Projektadministratör: 4 roller under projektets gång

Inget projekt är en enmansföreställning. För att hålla projektet på rätt spår och nå målen i tid är det nödvändigt att samarbeta med flera olika teammedlemmar i projektets varje skede. En av de personerna är projektadministratören.

Du känner antagligen redan till att det är projektledaren som leder och övervakar projektets förlopp. Därefter har vi teamet som utför själva projektet. I mitten finns projektadministratören.

Projektadministratörer arbetar nära projektledare under hela projektets livscykel. När de får erfarenhet kan de använda sina kunskaper för att avancera och själva bli projektledare. I den här artikeln diskuterar vi en projektadministratörs roller och ansvarsområden och hur man kan briljera i den positionen. 

Vad är en projektadministratör?

En projektadministratör ansvarar för olika administrativa uppgifter i samband med ett projekt. Det kan handla om dokumentation, möteshantering, hantering av projektbudgeten och färdigheter i tidsplanering för att hjälpa teamet att hålla sig i fas. 

Som projektadministratör är du projektledarens högra hand. Ditt mål är att underlätta projektledarens arbete och när du hjälper till att driva projektet framåt får du värdefull erfarenhet av projekthantering som kan vara till nytta i din karriär.

Vad gör en projektadministratör?

En projektadministratörs arbetsuppgifter kan variera, men det finns vissa uppgifter som är likadana för alla projekt. Om du söker det här jobbet bör du se till att du har de färdigheter som behövs för att hantera de uppgifterna. 

Uppgiftsspårning

En viktig del av projektadministratörens arbete är att övervaka projektplanen. Medan projektledaren ser till att varje teammedlem bidrar till projektets utveckling, ansvarar projektadministratören för att följa upp enskilda uppgifter. 

Projektadministratörer tittar noga på projektschemat och får uppdateringar på uppgiftsnivå från teammedlemmarna om varje uppgift. Projektledaren meddelas om de upptäcker att det finns en risk för att en deadline inte kan hållas. 

Vissa projekt har hundratals uppgifter och därför kräver uppföljningen teamarbete och öppen kommunikation mellan ledaren och administratören. Lika viktigt för kommunikationen är det att ha en central källa för all projektinformation såsom ett projekthanteringsverktyg. På så sätt kan hela teamet arbeta från samma källa och se exakt vem som gör vad och när.

Processdokumentation

Projekthantering innebär mycket pappersarbete och en ledare har inte alltid tillräckligt med utrymme för att hantera dokumentationen på egen hand. Som projektadministratör behöver du de hårda färdigheterna som krävs för att ta fram processdokument, fylla i formulär, kommunicera med kunder och föra anteckningar. Det kan låta som ett onödigt arbete, men den dokumentation du hanterar som administratör är avgörande för projektets framgång. 

Som projektadministratör skriver du inte bara dokument, utan du kategoriserar, arkiverar, delar, lagrar och uppdaterar också dokumenten. Du behöver en utmärkt organisationsförmåga för att hantera de här uppgifterna och bidra positivt till projektets resultat. 

Budget och resurshantering

Projektadministratörer ansvarar ofta för att följa upp projektets utgifter och övervaka teamets resurshanteringsplan. Medan projektledaren fokuserar på att fördela resurser och underlätta transaktioner för projektets behov är projektadministratören i bakgrunden och ser till att projektet håller sig inom budgeten. 

Om projektadministratören till exempel märker under projektets gång att utgifterna överskrider budgeten, kan projektledaren meddelas för att vidta åtgärder och avgöra var projektplanen behöver justeras för att minska utgifterna. 

Mötesadministration

Möten är viktiga delar av projektets arbetsflöde. Regelbundna möten kan främja teamsamarbetet och säkerställa att kommunikationen är öppen mellan olika teamroller. Ledare fastställer mötesstrukturen, medan administratörer vanligtvis ansvarar för att schemalägga möten. 

Förutom att skriva in möten i kalendern kan projektadministratören ha ansvar för att föra anteckningar. Efter varje möte är det projektadministratören som skickar ut mötesanteckningar och åtgärdspunkter för att se till att alla i teamet är med på banan.  

Hur man blir en projektadministratör

Om du vet vad som behövs för att bli anställd som projektadministratör och för att lyckas i rollen kommer du att kunna bidra positivt till projektets olika faser. Oavsett om du känner dig redo för en roll som projektadministratör på heltid eller om du fortfarande jobbar på att skaffa mer arbetslivserfarenhet kommer här några saker att tänka på för ditt CV: 

• Arbetslivserfarenhet i en liknande roll: Tidigare arbetslivserfarenhet är ett av de viktigaste kraven om du vill bidra till teamet som projektadministratör. De flesta positioner som projektadministratör kräver erfarenhet så du måste sannolikt visa att du har arbetat i en liknande roll såsom projektsamordnare eller projektassistent.

• Kunskap om programvara för projekthantering: De flesta projektadministratörer förlitar sig på en programvara för projekthantering för att hantera sina administrativa uppgifter. Med kunskap om programvaran kan du utföra uppgifter och samarbeta med ditt team och din projektledare för att briljera i din roll som projektadministratör. 

• God organisationsförmåga och färdighet i tidshantering: Även om en automatiserad programvara kan hjälpa dig med en mängd olika uppgifter i rollen som projektadministratör behöver du fortfarande en god förmåga i att organisera och hantera tid för att vara effektiv. Organisationsförmågan hjälper dig att sortera bland uppgifter, hantera pappersarbete och avlasta projektledaren med arbete. Färdigheter i tidshantering hjälper dig att slutföra uppgifter på ett effektivt sätt utan att bli utbränd. 

