Vad är en ändringskontrollprocess och hur använder man den?

En ändringskontrollprocess är ett sätt för projektledare att skicka in förfrågningar till intressenter för granskning, som sedan godkänner eller avvisar förfrågningarna. Det är en viktig process för att hantera stora projekt med många olika delar.

Att hantera flera projekt kan vara komplicerat. Från samordning av tidslinjer till spårning av mål och resultat – det sista du vill behöva ta hand om är en omfattande projektändring. Men med en ändringskontrollprocess på plats är det enkelt att skicka in förfrågningar om projektändringar.

Ändringskontrollprocessen är viktig för stora initiativ där många teamkollegor arbetar mellan olika avdelningar. Låt oss fördjupa oss i processen och ta del av konkreta exempel för att hjälpa dig att införa en egen rutin för ändringskontroll.  

Vad innebär en ändringskontrollprocess?

Ändringskontroll är en process som används för att hantera ändringsförfrågningar för projekt och stora initiativ. Ändringskontroll är en del av en ändringshanteringsplan, som definierar rollerna för hantering av ändringar inom ett team eller företag. Det finns många delar i en ändringsprocess, men enkelt uttryckt handlar det om att skapa en ändringslogg där du spårar projektändringsförfrågningar. 

Vanligtvis kan alla olika intressenter göra en ändringsförfrågan. En förfrågan kan vara mindre, t.ex. om en liten ändring av projektplanen, eller större, t.ex. om en ny leverans. Det är viktigt att komma ihåg att inte alla förfrågningar kommer att godkännas, eftersom det är upp till de viktigaste intressenterna att godkänna eller avvisa ändringsförfrågningar.

Eftersom ändringskontrollprocessen har många olika delar och skiljer sig åt från företag till företag är det bra att använda verktyg som kan hjälpa till att få livscykelprocessen att fungera smidigt. Verktyg såsom programvara för arbetsflödeshantering kan hjälpa dig att hantera arbetet och kommunikationen på ett och samma ställe. 

Ändringskontroll vs ändringshantering

Är du förvirrad över skillnaden mellan ändringskontroll och ändringshantering? Vi förstår dig. Det finns många skillnader mellan ändringskontroll och en ändringshanteringsplan. Ändringskontroll är bara en av många delar i en ändringshanteringsstrategi. 

• Ändringskontroll: Det är viktigt för alla organisationer att ha en ändringskontrollprocess som kan underlätta informationsflödet vid projektändringar. En framgångsrik process bör definiera framgångsvärden, organisera arbetsflödet, göra det möjligt för team att kommunicera samt förbereda teamet för framtida framgång. 

• Ändringshantering: En plan för ändringshantering går ut på att man samordnar budgeten, tidsplanen, kommunikationen och resurserna. Så medan en ändringskontrollprocess består av ett formellt dokument som beskriver en ändringsförfrågan och ändringens inverkan är ändringshanteringen den övergripande planen.

Som du ser är en ändringskontrollprocess bara en liten del av en mycket större ändringshanteringsplan. Även om de två termerna är relaterade är de olika.

Vad är fördelarna med en ändringskontrollprocess?

Genom att införa en ändringskontrollprocess med hjälp av en organisationsprogramvara kan du organisera teamet och uppnå effektivitet när det gäller projektleveranser och förfallodatum. Med tanke på konsekvenserna av ändringar som inte hanteras effektivt är det av yttersta vikt att processen fungerar väl.  

En process för ändringshantering kan hjälpa dig att genomföra en resurshanteringsplan eller andra arbetsledningsmål. Här följer några ytterligare fördelar med att införa en process för ändringshantering. 

Ökad produktivitet  

En ändringskontrollprocess undanröjer förvirringen kring projektets leveranser och gör att man kan fokusera på att agera på information snarare än att samla in den. Det här leder till ökad produktivitet och effektivitet, särskilt med hjälp av en produktivitetsprogramvara.

Utan en process på plats kan produktiviteten försämras på grund av den tid som går åt till jobb om jobb. Om arbetskapaciteten för det viktigaste arbetet är begränsad missar de anställda en fjärdedel (26 %) av deadlinerna varje vecka.

Effektiv kommunikation

Att dokumentera ändringar ordentligt kan hjälpa till att minska kommunikationsproblemen. När målen är tydligt definierade kan kommunikationen i teamet blomstra. Tänk på att en ändringskontrollprocess inte löser alla kommunikationsproblem. Det kan även vara till hjälp att börja använda en programvara för arbetshantering för att kommunicera om alla projekt på ett och samma ställe.  

En ändringskontrollprocess kan också delas med ledningen för att enkelt beskriva sammanhanget för ändringsförfrågningar.  

Bättre teamarbete och samarbete

Effektiv kommunikation är inte bara en fördel i sig utan kan också bidra till ett förbättrat samarbete. Med tydlig kommunikation om projektändringar är det enklare att samarbeta och arbeta tillsammans. 

