Как работать из дома: 24 совета для повышения продуктивности

С расширением возможности частично или полностью работать в удалённом режиме можно попрощаться с долгими поездками на работу и опенспейсами.

И хотя перспектива работать в пижаме может казаться привлекательной (и такой комфортной!), удалённая работа также связана с определённым набором возможных проблем, касающихся управления временем, обмена информацией с коллегами и командной работы. Сотрудникам, работающим из дома, приходится менять графики и находить способы поддерживать эффективность в новых условиях. Менеджеры же должны при этом руководить командами и мотивировать сотрудников, поддерживая слаженное взаимодействие в команде и качество работы на прежнем уровне.

Успешно работать в этих новых обстоятельствах не всегда просто, поэтому мы подготовили 24 совета о том, как наиболее эффективно работать из дома, сохраняя при этом высокий уровень продуктивности.

Продуманная стратегия совместной работы

Если вы привыкли работать бок о бок со своим коллективом, вам вряд ли удастся мгновенно переключиться на удалённую совместную работу. К счастью, это препятствие можно легко преодолеть, установив чёткие правила совместной работы. Как это сделать:

1. Определите правила коммуникации

Чтобы обеспечить согласованное взаимодействие в команде, установите правила о том, когда, с какой частотой и с помощью каких инструментов следует обмениваться информацией. В дополнение к этому определитесь с тем, как будет работать коммуникация между разными подразделениями.

Решите, какой канал коммуникации лучше всего подходит для той или иной ситуации. Например, если вопрос можно решить по электронной почте или в Slack, нет необходимости назначать совещание.

И напротив, если ситуация требует дискуссии в реальном времени, будет удобнее обсудить её в ходе короткой видеоконференции.

2. Настройте инструменты для удалённой совместной работы

Работая удалённо, вы, скорее всего, будете получать и отправлять намного больше писем, поэтому обязательно позаботьтесь о наличии доступа к рабочей почте из дома.

Помимо электронной почты, в каждом коллективе используются разные инструменты для совместной работы. Вашей команде нужно определиться с тем, какие инструменты вы будете использовать для обмена сообщениями, видеосвязи, а также отслеживания проектов.

Договоритесь о том, какие инструменты для совместной удалённой работы нужны вашей команде и заранее проверьте, что все учётные данные и пароли работают. Обеспечьте наличие дома качественного доступа к интернету, чтобы не терять результаты работы и не отключаться от конференций из-за проблем со связью.

3. Внедрите инструмент для совместной работы в команде

Управление удалёнными командами требует гибкого подхода к формированию расписаний. Возможно, вам придётся изучить новые инструменты, привыкнуть обмениваться информацией в асинхронном режиме и найти новые способы решения проблем. 

Помимо инструментов для обмена информацией полезно также настроить централизованную платформу управления проектами, позволяющую планировать и отслеживать проекты и задачи команды. Делать это можно с помощью электронных таблиц и общих папок для каждого проекта или же воспользоваться программным обеспечением для управления проектами, чтобы автоматизировать процессы. 

Имея в своём распоряжении функциональную систему управления проектами, сотрудник смогут находить нужную информацию и делиться результатами работы в одном месте, благодаря чему сократится количество ненужных писем и совещаний.

4. При работе в разных часовых поясах обеспечьте максимально подробное представление информации

Удалённые позиции дают возможность работать из любого места. Но когда люди находятся в разных часовых поясах, время ответа существенно увеличивается. Чтобы не терять время на ожидание ответа, пишите как можно более подробные сообщения или письма.

Вот несколько способов сделать это:

• Сразу предоставляйте как можно больше информации

• Указывайте сроки выполнения проектов или время, к которому вам нужен ответ

• Предоставляйте ссылки на связанные ресурсы или обсуждения 

• Дополняйте сообщения изображениями или снимками экрана

• Заранее предупреждайте коллег о том, когда вас не будет на связи

Правильно выстроенная асинхронная коммуникация позволяет не тратить время попусту и обеспечить команду всеми необходимыми ресурсами для эффективной работы.

5. Заблаговременно определите цели проектов и ожидания от них

Чтобы компенсировать задержки в коммуникации, лучше всего как можно раньше формировать ожидания, особенно если в работе над проектом участвуют специалисты из разных отделов. Устанавливайте чёткие приоритеты для отдельных сотрудников и всей команды. Ясно определяйте указания, цели и даты для проектов.

Проинформировав всех об ожиданиях и целях, будьте готовы ответить на возникающие вопросы. Во время реализации проектов регулярно сверяйтесь с сотрудниками о ходе работ, следя за тем, что заданные ожидания выполняются.

