Vad är en krishanteringsplan? (Så här skapar du en i 6 steg)

Vi tar ett exempel: du sporrar dina anställda inför företagets årliga sammankomst. Du längtar efter att alla ska knyta an kring spel och aktiviteter för att bygga upp lagandan. Evenemanget börjar i morgon och du vill att allt ska fungera smidigt under helgen.

De flesta aktiviteterna kommer att hållas utomhus, så när ovädret plötsligt drar in får du panik! Du var så fokuserad på att planera evenemanget att du inte övervägde att ha en reservplan i händelse av dåligt väder. Att ändra saker i sista minuten för med sig en väldigt hög kostnad.

Vad kan man lära sig av det här? Att vara en bra ledare kräver mer än en positiv inställning och en stark kommunikationsförmåga. Att veta hur man planerar för både bra och dåliga tillfällen skapar förtroende hos teamet och visar att du är väl förberedd.

Krishantering är en viktig del i alla affärsplaner eftersom teamet utan den inte är redo när det oväntade händer. I guiden nedan redogör vi för vad en krishanteringsplan är och hur du kan förbereda företaget för oförutsedda händelser.

Vad är en krishanteringsplan?

En krishanteringsplan beskriver hur företaget ska agera om en kris uppstår. Planen bör identifiera vilka personer som ska vidta åtgärder och vilka deras roller ska vara. Syftet med en krishanteringsplan är att minimera skador och återställa affärsverksamheten så snabbt som möjligt.

Krishanteringsplanen är ett levande dokument som teamet kan hänvisa till och uppdatera ofta. Det finns olika sätt att beskriva planen på, men en typisk krisplan ser ut som en checklista. När missöden inträffar kan teamet identifiera vilka åtgärder som måste vidtas för att hantera krisen.

Det är omöjligt att veta vilken typ av kris som kan uppstå och när, men att genomföra en riskanalys kan ge dig en uppfattning om de potentiella hot som företaget kan stå inför.

Till exempel kan ett företag som marknadsför sociala medier vara mer utsatt för en organisatorisk incident som kräver en offentlig ursäkt, medan ett teknikföretag har större risk att utsättas för en cyberattack. Branschen du är i kan hjälpa till med att identifiera potentiella kriser och lista ut hur man ska hantera dem.

Skapa en krishanteringsplan i 6 steg

För att effektivt skapa en funktionell krishanteringsplan kan man dela upp den i mindre steg som är lättare att uppnå. Det kan hjälpa dig att identifiera sannolika risker utan att bli överväldigad av den potentiella krisen som helhet. För att organisera en plan kan du använda en krishanteringsmall som innehåller följande sex steg:

1. Identifiera ett krisledarskapsteam

Innan du kan gå vidare i krishanteringsplaneringen behöver du utse ett team av ledare att samarbeta med under krishanteringsprocessen. De personer som bör ingå i teamet är de som kommer att vidta åtgärder under krisen. Skapa teamet i början av krishanteringsplaneringen så att alla vet hur krisstrategin ser ut.

2. Utvärdera riskerna

Organisera en brainstorming-session i början av planeringsprocessen för att utvärdera de olika riskerna som företaget kan stå inför. Som vi har nämnt tidigare kan man starta brainstorming-sessionen med att titta på de risker som är förknippade med ens bransch.

Använd ett riskregister för att identifiera och analysera sannolikheten för att risker uppstår. Ett riskregister kan eliminera förseningar och förbereda för eventuella bakslag. Det kan också hjälpa till med att visualisera de mest sannolika riskerna så att du kan planera åtgärder för dem.

3. Fastställ hur verksamheten påverkas

När du har identifierat de mest sannolika riskerna som kan komma att skada företaget, kan du fastställa hur verksamheten påverkas av de här riskerna med hjälp av krisledarskapsteamet. Varje risk kan ha olika utfall så det är viktigt att analysera dem separat. Potentiella konsekvenser för verksamheten kan innefatta förlust av kunder, skadat rykte, försenad försäljning, förlorad inkomst eller böter.

4. Planera åtgärder

Bestäm sedan vilka åtgärder teamet ska vidta för att hantera varje identifierad risk, om den skulle inträffa. Till exempel, om du arbetar med programvara och företaget utsätts för en cyberattack, kan det behövas en person för att säkra nätverket, en person för att informera kunderna och en person för att bedöma skadan.

5. Förstärk planen

När alla verbalt har förstått vilka hot företaget kan stå inför, hur verksamheten påverkas och hur ni ska reagera, är det dags att förstärka planen. En krishanteringsplan är mer än en skriftlig eller muntlig strategi. Den bör innehålla viktiga delar såsom ett aktiveringsprotokoll och nödkontakter, något vi kommer att prata mer om i detalj längre ner. Du kommer även att behöva samarbeta med viktiga intressenter så att alla förstår vad de ska göra och när.

6. Granska och uppdatera

När krisplanen är färdigställd granskar du slutprodukten för att säkerställa att inget saknas. Se över krishanteringsplanen och uppdatera den minst en gång om året eftersom potentiella risker kan ändras med tiden.

Vad en krishanteringsplan bör innehålla

En krishanteringsplan bör innehålla nedanstående punkter. När du skapar en krishanteringsplan bör du använda den här checklistan för att inte riskera att utelämna några viktiga detaljer.

