Три способа визуализации плана проекта: хронология, календарь и доски

Каким бы ни был проект, вам требуется способ планировать и отслеживать работу. При этом недостаточно просто знать кто, что и когда должен сделать. Нужна возможность с лёгкостью визуализировать динамически меняющиеся задачи и информацию, которыми вы управляете.

Списки и электронные таблицы с этим не справятся. Списки превращаются в длинные документы, а таблицы обрастают бесконечными деталями проекта, из-за чего понять, что происходит с ним в данный момент времени почти невозможно.

Что такое визуальное управление проектами?

Визуальное управление проектами — это способ организации работы и управления ею, выходящий за пределы традиционного списка задач. Оно позволяет представлять данные проекта визуально в разных вариантах, например, в виде хронологии, канбан-доски или календаря. Ведя визуальное управление проектами, вы сразу видите, какая предстоит работа, когда должны быть готовы результаты проекта, какие вехи должен пройти коллектив и так далее.

Как визуализировать ход работ над проектом?

Есть три популярных способа визуализации хода работ над проектом:

• Хронологии (или диаграммы Ганта)

• Канбан-доски

• Календари

У каждого из этих вариантов визуализации есть свои плюсы и минусы, а выбор подхода зависит от типа планируемого проекта. Поэтому очень важно использовать платформу управления проектами, которая позволяет переключаться между разными представлениями. Это позволит всем, от исполнителей до руководителей, работать в программном обеспечении для управления проектами с пользой для себя.

Итак, что же вам выбрать: хронологию, канбан-доску или календарь. Мы расскажем, как работают эти способы визуализации, а также для проектов каких типов они лучше всего подходят.

1. Хронологии и диаграммы проектов

Одним из способов визуализации плана проекта является создание его хронологии или диаграммы Ганта. Хронология проекта — это визуальная схема его плана. С помощью хронологии проект можно представить так, чтобы сроки выполнения задач отображались в виде плана-графика, который также показывает, сколько времени займёт работа над задачами и в каком порядке они должны идти.

Когда использовать хронологии и диаграммы Ганта проектов

Хронология полезна для тех проектов, в которых нужно знать не только сроки исполнения, но также даты начала и длительность выполнения работы. Расставив все задачи проекта в хронологическом порядке, вы сможете эффективнее выделять ресурсы и подбирать сотрудников для разных этапов, а также визуально отображать зависимые элементы.

С помощью хронологии можно создать план проекта, в котором видно, как сходятся воедино его отдельные части, а также вносить изменения, чтобы предотвращать возникновение проблем. Хронология идеальна для таких проектов, как:

• Управление кампаниями

• Запуски продуктов

• Планирование мероприятий

Когда не стоит использовать хронологии проектов и диаграммы Ганта

Хронологии подойдут для управления проектами, в которых у всех задач есть дата начала и срок выполнения. Хронология — это своего рода визуальная гистограмма. Если же этих дат нет, то и визуализировать особо нечего. Если вы планируете проект, в котором будет много ежедневных задач, скорее всего, вам лучше обратиться к календарю проекта или канбан-доске.

Пример хронологии проекта

Предположим, вы планируете запуск продукта. Так как в этом проекте участвуют сотрудники из разных подразделений — отдела разработки продуктов, инженерного отдела, отдела маркетинга, отдела продаж, службы сопровождения клиентов — без сложного проекта запуск не состоится.

Хронология поможет прогнозировать сроки реализации и координировать ресурсы, чтобы достигать промежуточных целей без помех. В хронологии проекта должен быть приведён каждый шаг на пути к необходимому результату, даты начала и сроки выполнения, а также зависимости между задачами. Так все участники группы проекта будут иметь чёткую картину плана запуска с самого начала.

Совет: делитесь хронологией с коллегами и управляйте ей вместе

Создав план проекта в виде хронологии, не забудьте подключить коллег и других заинтересованных лиц, а также обновляйте данные по мере развития проекта. Благодаря единому источнику достоверной информации все сотрудники будут видеть развитие проекта в реальном времени.

