Повышение эффективности организационного совещания по проекту за 10 действий

Вы вложили массу усилий в запуск своего проекта, однако порой кажется, что проект сходит с намеченного пути ещё до своего начала. Это связано с тем, что все участники и заинтересованные лица проекта привносят в него различные знания, ожидания и приоритеты. Если не дать им возможность согласовать все аспекты до начала работ, проект превратится в греблю против течения независимо от попыток скорректировать курс. К счастью, есть надёжное средство — организационное совещание по проекту.

Организационные совещания — это эффективный способ привести всю проектную группу к общему знаменателю до начала работ. Во время совещания вы обрисуете назначение проекта, углубитесь в подробности и обсудите дальнейшие шаги. Таким образом, все будут с вами от начала и до конца, каким бы ни был план проекта.

Что такое организационное совещание по проекту?

Организационное совещание по проекту — это возможность встретиться с участниками группы и заинтересованными лицами до начала проекта, чтобы обсудить ключевую информацию и согласовать важнейшие вехи. Проведение организационного совещания следует запланировать после согласования устава проекта и создания его плана, но до фактического начала работы над ним. В ходе совещания вы обрисуете назначение проекта, его цели, план и многое другое, а также отведёте участникам время на вопросы и проясните дальнейшие шаги. По окончании совещания у группы должно сформироваться общее представление о том, над чем вы работаете, а также для чего и как вы будете это делать.

Каково назначение организационного совещания по проекту? Нужно ли оно мне?

Если кратко, то да. Организационные совещания — бесценный способ донести ключевую информацию по проекту до своей группы и предоставить сотрудникам возможность лично задать интересующие вопросы. В отличие от публикации этих сведений в плане проекта или почтовой рассылке, организационное совещание по проекту снижает вероятность недопонимания и позволяет всем участникам начать работу с общей стартовой линии. Без такого совещания у исполнителей и заинтересованных лиц могут сформироваться разные ожидания от проекта, что приведёт к разрастанию его объёма и, в худшем случае, даже к срыву проекта.

Это не означает, что вам нужно проводить одинаковые организационные совещания по каждому проекту. Некоторые проекты, например направленные на работу с клиентами или реализацию комплексных инициатив, только выиграют от формализованных совещаний с серьёзной подготовкой. В зависимости от типа проекта это может быть солидная презентация или даже демонстрация. Для проектов попроще, где меньше заинтересованных лиц, подойдёт не столь формальная форма совещания без докладов и презентаций.

Разные типы организационных совещаний

Не все организационные совещания должны быть одинаковыми. Рецепт такой встречи любого вида по большей части состоит из одних и тех же ингредиентов, однако, хорошо разобравшись в этой типологии, вы сможете решить, насколько формализованным или неформальным должно быть то или иное предстартовое совещание по проекту.

Внутреннее организационное совещание по проекту

Это простейшая форма организационного совещания. Цель — приведение участников проектной группы к общему знаменателю и предоставление им возможности задать свои вопросы до начала проекта. Как и в случае с любым другим организационным совещанием, подготовьте материалы для него заранее, однако не тратьте слишком много сил на доведение их до идеала.

Примеры проектов:

• Запуск кампании по маркетингу продукта

• Веб-разработка

• План тестирования удобства использования

Необходимые материалы:

• План проекта, в котором обрисованы основные сведения о проекте, включая показатели успешности, график проекта, заинтересованные лица и т. д.

• Задачи проекта, сформированные по методологии SMART, которые описывают то, чего требуется достичь по его итогам.

• Чёткий объём проекта, разграничивающий работу, которая входит и не входит в данный проект.

• Наглядная хронология проекта с указанием всех его значимых вех, чтобы было понятно, когда должна быть завершена та или иная ключевая часть работы.

Помимо предоставления этих материалов участникам проекта на организационном совещании запланируйте размещение всей проектной информации на централизованной платформе для управления работой. Это позволит каждому участнику группы в любое время обращаться к нужной документации по проекту.

Организационное совещание по проекту с участием заинтересованных руководителей

Если ваш проект или программу поддерживают определённые руководители компании, вам наверняка нужно будет провести организационное совещание более высокого уровня, чтобы ввести их в курс дела. В ходе такого совещания постарайтесь основное внимание уделить назначению проекта и его целям, а также обязательно расскажите, как он повлияет на задачи компании.

