9 tips för att göra bättre mötesanteckningar

Möten är en viktig del av projekt – det är där beslut fattas och kontakt mellan teammedlemmar skapas. Möten är också ett viktigt steg för att fatta bra beslut, men vart tar idéerna vägen? Om det inte är tydligt vem som ansvarar för att göra anteckningar kan idéer och åtgärder gå förlorade.

Mötesanteckningar och mötesprotokoll är det bästa sättet att säkerställa att väsentlig information och sammanhang dokumenteras. Vi beskriver båda dessa typer av dokument i den här artikeln.

Vad är mötesanteckningar?

Mötesanteckningar är de viktigaste punkterna av information som man skriver ned under ett möte. Bra mötesanteckningar hjälper dig att komma ihåg viktiga detaljer från ett möte och de åtgärdspunkter som du eller andra teammedlemmar behöver färdigställa före nästa möte.

Mötesanteckningar följer ingen fastställd struktur eller format och teknikerna för anteckningar kan variera efter individuella preferenser. 

Vad är mötesprotokoll?

Mötesprotokoll är ett formellt format för anteckningar som kan användas som officiella dokument av revisorer eller vid domstolsförfaranden. Mötesprotokoll har en fastställd struktur för vad som ska ingå. De delar som ska ingå är följande:

• Datum och tid för mötet samt tiden för mötets början och slut.

• Namn på mötesdeltagare och inbjudna deltagare som inte kunde delta.

• Ämnen diskuterade under mötet.

• Viktiga beslut som fattats, såsom valresultat, motioner som accepterats eller avslagits och datum och tid för nästa möte.

• Åtgärdspunkter för nästa möte.

Termen ”mötesprotokoll” kommer från latinets minuta scriptura som kan översättas till ”små anteckningar”. Det kan vara bra att ta med realtidsanteckningar i mötesprotokollet, men det är inte meningen att man ska diktera vad som händer på minuten.

Vad är bättre – mötesanteckningar eller mötesprotokoll?

Om du är projektledare är det troligast att du använder vanliga mötesanteckningar. För situationer såsom kickoff-möten för projekt, projektplaner eller informella individuella möten räcker det med anteckningar.

Mötesprotokoll är lämpligare när du har mer formella möten som behöver spelas in eller dokumenteras, såsom ett offentligt förhör eller ett företagsmöte.

Varför använda mötesanteckningar?

Mötesanteckningar kan göras på många sätt och oavsett vilken metod du föredrar så är fördelarna många med att skapa dem. Här är några anledningar till varför mötesanteckningar kan ge teamet mer klarhet. 

Dokumentera beslut

Medan vissa människor har ett knivskarpt minne kan andra snabbt glömma vilka beslut som fattades i ett teammöte. Att skapa skriftliga anteckningar gör det möjligt för teammedlemmar att referera till de beslut som fattades vid en viss tidpunkt. Mötesanteckningar hjälper också till att upprätthålla ansvarstagande och kan vara bra att kunna referera till senare i ett projekt. 

Ett sätt att se till att alla i teamet kan referera till anteckningar senare är att förvara dem på en särskild plats som en central informationskälla. Att samla alla mötesanteckningar och agendor på samma ställe kan bidra med viktiga sammanhang till konversationen om någon var frånvarande och vill följa upp teamets framsteg.

Erbjuda asynkront deltagande

Du kan dela med dig av dina mötesanteckningar till teammedlemmar som inte kan delta i mötet och på så sätt hålla dem uppdaterade och låta dem ta del av fattade beslut under mötet på egen hand. Några teammedlemmar kanske inte har möjlighet att delta på grund av dubbelbokat shema, men genom att dela mötesanteckningarna får de möjlighet att delta i processen för beslutsfattande asynkront.

Förbättra minnet

Den tyske psykologen Hermann Ebbinghaus utförde några av de första experimenten om minne och hågkomst år 1895. I studien utvecklade han glömskekurvan som visar hur snabbt information förloras med tiden om man inte anstränger sig för att behålla informationen. 

Med effektiva anteckningar kan du komma ihåg informationen snabbare och eftersom minnet är som bäst när informationen är färsk, gäller att ju mer du interagerar med anteckningarna – som att läsa igenom mötesanteckningar en dag senare – desto mer sannolikt är det att du kommer ihåg de beslut som fattades under mötet.

9 tips för effektiva mötesanteckningar

Med bättre mötesanteckningar kan du hålla bättre koll på uppgifter att åtgärda och viktiga leveranser. Alla viktiga diskussioner som förs kommer att dokumenteras i mötesanteckningarna så att du eller ditt team kan gå tillbaka till dem senare. Här är några tips på hur du kan se till att dina anteckningsmetoder är effektiva.

1. Välj en anteckningsmetod som fungerar för dig

Det finns flera olika anteckningsmetoder och det är viktigt att hitta den som fungerar bäst för dig baserat på din roll och ditt personliga tillvägagångssätt för att lära dig saker. Några av de vanligaste anteckningsmetoderna inkluderar:

• Cornellmetoden: I Cornellmetoden är anteckningarna uppdelade i två kolumner: en liten till vänster och en större till höger. Den vänstra kolumnen lyfter fram de viktigaste idéerna från mötet, medan den högra kolumnen fördjupar sig i detaljerna kring de viktigaste idéerna. Konversationen under mötet skiftar naturligtvis från ett ämne till ett annat, så genom att fånga upp huvudidén till vänster och gå ner mer i detalj till höger håller du dina anteckningar mer organiserade.

