6 steg för att skriva ett övertygande projektförslag

Alla projekt har en skapelsehistoria, men de börjar inte med att någon säger: ”Resurser, bli till!”. För att gå vidare med ett projekt måste teamen lämna in ett förslag till beslutsfattare inom organisationen eller till externa intressenter. 

Ett projektförslag är som en skriftlig pitch – syftet är att presentera ditt projekt på ett kortfattat men effektivt sätt. I den här guiden lär vi dig hur du skriver ett projektförslag för att få ett godkännande och lyckas på jobbet.

Vad är ett projektförslag?

Ett projektförslag är ett skriftligt dokument som beskriver allt som intressenterna bör veta om ett projekt, inklusive tidslinje, budget, avsikter och mål. Projektförslaget bör sammanfatta projektdetaljerna och sälja in idén så att intressenterna får lust att involvera sig i initiativet.

Målet för ditt projektförslag är att:

• säkerställa extern finansiering

• tilldela företagsresurser till ditt projekt

• få intressenter att vilja involvera sig

• höja energin och intresset.

Projektförslag vs projektstadgar vs business cases

Projektförslag och projektstadgar tjänar olika syften i projektets skapandeprocess, och det är viktigt att förstå skillnaden mellan de två. Medan ett projektförslag äger rum i projektets inledningsfas, äger projektstadgan rum i planeringsfasen. 

Som nämnts ovan är ett projektförslag ett övertygande dokument som visar intressenterna varför projektet bör genomföras. En projektstadga är ett referensdokument som definierar projektavsikterna, och den kan inte skapas förrän projektförslaget är godkänt.

En del blandar ihop business case och projektförslag, men även ett business case skapas först efter förslaget. Så snart projektförslaget har godkänts kan ett business case användas för att säkra ytterligare finansiering av projektet.

Typer av projektförslag

Det finns sex typer av förslag som du kan stöta på som projektledare, och det kan vara bra att förstå de olika formaten när du skriver ditt förslag. Varje typ har sitt specifika mål.

• Med förslagsbegäran: du skickar ett förslag som initierats av en process för förslagsbegäran. En process för förslagsbegäran beskriver ett projekt i detalj och ber om bud från kvalificerade team. Eftersom du konkurrerar med andra företag om den här typen av förslag måste du göra en grundlig research och skriva övertygande.

• Ingen förslagsbegäran föreligger: du skickar ett förslag utan en process för förslagsbegäran, det vill säga att ingen har bett om ditt förslag. I det här fallet är du inte i konkurrens med andra företag eller team, men du måste ändå vara övertygande eftersom du inte vet om intressenten behöver dig.

• Informellt: det kan hända att en kund skickar dig en informell förfrågan om ett projektförslag, och i så fall kan du svara med en projektpresentation. Eftersom det inte är en officiellt process för förfrågan är reglerna inte lika konkreta.

• Förnyelse: du skickar förnyelser till befintliga kunder i hopp om att de ska förlänga sina tjänster med din organisation. I den här typen av projektförslag är målet att framhäva tidigare resultat som ditt team har producerat för kunden och övertyga dem om att ni kan uppnå lyckade resultat framöver.

• Uppföljningsförslag: du skickar uppföljningsförslag som en påminnelse till intressenter om att projektet börjar. I det här projektförslaget fokuserar du på att ge information om projektet snarare än att försöka övertyga intressenterna.

• Komplettering: i likhet med ett uppföljningsförslag skickar du ett kompletterande förslag till en intressent som redan är involverad i projektet. I den här typen av förslag låter du intressenten veta att projektet börjar, samtidigt som du ber om ytterligare resurser. Du bör övertala intressenten att bidra mer till projektet i det här förslaget.

Tonen och innehållet i ditt projektförslag skiljer sig åt beroende på vilken typ av förslag du skickar. När du har formulerat dina projektmål kan du anpassa ditt förslag därefter.