Также очень важно проявлять гибкость и быть готовым смещать даты в случае необходимости.

6. Записывайте совещания

Встречи больших команд и общие собрания — хороший способ пообщаться с коллегами и узнать о новостях компании. Но из-за разницы во времени, болезней и отпусков не все могут присутствовать на таких конференциях.

Для того чтобы никто не чувствовал себя забытым и у всех был доступ к необходимой информации, записывайте такие конференции в Skype или Zoom и делитесь ими со всеми.

Это также касается учебных курсов или других важных презентаций. Предоставляйте всем доступ к записям и слайдам, чтобы сотрудники могли посмотреть их в удобное для них время.

Общение с коллективом

Даже если вы не видите своих коллег лично, с ними всё равно можно общаться виртуально. Вот несколько способов всегда оставаться на связи:

7. Планируйте регулярные сверки

Обмен информацией является очень важным аспектом коллективного взаимодействия, особенно в работе удалённых команд.

Чтобы оставаться на связи, регулярные контактируйте с прямыми подчинёнными каждый день, раз в неделю или через день. В ходе этих регулярных конференций сотрудники смогут высказаться о чём-то, что сложно передать в письме или в сообщении в Slack. Кроме этого, так вы будете в курсе подробностей того, как у них идут дела.

Вот что можно включить в повестку такой встречи:

• Актуальная информация по текущим проектам

• Обратная связь по прошлым или текущим проектам

• Общение о том, как в целом идут дела

• Обсуждение будущих проектов 

• Предоставление дополнительных ресурсов или обучения

Всё это поможет провести более продуктивную и интересную встречу.

8. Отмечайте успехи коллектива

Важно обращать внимание на успехи и отмечать вклад каждого сотрудника в общее дело, чтобы они чувствовали, что их ценят, и были мотивированы. Это может быть письмо, общее объявление в Slack или во время конференции — главное, продемонстрировать признательность и поддержку.

Выражение признательности также хороший способ сформировать модель позитивного поведения и показать другим сотрудникам пример хорошей работы.

9. Создавайте возможности для максимальной вовлечённости сотрудников

Удалённые сотрудники могут чувствовать себя одиноко, потому что им сложнее выстраивать связи с коллегами. Но это можно изменить. Чтобы поддерживать вовлечённость сотрудников, создавайте возможности социального взаимодействия.

Вот несколько способов повысить вовлечённость в команде:

• Проводите виртуальные мероприятия по сплочению коллектива

• Планируйте встречи просто для общения

• Делитесь вдохновляющими цитатами о командной работе

• Общайтесь на виртуальных обеденных перерывах или перерывах на кофе

Такое времяпровождение не только помогает сотрудникам чувствовать связь друг с другом, но и укрепляет командный дух, что благотворно влияет на сплочённость и совместную работу.

Продуктивная работа из дома

Тот факт, что вы работаете не в офисе, вовсе не означает, что нельзя делать это продуктивно. Используйте эти советы, чтобы повысить эффективность работы в удалённом режиме:

10. Создайте утренний распорядок

Хороший утренний ритуал помогает настроиться на рабочий лад. Переход к удалённой работе может изменить привычный график, поэтому утренние ритуалы позволяют подготовиться к началу рабочего дня.

Сформируйте собственную «дорогу на работу», которая поможет вам войти в рабочий ритм. Например, можно одеться так, будто собираетесь в офис, принять душ или сделать кофе. Когда у вас есть намерение «отправиться на работу», вы проведёте день более продуктивно.

Аналогично можно сформировать подобный ритуал и для окончания рабочего дня и снятия напряжения. Например, в конце дня можно подвести его итоги, переодеться, помедитировать или найти другой способ отключиться от работы.

11. Придерживайтесь расписания

Дистанционная работа, гибкий график и другие возможности работать из дома хороши тем, что выполнять поставленные задачи можно в любое удобное время, но не забывайте о том, что работа над ними может занять больше времени, если она постоянно чем-то прерывается.

Необязательно работать с 9 до 5, но стоит выделить рабочие часы и по возможности придерживаться этого расписания, чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса.

Не забудьте также запланировать перерывы, чтобы у вас было время восстановить силы. Регулярные перерывы позволяют расслабиться и переключиться, что помогает оставаться продуктивным весь день.

Кроме того, работая онлайн, можно легко потерять счёт времени. Здесь вам поможет программное обеспечение для отслеживания рабочего времени.

12. Начинайте утро с наиболее приоритетных задач

Как сказал однажды Марк Твен, «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».

