Как сформулировать эффективную задачу проекта (с примерами)

Проект завершён, что дальше?

Если нет системы, которая позволяет определять задачи проектов, вам будет сложно ответить на этот вопрос. Был ли проект успешен? Вы достигли поставленных целей?

Сформулировать задачу проекта не сложно, но следует позаботиться о том, чтобы она давала возможность измерять и оценивать его успешность. Это руководство поможет вам научиться ставить задачи проектов и позволит развить ваши навыки управления проектами.

Что такое задачи проекта?

Задачи проекта — это то, чего вы планируете достигнуть по его окончании. К их числу можно отнести ожидаемые результаты и материалы или менее осязаемые цели, например повышение продуктивности или мотивации. Задачи проекта должны быть достижимыми, ограниченными по времени и конкретными целями, достижение которых можно измерить, когда проект будет завершён.

Задачи проекта — это важный элемент управления проектами — без них невозможно в сжатой форме информировать коллег о целях перед началом и во время реализации проекта, а также оценить успех проекта, по завершении работы.

Если вы только начинаете использовать задачи проекта, вам будет полезно узнать, как они отличаются от других элементов управления проектом:

Задачи проекта и цели проекта

Зачастую эти термины используются как взаимозаменяемые, однако между целями и задачами есть чёткая разница. Цели проекта, как правило, находятся на более высоком уровне, чем его задачи. Цели проекта описывают, что должно произойти после его успешной реализации, а также то, как проект соотносится с задачами бизнеса в целом.

Задачи же проекта более подробны и конкретны, чем его цели. И хотя многие задачи проекта влияют на задачи бизнеса, они в большей степени направлены на достижение конкретных ожидаемых результатов по итогам проекта.

• Пример задачи проекта. В течение следующих двух месяцев добавить пять новых способов, которыми клиенты смогут находить форму для обратной связи в продукте.

• Пример цели проекта. Сделать так, чтобы команде разработки было проще получать обратную связь от клиентов и реагировать на неё.

Задачи проекта и бизнес-задачи

Смысл задач проекта отлично выражен самим этим термином. Это задачи и индикаторы эффективности отдельных проектов. Задачи проекта должны рассматриваться только в контексте данного проекта, при этом в них всё должно быть достаточно точно прописано, чтобы команда могла оценить успех проекта.

Бизнес-задачи масштабнее, чем отдельный проект. В отличие от задач проекта, бизнес-задачи определяют стратегию и скорость работы всей компании или подразделения в долгосрочной перспективе. Исходя из них, определяются цели компании на квартал или год, а формулировать их следует с применением методологии постановки целей, которая используется в вашей компании, например, с помощью метода целей и ключевых результатов.

• Пример задачи проекта. Повысить Индекс потребительской лояльности нашей компании до 62 пунктов к концу квартала.

• Пример бизнес-задачи. Стать ведущим поставщиком услуг в нашей категории.

Задачи проекта и план проекта

План проекта — это список всех ключевых элементов, которые команда должна проработать, чтобы добиться выполнения целей и задач проекта. В плане проекта также необходимо указать дополнительные ключевые элементы, в том числе список заинтересованных сторон, ожидаемые результаты, хронологию и многое другое.

Задачи проекта нужно сформулировать до начала работы над его планом, так как от них будут зависеть другие элементы плана проекта, такие как ожидаемые результаты и показатели успешности. Сформулировав задачи проекта, вы, скорее всего, поделитесь ими с заинтересованными сторонами, внеся их в план проекта.

• Пример задачи проекта. К концу 3 квартала повысить кликабельность (CTR) писем на 10%.

• Пример плана проекта. Посмотрите пример плана в нашем руководстве по планированию проектов.

Задачи проекта и вехи проекта

На первый взгляд кажется, что задачи и вехи — это одно и то же, поскольку и то, и другое является целями в рамках проекта. Однако масштаб вех проекта обычно меньше, чем его задач.

Веха проекта — это контрольная точка, обозначающая конкретное достижение в хронологии проекта. Сами по себе вехи не представляют работу — скорее, они являются отметками о выполнении группы задач или получении группы ожидаемых результатов. Безусловно, вехи проекта важны, однако в отличие от них его задачи охватывают весь проект.

