Delar du upp din kalender i tidsblock? Vi förklarar varför du borde börja med det.

Under den senaste veckan har du förmodligen omprioriterat dina uppgifter, flyttat något i din kalender och kanske till och med arbetat över för att få något färdigt. Du är inte ensam. Enligt ny forskning jobbar 87 % av kunskapsarbetare över två timmar varje dag jämfört med 2019. Ändå missas över en fjärdedel av alla deadliner varje vecka. Varje dag jonglerar vi med konkurrerande krav på vår tid och upplever därför mer kaos än klarhet.

Som tur är finns det en lösning: Time Blocking – att dela upp tiderna i block.

Med tidsblock kan du återta kontrollen över din kalender och fokusera på det som verkligen är viktigt. Att dela upp din tid i block kan hjälpa dig att anpassa din uppmärksamhet till dina föresatser, så att du alltid prioriterar rätt arbete vid rätt tidpunkt. Med mallar för tidshantering, kan du också avsätta tid för egentid, paus, lunch och andra viktiga saker som ofta glöms bort i vår ständigt uppkopplade arbetsvärld.

Vad är tidsblock?

Tidsblock är en strategi för tidshantering där du planerar varje del – och vi menar varje del – av din dag. Med tidsblock delar du effektivt upp arbetsveckan i mindre delar där du kollar din e-post, arbetar med projekt, tar en paus eller till och med tränar.

Liksom de flesta strategier för tidshantering är tidsblock ett sätt att återerövra din dag och få en bättre känsla för vad din tid faktiskt används till. Enligt Index för arbetets anatomi, kände sig 71 % av kunskapsarbetare utbrända minst en gång under år 2020. Ytterligare 32 % av dessa personer angav att de hade svårt att koppla av och koppla bort jobbet vilket bidrog till deras utbrändhet. Genom att planera in block av arbete säkerställer du att du slutför dina viktiga uppgifter samtidigt som du även avsätter tid för vila och rekreation.

Så fungerar tidsblock

Om du vill skapa ett tidsblock grupperar du liknande uppgifter tillsammans och schemalägger ett tidsblock för att arbeta med de uppgifterna. Det finns två huvudprinciper för tidsblock:

1. Planera in tidsblock visuellt i din kalender så att ditt arbete inte kan avbrytas eller planeras om.

2. Gruppera liknande uppgifter i ett koncentrerat tidsblock.

Du kan till exempel börja med att skapa ett tidsblock på en timme klockan 9:00 på morgonen för att svara på e-post. Sedan skapar du ett tidsblock mellan 10:00 och 11:30 för att arbeta med ditt huvudprojekt för dagen – till exempel att granska och slutföra en presentation av marknadsstrategi. Klockan 11:30 skapar du ytterligare ett tidsblock på en timme för lunch och så vidare.

Genom att dela upp kalendern i tidsblock avsätter du inte bara tid för viktigt arbete, såsom att svara på e-postmeddelanden eller slutföra uppgifter, utan slipper även konstant byta sammanhang. Hur ofta börjar du kolla din e-post när du håller på med olika uppgifter eller försöker ta itu med ett större projekt samtidigt som andra arbetsuppgifter? Med tidsblock kan du i stället fastställa specifika tider för viktiga uppgifter så att du effektivt kan fokusera på det arbete som är viktigast.

Tidsblock vs timeboxing

Timeboxing är en annan användbar strategi för tidsplanering, men den fungerar på ett lite annorlunda sätt än tidsblock. Så här skiljer de sig åt:

• För att skapa ett tidsblock, behöver du tilldela ett block med tid till en uppsättning uppgifter – som t.ex. att kolla din e-post, tala med kunder, eller skriva.

• Om du vill skapa en tidsbox, tilldelar du varje uppgift en egen ”box” med start- och sluttider för varje uppgift.

Om du tittar på en kalender med tidsblock kan du se stora block med tid som ägnas åt liknande uppgifter. Du kan till exempel ha ett block från klockan 15:00 till 16:30 för att ”Granska designfeedback” för flera av de designer som du har skapat. I en kalender med tidsboxar däremot, är varje uppgift schemalagd. Du kan alltså ha en uppgift från 15:00 till 15:15 för att ”Granska designfeedback på Facebook-bannerbilden” och en annan uppgift från 15:15 till 15:30 för att ”Ändra bilden på hemsidan baserat på designfeedback”, och så vidare.

Det kan vara särskilt användbart om du behöver avsätta tid i din kalender för att slutföra arbete inom en förutbestämd tid eller om du ofta kämpar med perfektionism och vill öka din produktivitet.

