Cos'è il triangolo di gestione del progetto e come può aiutare il tuo team?

Il triangolo di gestione del progetto è una rappresentazione del problema del "triplice vincolo", la necessità di trovare un equilibrio tra ambito, costo e tempo per garantire un prodotto finale di qualità. Qualsiasi project manager che abbia sperimentato la frustrazione di cercare di garantire la produttività del proprio team con poco tempo a disposizione, un budget insufficiente e un ambito eccessivamente ampio ha avuto a che fare con il triangolo di gestione del progetto.

Nessuna singola variabile del triangolo di progetto può essere modificata senza sacrificare gli altri due punti. È compito del project manager trovare un equilibrio tra tutti e tre gli aspetti per garantire il rispetto del budget e della scadenza del progetto, soddisfando allo stesso tempo i requisiti dell'ambito.

Di seguito, analizzeremo in dettaglio i tre aspetti del triangolo della gestione di progetto, come sono correlati e in che modo i project manager possono garantirne l'equilibrio per assicurare il successo del progetto.

Cos'è il triangolo di gestione del progetto?

Il triangolo di gestione del progetto è composto da tre variabili che determinano la qualità del progetto: ambito, costo e tempo.

Il triangolo illustra come sono collegate le tre variabili: se una viene modificata, è necessario modificare anche le altre due per mantenere collegati i punti del triangolo. Se, invece, un punto viene spostato senza modificarne un altro o gli altri due, la qualità del progetto ne soffrirà.

Il compito di un project manager è quello di mantenere in equilibrio i tre punti del triangolo per ottenere la migliore qualità possibile, rispettando il budget, le scadenze e le specifiche del progetto.

Correlazione tra ambito, costo e tempo

Nel triangolo del progetto entrano in gioco due tipi di relazioni. La prima è quella tra l'ambito e le altre due variabili. L'ambito è direttamente proporzionale al tempo e al costo, il che significa che si muove nella stessa direzione di questi fattori. Quando l'ambito si amplia, è necessario aumentare anche il tempo e il denaro per affrontare un progetto più grande.

Il secondo tipo di relazione è quella tra tempo e costo, che è inversamente proporzionale. Questi due fattori si muovono in direzioni opposte. Se i costi devono essere ridotti, allora le scadenze dovranno essere prolungate, ma se improvvisamente il tempo non basta, dovrai aumentare il budget per gestire scadenze più brevi.

Queste due relazioni non possono essere alterate: qualsiasi azione tu compia per modificare una variabile si rifletterà, direttamente o inversamente proporzionale, sugli altri due punti del triangolo. Questo è il motivo per cui il triangolo di progetto è spesso chiamato il triangolo di ferro del triplice vincolo. Indipendentemente dalla forza del project manager, il triangolo di ferro non può essere piegato alla sua volontà.

I tre vincoli del triangolo

Per tenere sotto controllo tutti e tre gli aspetti, il project manager deve avere una conoscenza approfondita di ciascuna variabile e sapere quando può gestirle in modo flessibile per adattarle ai cambiamenti che si verificano nel corso del progetto.

Ambito

L'ambito è la "portata" del progetto in termini di qualità, dettagli e importanza dei deliverable. Mano a mano che la portata del progetto si amplia, ovviamente saranno necessari più tempo e denaro per portarlo a termine.

L'ambito del progetto include questi aspetti:

• complessità del progetto

• numero di deliverable

• qualità finale

• potenza (es. il numero di utenti che un'app può supportare contemporaneamente)

• livello dei dettagli

• numero e complessità delle funzionalità

Evita lo "slittamento del progetto" finalizzando i piani del progetto e ottenendo l'approvazione degli stakeholder prima dell'inizio della produzione.

Costo

Ai fini del triangolo del progetto, il costo non è limitato al mero importo in euro. Spesso indicata come "risorse", questa voce include tutti gli strumenti, le attrezzature e il supporto necessari per completare il progetto. 

