Как использовать ключевые факторы успеха (КФУ) для укрепления своего стратегического плана

Постановка целей во многом напоминает строительство пирамиды: всё зависит от надёжного фундамента. Пирамида не строится сверху, однако и создание основания может быть непростой задачей.

Здесь на помощь приходят ключевые факторы успеха (КФУ). Это перечень факторов, которые ваша команда должна соблюсти для достижения своих целей. КФУ в сочетании со стратегическим планом на 3–5 лет помогут вам создать крепкий фундамент для постановки целей. Затем на его основе строятся ожидаемые результаты проекта и стоящие перед ним цели, что позволит вам всегда достигать их в срок.

Если вы никогда раньше не занимались определением ключевых факторов успеха или даже не совсем уверены, с чего начать стратегическое планирование, то из этой статьи вы узнаете всё необходимое для начала работы.

Что такое ключевые факторы успеха (КФУ)?

Ключевые факторы успеха (КФУ) — это цели высокого уровня, которых ваша организация должна достичь для выполнения своих стратегических задач. КФУ можно представить на уровне проекта, программы или организации, хотя чаще всего, с учётом их тесной связи с бизнес-стратегией организации, они используются целыми подразделениями или компаниями. Достижение КФУ обычно приводит к значимым результатам и увеличению прибыли вашей организации.

Следует отметить, что КФУ являются стратегическими целями высокого уровня и не обязательно включают в себя действия по их достижению. Допустим, вы задали ключевой фактор успеха для повышения узнаваемости бренда. Эта непростая цель, достижение которой даёт вашей организации значительные выгоды и позволяет увеличить её долю рынка. Чтобы достичь этого КФУ в реальности, специально сформированные команды работают над различными инициативами и задают ключевые показатели эффективности (КПЭ), чтобы получить чёткое представление о том, чего именно и к какому сроку они собираются достичь.

Примеры ключевых факторов успеха (КФУ)

В качестве ключевого фактора успеха может выступать что угодно. Эти цели высокого уровня помогут вам сориентировать команду в верном направлении. Затем руководители проектов используют КФУ в управлении собственными инициативами, чтобы подготовить их к успешной реализации.

Задаваемые вами КФУ будут зависеть от общих стратегических целей организации. Вот несколько КФУ, которые можно создать в зависимости от планов роста организации на ближайшие 3–5 лет:

• Обновлённое руководство по маркетингу

• Новые функции продукта

• Проверка управления эффективностью

• Создание сильного отдела продаж для привлечения новых клиентов

История ключевых факторов успеха

Концепция факторов успеха была впервые разработана в 1961 году доктором Рональдом Дэниелом, консультантом McKinsey & Company. Впоследствии Джон Ф. Рокарт опубликовал статью в журнале Harvard Business Review, в которой сформулировал методику определения ключевых факторов успеха. В этой статье, опубликованной в 1979 году, Рокарт даёт следующее определение КФУ:

[Ключевые факторы успеха] — это ограниченное количество областей, удовлетворительные результаты в которых обеспечат высокую конкурентоспособность организации. Это несколько ключевых областей, в которых «всё должно идти правильно», чтобы бизнес процветал. Если результаты в них будут неудовлетворительными, то успехи организации за этот период будут не столь значительными.”

Взаимосвязь между стратегическими целями, КФУ, КПЭ и т. п.

Когда речь заходит о постановке целей, приходится жонглировать множеством аббревиатур. Каждая методология постановки целей имеет свои отличительные черты, но не позволяйте всем этим терминам вас запутать. Чтобы понять смысл каждой аббревиатуры и их взаимосвязь, давайте рассмотрим типовой процесс стратегического планирования.

Начните со своего стратегического плана

Стратегическое планирование лежит в основе любого процесса постановки целей. Прежде чем ставить цели, необходимо сначала определить стратегию. Стратегический план помогает определить, в каком направлении хочет двигаться ваша организация и какие действия необходимо предпринять для достижения этих целей.