Tidsblock vs uppgiftsgruppering

Att samla ihop flera liknande uppgifter tillsammans är en del av att blockera tid och koppla ihop uppgifterna så att du kan arbeta med dem samtidigt. De uppgifterna tar ofta mycket mer tid i anspråk än vi tror, men eftersom de går så snabbt att utföra håller vi inte reda på hur mycket tid vi lägger ned på dem. Att gruppera uppgifter kan reducera den tid du lägger ned på enstaka uppgifter och oväntade jobb. Dessutom gör det dig mer medveten om vad som tar upp din tid och uppmärksamhet.

Ta till exempel ditt företags innehållskalender för sociala medier. Varje måndag behöver du ordna veckans inlägg efter prioritet, dela med dig av en sammanfattning av den senaste veckans inlägg och höra med designteamet för att säkerställa att de håller sig till schemat för nästa veckas arbete. Vanligtvis gör du det här arbetet när du kan och det brukar vara utspritt över hela arbetsdagen.

Genom att samla ihop de här tre uppgifterna kan du bli mer produktiv och fokuserad på att slutföra dagens arbete. Det sista steget är att schemalägga arbetet i din kalender – som då blir ett tidsblock.

Tidsblock vs tidsspårning

Tidsspårning är en process där du registrerar den tid du lägger ner på projekt – vanligtvis för fakturering. Ofta är tidsspårning mer en affärsfunktion än en strategi för tidshantering. Tidsspårning är vanligt för team och organisationer, t.ex. kreativa byråer, advokatbyråer och team med frilans- eller kontraktsanställda, som fakturerar efter timmarna de lagt ner på sina uppgifter. Om du vill komma igång med tidsspårning finns det en mängd bra verktyg och integreringar för tidsspårning.

Tidsblock underlättar tidsspårningen eftersom det ger dig en tydlig inblick i hur lång tid du har ägnat åt varje initiativ – men försäkra dig om att du håller dig till dina tidsblock eller uppdaterar dem om något förändras.

Vem bör prova tidsblock?

Att dela upp tiden i block är inte effektivt om din kalender är fylld av möten, men om du ofta har tid över i kalendern kan du använda den här strategin för att bättre hantera din uppmärksamhet och ditt fokus. Som Parkinsons lag säger, ”en arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den” – så tidsblock är ett bra sätt att ta tillbaka kontrollen över din kalender och schemalägga arbetet på ett medvetet sätt.

Att dela upp tid i block är särskilt användbart om:

• du ofta utför flera uppgifter samtidigt

• du behöver hjälp med att fokusera på en uppgift och minska distraktioner

• du vill kontrollera din tid och energi på jobbet bättre

• du behöver en klar uppfattning av vad din tid går till varje dag

• du jobbar över för mycket.

När du börjar med tidsblock kan du se varje block som en oavbruten arbetstid där du kan ta itu med viktiga projekt och komma igång med att djupjobba.

Vad är att djupjobba (Deep work)?

Begreppet ”deep work” myntades av Cal Newport, en av de största moderna förespråkarna för tidsblock. Även om tidsblock har använts av berömda personer under historien – Benjamin Franklin var en av de första – var Newport först med att koppla samman tidsblock med att djupjobba i den digitala tidsåldern. Enligt Newport hjälper tidsblock dig att schemalägga stora block av distraktionsfri tid där du kan dyka ner i djupt och oavbrutet arbete.

7 tips för att börja dela upp ditt schema i tidsblock redan i dag

Att dela upp tiden i block är enkelt i praktiken, men det kan vara en svår strategi att implementera – och att hålla sig till konsekvent. Med de här sju tipsen kan du ta kontroll över din kalender. Dessutom får du en inblick i de fallgropar du kan stöta på i varje steg av processen.

1. Identifiera vad du behöver arbeta med under dagen

Liksom de flesta strategier för tidshantering är det första steget att identifiera vad du faktiskt behöver få gjort under en viss dag eller vecka. Om du inte redan gör det, öva på att upprätthålla och uppdatera en att göra-lista med alla dina viktiga arbeten.

Tänk på att du inte bara behöver veta vad du ska jobba med – du behöver också veta vad du ska prioritera. Se till att du förstår vilka dina viktigaste uppgifter är så att du får dem gjorda samma dag. Det bästa vore om du försöker hitta ett verktyg som gör det möjligt att lägga till detaljer och sammanhang till ditt arbete – som t.ex. prioritering av en specifik uppgift, eventuella viktiga bilagor eller dokument, relevanta samarbetspartner och mycket mer.