Во время организационного совещания этого типа не следует надолго останавливаться на конкретных вехах или сведениях о проекте. Лучше провести отдельное внутреннее совещание для участников проектной группы, чтобы осветить эти вопросы.

Примеры проектов:

• Дорожная карта продукта

• Маркетинговая кампания (без агентства)

• Внедрение программного обеспечения или систем

Необходимые материалы:

• Чётко сформулированное назначение проекта, тесно связанное с тем влиянием, которое он окажет на цели компании.

• При необходимости — экономическое обоснование, которое вы подготовили для данной инициативы.

• Лаконичное описание задач проекта, показывающее заинтересованным лицам, что будет достигнуто по его окончании.

• План проекта, в котором обрисованы основные сведения о проекте, включая показатели успешности, график проекта, заинтересованные лица и т. д.

• Дорожная карта проекта, которая должна выступать в качестве хронологии его основных блоков.

• Пояснительная записка со всей указанной выше ключевой информацией по проекту. Запланируйте представить сжатую версию пояснительной записки, а затем предоставьте заинтересованными лицами этот документ в полном формате, чтобы они могли ознакомиться с более подробными сведениями после организационного совещания.

• Формальная презентация или доклад.

Внешнее или ориентированное на клиентов организационное совещание по проекту

Если вы реализуете проект для клиента вашей компании, вам нужно будет провести организационное совещание с участием проектной группой и представителей заказчика, чтобы рассказать о целях и ожидаемых результатах проекта. Эта версия организационного совещания требует наиболее тщательной подготовки.

Организационное совещание этого типа позволяет согласовать ожидания и сформировать общее понимание целей проекта. Выделите время на представление проектной группы, определите, как часто вы с клиентом будете обмениваться информацией, и проясните своё видение эффективного взаимодействия. Клиент должен понимать, когда работа будет представляться ему на рассмотрение или как вы будете доносить до него информацию о ходе реализации проекта.

Примеры проектов:

• Маркетинговая кампания (с участием агентства)

• Планирование мероприятий

Необходимые материалы:

• План проекта, в котором обрисованы основные сведения о проекте, включая показатели успешности, график проекта, заинтересованные лица и т. д.

• Проектное задание или творческое задание в зависимости от типа работы.

• Чётко сформулированный объём проекта, разграничивающий работу, которая входит и не входит в данный проект.

• Дорожная карта проекта, которая должна служить в качестве хронологии высокого уровня для важных блоков проекта и включать в себя соответствующие вехи проекта.

• Список заинтересованных лиц с указанием соответствующих ролей.

• Средство обмена информацией внутри группы (например, Slack, электронная почта, Asana), а также порядок публикации обновлений статуса проекта.

• Формальная презентация или доклад.

Организационные совещания по Agile-проектам

Большинство Agile-групп выполняют свои проекты в форме спринтов, которые представляют собой двух- или четырёхнедельные рабочие циклы. От вас не требуется проводить организационные совещания по каждому спринту; на самом деле, это даже замедлит работу группы. Однако стоит запланировать проведение организационного совещания по проекту хотя бы раз в год для согласования работы группа. Организационное совещание также следует проводить при запуске нового проекта или адаптацию нового сотрудника.

Организационное совещание по Agile-проекту — это возможность проверить, есть ли у группы всё необходимое для спринта, чтобы можно было постоянно совершенствоваться, проводя совещания по планированию спринтов и их ретроспективами.

Необходимые материалы:

• Критерии успеха, включая определение того, что для вашей группы означает термин «выполнено».

• Формализованные роли участников, особенно если группа использует Scrum.

• Список используемых командных мероприятий и время их проведения.

• Чёткий план обмена информацией, в котором описано, где и как должно происходить общение внутри группы (например, Slack, электронная почта, Asana).

• Повестка ежедневного стэндапа группы.

Десять действий по планированию и проведению успешного организационного совещания

На вас как руководителя проекта по важной инициативе возлагается планирование и проведение организационного совещания по предстоящему проекту. Аналогично, если вы управляете масштабной программой и планируете организационное совещание для начала данной работы, вы наверняка будете ведущим этого мероприятия. При этом можно будет рассчитывать на то, что руководители входящих в состав программы проектов представят свою информацию.