• Пример задачи проекта. Получить 20 000 подтверждений участия в нашем онлайн-мероприятии до даты закрытия регистрации (23 июня).

• Пример вехи проекта. 8 июня 2021 г.: публикация веб-страница с информацией о предстоящем виртуальном мероприятии.

Задачи проекта и ожидаемые результаты проекта

Ожидаемые результаты проекта — это активы, которые вы хотите получить по его окончании — например, для маркетинговой кампании это может быть новая реклама или веб-страница. В целом, задачи проекта определяют его ожидаемые результаты. Но в задачах должно быть приведено много другой информации помимо ожидаемых результатов.

В дополнение к ожидаемым результатам, задачи проекта также определяют пользу и последствия, которые несут с собой эти результаты, а также то, как они связаны с более крупными целями проекта и бизнес-задачами.

• Пример задачи проекта. До конца года сократить среднемесячный отток клиентов до >1%.

• Пример ожидаемого результата. Запустить кампанию по возврату для всех бывших клиентов.

Преимущества задач проекта

Чётко сформулированная задача проекта позволяет понять, на что нацелен данный проект. Если задача не сформулирована, вам будет непросто определить, был ли проект успешным. Вы также не сможете понять, что нужно улучшить для следующего проекта.

Когда у персонала нет чёткого понимания того, как его труд связан с более крупными целями проекта и компании, люди менее мотивированны и вовлечены. Согласно Отчёту Asana о целях только 26% сотрудников хорошо понимают, как их личная работа влияет на цели компании. Конечно, задачи проекта не то же самое, что цели компании, но именно они являются связующим звеном между работой отдельных сотрудников, задачами, выполняемыми в рамках проекта, и целями компании.

Поэтому при наличии чётко определённых задач проекта участники команды могут постоянно оценивать свою работу и возвращаться на правильный курс, если они вдруг сбились с пути. Рассматривайте задачи как компас, который помогает всей команде двигаться в нужном направлении.

Пять советов о том, как правильно сформулировать задачи проекта

Секрет подготовки правильных задач проекта заключается в том, чтобы они были понятными и полезными. Для этого можно воспользоваться методологией SMART. SMART означает, что задачи должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

Полное руководство по этой методологии приведено в нашей статье о том, как ставить SMART цели.

1. Формулируйте задачи проекта в начале работы над ним

Чтобы использовать задачи проекта как инструмент, определяющий его результаты, следует сформулировать их в начале, а затем пользоваться ими при принятии решений в ходе реализации проекта. Как мы уже упоминали, задачи проекта являются ключевым элементом плана проекта, который также необходимо составить перед тем, как приступать к работе над проектом.

2. Привлекайте команду проекта к процессу постановки задач

Чем больше поддержки вы получите, тем более успешными будут задачи проекта. Заинтересованные стороны должны иметь чёткое понимание задач проекта, чтобы их подход к остальным элементам плана проекта и работе, происходящей в его рамках, был наиболее эффективным.

3. Создавайте короткие, но чётко сформулированные задачи проекта

Если вы впервые пишете задачи проекта, у вас может возникнуть соблазн внести в них все мелкие детали. Старайтесь сделать описание задачи как можно более коротким. Это должно быть заявление, которое определяет результаты проекта, состоящее из одного или двух предложений. Вся дополнительная информация, например бюджет проекта и список его заинтересованных сторон, будет изложена в плане проекта.

4. Задачи проекта должны быть вам подконтрольны

Здесь в игру вступает методология SMART, позволяющая создать чётко сформулированные, реалистичные и контролируемые задачи проекта. В состав этой структуры входит пять элементов:

• Specific — конкретные. Задача проекта должна иметь чёткую связь с проектом, которым занимается ваш коллектив. Избегайте слишком широких задач, которые напрямую не связаны с результатами проекта.

• Measurable — измеримые. После завершения проекта вам потребуется возможность оценить его и определить, был ли он успешным. В связи с этим задачи проекта должны быть легко измеримыми — это может изменение в процентах или определённое количество активов.