Potentiell fallgrop:

Även med tidsblock kan det finnas dagar då du inte hinner med allt arbete. Om du inte vet vilket arbete du ska prioritera har du ingen klar uppfattning om vilka uppgifter du måste slutföra i dag och vilka du kan skjuta upp till i morgon.

2. Ta reda på när du är mest produktiv

När du skapar ett tidsblock schemalägger du en tidsperiod för att ta itu med arbete – oavsett om det handlar om att svara på e-post, delta i möten, kontrollera uppgifter eller något annat. Tidsblock är användbara i sig själva, men du kan öka tidsblockets effektivitet genom att skräddarsy arbetet efter dina produktivitetspreferenser.

Om du inte redan vet, fundera på vilket tid du känner dig som mest produktiv. Känner du dig energisk på morgonen? Om så är fallet kan du överväga att schemalägga det arbete som kräver mest energi – oavsett om det är fokuserat arbete eller möten – före lunch. Känner du dig sömnig tidigt på eftermiddagen? Planera in mindre uppgifter – som att svara på e-postmeddelanden – så att du kan bibehålla din produktivitet. Får du ny vind i seglen sent på eftermiddagen? Spara då dina viktiga uppgifter till den perioden och se till att minimera distraktioner som kan störa ditt flöde.

Potentiell fallgrop:

När du har provat tidsblock i några dagar kan du utvärdera hur du känner dig i slutet av dagen. Känner du dig utmattad? Om så är fallet kan du ha missbedömt när du är mest produktiv under dagen. Försök att omplanera dina arbetsblock för att se om det hjälper.

3. Planera möten i följd om möjligt

Möten är en annan plats där du kan omsätta dina önskade produktivitetstider i praktiken. Du kanske har möten utspridda över hela dagen, vilket kan hämma din produktivitet. På Asana kallar vi det för ett schweizerostschema! Utspridda möten kan hämma din produktivitet och göra ditt dagliga schema riktigt svårt behärska. I stället för att ha tid för fokuserat arbete och fritid blir du ständigt mentalt avbruten av möten.

Precis som med uppgifter kan du också skapa tidsblock för möten. Istället för att sprida ut dem över hela dagen kan du sträva efter att ha ett block av möten som ligger relativt nära varandra – med några pauser emellan så att du kan vila och ladda batterierna – så att du får mer tid för fokuserat arbete. Du kan också överväga att investera i ett verktyg som automatiskt övervakar det här åt dig, till exempel Clockwise.

Potentiell fallgrop:

Det kommer att finnas tillfällen då möten planeras utanför det ideala tidsblocket för möten, men det gör inget. Tidsblock är en strategi som hjälper dig att bli mer medveten om din tid – men den kommer inte att få hela din dag att passa in i ett perfekt schema. För att lyckas med tidsblock bör du försöka vara flexibel med din kalender och planera om vid behov.

4. Planera dina tidsblock

När du väl vet när du är mest produktiv och har fått möjlighet att dela in ditt mötesschema i tidsblock är det dags att planera och ställa in resten av dina tidsblock. Tänk igenom vilka prioriteringar du har för dagen och planera in särskild fokustid för varje samling uppgifter i din kalender. Det är okej om du vill återkomma till vissa uppgifter mer än en gång under dagen – du kanske till exempel vill använda två eller tre tidsblock till att kontrollera och svara på meddelanden.

Potentiell fallgrop:

Vi rekommenderar att du schemalägger dina tidsblock så att du kan se dem och påminns om dina åtaganden. Men om all tid i din kalender är fullbokad kan det vara svårt för teammedlemmar att boka in möten i sista minuten eller få tag på dig för viktiga samtal.

För att undvika det, föreslår vi att du etiketterar varje tidsblock i din kalender. Du kan till exempel ha ”Fokustid” på morgonen, ”Egentid” under lunchen och ”Schemalägg inte – arbetsblock” på eftermiddagen för att djupjobba. Genom att klargöra vilken typ av tidsblock du har schemalagt kan teammedlemmarna känna sig trygga med att planera om vissa block om det behövs.

5. Blockera för egentid

Tidsblock är inte bara ett sätt att schemalägga dina arbetsuppgifter – du kan också schemalägga din fritid varje dag. Precis som när du schemalägger tid för arbete kan ett tidsblock för personliga aktiviteter hjälpa dig att hålla dig till dem. Förutom att schemalägga lunchen bör du ge dig själv snabba pauser för egentid, vardagliga aktiviteter eller andra dagliga uppgifter som du måste få gjorda, till exempel att hämta dina barn från skolan eller träna tidigt på eftermiddagen.