Riskanalys

En riskanalys beskriver de potentiella risker som företaget kan ställas inför och rangordnar dem efter sannolikhet. Att inkludera riskhantering i beredskapsplanen är en fördel eftersom nya ledare kan hänvisa till den om förändringar i ledningsgruppen inträffar.

Aktiveringsprotokoll

Om en kris uppstår är det aktiveringsprotokollet som avgör när åtgärder ska vidtas. Du kan till exempel be teammedlemmarna att vänta med att vidta åtgärder tills krisen når en viss nivå av affärspåverkan. När nivån har nåtts är det dags för krishanteringsteamet att agera.

Nödkontakter

Inkludera den viktigaste nödkontaktinformationen för att påskynda räddningsprocessen vid kriser som kräver extern hjälp. Listan med nödkontakter kan innehålla polis, räddningspersonal och brandkår samt rörmokare, elektriker, giftinformation och andra tjänster relaterade till de risker du har identifierat i analysen.

Åtgärdsförfarande

Medan ett aktiveringsprotokoll definierar exakt när krishanteringsteamet ska agera vid en kris, beskriver åtgärdsförfarandet handlingsplanerna för varje person. Använd en roll- och ansvarsmatris, även känd som en RACI-matris, för att klargöra beslutspositionerna i krishanteringsplanen. Till exempel kan en RACI-matris hjälpa åtgärdsteamet att avgöra vem som bär huvudansvaret för att kommunicera med allmänheten och vem som är ansvarig för att prata med de anställda.

Kommunikationsstrategi vid en extern kris

När en kris uppstår är det kanske inte bara den interna verksamheten som påverkas. Om en kris har spridit sig måste du förklara situationen för viktiga externa intressenter och för allmänheten. Den externa kriskommunikationsstrategin bör innehålla information om vem som ska överlämna informationen samt vem som bär ansvaret för att hantera feedback.

Utvärdering när krisen är över

En utvärdering när krisen är över påminner teamet om att följa upp och utvärdera styrkor och svagheter. Du kan sedan uppdatera krisplanen med de här lärdomarna för att förbättra framtida förfaranden och minska inverkan på verksamheten.

Exempel på krishanteringsplaner

Även om det inte finns något sätt att förutsäga alla kriser som kan inträffa, kan man kategorisera generaliserade typer av kriser och skapa planer baserat på potentiella händelser. Här är några exempel på krishantering:

• Ekonomisk förlust: När företaget drabbas av en ekonomisk förlust kan du behöva tillkännage en konkurs eller avskeda anställda. Det går att planera för den här typen av scenario utan att känna till orsaken till den ekonomiska krisen.

• Tekniskt avbrott: Ett tekniskt missöde kan göra att kunder förlorar åtkomst under en längre tid. Den här typen av kris påverkar ditt rykte och det ekonomiska resultatet, så det är viktigt att förbereda sig för en sådan situation.

• Naturkatastrof: Beroende på var du befinner dig kan du förbereda dig för vissa naturkatastrofer. Om företaget till exempel är baserat i sydöstra USA, kan du skapa en krisplan för orkaner som inbegriper evakueringar, kundkommunikation, katastrofåterställning med mera.

• Operativa förändringar: Även om det kanske inte verkar som en traditionell kris, bör det finnas en plan för en oväntad viktig förändring i ledningsgruppen. Dessutom kan verksamhetsprocessen påverkas om ett stort antal anställda måste sägas upp, och även allmänheten kan behöva informeras.

• Organisatorisk incident: Det finns alltid en risk att företaget anklagas för tjänstefel eller oegentligheter. Om en sådan situation skulle inträffa behöver du en plan för att veta hur du ska agera. Krisplanen kan innebära att man går ut med en offentlig ursäkt och planer på hur verksamheten kan återhämta sig.

Varför behöver man en krishanteringsplan?

En krishanteringsplan förbereder organisationen om en katastrof eller någon annan oförutsedd händelse skulle inträffa. Med en sådan plan kan man minska krisens inverkan på de anställda och på affärsverksamheten. När teamet är ordentligt utbildat för att hantera det oväntade minskar risken för långsiktiga skador.

Om du är ledare för en organisation är det upp till dig att arbeta med andra medlemmar i ledningsgruppen och komma fram till den krishanteringsstrategi som passar. Inledningsvis kan det vara svårt att veta var man ska börja, men med en programvara för projekthantering kan du få hjälp med att hitta rätt.

En välorganiserad krishanteringsplan kan hjälpa företaget att återhämta sig efter en katastrof.

Förbered teamet med krishantering

När du har rätt verktyg till ditt förfogande är det enkelt att skapa en krishanteringsplan. Använd projektplanering för att strukturera handlingsplanen som ett eget projekt, med teamroller, aktiveringsprotokoll, åtgärdsförfaranden och mycket mer.

Att göra krisplanen enkel att förstå och tillgänglig för alla i företaget kan öka beredskapen och underlätta återhämtningen om en kris skulle inträffa.

Var förberedd på att hantera plötsliga förändringar. Använd Asanas kontinuitetsplan för verksamheten för att definiera, registrera och dela din affärsprocess.