'emergenza richiede un impegno su larga scala, di conseguenza va organizzata una sessione di brainstorming con gli stakeholder interessati per identificare e discutere i rischi potenziali. Se non sai chi invitare alla sessione, crea una mappa degli stakeholder per identificare chi va coinvolto. 

2. Valuta i rischi in base alla severità e alla probabilità

Non devi creare un piano d'emergenza per ogni rischio. Una volta che hai definito i rischi e le potenziali minacce, collabora con gli stakeholder per identificare l'impatto potenziale di ogni rischio. 

Valuta ogni rischio in base a due metriche: la severità dell'impatto e la sua probabilità di verificarsi. Durante la fase di valutazione, identifica il livello di severità e probabilità di ciascun rischio. Ti consigliamo di usare come unità di misura alto, medio e basso. 

3. Identifica i rischi importanti

Una volta che hai definito il livello di severità e probabilità di ogni rischio, sta a te e ai tuoi stakeholder decidere quali sono quelli più importanti da affrontare. Ad esempio, dovresti decisamente creare un piano d'emergenza per un rischio che ha alta probabilità e alta severità, mentre probabilmente non dovresti crearne uno per un rischio che ha bassa probabilità e bassa severità. 

Tu e i tuoi stakeholder dovreste decidere dove tracciare la linea di demarcazione. Ad esempio, come gestirete i rischi con bassa severità ma alta probabilità? E quelli con alta severità ma una probabilità relativamente bassa? 

Di seguito elenchiamo i diversi tipi di rischio e uno scenario di piano d'emergenza in cui il tuo team potrebbe ritrovarsi.

• Alta severità e alta probabilità o media severità e alta probabilità. Crea piani d'emergenza solidi per questi rischi. Assicurati di avere a disposizione un piano di mitigazione nel caso in cui questi rischi si verificassero, in modo da riprendere le normali attività aziendali il più rapidamente possibile. 

• Alta severità e probabilità media. Crea un piano d'emergenza anche per questi rischi. Anche se hanno meno probabilità di verificarsi, potrebbero avere un impatto importante sulle tue funzioni aziendali. Pianificare in maniera proattiva per lo scenario peggiore può aiutarti a rispondere a eventi imprevisti più rapidamente.

• Alta severità e bassa probabilità. Dovresti creare un piano d'emergenza anche per questi rischi. L'unica differenza è che sei tu che dovresti condividere questi piani una volta completati. Essendo meno rilevanti, prendi in considerazione di condividerli con meno persone.

• Media severità e media probabilità o bassa severità e alta probabilità. Valuta se creare piani d'emergenza per questi rischi. Potresti voler organizzare una piccola riunione con gli stakeholder o seguire un approccio meno rigoroso. Tuttavia, avere a disposizione un piano B generico che definisce cosa potresti fare nel caso in cui si verificasse un dato rischio (soprattutto se è probabile che si verifichi) è una buona strategia proattiva.

• Media severità e bassa probabilità, bassa severità e media probabilità o bassa severità e bassa probabilità. Non creare un piano d'emergenza per questi rischi. Probabilmente non si verificheranno e, se lo facessero, non avrebbero un grosso impatto sulle funzioni aziendali. Tuttavia, programma di esaminarli periodicamente per valutare se la loro severità e probabilità sono cambiate.

4. Crea piani d'emergenza per i rischi più grandi

Crea un piano d'emergenza per ogni rischio identificato come importante. Descrivilo e fai un brainstorming per capire cosa deve fare il tuo team nel caso in cui si verifichi. Ogni piano dovrebbe includere tutti i passaggi da seguire per riprendere a lavorare normalmente.

Il tuo piano d'emergenza deve includere informazioni relative a:

• gli eventi che faranno scattare il piano

• la risposta immediata

• le persone che dovrebbero essere coinvolte e informate

• le responsabilità chiave, includendo un grafico RACI se necessario

• la cronologia della risposta (es. azioni immediate e a lungo termine)

Per esempio, diciamo che hai identificato una potenziale mancanza di personale come un rischio probabile e severo. Questa situazione avrebbe un impatto significativo sulle operazioni di tutti i giorni, di conseguenza vuoi creare un piano d'emergenza per prepararti a questa eventualità. Ogni persona del tuo team ha abilità molto particolari e potrebbe essere difficile gestire le responsabilità del team se più di una se ne andasse nello stesso momento. Il tuo piano d'emergenza dovrebbe includere i nomi di chi potrebbe occuparsi di alcuni progetti e processi mentre cerchi un sostituto o indicazioni su come migliorare la documentazione del team per evitare che solo alcuni membri siano capaci di svolgere determinate attività. 