Определите свои КОЭ и КОР

Аббревиатура КОЭ расшифровывается как ключевые области эффективности — это те области вашего бизнеса, которые определяют ваш успех. Например, если вы сотрудник компании по разработке программного обеспечения, то одной из ключевых областей эффективности может быть работа вашего приложения в режиме онлайн и без сбоев. Если же взять производственную компанию, то соответствующей КОЭ может быть полноценная работа её оборудования.

Важно понимать свои КОЭ, чтобы определять те области, на которых вам нужно будет поставить во главу угла при постановке целей. Если в вашем программном обеспечении постоянно возникают ошибки или сбои, то хорошей целью будет их устранение или хотя бы сокращение их количества.

Аббревиатура КОР расшифровывается как ключевые области результативности. Это области, определённые в стратегическом плане как наиболее значимые. КОР шире, чем просто цели. Например, ключевой областью результативности для вашего бизнеса может быть «прибыльность» или «эффективность». В этом случае при постановке целей опишите, что именно нужно улучшить в этих областях.

Выберите методологию постановки целей

Теперь, когда у вас есть стратегический план, настало время применить методологию постановки целей. Главными из них являются OKR и КФУ (в сочетании с КПЭ). На практике следует придерживаться только одной из них, так как эти методологии во многом схожи.

Используйте OKR для простой, но гибкой структуры

OKR расшифровывается как «цели и ключевые результаты». Если вы никогда не занимались постановкой целей, OKR будет отличной отправной точкой, потому что эта методология строится по довольно простому алгоритму:

• Я достигну [цели], которая измеряется [ключевым результатом].

Цель — это то, чего вы хотите достичь: повышение осведомлённости о бренде, достижение самых низких выбросов углерода в отрасли и т. п.

Ключевой результат — это показатель, по которому измеряется ход достижения цели: привлечение миллиона пользователей на сайт, использование разлагаемых материалов в 25% состава продукции и т. п.

Используйте КФУ и КПЭ для количественного измерения деятельности организации

КФУ — критические факторы успеха — выполняют ту же функцию, что и цели в OKR. Это основные задачи, над которыми работает ваша организация, чтобы выполнить стратегический план на ближайшие 3–5 лет.

Чтобы сделать КФУ действенными, объедините их с ключевыми показателями эффективности (КПЭ). Это количественные индикаторы того, как ваша команда или организация продвигается к выполнению важных бизнес-целей. Качественные КПЭ дают представление о том, находитесь ли вы на верном пути к достижению ключевых факторов успеха и, как следствие, своих стратегических целей.

Различные типы КФУ и их важность

Обычно ключевые факторы успеха делятся на пять разных категорий. Их понимание помогает вам не упускать из виду важнейшие КФУ при планировании ближайшего периода достижения целей.

1. Отраслевые КФУ

Существуют такие КФУ, которых ваша организация должна придерживаться, чтобы сохранять конкурентоспособность. Для того чтобы быть в курсе отраслевых КФУ, вашей команде необходимо отслеживать и прогнозировать тенденции своей отрасли.

Примеры важнейших отраслевых КФУ:

• Инновации, позволяющие опережать изобретения конкурентов

• Экологичность упаковки и производства, соответствующее ожиданиям клиентов

• Обслуживание клиентов, качество которого выше среднего по отрасли

2. Конкурентные КФУ

Эти ключевые факторы успеха формируются на основании действий конкурентов и того, как их успехи или провалы влияют на вашу организацию. Это не сравнение работы конкурентам по пунктам; на эти КФУ, скорее, влияет то, как клиенты воспринимают ваш бизнес в сравнении с конкурентами.

Примеры конкурентных КФУ:

• Восприятие бренда как «роскошного»

• Ориентация на определённую демографическую категорию клиентов

3. Временные КФУ

Как следует из названия, временные факторы не действуют на вашу компанию постоянно. По своей сути это ограниченные КФУ, которые тем или иным образом влияют на бизнес в течение некоторого периода времени. Распознавание и, при необходимости, преодоление этих факторов способствует непрерывному росту бизнеса.