Så här skriver du ett projektförslag

De här steg-för-steg-instruktionerna gäller för de flesta projektförslag, oavsett typ. Du kommer att behöva anpassa ditt förslag till den avsedda målgruppen, men det här projektförslagsutkastet kan fungera som en referens som säkerställer att de viktigaste komponenterna ingår i ditt dokument. 

1. Skriva en sammanfattning

Sammanfattningen fungerar som en introduktion till ditt projektförslag. I likhet med en sammanfattning av en rapport eller en introduktion till en uppsats, bör det här avsnittet sammanfatta vad som kommer att hända och motivera intressenten att läsa vidare. Beroende på projektets komplexitet kan sammanfattningen bestå av ett eller flera stycken. 

Sammanfattningen bör innehålla:

• det problem som projektet är tänkt att lösa

• den lösning som projektet ger på problemet

• den verkan ditt projekt kommer ha. 

Du bör endast ta upp de här punkterna kortfattat i din sammanfattning eftersom du kommer att diskutera dem mer ingående senare i ditt förslag. 

2. Förklara bakgrunden till projektet

I det här avsnittet går du igenom bakgrunden till projektet. Använd referenser och statistik för att övertyga läsaren om att det problem du tar upp är värt att lösa.

Några frågor att ta med:

• Vilket problem tar sig projektet an?

• Vad är redan känt om problemet?

• Vem har tidigare tagit sig an det här problemet/vilken research om problemet finns tillgänglig?

• Varför är tidigare research otillräcklig för att lösa problemet?

Du kan också använda det här avsnittet för att förklara hur det problem som du hoppas kunna lösa har en direkt koppling till din organisation. 

3. Presentera en lösning

Du presenterade just ett problem i projektets bakgrundsavsnitt, så nästa logiska steg är att presentera en lösning. I det här avsnittet har du möjlighet att beskriva din projektstrategi mer i detalj. 

Några saker att ta med:

• Din visionsbeskrivning för projektet.

• Din projekttidsplan, inklusive viktiga milstolpar.

• Projeketteametsroller och ansvarsområden. 

• Ett riskregister som visar hur risker kan minimeras.

• Projektleveranserna.

• Rapporteringverktyg som ni kommer att använda under projektets gång.

Du kanske inte har alla de här punkter i ditt förslagsformat, men du kan bestämma vad du ska ta med utifrån projektomfattningen. Det här avsnittet kommer troligen att vara det längsta och mest detaljerade avsnittet i ditt förslag, eftersom du här kommer att ta upp allt som krävs för att uppnå den föreslagna lösningen. 

4. Definiera projektleveranser och mål.

Att definiera projektleveranser är ett viktigt steg i skrivandet av projektförslaget. Intressenterna vill veta vad du kommer att producera i slutet av projektet, oavsett om det är en produkt, ett program, en teknikuppgradering eller något annat. Det är i det här avsnittet som intressenterna förstår vad deras resurser kommer att användas till.

När du definierar dina leveranser bör följande ingå:

• Slutprodukten eller den slutliga avsikten för ditt projekt. 

• En projekttidslinje för när leveranserna är klara.

• SMART-mål som är i linje med de leveranser ni producerar.

Även om det är viktigt att visa problemet och lösningen för projektet, är det ofta lättare för intressenterna att visualisera projektet när du definierar vad som ska levereras.

5. Lista vilka resurser som behövs

Nu när du har beskrivit problemet, tillvägagångssättet, lösningen och leveranserna, kan du i detalj gå in på vilka resurser du behöver för att genomföra initiativet.

I det här avsnittet kommer du att inkludera:

• Projektbudget: i projektbudgeten ingår allt från de material som behövs för att skapa en produkt, till annonspriser och teamlöner. Du bör inkludera alla budgetposter som krävs för att genomföra projektet här.

• Genomgång av kostnaderna: det här avsnittet bör inkludera research om varför du behöver specifika resurser för ditt projekt. På så sätt får intressenterna en bättre förståelse för vad deras bidrag ska användas till. Den här genomgången kan också bidra till att minimera oväntade kostnader.

