Le taglie delle T-shirt non servono solo a quello che pensi: come usarle per la valutazione di un progetto

E se ti dicessimo che le taglie non si usano solo per l'abbigliamento? La tecnica delle taglie delle T-shirt è un efficace sistema per la stima dei progetti e la pianificazione della capacità. Questo strumento, tanto utile quanto originale, fornisce un quadro chiaro del lavoro che ogni membro del team dovrà svolgere.

Ogni volta che pensi di implementare una nuova pratica, devi anche considerarne la complessità, chiedendoti quanto lavoro richiederà e se il tuo team la comprenderà facilmente o ne trarrà beneficio. 

Con il sistema delle taglie non avrai bisogno di riflettere troppo. Tutti indossano le T-shirt, quindi è facile capire immediatamente la differenza tra una XS e una L. Assegnare le taglie alle iniziative dei team è un ottimo modo per stimare l'impegno richiesto da ciascuna attività, senza il bisogno di complicati calcoli matematici. Di seguito, ti spieghiamo come fare.

Cos'è la tecnica delle taglie delle T-shirt? 

Le taglie sono uno strumento per la stima dei progetti e della capacità che ti aiuta a monitorare il tempo o l'impegno richiesti da un'iniziativa. Per farlo, assegna a ogni progetto o attività una taglia dalla XS alla XXL per indicare il relativo impegno. A seconda di come decidi di utilizzare questa tecnica, la taglia può rappresentare l'ambito di un'attività, l'impegno, la complessità, le ore di lavoro, il tempo stimato o tutti questi aspetti.

Il sistema delle taglie si rivela utile per l'intero team in quanto: 

• i responsabili del progetto riescono a stimare rapidamente la capacità del team 

• i singoli collaboratori possono comunicare chiaramente la propria disponibilità e priorità

• i membri del team sanno chi sta facendo cosa e per quando

Questa tecnica è spesso utilizzata dai team di progettazione e sviluppo software, ma qualsiasi team può beneficiarne. Infatti, noi di Asana la utilizziamo per i progetti di creazione dei contenuti (questo articolo, per esempio, è una M).

Come utilizzare le taglie delle T-shirt per i progetti Agile

Inizialmente, la tecnica delle taglie delle T-shirt è stata resa popolare dai team Agile e Scrum che la utilizzavano per misurare gli story point. Questo sistema di assegnazione del punteggio, conosciuto anche come planning poker, consente di stimare l'impegno o le dimensioni relative di un'iniziativa durante la pianificazione degli sprint. Generalmente, gli story point vengono assegnati alle richieste o al backlog di un progetto. Quando uno Scrum master inizia il ciclo di sprint successivo, sceglie le attività dal backlog fino a quando non raggiunge un certo numero di story point. In questo modo, il team Scrum si assicura di avere abbastanza lavoro durante lo sprint senza fare il passo più lungo della gamba.

La tecnica delle taglie delle magliette per i team Scrum è una forma di stima relativa ed è un'alternativa alla più tradizionale stima numerica degli story point. A differenza dei numeri, la stima relativa permette ai membri del team di pensare in più dimensioni: i numeri sono spesso associati al tempo, ma le taglie possono rappresentare idee più complesse, come il tempo, l'impegno e la difficoltà.

Sei passaggi per usare le taglie delle T-shirt per la stima dei requisiti di progetto

Per usare le taglie delle magliette in modo efficace, è importante stabilire in anticipo cosa rappresenta ogni taglia e chiarirne i principi di applicazione. 

1. Decidi quali taglie usare

Prima di implementare il sistema delle taglie nel tuo team, decidi quali vuoi usare. Evita di usarne troppe per non creare confusione. Se hai appena iniziato, usa S, M, L e XL. Se l'ambito dei tuoi progetti varia in modo significativo, usa XS o XXL. 

2. Specifica cosa rappresenta ogni taglia

La tecnica delle taglie delle magliette funziona solo se tutti sanno cosa rappresenta ogni taglia. Quindi, quando implementi questa pratica, assicurati che tutti siano allineati. È utile fornire esempi comuni di un progetto di taglia S o L. Per esempio, per il team che si occupa della creazione dei contenuti di Asana, un articolo come questo è una M. Invece, un'iniziativa di creazione di contenuti interfunzionale che prevede diversi articoli e che coinvolge diversi stakeholder di progetto è una L o, in alcuni casi, anche una XL. 

Specifica anche che cosa rappresenta ogni taglia. L'impegno? La complessità? Il tempo? Spesso, una taglia può anche rappresentare tutti questi elementi insieme, ma chiarire cosa vuoi o non vuoi monitorare con le taglie è un modo utile per mantenere il team sincronizzato.

3. Decidi chi assegna le taglie

A seconda della struttura del tuo team, decidi se solo alcuni membri possono assegnare le taglie o se possono farlo tutti. Ecco alcuni dei criteri più comuni:

• Per i progetti di backlog di prodotto, il responsabile del prodotto assegna le taglie perché ha più familiarità con il lavoro.

• Per i team Agile che utilizzano la metodologia Scrum, lo Scrum master verifica le taglie, che sono state precedentemente assegnate da un responsabile del prodotto, prima di uno sprint.