Примеры временных КФУ:

• Неожиданные, но временные изменения в бизнес-модели

• Снижение численности персонала в связи с конкретной, временной проблемой

• Наем специалистов для поддержки открытия нового офиса или освоения нового региона

4. КФУ среды

Эти критические факторы успеха связаны с тем, что ваша организация не может контролировать напрямую, однако от этого они не становятся менее важными. Упреждающее распознавание и отслеживание факторов среды — отличный способ предупреждать возможные проблемы в будущем и предотвращать ненужный риск.

Примеры КФУ среды:

• Спад экономики

• Политические изменения, влияющие на ваш бизнес

• Изменения в отраслевом законодательстве

5. Лидерские КФУ

В отличие от четырёх основных типов КФУ критические факторы успеха, связанные с руководством, уникальны для каждого человека и его должности, а не для организации в целом. Если вы занимаете руководящую должность, рассмотрите возможность постановки КФУ для улучшения своих навыков управления и лидерства.

Примеры лидерских КФУ:

• Тренинг по разрешению конфликтов

• Внедрение процессов управления проектными рисками на уровне команды

• Методы управления загрузкой

Пять действий по определению КФУ

Ключевые факторы успеха — это отличный способ постановки и отслеживания критериев успеха. Если вы готовы взяться за дело, выполните следующие пять шагов, которые приведут вас к успеху.

1. Сформируйте стратегический план. КФУ формулируются на основании стратегического плана вашей организации на ближайшие 3–5 лет, поэтому начните с этого плана, если его у вас ещё нет. В связи с тем, что стратегический план определяет задачи высокого уровня на несколько лет вперёд, он становится фундаментом для КФУ на протяжении всего пути.

2. Проанализируйте стратегический план вместе с заинтересованными руководителями. Составив стратегический план, соберите свою команду по стратегическому управлению проектами — это главные заинтересованные лица, которые создают ваши ключевые факторы успеха. Рассмотрите стратегический план и определите бизнес-процессы и ключевые области результативности (КОР), которые являются критически важными и решающими для организации. Например, вы можете задать удовлетворённость клиентов в качестве КОР на предстоящий период достижения целей.

3. Определите свои ключевые факторы успеха и поделитесь ими на уровне организации. Сформулировав свои КОР, прикрепите соответствующие ключевые факторы успеха, которые помогут вам в достижении целей. Например, если в качестве КОР вы задали удовлетворённость клиентов, то связанным с ней ключевым фактором успеха будет улучшение взаимоотношений с клиентами за счёт использования специализированных служб поддержки. Определив свои КФУ, поделитесь ими со всей командой и получите отзывы сотрудников.

4. Свяжите КФУ с КПЭ, чтобы сделать их практически значимыми. Для приведения своих КФУ в действие подключите их к измеримым показателям эффективности. Например, если ваш КФУ заключается в улучшении взаимоотношений с клиентами с помощью выделенной службы поддержки, установите КПЭ по созданию отдела сопровождения клиентов численностью не менее 10 сотрудников до конца текущего квартала и второй КПЭ для достижения 12-часового времени отклика на запрос клиента до конца финансового года.

5. Контролируйте и измеряйте. После формирования КФУ и КПЭ вам остаётся просто наблюдать за их соблюдением. Если вы этого ещё не сделали, создайте систему отслеживания целей для контроля главных целей организации и управления ими, а также проектов и инициатив, связанных с этими целями.

Создавайте, планируйте, процветайте

Хорошие критические факторы успеха помогают вашей команде сосредоточиться на самых важных частях стратегического плана и достижении целей. Если вы никогда не занимались отслеживанием КФУ, попробуйте делать это в инструменте управления целями наподобие Asana Цели. Таким образом, у каждого сотрудника появится чёткое понимание КФУ и КПЭ, которые помогут вам достичь целей, а также хода выполнения каждой инициативы.