Till exempel när ändringarna kommuniceras tydligt första gången har intressenterna mer tid att fokusera på kreativitet och samarbete. Utan effektiv kommunikation tvingas medarbetarna ägna tid åt att sammanställa information i stället för att arbeta kreativt tillsammans med teammedlemmarna. 

Vill du förbättra samarbetet ännu mer? Kombinera ändringskontrollprocessen med en programvara för uppgiftshantering för att ge teamet rätt förutsättningar att lyckas.

Ändringskontrollprocessen i fem steg

I likhet med de fem projekthanteringsfaserna finns det fem viktiga steg när det gäller att skapa en ändringskontrollprocess. Även om det kan finnas små skillnader finns det viktiga delar som är gemensamma för alla processer. Från början till genomförande hjälper vart och ett av de här grundläggande stegen ändringsförfrågningarna att röra sig effektivt genom de olika faserna och förhindrar att onödiga ändringar sker.

Vissa föredrar att visa hur ändringskontrollen går till i ett processflöde, vilket kan vara lättare att visualisera. Oavsett hur du väljer att visa processen kommer resultatet att vara ett slutgiltigt beslut om huruvida en ändringsförfrågan godkänns eller avvisas.  

Låt oss fördjupa oss i de fem stegen som utgör en effektiv ändringskontrollprocess och vad varje steg består av.

1. Initiering av ändringsförfrågan

I initieringsfasen av ändringskontrollprocessen görs en ändringsförfrågan. Det finns många skäl till varför man kan efterfråga en ändring. Till exempel om en kreativ leverans tar längre tid än beräknat. Man skulle i så fall göra en förfrågan om att justera slutdatumet för leveransen. Även om en förfrågan oftast kommer från en intressent eller projektledare, kan vem som helst göra en ändringsförfrågan.

En teammedlem som vill göra en förfrågan ska skicka in den via ett formulär för ändringsförfrågan. Som projektledare bör du ha ändringsloggen på ett ställe som är lätt att hitta och som alla har tillgång till. 

När formuläret har fyllts i uppdaterar du ändringsloggen med ett namn, en kort beskrivning och andra uppgifter som du anser lämpliga, t.ex. datum och namn på den som gjorde förfrågan. Loggen är ett register över alla projektändringar, vilket kan vara fördelaktigt när du hanterar flera olika projekt som sträcker sig över flera månader. 

Här är ett exempel på olika fält som du kan inkludera i ett formulär för ändringsförfrågan.

• Projektnamn

• Datum

• Beskrivning av förfrågan

• Förfrågan gjord av

• Ändringsansvarig

• Prioritet

• Ändringens inverkan

• Deadline

• Kommentarer

Vilka fält du tar med beror på hur omfattande du vill att ändringsloggen ska vara och vilka typer av ändringar du tar emot.

2. Utvärdering av ändringsförfrågan

När förfrågan har fyllts i och det ursprungliga formuläret har skickats in och godkänts kommer den att utvärderas. Det här skiljer sig från det ursprungliga formuläret, eftersom det är vid utvärderingen som den faktiska ändringen granskas. 

I utvärderingsfasen fattas inte nödvändigtvis ett beslut, utan man granskar snarare grundläggande information. Informationen kommer troligen att utvärderas av en projektledare eller avdelningschef, som granskar detaljer såsom vilka resurser som behövs, hur stor inverkan förfrågan har och vem förfrågan ska vidarebefordras till. 

Om ändringsförfrågan går igenom den första utvärderingen går den vidare till analysfasen där ett beslut fattas. 

3. Analys av ändringsförfrågan

Under analysfasen av ändringens inverkan fattar projektledaren ett slutgiltigt beslut om huruvida förfrågan ska godkännas eller avvisas. Även om du också kan bidra till beslutet är det en bra idé att få ett officiellt godkännande från en ledare också. I vissa fall kan det till och med finnas en ändringsstyrelse som hanterar alla ändringsgodkännanden. 

En godkänd ändringsförfrågan bör bekräftas, kommuniceras till teamet och sedan fortsätta genom resten av faserna i processen. Den bör dokumenteras i ändringsloggen och på andra ställen där projektkommunikationen förekommer för att säkerställa att alla projektintressenter förstår ändringarna.

Om ändringsförfrågan avvisas ska det också dokumenteras i ändringsloggen. Det är inte nödvändigt att kommunicera en avvisad förfrågan till teamet, dock kan det vara till hjälp för att undvika förvirring. 

4. Implementering av ändringsförfrågan

Om ändringsförfrågan godkänns går processen vidare till implementeringsfasen. Det är i den här fasen som du och projektets intressenter kommer att arbeta för att genomföra ändringen i projektet.  