В Asana очень легко предоставлять доступ к проекту коллегам и другим заинтересованным лицам. Благодаря визуализации  в виде хронологии вы сможете получить одобрение вашего плана, а также менять расписания по мере необходимости. Визуализируйте зависимости между задачами и находите конфликтующие элементы до начала работы над ними.

2. Канбан-доски

Канбан-доски — это визуальная система организации проекта, в которой каждая задача или объём работы представлен в виде карточки. Эти карточки располагаются в одном из нескольких столбцов, представляющих собой этапы проекта или процесса, исполнителя задачи, приоритет работы, или что-то ещё — зависит от того, какая система подходит именно вам. По мере продвижения работы над задачей, карточка перемещается из одного столбца в другой, и все могут видеть, на каком этапе процесса она находится.

Когда использовать канбан-доски

Управление проектами по методике Канбан лучше всего подходит для проектов, имеющих конкретные этапы, через которые проходит каждая задача до её завершения.  Канбан-доски — это идеальный вариант для  коллективов, использующих Agile, работающих с применением спринтов, поскольку они позволяют чётко видеть ход выполнения задач. В частности, канбан-доски будут удобны для следующих проектов:

• Отслеживание ошибок

• Планирование спринтов

• Ретроспективы спринтов

• Ежедневные стендапы по методике Agile

• Управление веб-разработкой

• Заявки на работу

Пример проекта в виде доски

Процесс отслеживания ошибок — это пример проекта, которым удобно управлять с помощью канбан-доски. Доска для обнаружения и исправления ошибок может иметь столбцы для следующих этапов:

• Новые ошибки (незавершённая работа)

• Готово к исправлению

• Выполняется

• Контроль качества

• Готово

Для каждой обнаруженной ошибки сотрудники могут с лёгкостью создавать новую карточку, а затем перемещать её по этим столбцам по мере продвижения работы.

Совет: создавайте доску и предоставьте к ней доступ в сети

Часто Канбан-доски создаются на настоящих досках с помощью стикеров, но знаете ли вы, что с помощью Asana вы можете создавать их в сети?

Создание канбан-доски в Asana даёт дополнительные возможности, в том числе  добавление настраиваемых полей, описаний, файлов и участников в каждую карточку, что позволяет легко фиксировать дополнительную информацию по проекту, чтобы помочь всем его участникам успешно работать вместе.

3. Календари проектов

Канбан-доски и хронология хорошо подходят для множества проектов, но иногда вам нужен календарь. Такой вариант может показаться слишком простым, но именно он идеален для определённых проектов.

Когда использовать календари проектов

Календарь отлично подойдёт для тех случаев, когда у вас много задач с разными сроками выполнения. Точно зная неделю, месяц или год, когда нужно достигнуть вехи или подготовить материал, вы можете спланировать всё заранее и уложиться в сроки. Календарь будет особенно полезен для следующих проектов:

• Календарь публикаций

• Контент-календарь для социальных сетей

Когда не стоит использовать календари проектов

Календари проектов могут оживить ваши задачи и помочь вам планировать на неделю, месяц или квартал вперёд. Тем не менее, календарь проекта будет не особо полезен, если у вас много задач каждый день. Если вам нужно по-настоящему глубоко погрузиться в работу, которой сотрудники занимаются каждый день, то тут больше подойдёт канбан-доска или даже список задач.

Пример календаря проекта

Если вы планируете проект, в котором каждый день новые задачи, его календарь позволит видеть всё, что нужно сделать в последующие дни и недели. В этом случае вы сможете просматривать весь проект на календаре и будете точно знать, что предстоит и кто над этим будет работать.

Совет: сначала создайте список задач, а потом назначайте им сроки

Если вы управляете календарём проекта в Asana, то можете создать список задач проекта, назначить им сроки, а затем переключиться на вид календаря и просмотреть в нём все эти задачи. При необходимости можно быстро изменять сроки, перемещая задачи по календарю.

Какое визуальное отображение подойдёт для вашего проекта?

Хронология, канбан-доска или календарь — отличные способы визуализации всех этапов проекта, позволяющие видеть картину в целом, не упуская ключевые детали. В Asana проект можно создать, используя любое из этих представлений. Причём, что бы вы ни выбрали, вы сможете делиться планом с коллегами и управлять проектом из единого центра.