• Per i team che gestiscono progetti più genici, ogni membro stabilisce le proprie taglie in base alla portata del lavoro.

4. Assegna le taglie a ogni iniziativa

Se hai appena iniziato, potresti dover assegnare le taglie in modo retroattivo al lavoro in corso. Ma, d'ora in avanti, ogni attività che viene assegnata dovrebbe avere la propria taglia, in modo che tu e il membro del team sappiate quanto impegno richiede.

5. Monitora le taglie con uno strumento di gestione del lavoro

Va bene associare le taglie delle T-shirt al lavoro, ma vedere queste informazioni in modo chiaro, in uno strumento centralizzato è molto meglio. Assicurati che il tuo team monitori le taglie in uno strumento di gestione del lavoro condiviso, come Asana. In questo modo, tu e tutti gli altri membri del team avrete una visione immediata del carico di lavoro attuale di ognuno.

6. Usa le taglie delle T-shirt per stimare il carico di lavoro

Una volta che ogni attività è stata associata a una taglia, potrai anche monitorare il carico di lavoro del tuo team. Usa uno strumento di gestione del lavoro come Asana per misurare l'impegno richiesto e avere un quadro chiaro delle attività che ogni membro del team dovrà svolgere. Questo farà sì che i membri del tuo team non siano sovraccarichi di lavoro. 

Esempi di stima di un progetto con la tecnica delle taglie delle T-shirt

Ecco un esempio di un progetto di pianificazione di sprint in cui viene utilizzata la tecnica delle taglie delle T-shirt anziché i tradizionali story points:

Gli sviluppatori non sono gli unici a beneficiare della tecnica delle taglie. Di seguito, ti proponiamo un esempio di calendario dei contenuti in cui è stata associata una taglia a ogni contenuto:

I vantaggi della tecnica delle taglie 

Nonostante la sua semplicità, la tecnica delle taglie è un modo efficace per facilitare la stima dei tempi di esecuzione, specialmente per i team che non si occupano di sviluppo. Utilizzando le taglie per stimare velocemente la capacità e l'impegno, i membri del team passeranno meno tempo a chiedersi quante ore ci vorranno per un'attività e avranno più tempo per dedicarsi al lavoro ad alto impatto.

Quando monitori le taglie con uno strumento centralizzato, i membri del team non solo vedono chi sta facendo cosa e per quando, ma anche la mole di lavoro in un dato momento. Inoltre, le taglie sono un ottimo primo passo verso la gestione del carico di lavoro e la pianificazione della capacità. Con la gestione del carico di lavoro, puoi distribuire efficacemente le attività nel tuo team per ridurre gli effetti del burnout. Una gestione proattiva ti consente anche evitare che i membri del team si sentano sovraccarichi.

Le insidie più comuni relative alla tecnica delle taglie delle T-shirt e come evitarle

La tecnica delle taglie è utile e facile da utilizzare, ma ci sono alcune cose a cui fare attenzione quando si implementa questa metodologia per la stima dei progetti. 

Problema: il sistema delle taglie delle T-shirt è soggettivo

Soluzione: stabilisci taglie per progetti comuni così che tutti siano allineati.

Per evitare questo problema, assicurati di fornire un contesto per le taglie quando implementi la tecnica per la prima volta. In questo modo, eviti la componente soggettiva e fai in modo che tutti nel tuo team capiscano chiaramente la differenza tra un'attività alla quale è stata assegnata una XS, S o una M. 

Problema: la differenza tra le diverse taglie non è chiara

Soluzione: limita il numero di taglie.

Se il tuo team non riesce a distinguere le sfumature delle diverse taglie, riducine il numero. Ad esempio, limitati a S, M, L e XL, oppure rimuovi del tutto la XL e lascia solo S, M e L. Puoi sempre aggiungerne altre se necessario.

Problema: monitorare la taglia associata a un'iniziativa è difficile

Soluzione: usa uno strumento di gestione del lavoro. 

Utilizzare la tecnica delle taglie delle T-shirt offre due grandi vantaggi: la pianificazione della capacità e la visibilità del flusso di lavoro. In entrambi i casi, devi poter vedere le attività di tutti in uno strumento centralizzato per ottenere i benefici. È qui che entrano in gioco gli strumenti di gestione del lavoro. 

Questi strumenti forniscono la chiarezza di cui i team hanno bisogno per raggiungere i loro obiettivi più velocemente. Inoltre, consentono di coordinare le persone e le attività dell'intero team, e far sì che tutti abbiano le informazioni necessarie per svolgere il lavoro più importante. Per saperne di più, leggi il nostro articolo sull'introduzione alla gestione del lavoro. 

Provalo e scopri se fa per te

Con il sistema delle taglie delle T-shirt, è possibile assegnare stime approssimative a praticamente qualsiasi tipo di lavoro. Questo è anche un modo per sviluppare pratiche di gestione del carico di lavoro del tuo team, aiutandoti a valutare efficacemente la capacità dei membri e a fare sì che non siano sovraccarichi. Per utilizzare le taglie nel modo più efficace, assicurati di monitorare le attività in uno strumento centralizzato, come Asana.