Вехи проекта: определяйте, достигайте и отмечайте их

Если вы любите управлять проектами (а мы надеемся, что так оно и есть), то знаете, что хорошо подготовленные планы экономят время и ресурсы. На самом деле, Институт управления проектами обнаружил, что «организации, которые инвестируют в управление проектами, снижают непроизводительные затраты в 13 раз за счёт более эффективной реализации стратегических инициатив».

Однако не все планы проектов создаются одинаково хорошо. Допустим, вы работаете над своим текущим планом. В нём есть цели, задачи, исполнители и сроки. В нём прописаны зависимые элементы и ожидаемые результаты. Вы уверены в том, что это произведение искусства планирования, которое непременно приведёт ваш коллектив к успеху. Но не забыли ли вы включить в план проекта его вехи?

Если в вашем проекте нет вех, вы оказываете себе медвежью услугу. Вехи упрощают вашу роль в качестве лидера проекта, потому что они показывают коллективу отметки, на которые ему нужно ориентироваться, а заинтересованным сторонам — прогресс в важных для них областях. Хорошая новость заключается в том, что вехи легко добавить в любой проект (даже если он уже начат) и они дают массу преимуществ.

Давайте рассмотрим, что такое вехи проекта и чем они могут быть полезны вам.

Что такое веха проекта?

Вехи обозначают определённые точки на хронологии проекта. Эти контрольные точки показывают, когда заканчиваются отдельные действия (группы действий) или когда начинается новая стадия (действие). Вы можете отделять вехи от других элементов хронологии, так как сами по себе они не отнимают время — это, скорее, дорожные указатели, помогающие не сбиться с пути.

Почему вехи проекта важны?

Вехи — это мощный инструмент, позволяющий отслеживать ход реализации плана проекта. Они помогают мотивировать коллектив и держать его в курсе событий, позволяя каждому видеть шкалу прогресса и оценивать приоритеты. Кроме того, по вехам также можно контролировать сроки, определять важные даты и выявлять препятствия на пути выполнения проекта. Даже если убрать все задачи из хронологии проекта, вехи по-прежнему будут давать общее представление о его ключевых этапах или стадиях.

Вехи можно легко спутать с другими аспектами управления проектами, поэтому давайте рассмотрим их отличительные черты.

Вехи и цели

Цели — это то, к чему вы стремитесь в будущем, а вехи позволяют оглянуться на то, что вы уже сделали. Вехи — это своего рода пройденные ступени лестницы к достижению цели.

Пример. Допустим, отдел маркетинга, работающий над инициативой по ребрендингу всей компании — большим проектом с множеством подвижных элементов — поставил цель завершить проект к концу третьего квартала. С помощью вех они могут отмечать выполнение ключевых решений или действий, таких как выбор цветовой палитры, создание шаблонов для дизайна, согласование плана запуска и т. п.

Вехи и стадии проекта

Вехи часто совпадают с началом и окончанием стадий проекта (первоначальное обсуждение, планирование, выполнение и завершение). Одна такая стадия может длиться неделями и даже месяцами, включать в себя множество задач, над которыми работает большой коллектив. Веха — это «галочка» за достижение некой отметки в общем прогрессе. Это событие должно быть достаточно важным, чтобы удостоиться отдельного упоминания и отчёта.

Пример. Стадия первоначального обсуждения нашего проекта по ребрендингу подразумевает под собой ряд задач, таких как создание фокус-групп для сбора идей нового брендинга и творческие собрания для обсуждения таких идей. Веха в конце этой стадии будет обозначать готовность коллектива перейти к этапу планирования.

Вехи и результаты проекта

Ожидаемый результат проекта — это конечный продукт или иной актив, тогда как веха — это момент времени. Иногда достижение вехи сопровождается получением результата.

Пример. В числе ожидаемых результатов проекта по ребрендингу могут быть утверждённое руководство по стилю в формате PDF и связанные с ним файлы логотипов. Завершение этих проектов следует выделить (и даже отпраздновать!), поэтому менеджер по маркетингу может добавить веху в честь этого достижения.

Вехи и задачи

Задачи — это строительные блоки вашего проекта, и на их завершение требуется время. У вех нет продолжительности. Они представляют собой линии на песке, которые указывают на то, что была завершена группа задач.

Пример. В проекте по ребрендингу множество малых и больших задач — создание логотипов, ведение страниц в социальных сетях и подготовка пресс-релизов. Веха может обозначать завершение группы схожих задач.

Включение вех в планы проектов

Вехи можно добавить в любой проектный план для облегчения его выполнения. Они могут оказаться особенно полезными, когда речь идёт о хронологическом графике, потому что вехи выставляются рядом с соответствующими задачами или стадиями. Определение вех помогает вам сосредоточиться на целевых датах и при необходимости корректировать план проекта.

Вехи не обязательно должны быть серьёзными! Например, вы можете планировать праздники по поводу завершения важных этапов проекта. Такой способ признания заслуг сотрудников повышает моральный дух и уровень вовлечённости коллектива.

Добавлять вехи можно к любой стадии текущего проекта, поэтому можете начать делать это, не дожидаясь начала следующего. Если у вас есть повторяющиеся проекты, то вехи также можно встроить в шаблоны уже сейчас для использования в будущем.

Как создать график вех проекта

Вехи проектов следует воспринимать как моменты времени, а не цели, результаты или задачи. Таким образом, с помощью вех следует отмечать важные контрольные точки проекта. Проанализируйте график своего проекта и отметьте на нём значимые этапы или моменты. Например, если вы планируете запуск продукта, то вехами стоит отметить окончательное согласование маркетинговых текстов, запуск веб-страницы продукта, а также начало продаж самого продукта.

