Объём работ и описание работ: в чём отличие?

Иногда возникает необходимость в привлечении сторонней помощи, когда потребности в ресурсах превышают собственные возможности. Когда вы привлекаете внешних подрядчиков, агентства или поставщиков, объём работ или описание работ поможет обеспечить успешность проекта, эффективный обмен информацией и своевременное выполнение работ.

Но в чём именно заключается разница между объёмом работ и описанием работ и что входит в эти документы? В этой статье мы объясним, как различать эти два документа и почему они являются ценными инструментами для управления проектами. 

Обратите внимание, что это не юридическая рекомендация. Вам следует проконсультироваться со специалистами по правовым вопросам, чтобы определить оптимальный подход с учётом вашей ситуации.

Объём работ и описание работ

Хотя объём работ и описание работ часто обозначаются одной и той же аббревиатурой (ОР), это не одно и то же. 

Объём работ — это инструмент, позволяющий определить важные бизнес-решения, цели и задачи проекта, а также поделиться ими с остальными. В зависимости от потребностей проекта, вы можете обойтись только документом с описанием объёма работ. Если же ваш коллектив работает с внешним клиентом или агентством, возможно, будет уместно также создать и документ с описанием работ. Этот документ, предназначенный для работы с внешними контрагентами, представляет собой полное описание ожидаемых результатов, требований, целей, графика и стоимости работ по проекту. Кроме того, в нём содержится подробная информация о том, что необходимо сделать для успешной реализации проекта. 

Итак, давайте подробнее рассмотрим оба документа, начав с объёма работ.

Что такое объём работ?

Объём работ — это ориентир, который поможет вашему коллективу понять, что входит в проект, а что нет. В объёме работ обычно излагаются потребности проекта и объясняется, как будут достигаться стоящие перед ним цели. В этом документе обычно указывается работа, которую предполагается выполнять в ходе проекта, и приводятся сведения об ожидаемых результатах, сроках, вехах и отчётности. 

Объём работ можно использовать и без описания работ, если последнее не требуется для проекта. Проработайте этот вопрос со специалистами по правовым вопросам, чтобы решить, нужно ли вам описание работ или будет достаточно объёма работ.

В каких ситуациях нужен объём работ?

Объём работ — это основа грамотно спланированного проекта, способствующая его успешной реализации. Этот документ поможет вашей команде и участникам проекта согласовать требования и определить потенциальные риски, которые могут помешать успешному и своевременному выполнению проекта. 

Например, при определении объёма работ ваш коллектив может обнаружить, что какая-либо запланированная задача не стыкуется с отдельной текущей задачей. В этом случае можно внести соответствующие коррективы в сроки и объём работ.

Объём работ позволяет сотрудникам эффективно выстраивать элементы работы в рамках проекта, чтобы укладываться в сроки, а также исключать задержки с выполнением работ и дополнительные расходы.

Что такое описание работ (ОР)?

Документ с описанием работ — это рабочее соглашение между двумя сторонами, в котором согласовываются цели и задачи проекта. ОР составляется на основе объёма работ. Этот документ обычно готовят в начале проекта, определяя в нём всё от целей проекта до подробного описания задач, стоимости, сроков и прочих параметров проекта. 

Чаще всего его используют в проектах с участием внешних сторон. Он служит в качестве договора между вашей организацией и клиентом, покупателем, агентством или подрядчиком, которого вы привлекаете. Описание работ может понадобиться, например, при совместной работе с дизайнерским агентством, привлекаемым для целей проекта, или при работе с подрядчиком над крупномасштабным строительным проектом. 

Самые сложные документы с описанием работ составляются по госконтрактам и, как правило, входят в запросы конкурсных предложений (RPF) или запросы ценовых предложений (RFQ).

Описание работ также можно использовать и для внутренних проектов, над которыми совместно трудятся несколько разных отделов. 

