Почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Зачастую судьба проекта зависит от того, насколько хорошо проработана система передачи информации. В управлении проектами чёткость обмена информацией подразумевает не только определение места, где сотрудники должны общаться, но и понимание того, кому какие сообщения отправлять.

Хорошая новость заключается в том, что составить эффективный план обмена информацией совсем не сложно. Для этого нужно всего лишь определить каналы обмена информацией и согласовать правила их использования участниками коллектива. В этой статье мы расскажем, как создать такой план, и покажем шаблон для составления собственного плана.

Что такое план обмена информацией?

В контексте управления проектами план обмена информацией отражает то, как вы будете обмениваться важной информацией о выполняемых проектах с ключевыми заинтересованными сторонами. Такой план помогает понять, кто какие уведомления должен получать и когда в процесс обмена информацией следует включать заинтересованные стороны проекта. В плане обмена информацией уточняется, какие каналы должны использовать заинтересованные стороны, в какое время и с какой частотой будут передаваться те или иные сведения и кто отвечает за каждый из каналов.

Ознакомившись с планом обмена информацией, ваш коллектив получит чёткое представление о том, какие инструменты следует использовать, а также когда и с кем можно контактировать с их помощью. Без такого плана может возникнуть ситуация, когда один из сотрудников будет запрашивать информацию о работе у другого через инструмент, который тот проверяет лишь эпизодически. В итоге вместо чёткого взаимодействия и движения вперёд участники совместной работы могут просто запутаться, потерять нить и оказаться оторванными от важного дела. Не поняв, где искать понимания, человек в конечном итоге будет вынужден обратиться со своими вопросами, на которые сам он не может ответить, к кому-то из руководства. Из-за простого сбоя в процессе обмена информацией оказалось, что трое специалистов не понимают, что происходит, а работа тем временем стоит на месте.

Что должен включать в себя план обмена информацией?

План по обмену информацией — это комплексное описание стратегии информационного сопровождения проекта. В плане обмена информацией должны содержаться ответы на такие вопросы, касающиеся проекта, как:

• Какие каналы для обмена информацией использовать? Для чего используется каждый из них?

• Когда следует общаться лично, а когда допускается обмен информацией с задержкой по времени?

• Какие существуют функции в рамках проекта? Кто такой менеджер проекта? Кто входит в состав группы проекта? Кто такие заинтересованные стороны проекта?

• Как предполагается передавать важные сведения о проекте, такие как обновления его статуса? Как часто они будут распространяться?

Что не следует включать в план обмена информацией?

План обмена информацией позволяет понять, как общаться с группой и заинтересованными сторонами проекта, будь то собственные сотрудники вашей компании или внешние заинтересованные стороны, например, клиенты или подрядчики.

План обмена информацией в контексте управления проектами не имеет отношения к плану по связям с общественностью. Он не поможет вам согласовать стратегию для соцсетей, определить целевую аудиторию или создать ключевые сообщения для различных демографических групп. Если вам нужны планы для этих целей, можно создать контент-календарь для социальных сетей или план бизнес-стратегии.

Преимущества плана обмена информацией

Понятно, что чёткий обмен информацией на рабочем месте — это хорошо. Но нужен ли для этого составлять специализированный план в письменном виде?

Если коротко, то да. Грамотно составленный план обмена информацией обеспечивает правильный порядок передачи сведений нужным заинтересованным сторонам проекта. Совсем необязательно сообщать все подробности о проекте руководству, равно как и нет нужды каждому участнику проекта участвовать в телеконференции с внешними партнёрами. Уточнив порядок и место обмена информацией, вы сможете значительно снизить уровень неопределённости и устранить преграды для коллектива.

Меньше переключений между приложениями

Недавно мы опросили более 13 000 работников умственного труда по всему миру и выяснили, что в среднем они переключаются между 10 приложениями до 25 раз за день. Вместо того чтобы заниматься полезной работой и эффективно взаимодействовать с коллегами, работники умственного труда тратят массу времени на то, чтобы просто понять, где им следует обмениваться информацией.