• Resurstilldelningsplan: här kan du inkludera en översikt över din resurstilldelningsplan där du beskriver vad du planerar att använda de specifika resurser som du behöver till. Om du till exempel fastställer att du behöver 500 000 kronor för att slutföra projektet bör du ange hur du planerar du att fördela pengarna till löner, teknik, material, etc.

Förhoppningsvis har du så här långt kommen i förslaget övertygat intressenterna om att de ska gå med på det föreslagna projektet. Det är därför det är bättre att nämna de resurser som krävs först i slutet av dokumentet.

6. Presentera din slutsats

Avsluta ditt projektförslag med en övertygande och förtroendeingivande slutsats. Precis som i sammanfattningen bör slutsatsen kortfattat sammanfatta det problem som projektet behandlar och din lösning på problemet. Du kan betona den verkan projektet kommer att ha i slutsatsen, men se till att avsnittet är fortsatt relevant, precis som i en traditionell uppsats. 

Tips för att skriva ett effektivt projektförslag

Genom att följa stegen ovan kan du se till att ditt projektförslag innehåller alla de rätta delarna. Men om du vill imponera på dina läsare och vinna deras godkännande behöver förslaget vara lysande. Förutom ovanstående bör ett projektförslag även innehålla följande:

Var medveten om din målgrupp

När du skriver ditt förslag ska du alltid ha din målgrupp (dvs. intressenterna) i åtanke. Kom ihåg att målet med förslaget är att övertyga din målgrupp, inte bara att presentera projektdetaljerna. Om du till exempel skapar ett nytt redigeringsverktyg för ett barnlitteraturförlag, kan du först ta reda på om dina intressenter är föräldrar och appellera till deras känslomässiga sida när du övertalar dem att köpa din produkt.

Var övertygande

Övertalning är viktigt i ett projektförslag eftersom du hoppas att din målgrupp ska läsa förslaget och ge det sitt godkännande. Om läsaren inte blir intresserad av ditt projekt kommer han eller hon inte att vilja hjälpa dig. Om du beskriver ditt redigeringsverktyg utan att nämna alla dess funktioner, hur det kommer att gynna kunderna och dess positiva inverkan på branschen, kommer din målgrupp inte att förstå projektets intresse.

Håll det enkelt

Även om du måste presentera ditt problem, ditt tillvägagångssätt och din lösning i detalj bör du inte göra projektförslaget alltför komplicerat. Med andra ord kan du diskutera projektplanen för ditt föreslagna redigeringsverktyg utan att gå in på vilken programmeringskod teknikerna kommer att använda för att få funktionerna att fungera. 

Gör research

Ett lyckat projektförslag omfattar grundlig research. Var beredd att stödja ditt problem och din lösning med tillförlitliga källor, fallstudier, statistik eller diagram, så att din målgrupp inte behöver ställa sig en massa frågor. När du skriver ditt förslag bör du sätta dig in i läsarens situation och fråga dig själv:

• Varför är det ett problem?

• Hur kan det här lösa problemet?

• Har någon tidigare tagit sig an det här problemet?

• Vilka är projektkostnaderna?

Om du kan besvara de här frågorna har du sannolikt gjort tillräckligt med research för att stödja ditt föreslagna initiativ.

Använd projekthanteringsverktyg för att stärka ditt projektförslag

Bra projektförslag kräver teamsamarbete. Med rätt hanteringsverktyg kan ditt team kommunicera, dela information och arbeta tillsammans i ett gemensamt dokument. 

När du lagrar all projektinformation på ett ställe är det lätt att komma åt alla uppgifter när du behöver dem. Projektförslag kommer ur välorganiserade och korrekt planerade projekt, och därför är en programvara för projekthantering en viktig resurs om du vill skriva projektförslag på ett effektivt sätt. Är du redo att komma igång? Prova Asana.