Как правило, ОР получают следующие стороны:

• Менеджер или ведущий специалист проекта

• Подрядчики и участники проекта

• Все участники договора

Чтобы решить, нужно ли вашему проекту описание работ, лучше проконсультироваться со своим юридическим отделом.

Когда используется описание работ?

Грамотно составленное ОР в сочетании с эффективным инструментом для управления проектами создаёт условия для успешного выполнения проекта. Данный документ даёт возможность вашим сотрудникам и контрагентам управлять ожидаемыми результатами и документировать их. Это подробное описание проекта, помогающее избежать разногласий и недопонимания.

В конце проекта его результаты фиксируются в этом документе, чтобы можно было проверить, насколько итоговые параметры соответствуют указанным в ОР техническим условиям. В зависимости от положений вашего договора и результатов консультирования с юридическим отделом, этот документ может иметь и другие последствия, например, получит ли ваша организация полную оплату, премии или штрафы.

Как составить объём работ

Правильно составленный объём работ помогает определять важные бизнес-решения и делиться информацией о целях и задачах проекта с заинтересованными сторонами.

В большинстве случаев при составлении объёма работ применяются следующие правила:

• Конкретика. Необходимо использовать точные и понятные формулировки, чтобы все одинаково понимали требования проекта и ожидаемые результаты. Составление списка конкретных ожидаемых результатов, вех и задач поможет избежать путаницы в будущем.

• Использование визуальных элементов. Визуальные элементы, такие как структура разбивки работ, упрощают и ускоряют восприятие информации для всех участников процесса. Кроме того, они помогают вам и вашему коллективу выявлять риски, например различные препятствия, которые могут поставить под угрозу успешное и своевременное выполнение проекта.

• Совместная работа с заинтересованными сторонами. Мы уже упоминали выше, что в рамках этого процесса вам нужно будет обратиться за консультацией в свой юридический отдел. В контексте именно этой задачи взаимодействие с заинтересованными сторонами может сэкономить время в долгосрочной перспективе. Если все будут в курсе происходящего, это поможет исключить любое недопонимание в будущем.

Абсолютно одинаковых планов управления объёмом работ не бывает. Ответ на вопрос, какую информацию нужно включить в тот или иной раздел и насколько подробной она должна быть, для каждой отдельной отрасли и проекта будет выглядеть по-разному. При возникновении сомнений проконсультируйтесь со своим юридическим отделом.

Объём работы обычно состоит из следующих разделов:

Ожидаемые результаты

В этом разделе объёма работ указывается продукт или услуга, которая должна появиться в результате реализации проекта. Здесь-то и пригодится структура разбивки работ.

Хронология

Здесь следует привести хронологию или диаграмму Ганта с точным описанием основных этапов проекта. Этот раздел представляет собой наглядную дорожную карту проекта, которой ваш коллектив и все участники проекта будут руководствоваться от начала до завершения. 

Вехи

Как и в случае с объёмом работ, вехи помогают разбить проект на более удобоваримые части. Зафиксируйте все вехи своего проекта, чтобы упростить задачу контроля хода работ и соблюдения сроков.

Отчётность

В объём работ обычно также входят отчёты, которые вы будете создавать по ходу проекта. Будь то отчёт о статусе для клиента, отчёт о ходе работ, который вы запрашиваете у поставщика, или финансовый отчёт для анализа разницы между бюджетом и фактическим выполнением, в данном разделе следует указать сведения обо всех этих документах, кто отвечает за их создание и в какие сроки они должны быть подготовлены.

Эти отчёты будут использоваться в качестве средств коммуникации в рамках проекта, а также для предоставления всем заинтересованным сторонам актуальной информации о ходе его реализации.

Иногда в документах по объёму работ приводится глоссарий терминов, сокращений и аббревиатур и прочие разделы с подробным описанием средств успешной реализации проекта.

Как составить описание работ

Для обеспечения более тщательного контроля на уровне внешних партнёров объём работ можно расширить до описания работ. Подробное и точное описание работ помогает сотрудникам согласовать все детали проекта. 

