Come formulare un obiettivo di progetto efficace (con esempi)

Il progetto è terminato. E adesso?

Senza un sistema per sapere quali sono gli obiettivi di un progetto, non è facile valutare se è stato portato a termine con successo o se li hai raggiunti o mancati.

Definire un obiettivo di progetto non è difficile, ma devi assicurarti che sia misurabile per valutare la riuscita del progetto. Questa guida ti aiuterà a stabilire gli obiettivi di progetto e a migliorare le tue capacità di project management.

Cosa sono gli obiettivi di progetto?

Gli obiettivi di progetto sono ciò che prevedi di raggiungere entro la sua conclusione. Ciò potrebbe includere risultati finali e risorse oppure qualcosa di meno tangibile come aumentare la produttività o la motivazione. Per poterli misurare alla fine del progetto, gli obiettivi dovrebbero essere raggiungibili e specifici, e dovrebbero avere una scadenza.

Gli obiettivi di progetto sono un elemento critico del project management: senza di essi, non hai un modo conciso per comunicare cosa intendi ottenere prima e durante il progetto, né hai un criterio misurabile per valutare la riuscita una volta concluso il progetto.

Se stai iniziando a lavorare con gli obiettivi di progetto, ecco come si differenziano dagli altri elementi del project management.

Obiettivi di progetto e finalità di progetto

Sebbene alcuni team possano usarli in modo intercambiabile, c'è una netta differenza tra gli obiettivi e le finalità di un progetto. In generale, le finalità sono di livello superiore rispetto agli obiettivi e stabiliscono cosa succede una volta che un progetto viene chiuso con successo e come esso si allinea agli obiettivi aziendali generali.

Gli obiettivi di progetto, d'altra parte, sono più dettagliati e specifici. Sebbene spesso possano avere un impatto sugli obiettivi aziendali, sono più focalizzati sui risultati finali effettivi e specifici da conseguire alla fine di un progetto.

• Esempio di obiettivo di progetto: aggiungere cinque nuovi modi per consentire ai clienti di trovare il modulo di invio dei feedback all'interno del prodotto entro i prossimi due mesi.

• Esempio di finalità di progetto: rendere più semplice ricevere e rispondere al feedback dei clienti per il team tecnico.

Obiettivi di progetto e obiettivi aziendali

Gli obiettivi di progetto sono esattamente questo: obiettivi e indicatori di prestazione dei singoli progetti e sono validi per i progetti a cui si riferiscono. Dovrebbero essere sufficientemente specifici da guidare il tuo team nella valutazione del successo del progetto.

Gli obiettivi aziendali sono più ampi di un singolo progetto, in quanto determinano la direzione e la velocità della tua attività. Gli obiettivi aziendali dovrebbero essere linee guida a lungo termine per l'intera azienda o reparto. Faranno da traino per le finalità dell'azienda per un trimestre o un anno e dovrebbero essere stabiliti seguendo la metodologia di definizione degli obiettivi utilizzata dal tuo team, come gli obiettivi e i risultati chiave (OKR).

• Esempio di obiettivo di progetto: aumentare il Net Promoter Score (NPS) dell'azienda a 62 entro la fine del trimestre.

• Esempio di obiettivo aziendale: diventare il principale fornitore di servizi nella nostra categoria.

Obiettivi di progetto e piano di progetto

Il piano di progetto è un modello che descrive i punti chiave necessari per raggiungere con successo gli obiettivi e le finalità del progetto. Inoltre, dovrebbe includere anche le parti interessate, i risultati finali, le tempistiche e altro ancora.

Definisci gli obiettivi prima di lavorare al piano di progetto, poiché probabilmente influiranno su altri elementi del piano, come i risultati finali e le metriche di successo. Una volta stabiliti gli obiettivi, è probabile che li condividerai con le parti interessate nel piano di progetto.

• Esempio di obiettivo di progetto: aumentare la percentuale di clic (CTR) delle email del 10% entro la fine del terzo trimestre.

• Esempio di piano di progetto: lo trovi nella nostra guida alla pianificazione dei progetti.

Obiettivi di progetto e traguardi di progetto

A prima vista, "obiettivi" e "traguardi" sembrano la stessa cosa: sono entrambi target da raggiungere all'interno di un progetto. Ma i traguardi, in generale, dovrebbero avere una portata inferiore rispetto agli obiettivi.

Un traguardo di un progetto è un punto di verifica che indica un risultato specifico nella sequenza temporale di quel progetto. I traguardi non rappresentano il lavoro, ma registrano il completamento di un gruppo di attività o risultati finali. Sebbene i traguardi siano importanti, gli obiettivi abbracciano l'intero progetto.

• Esempio di obiettivo di progetto: ottenere 20.000 conferme di partecipazione al nostro evento virtuale prima della data di chiusura delle registrazioni (23 giugno).