Implementeringen av en ändring ser olika ut beroende på vilket skede projektet befinner sig i, men den består vanligtvis av en uppdatering av projektets tidslinjer och leveranser och att man informerar projektteamet. Därefter kan själva arbetet börja. Det är en bra idé att utvärdera projektets omfattning för att säkerställa att eventuella ändringar av tidslinjen inte får en alltför stor inverkan på de planerade målen. 

Det är bäst att dela med sig av informationen i förfrågan i en gemensam arbetsyta och i ändringsloggen för att förhindra att produktiviteten minskar när man försöker leta efter ny information. Du kanske till och med vill skicka ut ett reviderat business case för att vara helt säker på att allt är tydligt och klart. 

5. Avslutning av ändringsförfrågan

När förfrågan har dokumenterats, delats och implementerats är den redo att avslutas. Vissa team använder inte en formell plan för att avsluta en förfrågan, men det är bra att ha en sådan plan för att spara informationen på ett ställe som alla teammedlemmarna kan hänvisa till i framtiden. 

I avslutningsfasen bör all dokumentation, alla ändringsloggar och all kommunikation sparas i ett gemensamt utrymme som kan nås senare. Du bör också spara det ursprungliga ändringsformuläret och eventuella reviderade projektplaner som du skapat under tiden. 

När dokumenten är på rätt plats kan du avsluta alla pågående uppgifter och se till att projektet slutförs ordentligt. Vissa projektledare anordnar också ett uppföljningsmöte innan de officiellt avslutar projektet. 

Exempel på ändringskontrollprocessen

Nu när du har lärt dig de fem stegen i en ändringskontrollprocess är det dags att tillämpa dem i praktiken. Vi har sammanställt ett exempel för att ge dig något konkret att börja med.   

Innan du skapar din egen plan är det viktigt att utvärdera de nuvarande processerna och verktygen för att se till att de passar bra för teamet. Du kanske också vill skapa ett business case eller en projektplan som du kan presentera för företagets intressenter. 

Inläggen du gör i ändringsloggen kan variera beroende på vilka typer av ändringar som förekommer och hur komplicerade projekten är. Komplicerade projekt som sträcker sig över flera månader kan leda till fler ändringsförfrågningar, medan mindre enstaka projekt kanske inte behöver en lika detaljerad ändringslogg. 

Här är ett exempel på en ändringslogg för att ge dig en uppfattning om vad du ska inkludera och hur du ska formatera din egen logg. Exemplet på ändringsloggen inkluderar följande:

• Projektnamn

• Uppgiftsnamn

• Tilldelad person

• Slutdatum

• Prioritetstatus

• Förloppstatus

• Typ av ändring

Det här enkla formatet är en bra startpunkt för en ändringslogg, men du kan välja att lägga till ytterligare fält beroende på hur komplext projektet är. 

Du kan skapa din egen ändringslogg genom att skapa en anpassad mall eller kolla in vårt galleri för projektmallar. 

När ska man använda en ändringskontrollprocess?

Det är bra att veta när du ska använda en hanteringsplan för ändringskontroll, så att du är förberedd när det är behövs. Det finns många olika typer av ändringar som kan uppstå beroende på nya initiativ och vilka verktyg du använder.

Vanliga ändringar kan vara förfrågningar om att förlänga deadliner, omorganisering av information eller en ändring av leveranserna. Här är ytterligare några exempel på fall där du kan använda dig av en ändringskontrollprocess. 

• Överskriden omfattning: Du kan överväga att använda den här processen när ett projekt överskrider sin omfattning, även kallat omfattningskrypning. 

• Inkonsekvenser i projektet: Om du märker inkonsekvenser under ett projekt kan du göra en ändringsförfrågan för att undvika att behöva göra om leveranser senare. 

• Överambitiösa mål: I vissa fall kan OKR vara utom räckhåll och det är en bra idé att uppmärksamma de här problemen innan projektet är färdigt.

• Nya verktyg: Om ni har infört nya processer eller verktyg kan ändringar vara oundvikliga för att lösa nya problem under de första projekten. 

Uppnå förändring med hjälp av förfrågningar

Även om du behöver göra ändringar är den goda nyheten att ändringarna inte behöver göra så att projektet spårar ur. Genom att införa en ändringskontrollprocess kan du se till att projektet håller sig i fas och att kommunikationen är tydlig och effektiv. Det här kommer att leda till ökad produktivitet och mindre förvirring om projektets leveranser. 

Om du nu skulle behöva göra ändringar kan du känna dig trygg med att veta att du använder de rätta processerna för att hantera situationen. När du har en plan för ändringshantering redo kan du minska de negativa effekterna som uppstår i samband med ett strategibyte och fortsätta fokusera på att leverera resultat.

Behöver du ytterligare resurser för att hantera nästa projekt på ett bättre sätt? Läs mer om hur man definierar ett projekts omfattning.