ЧаВо: сколько вех должно быть в проекте?

Какое-либо конкретное число вех в проекте не предусмотрено. Некоторым проектам хватит и 2–3 вех, а в других их будет около десятка. Не стремитесь выставить строго определённое количество вех. Предусмотрите их для важных событий, которые должны произойти во время работы над проектом. Помните: вехи следует считать моментами времени, а задачи, которые выполняются для достижения вех, должны отображаться в вашем проекте иным образом.

Определение сроков достижения вех проекта

Так как вехи — это моменты времени, которые не предназначены для отслеживания ведущих к ним процессов, вам следует связывать сроки достижения вех с запуском или реализацией конкретных инициатив. Например, если вы планируете виртуальное мероприятие, веха должна быть приурочена ко дню его начала. Её не следует привязывать к подготовительной работе. Вехи обозначают важные моменты хода работ по проекту и помогают оценивать его успешность.

Примеры вех проекта

Веха обозначает важный момент времени. С помощью вех в проектах можно выделять такие события, как достижение значимого результата, завершение предварительной подготовки проекта, согласование окончательного плана, сбор требований, одобрение дизайна, завершение стадии проекта и многого другого.

Давайте рассмотрим четыре примера того, как вехи могут работать на ваш коллектив.

1. Выделяйте критически важные задачи. Эти задачи непременно должны быть выполнены к определённому сроку, иначе проект застопорится. К ним можно отнести согласование творческой концепции для маркетинговой кампании.

2. Выделяйте завершение этапа или стадии. Это может быть завершение большого объёма работ, например составление бюджетных смет для каждого подразделения компании в целях планирования проекта.

3. Сделайте центром внимания важное событие или результат. К подобным событиям или результатам можно отнести расширение офисного пространства компании и начало перемещения туда сотрудников.

4. Сконцентрируйтесь на достижении целей и ключевых результатов. К подобным целям и ключевым результатам можно отнести получение запланированного квартального объёма выручки от недавно запущенного продукта.

Отчётность по вехам проекта

Определение вех — это хорошее начало, но вы не получите всех преимуществ, пока не начнёте отслеживать их достижение и готовить по ним отчёты. Вехи являются отличным инструментом представления отчётности и обмена информацией с заинтересованными сторонами, которым не нужны новости по конкретным задачам. Такая картина «широкими мазками» позволяет с первого взгляда понять, какие стадии были завершены, идёт ли проект по графику на пути к будущим вехам и насколько близко вы находитесь к своей цели. При этом всегда можно углубиться в детали и просмотреть задачи, привязанные к вехам? чтобы посмотреть, за счёт каких этапов и исполнителей была достигнута веха, или распознать препятствия, которые могут встретиться на пути.

Отслеживание вех позволяет анализировать самую важную работу и видеть истинное состояние проектов, предоставляя при этом информацию о ходе работ по проекту, которой можно уверенно поделиться. Проверьте, поддерживает ли ваш инструмент для управления проектами обновления статуса с отчётами по вехам, чтобы можно было держать коллег и заинтересованные стороны в курсе достижений коллектива и ближайших вех.

Совет: что делать, если вы не достигли целей, связанных с вехой

Иногда коллектив будет срывать сроки достижения вехи. Так бывает, и в зависимости от важности данной вехи, это может существенно замедлить прогресс и привести к задержке реализации инициативы или запуска продукта.

Если вы не достигли цели по вехе, оглянитесь вместе с коллективом на проделанную работу, чтобы понять, почему это произошло. Может быть, веха была некорректно запланирована или оказалась слишком амбициозной? Посмотрите на задачи и результаты, которые лежат в основе этой вехи. Были ли задержки там? Зачастую при наличии большого количества подвижных элементов бывает трудно понять, что и когда происходит. Чтобы предотвратить подобные ошибки в будущем, подберите себе инструмент управления проектами с визуальной составляющей. Тогда у вас будет возможность отображать свои проекты графически с помощью хронологий, календарей и канбан-досок.

Как не надо делать: подводные камни вех

Определение вех — это искусство, а не наука. Здесь нет «правильных» и «неправильных» методов. Как бы то ни было, вам следует принимать во внимание частые ошибки, с которыми сталкиваются коллективы, когда только начинают пользоваться вехами:

• Создание слишком большого количества вех. Количество нужных вам вех зависит от размера и масштабов инициативы. Избегайте ориентации на фиксированное количество вех только потому, что вам «так нравится». Вместо этого обращайте внимание на главные задачи, которые необходимо выполнить коллективу, чтобы успешно завершить проект.

• Использование вех в качестве задач. Вехи должны представлять момент времени. Задачи же используются, чтобы отслеживать работу по достижению вех. Поэтому вехами следует обозначать время, когда должна быть завершена некая группа задач.

• Отделение вех от остальной работы. Лучший способ соблюдать сроки и успешно сдавать проекты — это управление всей своей работой из единого центра. Проверьте, позволяет ли ваше средство управления проектами работать с задачами, расставлять вехи и получать наглядное представление о проекте в одном месте.

Теперь можно перейти к определению вех

Теперь, когда вы знаете, что такое вехи проекта, они могут оказать положительное влияние на планирование и выполнение ваших проектов, а также подготовку отчётности по ним. Считайте их одним из инструментов на поясе для управления проектами — причём этим конкретным инструментом вам придётся пользоваться довольно часто. Как только вы добавите вехи в свой процесс планирования, вам больше никогда не захочется разрабатывать планы проектов без них.

Вы готовы начать планирование проектов с применением вех? Тогда вам понадобится правильное средство управления проектами. Попробуйте Asana — это лидер на рынке и лучший инструмент управления работой для вашего коллектива.