Если вы никогда не планировали организационные совещания по проектам, не переживайте! Вот 10 простых действий, которые позволят вам провести успешное организационное совещание.

1. Подготовка к совещанию

Первый шаг перед проведением организационного совещания по проекту — решить, кто должен присутствовать и как долго продлится совещание. Уровень и детализация подготовки будет зависеть от того, насколько формальным оно должно быть. Будут ли приглашены руководители компании или внешние партнёры? Или же это неформальное совещание с основным составом проектной группы? В процессе подготовки к совещанию:

1. Оформите окончательный список приглашённых. К этому моменту вы должны знать, проектное совещание какого типа вы будете проводить и кто будет на нём присутствовать. Перед рассылкой приглашений проверьте список участников ещё раз, чтобы не забыть никого из заинтересованных лиц проекта.

2. Определите время (и продолжительность). Не забудьте запланировать время на вопросы.

3. Назначьте секретаря. Эту роль должен выполнять отдельный человек. Он будет вести протокол на случай, если кто-либо из заинтересованных лиц не сможет присутствовать. Если совещание проходит виртуально, постарайтесь также организовать его запись, чтобы отсутствовавшие участники группы смогли посмотреть её в удобное время.

4. Составьте повестку совещания. Заранее разослав повестку совещания, вы поможете всем подготовиться к нему. Вместе с повесткой также можно предоставить различные материалы, такие как план и хронология проекта, чтобы приглашённые могли просмотреть эти документы до совещания.

Пример повестки организационного совещания по проекту

2. Представление участников

Если это первое совещание с проектной группой, то некоторым сотрудникам, возможно, ещё не доводилось работать вместе. Начните совещание со знакомства или задайте вопросы для снятия психологического напряжения, чтобы помочь всем участникам лучше узнать друг друга.

3. Представление назначения проекта в начале

Самое важное из того, что нужно донести до участников организационного совещания по проекту — это то, над чем вы будете работать, и для чего это нужно. Согласно недавнему исследованию только у 26% сотрудников есть чёткое понимание того, как их индивидуальная работа соотносится с целями компании. Не понимая этого, участники группы не будут знать, какая работа важнее всего или как управлять меняющимися приоритетами.

Рассказывая о назначении проекта, обязательно объясните, как он связан с более широкими целями бизнеса и организации. Ответьте на вопросы «Зачем нам над этим работать?» и «К чему мы стремимся в своей работе?». В ходе совещания у вас будет возможность углубиться в подробности проекта и конкретные рабочие процессы, однако обрисовать назначение проекта в начале совещания — это лучший способ привести всех к общему знаменателю.

Пример назначения проекта

Цель данного проекта — улучшить осведомлённость о бренде в Северной Америке, а также в Европе, на Ближнем Востоке и в Африке, проведя цифровую брендовую кампанию в третьем квартале.

4. Представление плана проекта

В идеале вы уже разослали план проекта вместе с повесткой совещания, чтобы дать участникам группы возможность прочитать его заранее. Во время организационного совещания не нужно пересказывать план проекта во всех подробностях. Вместо этого сосредоточьтесь на ключевой информации, такой как хронология проекта, важные вехи или основные ожидаемые результаты.

Пример плана проекта

5. Описание объёма проекта

Один из самых важных пунктов для обсуждения — это то, что входит, а также (что не менее важно), не входит в объём проекта. Ожидания всех участников должны быть одинаковыми во избежание сюрпризов или изменения ожидаемых результатов в последний момент по ходу проекта. Если прояснить объём проекта заранее, а затем делать это можно чаще, вы сможете избежать разрастания объёма, которое может затянуть или даже сбить проект с намеченного пути.

Пример объёма проекта

Задача проекта: запустить дисплейную и видеорекламу в третьем квартале, чтобы улучшить осведомлённость о бренде в Северной Америке, а также в Европе, на Ближнем Востоке и в Африке.