План обмена информацией позволяет устранить эту неопределённость. Например, точно зная, что общаться рабочим вопросам следует только в инструменте управления работой, то вместо того, чтобы рыться в куче документов, сообщениях в Slack или в переписке по электронной почте, ваши сотрудники будут искать ключевые сведения именно там. Аналогичным образом, когда сотрудник имеет лишь косвенное отношение к работе над проектом и его привлекают только на этапе составления общих отчётов о состоянии дел, не имеет смысла беспокоить его вопросом о том, когда будет готов следующий ожидаемый результат по проекту.

Мы разработали своего рода руководство о том, какое программное обеспечение и инструменты для обмена информацией лучше всего использовать в тех или иных случаях. Если Asana предназначена для работы, то Slack — для оперативного реагирования на всё происходящее. Электронная почта имеет более официальный характер и используется в основном для связи с внешними контрагентами. Создание такого руководства по обмену информацией поможет снизить уровень неопределённости.”

Расширение возможностей совместной работы

Совместная работа в команде — это не процесс, происходящий сам по себе, а навык, который необходимо совершенствовать. Одной из составных частей процесса подготовки эффективной совместной работы в команде является обеспечение чёткого понимания правил обмена информацией. Связано это с тем, что эффективность совместной работы зависит от того, насколько комфортно осуществляется обмен информацией, особенно, работая в удалённой или распределённой команде. Если в вашем коллективе нет чёткого понимания того, как и где следует обмениваться информацией, общаться друг с другом будет некомфортно.

План обмена информацией как раз и призван чётко определить место общения участников коллектива. В зависимости от уровня детализации плана, также можно указать время обмена информацией между сотрудниками и чётко прописать правила, касающиеся режима «не беспокоить» или «напомнить позднее».

Предусмотрев такие правила, вы сможете устранить одно из самых больших препятствий на пути к эффективному обмену информацией и совместной работе. Если участники коллектива будут чётко понимать, где им общаться и, что не менее важно, где не общаться, они смогут отправлять нужные сообщения в нужное время.

Меньше двойной работы

В настоящее время работники умственного труда тратят 60% своего рабочего времени на организацию работы, поиск документов, получение согласований, переключение между приложениями, отслеживание состояния работы и выполнение прочих задач, отнимающих время, которое можно было бы посвятить полезной работе. Частично эти усилия по организации работы связаны с тем, что сотрудники не знают, где следует обмениваться информацией.

Если у сотрудников нет чёткого представления о том, где искать необходимую информацию, например, по плану или по хронологии проекта, им придётся копаться в нескольких инструментах или отвлекать других специалистов, просто чтобы найти нужную информацию. В результате отсутствия у участников команды чёткого понимания того, где им следует обмениваться информацией о работе, им будет сложнее даже просто понять, что им делать.

В результате чрезмерных усилий по организации рабочего процесса повышается количество ненужной двойной работы и снижается общая слаженность действий. В действительности, по данным исследования «Анатомия работы: тенденции и вызовы», мы тратим 13% времени, или 236 часов в год, на уже выполненную работу. Распространив план обмена информацией, вы обеспечите чёткое понимание сотрудниками того, где находится работа, и им не придётся тратить время на самостоятельные поиски.

Как составить план обмена информацией

Хотя план обмена информацией представляет собой весьма мощный инструмент, создать его совсем не сложно. Сделать это можно, выполнив четыре действия.

1. Определите способы обмена информацией

При создании плана обмена информацией, прежде всего, необходимо определить, где и какой информацией будет обмениваться ваша команда. Сюда относятся вопросы, когда какие инструменты использовать, а также когда следует общаться в режиме реального времени, а когда допустим обмен информацией с задержкой по времени. Интерактивный, или синхронный обмен информацией — это общение в реальном времени. Тогда как обмен информацией с задержкой по времени — это когда вы отправляете сообщение, не рассчитывая, что ваш респондент ответит сразу. Мы каждый день пользуемся этим видом обмена информацией, даже не замечая этого, особенно когда отправляем электронную почту.