• PMP- eller PRINCE2-certifiering är ett plus: Vissa projektadministratörer anser att certifieringar hjälper dem att utveckla sin yrkeskarriär. PMP-certifieringen (Project Management Professional) och PRINCE 2-certifieringen (PRojects IN Controlled Environments) är båda respekterade inom projekthanteringsområdet. Även om de här certifieringarna inte är ett krav för administratörsrollen kan de hjälpa dig att avancera på karriärstegen.  

En masterexamen i företagsekonomi kan också vara intressant om du vill vara självgående och skaffa dig ytterligare kunskap inom ditt område. Även om endast en kandidatexamen är nödvändig för rollen som projektadministratör kan en MBA öppna dörrar till affärssatsningar och jobb inom relaterade områden. 

5 tips för att bli en bättre projektadministratör

Det viktigaste du behöver lära dig för att bli en stark projektadministratör är att hantera din tid, kommunicera och vara effektiv. Här nedan följer tips som förbättrar dina färdigheter så att du kan ta dig an vilken administrativ uppgift som helst med lätthet.

Budgetera din kalender (och tid)

Människor budgeterar sin ekonomi och vet när de ska ta bort eller minska sina utgifter för att hålla sig inom ramen för sina inkomster, så varför kan du inte göra det med din tid? Som projektadministratör med mycket att göra är din tid dyrbar. Du kan inte göra allt på en gång, så prioritera och gör det du kan. 

Du kan använda verktyg för uppgiftshantering såsom en Eisenhower-matris för att förbättra din produktivitet. De verktygen ger dig effektiva metoder för att sortera dina uppgifter, ta bort saker när det är nödvändigt och prioritera det som är viktigt. 

Delegera effektivt

En viktig del av tidshanteringen är att förstå när man ska delegera uppgifter. Om du kan delegera effektivt kan du frigöra tid för att hantera de viktigaste uppgifterna. Du bör också se till att du känner dig säker på vem du delegerar dina uppgifter till. Här nedan följer några tips om hur du kan delegera effektivt:

• Utgå ifrån dina teammedlemmars styrkor.

• Tillhandahåll rätt resurser.

• Skapa tydlig kommunikation.

• Ha tålamod.

• Ge feedback.

Delegering är en del av att vara en stark ledare, så om du vill föregå med gott exempel är det en viktig färdighet att lära sig. Tänk på att delegering av arbete inte bara förhindrar att du överbelastar dig själv utan också ger dina medarbetare värdefull praktik och erfarenhet av nya ämnesområden. Det är okej om delegering av arbetsuppgifter inte kommer naturligt. Precis som med många andra mjuka färdigheter kan du utveckla det med övning.

Kommunicera och samarbeta

Som projektadministratör behöver du regelbundet kommunicera och samarbeta med projektledaren och teammedlemmarna. Din roll är att hjälpa projektteamet att hålla sig organiserat och på rätt spår från projektets början till slut.

Några sätt att främja kommunikationen med ditt team kan vara att:

• skicka veckovisa förloppsuppdateringar

• ställa in en påminnelse för att stämma av med intressenter

• hålla veckovisa samtal med ditt team för att kolla läget.

Du kan använda programvaran för projekthantering för att hålla kontakten med arbetet, kommunicera på ett effektivt sätt och följa utvecklingen mot projektplanen. Dock är videosamtal, onlinechattar och personliga möten lika viktiga för samarbetet och teammoralen.

Utnyttja projektautomatisering

Projekthanteringsprogram kan göra ditt arbete som administratör exponentiellt enklare. Du kan använda programvaran för att dela information mellan teammedlemmar, planera möten, fastställa tidsfrister och tidsramar för projekt och hantera uppgifter. Dessutom kan programvaran användas för dokumentation och budgetadministration samt för att dela den informationen med intressenter när det behövs. 

En programvara för projekthantering gör ditt arbetsflöde som projektadministratör effektivare och minskar risken för misstag. Viktiga projekhanteringsfunktioner som hjälper dig att samordna arbetet är bland annat:

• Automatisering: Automatisera dina processer och ta bort manuellt arbete.

• Statusrapportering: Rapportera ett projekts status för att dela med teammedlemmar och intressenter.

• Projektvy: Få bättre insyn i projektet och förloppet.

• All information på ett ställe: Håll all projektinformation på en gemensam plats så att den är tillgänglig för alla.

• Målsättning och uppföljning: Se ditt arbete i sitt sammanhang. Sätt upp mål och följ upp ditt projekt mot de målen.

Var en lagspelare

Alla projekt kräver samarbete. Om du inte har teamkänsla kommer det i slutändan vara svårt att få projektet i mål. Även om alla har yrkesmässiga mål som de hoppas uppnå är det snabbaste sättet att nå både personliga mål och teamets mål att vara en lagspelare.

Du och ditt team bör ha en gemensam vision för projektet som ni kan arbeta mot. När kommunikationen är öppen och ni arbetar som ett team kan ni nå era slutmål och fira framgången tillsammans. 

Förenkla projektadministration med en programvara för projekthantering

För att bli projektadministratör kan det krävas många års erfarenhet och rätt kombination av utbildning. Men när du väl fått jobbet är det bästa sättet att briljera att bekanta dig med programvaror för projektledning. 

När du har lärt dig allt om projekthanteringsprogram kan du använda dem för att förenkla dina uppgifter som projektadministratör och stärka dina projekhanteringskunskaper.