• Esempio di traguardo di progetto: 8 giugno 2021: mettere online la pagina web per la promozione del prossimo evento virtuale.

Obiettivi di progetto e risultati finali di progetto

I risultati finali di progetto sono ciò che ambisci a conseguire: in una campagna di marketing, ad esempio, un risultato finale potrebbe essere un nuovo annuncio o una pagina web. In generale, gli obiettivi del tuo progetto definiranno quali sono i risultati finali, ma gli obiettivi dovrebbero essere più ampi dei risultati finali.

Oltre a precisare la natura dei risultati finali, gli obiettivi di progetto indicheranno anche i benefici e i risultati che derivano da tali risultati, soprattutto se si riferiscono al quadro più ampio della tua attività.

• Esempio di obiettivo di progetto: ridurre il tasso di abbandono mensile dei clienti all'1% prima della fine dell'anno.

• Esempio di risultato finale: lanciare una campagna per riconquistare i clienti inattivi.

I vantaggi degli obiettivi di progetto

Un obiettivo chiaro ti aiuta comprendere l'andamento del tuo progetto. Senza un obiettivo, è difficile sapere se il tuo progetto ha avuto successo o meno, né puoi pianificare miglioramenti per il prossimo progetto a cui lavorerai.

Quando i membri del team non hanno un'idea chiara di come il loro lavoro si rapporta agli obiettivi e alle finalità aziendali, sono meno motivati e coinvolti. Secondo l'Asana Goals Report, solo il 26% degli operatori della conoscenza ha una chiara comprensione di come il proprio lavoro individuale contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Certo, gli obiettivi di progetto non sono obiettivi aziendali, ma sono il passaggio intermedio che collega il lavoro individuale al tuo progetto e agli obiettivi della tua azienda.

Per cui, quando gli obiettivi di progetto sono chiaramente definiti, i membri del tuo team possono valutare costantemente il loro lavoro e rifocalizzarsi sugli obiettivi se non sono più allineati. Pensa ai tuoi obiettivi come a una bussola che aiuta il tuo team a continuare a muoversi nella giusta direzione.

Cinque consigli per formulare grandi obiettivi di progetto

Puoi formulare obiettivi di progetto chiari e utili utilizzando la metodologia SMART, un acronimo che sta per:

• Specific (specifico)

• Measurable (misurabile)

• Achievable (raggiungibile)

• Realistic (realistico)

• Time-bound (con scadenza)

Per una panoramica completa di questa metodologia, leggi il nostro articolo per imparare a definire obiettivi SMART migliori.

1. Stabilisci gli obiettivi all'inizio dei tuoi progetti

Affinché i tuoi obiettivi orientino i risultati del progetto, devi definirli all'inizio e usarli per far avanzare il tuo progetto. Come accennato in precedenza, gli obiettivi sono un elemento chiave del tuo piano di progetto, che pure dovresti creare nella fase iniziale di un progetto.

2. Coinvolgi il tuo team di progetto nel processo di definizione degli obiettivi

Più consensi ottieni, più successo avranno gli obiettivi del tuo progetto. Gli stakeholder devono avere una chiara comprensione degli obiettivi, in modo che possano affrontare il resto del piano di progetto e il lavoro per realizzarlo nel modo più efficace.

3. Formula obiettivi di progetto chiari e concisi

Se è la prima volta che scrivi l'obiettivo di un progetto, potresti cadere nella tentazione di delineare ogni dettaglio. Cerca invece di formularlo in maniera breve, se puoi. Consideralo come una dichiarazione di intenti per conseguire i risultati del tuo progetto: dovrebbe essere lungo una o due frasi. Informazioni aggiuntive, come il budget o le parti interessate, saranno riportate nel piano di progetto.

4. Assicurati di essere in grado di controllare i tuoi obiettivi

È qui che entra in gioco l'acronimo SMART, per aiutarti a creare obiettivi di progetto definiti in modo chiaro, realistici e controllabili. Secondo questa metodologia un obiettivo deve avere cinque caratteristiche:

• Specifico: assicurati che il tuo obiettivo sia strettamente collegato al progetto a cui sta lavorando il tuo team. Evita di definire obiettivi di progetto troppo ampi che non si collegano direttamente al risultato del progetto.

• Misurabile: alla fine di un progetto, devi poter valutare il lavoro svolto e determinare se quel progetto è stato un successo. Assicurati che i suoi obiettivi siano chiaramente misurabili, come la variazione in una percentuale o un numero specifico di risorse.

• Raggiungibile: gli obiettivi che hai fissato sono effettivamente raggiungibili? Ciò si ricollega all'ambito del progetto: se questo non è realistico, probabilmente non lo saranno neanche gli obiettivi. Senza obiettivi realizzabili, il tuo progetto potrebbe subire uno slittamento, dei ritardi o comportare lavoro extra.