• Utkastmetoden: Det bästa är om teamet delar agendan för mötet i förväg. Om så är fallet kan du använda den som utkast för dina anteckningar. Gör en lista över de viktigaste punkterna baserat på agendan. Under mötet antecknar du under varje agendapunkt. 

• Kvadrantmetoden: Dela upp dina anteckningar i fyra olika kvadranter och märk varje avsnitt som allmänna anteckningar, åtgärdspunkter för dig själv, åtgärdspunkter för andra teammedlemmar och frågor. I avsnittet med allmänna anteckningar skriver du ner nyckelpunkter och viktiga detaljer från mötet. Resten av kvadranterna är reserverade för de punkter som faller under dessa rubriker.

• Bildspelsmetoden: Om mötet är en presentation kan du fråga om föreläsaren är villig att dela med sig av bildspelet till dig i förväg. Du kan sedan lägga till eventuella anteckningar till specifika bilder under presentationen.

2. Gör dig av med din laptop – använd penna och papper i stället

Forskning visar att det är bättre att anteckna för hand när det gäller att komma ihåg konceptuell information på lång sikt. När du skriver mötesanteckningar är det mer sannolikt att du fokuserar på mötets huvudpunkter eftersom det är nästan omöjligt att skriva ner allt ordagrant. Om du inte har din laptop med dig kan du inte heller utföra flera uppgifter samtidigt under mötet.

3. Skriv inte ner allt ordagrant

Att försöka skriva ner mötesanteckningar ordagrant är slöseri med både tid och energi. Ett möte består av en hel del konversation men inte alla delar av konversationen är nödvändiga att läsa för dem som tar del av mötesanteckningarna senare. Skriv ner de viktigaste punkterna som diskuterades, resultatet av diskussionen och eventuella följande steg så att du kan fokusera på det arbete som kräver åtgärd och som är viktigast. 

Om du skriver dina anteckningar för hand kan du använda stenografi, symboler, akronymer eller förkortningar för att snabbt skriva ned vanliga fraser eller idéer på sidan. Se bara till att skapa en förklaring eller nyckel i förväg så att du kan tyda din stenografi senare.

4. Använd en mall för anteckningar

Vare sig du använder en mall för mötesanteckningar eller en mall för mötesprotokoll kan en färdig mall hjälpa dig att effektivisera anteckningarna så att du inte behöver förbereda eller formatera dem under tiden. Oavsett vem som antecknar kommer alla mötesanteckningar att följa en enhetlig struktur och alla i teamet kommer att veta vilken information de kan förvänta sig.

5. Utse en särskild antecknare för mötet

Det kan vara utmanande att leda ett möte och hålla konversationen igång med andra teammedlemmar samtidigt som du antecknar. Be därför någon av dina teammedlemmar att anteckna om du leder ett viktigt möte. Om teamet har regelbundna möten så kan rollen som antecknare rotera så att alla har möjlighet att delta i konversationen.

6. Transkribera konversationer med inspelningsprogram 

Med många team som arbetar på distans kan det vara lättare att spela in och dela en videoinspelning i stället för att göra mötesanteckningar. Använd integreringar såsom Zoom + Asana för att skriva ut konversationen så att teammedlemmar kan läsa konversationen senare. Om du läser en utskrift av mötet kan du med bara ett ögonkast lätt urskilja den vanliga konversationen från de viktigaste punkterna och åtgärdspunkterna.

Före inspelningen är det viktigt att informera alla deltagare att mötet kommer att spelas in och vad inspelningen kommer att användas till. Se till att dela både inspelningen och utskriften på en central plats så att alla i teamet har tillgång till den.

7. Markera viktiga kontaktpunkter

Om någon tar upp något som kan behöva följas upp senare bör du se till att skriva ner namnet på personen vid den tidpunkten. På så sätt vet du exakt vem du ska prata med om det specifika ämnet om du har frågor eller behöver synkronisera med dem senare.

Den här tekniken är också till hjälp om två intressenter är oense om ett ämne. Genom att dokumentera bådas åsikter kan du använda argumenten som grund för det beslut som du slutligen fattar. 

8. Dela din skärm så att alla kan se dina anteckningar

Om du arbetar i ett utspritt team eller arbetar på distans kommer du sannolikt att delta i många videokonferenser. Att dela din skärm samtidigt som du för anteckningar kan vara till hjälp för dina teammedlemmar. Om du missar något kan teamet hoppa in och och föreslå punkter att lägga till i realtid.

9. Dela dina mötesanteckningar med alla deltagare

Uppföljning efter ett möte är ett bra sätt att säkerställa att alla intressenter har klart för sig vilka beslut som har fattats. Om någon missar mötet kan de komma ikapp asynkront genom att läsa mötesanteckningarna. Dessutom har teamet möjlighet att lägga till punkter i uppföljningsanteckningarna, om några skulle ha missats. 

När du följer upp med intressenter efter möten bör du se till att dokumentet är lätt att dela och komma åt. Arbeta med ditt team för att skapa en kommunikationsplan så att alla vet exakt var informationen finns lagrad och hur de kommer åt den vid en senare tidpunkt.

Centralisera mötesanteckningar för åtgärder

Bästa sättet att hålla projektet och mötesanteckningarna organiserade är att skapa en centraliserad plats där alla slutdatum och åtgärdspunkter finns. Använd ett jobbhanteringsverktyg som håller teammedlemmar organiserade och ser till att dina möten är produktiva. Är du intresserad av att prova ett verktyg? Samla teamets arbete på en delad plats med Asana.