Potentiell fallgrop:

Alla personliga tidsblock behöver inte ha ett syfte. Överväg att lämna ett personligt tidsblock öppet så att du kan bestämma på plats om du vill ta en promenad, kolla sociala medier, städa din lägenhet eller ringa din mamma. Med ett tidsblock för odefinierad personlig tid kan du göra det som bäst får dig att slappna av under den tiden – det finns inga felaktiga svar (vi kommer inte att berätta för din mamma).

5. Skapa luckor för oförutsedda avbrott eller oplanerat arbete

Tidsblock-metoden kan misslyckas om du inte ger plats åt att eventuella överraskningar som uppstår under dagen, såsom oväntade uppgifter som måste göras så fort som möjligt eller möten i sista minuten som planeras in under ett viktigt tidsblock för fokusering. Du vill kunna ta itu med det, men utan att det får hela dagen att spåra ur.

Om de här situationerna ofta uppstår på jobbet föreslår vi att du avsätter ett tidsblock på eftermiddagen för flexibel tid. På så sätt har du redan ett tidsblock för eventuella oväntade uppgifter. Eller om något händer som avbryter ett av dina tidsblock på morgonen, kan du flytta det avbrutna arbetet till ditt flexibla tidsblock på eftermiddagen.

Potentiell fallgrop:

Se till att alla nya uppgifter som dyker upp har högre prioritet än det du för närvarande arbetar med. Ofta känns oväntat arbete brådskande, men egentligen behöver det inte vara viktigare än det du ursprungligen arbetade med. Kom alltid ihåg vilka dina arbetsprioriteringar är, och ändra sedan ditt schema därefter.

6. Planera för förlorad tid

Även den mest effektiva tidsblockeraren förlorar tid under dagen. Det är oundvikligt att du behöver kolla ett Slack-meddelande eller e-postmeddelande som verkar viktigt. Du kanske får ett telefonsamtal som du måste besvara. Om du arbetar hemifrån kommer du definitivt att bli distraherad av en rumskamrat, ett barn eller ett husdjur. Det är naturligt – och helt okej!

Överväg att avsätta vissa tidsblock för fokusarbete och andra för att djupjobba. När du kollar din e-post och går igenom dina dagliga uppgifter kan du bli avbruten utan att distraktionen påverkar arbetet. Men om du schemalägger ett tidsblock för att djupjobba, kan du överväga att pausa alla aviseringar och slå på ”Stör ej”-läget.

Potentiell fallgrop:

Det kan ta ett tag att komma fram till den bästa strategin för att minimera distraktioner. Fortsätt att justera och omjustera dina tidsblock vid behov. Med tiden kanske du upptäcker att du förlorar mindre tid med den tidshanteringstekniken.

7. Justera vid behov

Precis som med alla strategier för tidshantering bör du justera och anpassa dina tidsblock tills de känns rätt för dig. Du kommer inte att få en perfekt dag första gången du provar tidsblock. Ge det tid och gör det som känns rätt. Kom ihåg: den här strategin är bara effektiv om den uppfyller dina mål och behov – så optimera det som fungerar och förkasta alla strategier som inte hjälper dig att känna dig mer produktiv.

Potentiell fallgrop:

Om tidsblock inte är din stil är det också okej. Prova en annan tidshanteringsteknik, till exempel timeboxing, en målinriktad strategi för tidshantering där du ger varje uppgift ett start- och slutdatum. Om du vill veta mer kan du läsa vår guide för timeboxing.

Exempel på tidsblock

Varje persons kalender är annorlunda, så varje kalender med tidsblock kommer också att präglas av den som använder det. Men om du tillämpar de sju strategierna ovan kan din kalender se ut så här:

Nästa steg: bestämma vad du ska göra med all din extra tid

Tidsblock kan hjälpa dig att bli mer medveten om din tid. Genom att avsätta särskilda tidsblock för viktigt arbete kan du fokusera på att få saker gjorda i stället för att förlora tid och energi på att försöka göra flera saker på en gång och på att skjuta upp saker. Men precis som med alla strategier för att hantera din tid är tidsblock endast effektivt om du har en tydlig uppfattning om vad du behöver göra och när du ska göra det.

För fler tips om hur du organiserar och hanterar ditt arbete kan du kolla in vår artikel om hur man gör att göra-listor som verkligen fungerar.