Нечёткое описание работ может вызвать путаницу среди заинтересованных сторон. Вот почему так важно чётко обозначить все задачи и детали. 

Ниже приводятся некоторые стратегии, которые можно использовать для составления описания работ:

1. Разбивка проекта на этапы. Один длинный список задач может выглядеть непосильным. Разбивая проект на отдельные этапы, вы снижаете нагрузку на сотрудников и участников проекта.

2. Использование коротких и чётких формулировок. Если писать короткими и чёткими предложениями, вероятность неправильного понимания заметно снизится. Если вы собираетесь использовать аббревиатуры или сокращения, добавьте глоссарий, чтобы все знали, что они означают.

3. Разъяснение цели проекта. Разъяснение целей и задач проекта поможет его участникам понять, зачем он нужен.

4. Определение главной цели проекта и способов её достижения. Чётко определённая цель поможет вам оставаться на верном пути. Кроме того, это позволит избежать неверного толкования конечной цели и действий для её достижения.

5. Определение вех проекта и опора на совместную работу. Включение заинтересованных лиц и коллег в процесс написания позволяет сформировать основу для эффективной и успешной совместной работы.

6. Установление чётких, понятных и измеримых границ. Чёткое определение таких границ, как объём проекта, цели и ключевые этапы поможет избежать разногласий в дальнейшем. Используйте измеримые границы, чтобы исключить возможность неправильного толкования.

7. Проработка ОР специалистами юридического отдела. Эта мера обеспечит тщательную и эффективную реализацию всего вышеперечисленного. Привлечённая к работе третья сторона, такая как юридический отдел вашей компании, может обнаружить области потенциального риска и помочь вам и вашей команде внести соответствующие корректировки.

8. Регулярное информирование коллектива. Завершив работу над описанием работ и утвердив его, позаботьтесь о том, чтобы ваши сотрудники и все заинтересованные стороны получили необходимую информацию и оставались в курсе происходящего на протяжении всего процесса. Это позволит контролировать, насколько все соблюдают достигнутые договорённости.

В описании работ могут быть отражены юридические аспекты, а инструмент управления проектами позволит отслеживать процессы и показатели по всему проекту. Составив описание работ, перенесите всю важную информацию, задачи и сроки к себе в план проекта, чтобы взаимодействовать и выполнять совместную работу со своим коллективом и заинтересованными сторонами в режиме реального времени.

Из чего состоит ОР?

Как правило, описание работ состоит из 13 разделов. Каждый раздел посвящён какому-либо конкретному аспекту проекта, и в нём указываются заинтересованные стороны. В зависимости от отрасли и объёма проекта, в описании работ может быть больше или меньше разделов. 

При составлении описания работ проконсультируйтесь с юридическим отделом на предмет соблюдения стандартов и особых требований вашей отрасли, организации, клиента, подрядчика или других заинтересованных сторон.

Например, описание работ может состоять из следующих разделов:

1. Введение  

В начале описания работ обычно приводится краткие сведения общего характера, позволяющее всем, кто читает документ, понять, что это за проект и кто в нём участвует. 

2. Назначение проекта

Во втором разделе указывается, зачем нужен проект. Здесь обычно излагаются цели проекта и его назначение, чтобы читателю было понятно, почему так важен этот проект. 

3. Объём работ  

Объём работ, обычно, бывает самым подробным разделом в описании работ. В нём рассказывается о том, как планируется достигать стоящие перед проектом цели. 

4. Место проведения работ  

В четвёртом разделе, как правило, указывается, где реализуется проект. Например, будет ли проект располагаться в удалённой среде или же для выполнения работ по проекту вашим сотрудникам нужно будет находиться на месте? 