Gli elementi dell'ambito comprendono:

• budget

• numero di membri del team

• strumenti e attrezzature

• opportunità chiave

La variabile costo/risorse non riguarda solo il denaro in senso letterale, ma generalmente tutto ciò che può essere ricondotto all'aspetto economico. Per esempio, aumentare i dipendenti richiede un budget supplementare per gli stipendi; tenere gli uffici aperti più a lungo richiede un budget aggiuntivo per il consumo di energia elettrica.

Tempo

Quando modifichi questo parametro, ricorda che la quantità è importante tanto quanto la qualità del tempo che stai misurando. I compromessi possono richiedere scadenze più lunghe, modifiche al software di gestione del calendario del team, l'eliminazione delle fasi di pianificazione e altro ancora.

Gli aspetti legati al tempo includono:

• cronologia generale del progetto

• ore di lavoro dedicate al progetto

• calendari e obiettivi interni

• tempo assegnato per la pianificazione e la strategia

• numero di fasi del progetto

Se il budget viene ridotto o l'ambito viene aumentato, dovrai trovare modi intelligenti per compensare, allentando uno o più dei tuoi vincoli di tempo del progetto, prolungando le scadenze, aggiungendo ore o apportando modifiche al programma.

Il fattore jolly: l'innovazione

Quando qualcuno trova un nuovo modo di fare qualcosa che ottimizza i costi o aumenta la velocità, questo cambiamento può essere apportato senza modificare necessariamente gli altri punti del triangolo di gestione del progetto.

Per esempio, un membro del tuo team trova un modo per migliorare la funzionalità di uno strumento necessario al progetto. Questa modifica alla tua metodologia di produzione può permetterti di accorciare le tempistiche del progetto o di lavorare con un team di progetto più piccolo.

Analogamente, qualsiasi aggiornamento del processo di produzione che possa aiutare a standardizzare i flussi e abbreviare il tempo di decisione permetterà al tuo team di lavorare in modo più efficiente senza sacrificare la qualità. Investire in strumenti di gestione come modelli di vendita standardizzati o software di gestione dei progetti ridurrà gli sprechi di tempo e i costi senza compromettere la qualità o l'ambito di un progetto.

Strategie per gestire il triangolo di progetto

Ora che sai cos'è il triangolo di progetto, ti proponiamo dei suggerimenti su come farne buon uso durante la tua giornata lavorativa. Una buona idea potrebbe essere anche quella di fare riferimento alle cinque fasi di gestione dei progetti per individuare le aree di sovrapposizione.

Definisci le tue priorità

L'idea centrale dietro al triangolo di progetti è che nessun progetto può avere successo se i tre punti sono fissati rigidamente. Almeno uno dei tre deve essere flessibile, in modo da sapere dove è possibile apportare modifiche quando necessario.

Se la tua priorità è restare nel budget, un ostacolo inaspettato può essere gestito posticipando la scadenza invece di assumere altro personale per risolvere i problemi in modo tempestivo. Se la tempistica del tuo cliente è rigida, sarebbe preferibile far approvare preventivamente un budget supplementare così da avere le risorse per affrontare gli inconvenienti senza causare ritardi nella produzione.

Stabilisci aspettative chiare

Una volta che conosci i limiti e le priorità del tuo progetto, comunicale chiaramente al tuo cliente e agli stakeholder per evitare che le aspettative restino insoddisfatte e i responsabili delusi.

Nei settori in cui le complicazioni impreviste sono frequenti, come l'edilizia e l'ingegneria, i contratti includeranno elementi specifici che aiutano il project manager a mantenere tutti gli stakeholder allineati prima che il progetto inizi, quali:

1. fondi di riserva approvati in anticipo dal cliente

2. lista dei potenziali fattori di ritardo comuni (clima, catastrofi naturali, eventi locali, ecc.)

3. lista dei piani d'azione adottati frequentemente per la gestione di ogni ritardo che stima il costo e il tempo necessari da aggiungere in caso di imprevisti

Fornisci agli stakeholder un quadro chiaro di quali tipi di eventi possono verificarsi e dell'eventuale impatto sui costi e sulle tempistiche, e crea un registro delle preferenze del cliente a cui fare riferimento quando avrai bisogno di apportare modifiche al tuo triangolo. Una volta concluso il progetto, tutti sapranno perché sono state apportate determinate modifiche.