Применив эту цитату к определению приоритета задач, вы поймёте, что это хороший совет. Съев свою «лягушку» — то есть, справившись с самой сложной или самой важной задачей — с утра, вы почувствуете, что уже чего-то добились за день, и будете испытывать меньше стресса, когда перейдёте к менее важным или срочным задачам.

С самого утра намного проще уделить всё своё внимания важной задаче, потому что позже вас начнут отвлекать другие задачи и уведомления.

13. Используйте списки дел и блоки времени

Работая дома, легко впасть в прокрастинацию или отвлечься, поэтому следует пользоваться стратегиями управления временем или задачами. Например, можно планировать выполнение задач в порядке важности с помощью программного обеспечения для ведения списков дел и блокирования времени.

Визуализация задач поможет держать их в уме и выполнять вовремя. Если в начале рабочего дня хорошо понимать, чего вы хотите добиться, это поможет концентрироваться на одной задаче, не пытаясь сделать всё и сразу.

14. Выделите отдельное место для работы

Идея работать, сидя на кровати или на кухне, может казаться заманчивой, однако такой вариант пагубно сказывается на продуктивности, потому что вас обязательно будет что-то отвлекать. Лучше разделить пространство для личной жизни и работы, чтобы иметь чёткие границы.

Если у вас нет отдельной комнаты, которую можно было бы использовать как кабинет, выделите пространство под рабочее место в любой комнате. Приобретите хороший стол, стул и компьютер, чтобы можно было удобно устроиться и сосредоточиться.

Наличие отдельного пространства помогает настроиться на труд и продемонстрировать семье, что сейчас вы заняты работой.

15. Наведите порядок на рабочем месте

Если на вашем столе бардак, сосредоточиться на работе практически невозможно. Согласно этому исследованию, беспорядок вызывает стресс и тревожность.

Чтобы избежать этого, потратьте некоторое время на то, чтобы придумать, как лучше организовать своё рабочее место дома. Это поможет быстрее наводить порядок и находить нужные вещи.

Вот несколько способов поддерживать высокую организацию:

• Сформируйте цифровую или физическую систему для хранения документов

• Добавьте нужные закладки и часто используемые функции на панель инструментов браузера

• Прибирайтесь на столе во время перерывов

В конце рабочего дня постарайтесь оставить стол в таком виде, в каком хотели бы увидеть его утром.

16. Ограничьте количество отвлекающих моментов

Когда ваша личная и профессиональная жизнь пересекаются у вас дома, невозможно обойтись без отвлекающих моментов во время работы, и это понятно. При этом однако можно предпринять определённые меры, позволяющие отвлекаться как можно меньше.

Вот что можно сделать, чтобы избавиться от отвлекающих моментов во время работы:

• Если вам не нужен телефон, переведите его в беззвучный режим или режим «в самолёте»

• Отключите уведомления приложений на время сфокусированной работы

• Используйте наушники с шумоподавлением, чтобы не отвлекаться на посторонние звуки 

• Дайте близким знать, когда вы заняты работой, чтобы они обращались к вам в нерабочее время

17. Устанавливайте границы для семьи и близких

Чтобы всё было хорошо и на работе, и в личной жизни, важно договориться с членами своей семьи о том, что можно, а что нельзя.

Посвятите их в своё рабочее расписание, а также обговорите, когда и как с вами можно контактировать во время работы.

Если у вас ребёнок, и вы делите с кем-то обязанности по присмотру за ним, создайте расписание. Например, можно разделить день на смены, чтобы чередовать работу и уход за ребёнком.

Также рекомендуется дать близким понять, как общаться с вами во время рабочих часов. Например, если ваша дверь закрыта, то лучше подсунуть вам записку под дверь, а не стучать.

Если заранее условиться обо всём этом, то можно будет избежать конфликтов в семье и дать себе возможность плодотворно работать.

Психологическое состояние в приоритете

Удалённая работа может сказываться на нашем психологическом состоянии, например, в результате неопределённости границ рабочего пространства и ощущения изоляции. Ниже приводятся некоторые советы по сохранению психологического и физического здоровья в условиях работы из дома:

18. Разговаривайте с коллегами

Изолированность удалённой работы может негативно влиять на ментальное здоровье. Важно иметь людей, с которыми вы сможете поговорить о том, как вы себя чувствуете.

Найдите коллегу, с которым вы сможете обмениваться своими проблемами и успехами, связанными и не связанными с работой. Это также поможет вам строить отношения на работе, даже не общаясь лично.

Если у вас возникают проблемы, говорите о них с руководителем. В случае необходимости он сможет поменять вашу загрузку или предоставить ресурсы о ментальном здоровье.

Если вам нужно изменить рабочие часы или у вас есть вопросы о том, как организовать для себя дни для заботы о ментальном здоровье, обратитесь за поддержкой в отдел по работе с персоналом.