Составляя план обмена информацией, определите, для чего будет использоваться тот или иной инструмент. Например, можно принять следующую схему:

• Электронная почта — для связи с внешними заинтересованными сторонами.

• Slack  — для обмена информацией в режиме реального времени по текущему состоянию дел и для оперативного решения вопросов.

• Asana  — для обмена информацией о работе с задержкой по времени, такой как сведения о задачах, обновления статуса проектов или ключевые документы по проекту.

• Zoom или Google Meet — для различных коллективных мероприятий вроде мозгового штурма по проекту или совещания по итогам проекта.

2. Согласуйте частоту обмена информацией

Определившись, где вы будете обмениваться информацией, необходимо решить, насколько часто вы будете это делать. Частота обмена информацией — это ваш план действий по информированию различных заинтересованных сторон о тех или иных аспектах проекта.

Например, в нём можно запланировать следующие события:

• Еженедельное обновление статуса проекта в Asana для всех заинтересованных сторон и спонсоров проекта.

• Ежемесячные совещания группы проекта для устранения препятствий в работе или коллективного обсуждения последующих шагов.

• Обновление вех проекта в Asana по мере необходимости.

3. Добавьте план управления взаимодействием с заинтересованными сторонами

Успешность реализации проекта зачастую зависит от того, насколько удастся заручиться поддержкой заинтересованных сторон. Обычно это делается в начале проекта на организационном совещании, но так же важно сохранять поддержку заинтересованных сторон и на протяжении всего проекта.

При составлении плана обмена информацией уделите время тому, чтобы чётко определить, когда и по каким вопросам следует общаться с заинтересованными сторонами проекта. Некоторые сотрудники, которые являются ключевыми участниками проекта, будут обмениваться информацией по проекту на регулярной основе, возможно, даже каждый день. Другие заинтересованные стороны проекта могут привлекаться исключительно для уточнения состояния дел по проекту или, может быть, лишь при подведении итогов.

Определив способ организации обмена информацией с заинтересованными сторонами, можно гарантировать, что к ним будут обращаться только в нужное время и по нужным вопросам. Направляемая им информация должна содержать ответы на вопросы с учётом их уровня детализации, при этом в ней должны быть отражены результаты работы и общие достигнутые показатели.

4. Предоставьте всем план обмена информацией и обновляйте его по мере необходимости

Когда работа над планом обмена информацией будет завершена, его нужно будет предоставить группе проекта. Обеспечьте доступ к этому плану через единый источник достоверной информации о проекте. Для отслеживания всей работы и процесса обмена информацией в рамках проекта рекомендуется использовать Asana , чтобы можно было обсуждать работу там, где вы её выполняете.

Если план обмена информацией по проекту потребуется изменить, обязательно обновите его и сообщите всем об этих изменениях. Так у вашей команды всегда будет актуальная информация.

Пример плана обмена информацией

Шаблон плана обмена информацией

Описание процесса обмена информацией

По какой схеме осуществляется обмен информацией?

Частота

Как часто будет производиться обмен информацией?

Канал

Какой инструмент вы будете для этого использовать? Будет ли обмен информацией вестись в реальном времени или с задержкой по времени?

Аудитория

Кто будет получателем передаваемой информации?

Ответственный

Кто отвечает за распространение передаваемой информации?

Эффективный обмен информацией начинается с соответствующего плана

Чёткая схема обмена информацией помогает отправлять актуальные сообщения в нужное время. Обеспечьте возможность выполнения совместной работы без лишних усилий, наладив своевременный обмен информацией между участниками коллектива. Так ваша команда сможет тратить меньше энергии на организацию работы, и у неё будет больше времени на действительно полезную деятельность.