• Realistico: quando definisci gli obiettivi di un progetto, dovresti avere un'idea generale delle risorse annesse. Assicurati che i tuoi obiettivi siano raggiungibili nei tempi previsti e con le risorse che hai a disposizione.

• Con scadenza: gli obiettivi dei tuoi progetti dovrebbero tenere in considerazione la durata prevista. Assicurati di considerare il tempo che hai a disposizione per lavorare ai tuoi progetti.

5. Controlla regolarmente gli obiettivi durante il ciclo di vita dei progetti

I dipendenti che capiscono come il loro lavoro individuale aggiunge valore all'organizzazione sono doppiamente motivati. Per mantenere il tuo team coordinato e motivato, assicurati di aggiornarlo frequentemente sugli obiettivi del progetto in corso. Nei resoconti sullo stato di un progetto, includi una sezione che si ricollega agli obiettivi. Spiega se il progetto attuale è sulla buona strada, a rischio o in ritardo. In questo modo, il tuo team può riorganizzarsi in base alle necessità del momento e procedere nella maniera che meglio contribuisce al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Esempi di obiettivi di progetto formulati bene e male

Non è facile formulare gli obiettivi di un progetto e ci vorrà del tempo per sviluppare l'abitudine. Ma non è un problema! Ecco tre esempi di obiettivi scritti in modo corretto e non per aiutarti a formulare i tuoi.

Esempio 1: obiettivo di un progetto aziendale

• Obiettivo formulato male: lanciare la nuova home page.

A questo obiettivo di progetto mancano molte caratteristiche importanti. Sebbene sia misurabile, realizzabile e realistico, non è specifico e non riporta una scadenza. Quando dovrebbe essere messa online la home page? Quali sono i criteri per ridisegnarla?

• Obiettivo formulato bene: creare risorse e contenuti per la home page completamente nuovi, concentrandosi su quattro storie di clienti e casi d'uso. Lanciare la home page aggiornata e incentrata sul cliente entro la fine del secondo trimestre.

Questo obiettivo di progetto è solido. È specifico (creare nuove risorse e contenuti della home page), misurabile (lanciare una home page aggiornata e incentrata sul cliente), realizzabile e realistico (concentrandosi su quattro storie di clienti e casi d'uso) e ha una scadenza (entro la fine del secondo trimestre).

Esempio 2: obiettivo di un progetto in ambito non-profit

• Obiettivo formulato male: aumentare del 5% la sostenibilità del nostro processo produttivo.

Sebbene questo obiettivo sia più specifico del cattivo esempio precedente, gli mancano ancora alcune caratteristiche importanti. È misurabile (del 5%), ma non è specifico né ha una scadenza, poiché non indica cosa significa "sostenibilità" o entro quando il processo produttivo dovrebbe migliorare. Di conseguenza, non sappiamo davvero se sia realizzabile o realistico.

• Obiettivo formulato bene: ridurre del 5% i rifiuti operativi e aumentare l'uso di prodotti riciclati del 20% nelle prossime 12 settimane.

Questo obiettivo di progetto migliora quello precedente. Ora abbiamo un obiettivo specifico che include anche un criterio per misurarlo (del 5%... del 20%). È un po' ambizioso, ma il fatto che sia limitato nel tempo (nelle prossime 12 settimane) lo rende sia realizzabile che realistico.

Esempio 3: obiettivo di un progetto personale

• Obiettivo formulato male: migliorare le valutazioni delle prestazioni.

Che tu ci creda o meno, la maggior parte degli obiettivi dei progetti personali non è specifica o misurabile, perché abbiamo difficoltà ad applicare le metriche di successo a noi stessi. Per sapere se siamo migliorati e abbiamo raggiunto i nostri obiettivi personali, dobbiamo creare un obiettivo di progetto più chiaro.

• Obiettivo formulato bene: ottenere almeno un punteggio di 4/5 in entrambe le valutazioni delle prestazioni di marzo e settembre 2021.

Qui abbiamo un obiettivo di progetto che soddisfa tutti i requisiti: è specifico (ottenere almeno un 4/5), misurabile (4/5), realizzabile e realistico (4/5 ci dà spazio per eventuali difficoltà impreviste) e ha una scadenza (nel 2021).

Obiettivamente parlando, gli obiettivi di progetto sono una buona idea

Definire gli obiettivi di progetto può aiutare il tuo team a ottenere chiarezza, allinearsi sul lavoro e portare a termine più attività. Ma ricorda: gli obiettivi di progetto sono solo una parte del piano generale. Per saperne di più su come aumentare la chiarezza e migliorare il coordinamento durante la fase di pianificazione, leggi la nostra guida alla stesura dei piani di progetto.