Ресурсы:

• Группа дизайна бренда (шесть человек), 15 рабочих часов в неделю на протяжении четырёх недель

• Бюджет на медиа-расходы в размере 50 000 долл. США

Ожидаемые результаты:

• Дизайн целевой страницы

• Показ рекламы (два варианта для A/B тестирования), размер согласно спецификации показа

• Видеоролики (продолжительность 6 и 30 секунд), размер согласно спецификации видео

Творческие требования: показ

• Показ логотипа и призыва к действию в ходе всей анимации

• Требуются статичные баннеры и баннеры HTML5

Видео

• Показ бренда в течение первых 5 секунд

• Включает в себя озвучку

Целевая страница

• Реклама и целевая страница должны визуально сочетаться друг с другом

Вне объёма:

Перевод материалов для брендовой кампании

6. Распределение ролей и обязанностей по проекту

Для упрощённого внутреннего проекта это не всегда нужно, однако если участники вашей проектной группы никогда не работали вместе или если вы работаете с внешним партнёром, обязательно согласуйте со всеми их роли и обязанности. Кто будет основным контактным лицом проекта? Есть ли у проекта спонсор или состава руководства компании? Есть ли специалист или группа специалистов, с которыми нужно будет согласовывать аспекты проекта?

Различных заинтересованных лиц необходимо информировать на разных стадиях проекта. Если в проектной группе по итогам организационного совещания нет чёткого понимания ролей и обязанностей, попробуйте создать и опубликовать матрицу RACI как дополнительное поручение.

Примеры ролей в проекте

• Ответственное лицо: Даниэла Варгас

• Подотчётное лицо: Кабир Мадан

• Эксперты: Кэт Муни, Рэй Брукс

• Информируемое лицо: Эйвери Ломакс

7. Определение места, в котором будут отслеживаться данные по проекту и публиковаться обновления в реальном времени

Средний работник интеллектуального труда тратит 60% своего времени на работу по организации работы в поисках информации и документов. Весь этот непроизводительный труд приводит к тому, что у вашей группы остаётся меньше времени на важную работу.

Чтобы сократить объём работы по организации работы и повысить производительность группы, позаботьтесь о создании единого источника достоверной информации для всей основной работы по проекту. Когда вся информация о проекте находится в одном легкодоступном месте, группа может получать доступ к документам и обновлениям в реальном времени, сверяться с вехами проекта и быть в курсе ожидаемых результатов проекта.

8. Ответы на вопросы

Во время организационного совещания у участников проектной группы могут возникнуть вопросы по представленной информации, например об объёме проекта или определённых ожиданиях по задачам. Обязательно запланируйте дополнительное время в конце совещания, чтобы ответить на эти вопросы. Помните: цель организационного совещания по проекту заключается в том, чтобы по его окончании все были готовы приступить к работе, имея всю необходимую информацию.

9. Описание дальнейших шагов

Заключительная часть организационного совещания по проекту должна отвечать на вопрос «Что дальше?». В этот момент нужно прояснить, где будет документироваться эта работа, и рассмотреть все поручения, которые были зафиксированы в ходе данного совещания. Также полезным бывает вкратце описать, что группе предстоит выполнить в первую очередь.

После этого проясните, где и как вы будете публиковать обновления статуса проекта. Слишком большое количество совещаний — это один из трёх главных барьеров для продуктивной работы в 2021 году. Вместо проведения очных или виртуальных совещаний по статусу, рассмотрите возможность публиковать обновления статуса проекта в онлайн-среде через систему управления работой. Это позволит участникам группы эффективно синхронизировать свою деятельность и быстро адаптироваться к изменениям.

10. Дела после совещания

Поздравляем — совещание окончено! Теперь попросите секретаря опубликовать протокол совещания в общем проекте. Если вы собирались виртуально, не забудьте открыть доступ к протоколу совещания и/или к его записи. Наконец, если по итогам совещания были сформулированы какие-либо поручения, зафиксируйте их и назначьте соответствующим участникам группы.

После организационного совещания

После проведения организационного совещания по проекту вы будете полностью готовы начать работу над ним. Лучший способ поддерживать синхронизацию и чёткость после совещания — единый источник достоверной информации для совместной работы, например инструмент управления работой. Собрав свою работу, обновления статуса и сообщения в одном месте, вы не только введёте в курс дела участников группы, но и сделаете так, чтобы у сотрудников всегда была самая актуальная информация.

Подробнее о том, как Asana поможет вам организовать работу так, чтобы ваша группа знала, что делать, почему это важно и как этого достичь.