5. Подробное описание задач  

Далее объём работ по проекту разбивают в ОР на более мелкие задачи, подлежащие выполнению. В этом разделе приводится информация, которая поможет всем заинтересованным сторонам понять, какие именно шаги необходимо предпринять для успешной реализации проекта. В зависимости от объёма работ, в этот раздел можно включить структуру разбивки работ (СРР), чтобы наглядно представить отдельные задачи и сделать раздел проще для восприятия.

6. Вехи  

Помимо сведений о задачах, в описании работы может быть раздел с измеримыми вехами проекта. Этот раздел помогает разбить проект на более управляемые части и даёт возможность всем заинтересованным сторонам достичь своих целей в установленные сроки.

7. Ожидаемые результаты  

В этом разделе приводятся все ожидаемые результаты и сроки их получения. Как правило, в этом разделе приводятся конкретные ожидаемые результаты, поддающиеся количественной оценке и исключающие вероятность неправильного толкования.

8. График  

В этом разделе указываются сроки получения ожидаемых результатов, количество времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу, и учётное рабочее время. Здесь же приводятся актуальные хронологии, включая сроки начала и завершения каждой задачи.

9. Стандарты и испытания  

В этом разделе приводится список всех актуальных для проекта отраслевых стандартов с необходимыми пояснениями. ОР распространяется на все этапы испытаний, которые необходимы для успешной реализации проекта. Для каждого этапа испытаний должна быть приведена информация о том, кто участвует в проекте, о необходимых ресурсах и оборудовании, а также о том, на какой стадии проекта будут проходить эти испытания.

10. Определение успешности  

В этом разделе приводится информация о том, что заинтересованные стороны считают успешным проектом. Как правило, в создании этого раздела участвуют заинтересованные стороны, чтобы у всех было единое понимание главной цели проекта. 

11. Требования  

В этом разделе описания работ перечисляются особые условия или специальные требования к проекту. Сюда можно отнести оборудование, необходимое для проектов, сертификаты, которых должна придерживаться ваша команда, разрешения по технике безопасности, которые должны получить подрядчики. 

12. Порядок оплаты 

В этом разделе можно обозначить те или иные расходы, связанные с проектом. Здесь обычно приводится вся информация о внешних затратах на всех этапах проекта, а также о затратах на оплату труда. 

В этом же разделе указывается периодичность, с которой будут производиться платежи. Можно указать, планируется ли применять авансовые платежи, оплату после каждой вехи или после успешного выполнения. В общем случае условия оплаты определяются графиком или вехами получения ожидаемого результата. Чтобы решить, какой вариант лучше всего подходит в вашей ситуации, проконсультируйтесь со специалистами по юридическим и финансовым вопросам.

13. Прочие положения  

В этом разделе приводятся прочие актуальные условия проекта, не включённые в другие разделы. В зависимости от отрасли, здесь могут быть прописаны требования или порядок оплаты командировок специалистов, вопросы безопасности, ограничения в отношении программного и аппаратного обеспечения, а также условия испытаний и поддержки по завершении проекта.

Проконсультируйтесь со специалистами юридического отдела, которые =помогут вам проработать всё, что касается проекта в этом разделе.

Использование документа по объёму работ во избежание разрастания объёма проекта

Независимо от того, используете ли вы описание работ или объём работ для определения целей проекта, эти документы будут иметь решающее значение для обеспечения ответственного отношения ваших сотрудников и всех заинтересованных сторон к работе и продуктивности. 

Во избежание разрастания объёма придерживайтесь документа по объёму работ, насколько это возможно. Это обеспечит своевременное выполнение проекта в соответствии с ожиданиями. 

Контроль объёма работ с помощью программного обеспечения для управления проектами позволит вашей команде планомерно выполнять работу и достигать поставленных целей. 

В этой статье приводятся предложения и идеи, которые помогут вам и вашим сотрудникам детально разобраться с тем, что такое описание и объём работ. Материал не является юридической рекомендацией. Чтобы определить оптимальный подход с учётом вашей ситуации, необходимо проконсультироваться со специалистами юридического отдела.