Fornisci aggiornamenti frequenti

Una volta che è stato stabilito un piano d'azione concordato che include potenziali modifiche al budget, al programma e all'ambito per ogni eventuale circostanza, assicurati di tenere tutti gli stakeholder informati su qualsiasi cambiamento e previsione durante il progetto.

Se un fornitore ti comunica di avere una quantità limitata di una risorsa necessaria, avvisa il tuo cliente e il responsabile del progetto che potrebbe verificarsi un ritardo. Se non riuscirai a ottenere la risorsa, i tuoi stakeholder saranno informati della situazione e pronti per qualsiasi modifica tu debba fare. Se la risorsa non si esaurisce, sia tu che il tuo cliente vi sentirete più sicuri sapendo che sareste stati in grado di affrontare qualsiasi scenario.

Adatta il triangolo al tuo stile di gestione

Ci sono molti approcci al project management che danno priorità a diverse variabili e, di conseguenza, prevedono diversi triangoli di progetto. Di seguito abbiamo classificato sette metodi comuni di gestione dei progetti raggruppando quelli che danno la priorità al contenimento dei costi e quelli che danno la priorità al risparmio di tempo.

Metodi per risparmiare sulle risorse

I progetti con budget più ridotti e tempistiche più flessibili beneficeranno di questi metodi di gestione dei progetti, che danno la priorità all'uso efficiente delle risorse.

• Waterfall: le fasi del progetto vengono completate in sequenza, pertanto le scadenze devono essere flessibili, in quanto un ritardo in una fase richiederà delle modifiche a tutte le fasi successive.

• Lean: dà la priorità a costi e risorse minimi, consentendo di allungare le tempistiche e ridurre l'ambito per mantenere il progetto nei limiti del budget.

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK® waterfall): variante del tradizionale processo sequenziale waterfall applicata agli standard definiti dal Project Management Body of Knowledge del Project Management Institute per migliorare l'efficienza del processo.

Metodi per risparmiare tempo

In situazioni in cui il tempo è fondamentale, questi metodi di gestione dei progetti possono eliminare i tempi di inattività e accelerare i processi così da rendere i team più produttivi.

• Agile: dà la priorità ai processi flessibili in modo che i team siano pronti ad adattarsi alle modifiche richieste con un allungamento minimo dei tempi e un aumento contenuto dei costi. I team che adottano questo approccio usano spesso un software specifico di gestione agile.

• Scrum: è un tipo specifico di gestione agile dei progetti impiegato più spesso nello sviluppo dei software e che utilizza aspetti della metodologia Scrum, come gli sprint e gli incontri giornalieri del team, per ridurre al minimo gli sprechi di tempo durante il work in progress.

• Kanban: utilizza processi collaborativi continui e ad alta visibilità per ridurre al minimo il tempo dedicato al work-in-progress. I team che impiegano questo approccio usano spesso un software Kanban specifico.

• Scrumban: combina la natura collaborativa e continuativa del processo Kanban con le revisioni quotidiane del team Scrum per ridurre al minimo il tempo dedicato alle attività in corso.

Naturalmente, l'obiettivo di ogni metodo è quello di trovare l'equilibrio ottimale tra costi contenuti, rapidità e qualità elevata. Ma poiché il triangolo di gestione del progetto prevede di dare la priorità ad almeno una variabile, questi metodi seguono la direzione della variabile più importante per il team.

Usa il triplice vincolo a tuo vantaggio

Anche se il triangolo di ferro e il sistema del triplice vincolo possono sembrare limitanti all'inizio, una volta che avrai imparato ad applicarli al tuo processo di gestione dei progetti aziendali, scoprirai che questi strumenti aiutano a far decollare i tuoi progetti con più facilità. Conoscendo in anticipo i tuoi limiti e gli aspetti flessibili, potrai evitare costosi contrattempi.

Inoltre, il triangolo di ferro ti aiuterà a selezionare il giusto software di gestione dei progetti, a creare processi e a impostare la produzione in modo che il tuo team possa partire in quarta. Dopo di che, non ci saranno limiti per voi!