19. Уделяйте время личным делам

Создание чёткого распорядка важно для баланса работы и хобби. Насколько подробным будет ваш план, зависит от вас, но в целом, сформировав примерное расписание с задачами на каждый день, проще оставаться ответственным.

Это особенно важно, когда вы пытаетесь найти время на свои любимые занятия. Поставить работу во главу углу легко, но если вы будете находить и время для себя, в долгосрочной перспективе это поможет предотвратить выгорание.

В расписание можно внести такие пункты, как:

• Выйти на прогулку на 15 минут

• Прочитать главу из книги

• Позвонить другу или родственнику

Так приятно вычёркивать все эти пункты из своего списка в конце дня! Это также помогает сохранить энергию для работы завтра.

20. Когда работы мало, проводите время с пользой для себя

Чтобы наиболее эффективно использовать часы, когда домочадцы отдыхают, запланируйте максимально продуктивную работу на время, когда ваши близкие спят. Например, можно встать раньше всех или работать тогда, когда никого нет дома. Также можно планировать небольшие отрезки такого тихого времени, чтобы заниматься работой.

Используйте эти тихие часы для выполнения наиболее важных задач, которые требуют максимальной сосредоточенности. Тогда остальное время можно будет посвятить менее сложным задачам.

21. Будьте терпимее к себе и к тем, кто вас окружает

Этот совет относится и к работающим родителям, и к тем, у кого нет детей. Отвлекает ли вас постоянно кто-то другой, или вы отвлекаетесь сами, главное здесь терпение.

Нельзя одновременно заниматься всем сразу, поэтому иногда нужно просто смягчить установленные правила. Например, это абсолютно нормально позволить себе делать незапланированный перерыв. Но постарайтесь не превращать это в привычку, которая приведёт к срыву сроков выполнения работ.

Найти правильный баланс между работой, заботой о себе и отношениями с близкими довольно сложная задача. Планировать всё заранее очень полезно, но всегда может произойти что-то неожиданное. В этом случае сообщите коллегам о случившемся и придумайте запасной план.

Важнее всего быть терпеливым к самому себе. Примите тот факт, что одни дни будут лучше других, потому что всем нужно время привыкнуть к новым обстоятельствам.

22. Придерживайтесь строгого графика сна

Когда рабочий день не имеет границ, идея смотреть сериалы допоздна или поспать утром подольше может казаться соблазнительной. Но нарушение циркадных ритмов может вызывать у вас колебания уровня энергии в течение дня, из-за чего вы будете чувствовать себя уставшим.

Взрослым рекомендуется спать не менее 7 часов каждую ночь. Придерживайтесь этого простого правила, чтобы хорошо себя чувствовать и иметь возможность концентрироваться на работе.

23. Установите границы между работой и жизнью

Когда границы между работой и личной жизнью размыты, их сложно разделить. По данным исследования в 2020 году 71% сотрудников испытывали выгорание как минимум один раз. Более того, 87% сотрудников сообщили, что каждый день работали на два часа больше, чем должны.

Чтобы предотвратить выгорание и добиться баланса между работой и личной жизнью, важно установить чёткие границы. Для этого вы можете создать расписание. Определите свои рабочие часы и часы, в которые коллеги могут обращаться к вам.

Когда рабочий день закончился, оставляйте всё связанное с работой на следующий день, в том числе письма, которые приходят вечером после работы. Потратьте время на себя, свои хобби и отношения с близкими.

24. Выделите 30 минут в середине, чтобы побыть на свежем воздухе

Часами смотреть на экран и обрабатывать большие объёмы информации тяжело и физически, и морально.

Когда вы делаете длинный перерыв, отойдите подальше от рабочего места, чтобы дать отдохнуть глазам и мозгу.

Вот несколько способов сделать это:

• Сократите использование социальных сетей

• Выходите прогуляться во время перерывов

• Отключайте рабочие уведомления до следующего рабочего дня 

• Убирайте ноутбук или компьютер после работы

Сменить пейзаж вокруг также полезно для повышения творческого потенциала.

Сделайте так, чтобы работа из дома была для вас благотворной

Чтобы найти баланс между личной жизнью и работой нужно время, независимо от того, работаете ли вы в стартапе или небольшой компании. Постарайтесь быть гибким и не забывайте рассказывать о своих потребностях команде.

Обзаведясь всеми необходимыми инструментами для удалённой работы и выделенным местом для домашнего офиса, вы будете готовы выполнять самые сложные задачи. Не забывайте, у работы из дома есть свои преимущества, особенно если воспользоваться нашими советами по её организации.