• Achievable — достижимые. Поставили ли вы задачи, которых действительно сможете достичь в рамках проекта? Этот вопрос связан с объёмом проекта — если объём проекта нереалистичен, то и задачи, скорее всего, также не будут реалистичными. Без достижимых целей проекта он может пострадать от разрастания объёма, задержек или переработок.

• Realistic — реалистичные. Формулируя задачи проекта, у вас должно быть общее представление об имеющихся ресурсах проекта. Убедитесь в том, что поставленные задачи можно выполнить за отведённое время, располагая ресурсами, которые выделены на проект.

• Time-bound — ограниченные по времени. Задачи проекта должны учитывать его хронологию. Обязательно примите в расчёт то количество времени, которое отведено для работы над проектом.

5. Сверяйтесь с задачами проекта в процессе его реализации

Сотрудники, которые понимают, какой вклад их работа вносит в развитие организации, в два раза более мотивированы. Чтобы поддерживать мотивацию команды и слаженность её работы, чаще сверяйтесь с задачами проекта и делитесь ими с сотрудниками. Внесите в отчёты о статусе проекта раздел, посвящённый задачам проекта. Сообщайте сотрудникам статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт от графика. Это позволит команде перенастроиться при необходимости и двигаться вперёд, следуя курсом наиболее эффективного выполнения задач проекта.

Примеры хороших и плохих задач проекта

Написать задачу проекта не просто, и у вас уйдёт некоторое время на то, чтобы формулировать их для ваших проектов. Это нормально! Изучите приведённые далее примеры хороших и плохих задач, которые помогут вам составить свои собственные.

Пример 1. Задача бизнес-проекта

• Плохо. Обновить домашнюю страницу.

В этой задаче не хватает множества важных параметров. Хотя она измерима, достижима и реалистична, в ней нет конкретики и не заданы временные рамки. Когда должна быть опубликована обновлённая домашняя страница? Что именно нужно переделать?

• Хорошо. Создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы, основанные на четырёх историях успеха клиентов и примерах использования. Запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов, до конца 2 квартала.

Это хорошо сформулированная задача проекта. Она конкретная (создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы), измеримая (запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов), достижимая и реалистичная (основанные на четырёх историях успеха и примерах использования), а также ограниченная по времени (до конца 2 квартала).

Пример 2. Цель некоммерческого проекта

• Плохо. Повысить экологичность нашего производственного процесса на 5%

Хотя эта задача более конкретная, чем в предыдущем плохом примере, в ней всё равно не хватает нескольких важных параметров. Эта задача измерима (на 5%), но не конкретна и не ограничена по времени, так как мы не указали, что подразумевается под «экологичностью» и к какому времени нужно улучшить производственный процесс. В результате невозможно понять, является ли задача достижимой и реалистичной.

• Хорошо. Сократить отходы производства на 5% и повысить использование переработанных материалов на 20% за следующие 12 недель.

Эта задача проекта основана на предыдущей, и теперь она стала конкретной. Эта задача также позволяет измерить достижение целей (на 5%... на 20%). Задача достаточно сложная, но то, что она ограничена по времени (за следующие 12 недель), делает её достижимой и реалистичной.

Пример 3. Задача личного проекта

• Плохо. Улучшить оценки работы

В это может быть сложно поверить, но большинство задач личных проектов не являются конкретными или измеримыми. Связано это с тем, что людям трудно использовать метрики успеха для себя. Но для того чтобы понимать, произошло ли развитие и добились ли мы своих целей, нужно ставить более чёткие задачи проектов.

• Хорошо. Получить как минимум 4 из 5 баллов за оценку работы в марте и сентябре 2021 года.

Здесь мы видим задачу проекта, отвечающую всем условиям: она конкретна (получить минимум 4 из 5 баллов), измерима (4 из 5), достижима и реалистична (4 из 5 баллов даёт возможность учесть трудности, которые могут неожиданно возникнуть), а также ограничена по времени (в 2021 году).

Говоря объективно, создавать задачи проекта — хорошая идея

Задачи проекта помогут вашей команде обрести ясность, а также работать согласованно и эффективно. Но не забывайте: задачи проекта — это только одна часть плана проекта. Чтобы узнать больше о том, как повысить прозрачность и согласованность на стадии планирования проекта, читайте наше руководство по написанию планов проектов.