5. Ottieni l'approvazione per il tuo piano d'emergenza

Assicurati che i dirigenti dell'azienda sappiano del piano e siano d'accordo con la linea di condotta. Questo è importante soprattutto se stai sviluppando piani a livello di team o di reparto. Creando un piano d'emergenza, stai dando al tuo team la possibilità di rispondere rapidamente a un rischio, ma vuoi avere la sicurezza che la linea di condotta sia quella giusta. Inoltre, la pre-approvazione ti consentirà di far partire il piano in sicurezza, sapendo che stai seguendo la direzione giusta, senza dover chiedere approvazioni in anticipo.

6. Condividi i piani d'emergenza

Una volta creati i piani d'emergenza, condividili con le persone giuste e assicurati che tutti sappiano cosa farai. In questo modo, quando arriverà il momento, potrai agire il più rapidamente e il più fluidamente possibile. Archivia i piani d'emergenza in una fonte di riferimento centrale, in modo che tutti possano accedervi se necessario.

7. Monitora i piani d'emergenza

Rivedi frequentemente il tuo piano d'emergenza per assicurarti che sia sempre accurato. Prendi in considerazione nuovi rischi o nuove opportunità, ad esempio dipendenti neoassunti o un panorama aziendale mutevole. Se un nuovo dirigente si unisce al team, assicurati che possa rivedere il piano d'emergenza. 

8. Crea nuovi piani d'emergenza se necessario

È ottimo se hai creato dei piani d'emergenza per tutti i rischi che hai trovato, ma assicurati di fare costantemente attenzione a potenziali nuovi rischi. Se ne scopri uno nuovo, che ha severità e probabilità alte abbastanza, crea un nuovo piano d'emergenza per quel rischio. Allo stesso modo, puoi riesaminare gli altri piani e renderti conto che alcuni degli scenari che ti preoccupavano sono molto meno probabili o, nel caso in cui si verificassero, non avrebbero un grosso impatto sul tuo team.

Le insidie più comuni relative ai piani d'emergenza e come evitarle

Un piano d'emergenza è un ottimo strumento per aiutarti a riprendere rapidamente le normali funzioni aziendali. Per assicurarti che il processo di creazione sia il più fluido possibile, fai attenzione alle seguenti insidie più comuni.

Mancanza di partecipazione

Serve molto lavoro per sviluppare un piano d'emergenza. Di conseguenza, prima di iniziare, assicurati di avere il supporto degli stakeholder esecutivi. Mentre lo crei, tieniti continuamente in contatto coi tuoi responsabili per assicurarti di aver preso in considerazione i rischi fondamentali e che il tuo piano d'azione sia solido. Così facendo, gli stakeholder vedranno il tuo piano d'emergenza come qualcosa da supportare.

Pregiudizi verso i "piani B"

Ad alcune aziende non piace pensare a un piano B, ma preferiscono investire tutte le proprie forze nel piano A e sperare che funzioni. Tuttavia, questo modo di pensare può esporre il tuo team a più rischi rispetto alla creazione proattiva di un piano B.

Pensa alla situazione come al controllare il meteo prima di un'uscita in barca a vela per non rischiare di finire in una tempesta. Nove volte su dieci, in una giornata di sole non si verificherà all'improvviso una tempesta, ma è sempre meglio essere preparati. Creare un piano d'emergenza può aiutarti a far sì che, nel caso di un evento negativo, la tua azienda sia pronta ad affrontarlo e a riprendersi il più rapidamente possibile. 

Piani d'emergenza una tantum

Serve molto impegno per mettere insieme un piano d'emergenza. A volte, quando hai finito di crearne uno, puoi avere la tentazione di considerarlo un lavoro ben fatto e di dimenticarlo. Tuttavia, devi assicurarti di programmare promemoria regolari (ad esempio, una o due volte all'anno) per rivederlo e aggiornarlo se necessario. Se si presentano nuovi rischi, o se le operazioni aziendali cambiano, aggiornare il piano d'emergenza può assicurare di avere la migliore risposta a eventi negativi. 

Hai creato un piano d'emergenza. E ora?

Creare un piano d'emergenza può richiedere molto lavoro ma, nel caso ne dovessi mai usare uno, non ti pentirai di averlo fatto. Tuttavia, oltre a preparare un piano d'emergenza solido, assicurati di tenerlo aggiornato.

Essere proattivi può aiutare a mitigare i rischi prima ancora che si verifichino. Di conseguenza, assicurati di comunicare il tuo piano d'emergenza ai membri del team che saranno responsabili di metterlo in atto nel caso in cui si verificasse un rischio. Non lasciare che resti da qualche parte a prendere la polvere: dopo averlo creato, dovresti usarlo, se necessario!

Una volta creato il piano, assicurati di salvarlo in una posizione centrale a cui tutti abbiano accesso, come una piattaforma di gestione del lavoro. Se si presenta la situazione per usare uno dei tuoi piani d'emergenza, archiviarli in una posizione centrale e accessibile può aiutare il tuo team a metterlo rapidamente in atto.