5 fasen van projectbeheer om de workflow van uw team te verbeteren

Projectbeheer wordt vaak verkeerd begrepen. Terwijl veel professionals het zien als het beheren van projecttijdlijnen, komt er zo veel meer bij kijken. Gelukkig hebben wij een gemakkelijke handleiding samengesteld om de vijf fasen van projectbeheer te begrijpen. 

Waarom zijn de vijf fasen zo belangrijk om te kennen? Als u de levenscyclus van projectbeheer begrijpt, kunt u betere interne processen invoeren met behulp van projectbeheersoftware. 

Dit model met vijf fasen is door het Project Management Institute (PMI) gedefinieerd in de projectlevenscyclus PMBOK®-gids, ook bekend als de Project Management Body of Knowledge. De PMBOK®-handleiding is een uitstekend referentiepunt voor alle professionals die hun kennis en vaardigheden inzake projectbeheer willen uitbreiden. 

Laten we beginnen met een korte inleiding tot de vele fasen van het projectbeheer. Of, ga verder naar de projectbeheerdriehoek.

1. Projectinitiatie

In de initiatiefase van het projectbeheermodel wordt het project op een breed niveau gedefinieerd. Dit is het moment om projectsponsors en belanghebbenden te identificeren en de initiële onderzoeksfase te beginnen. Het is ook een goed idee om het project schriftelijk vast te leggen, zodat u het communicatieplan gemakkelijk kunt verspreiden onder de rest van het team. Veel teams beginnen een project met een eerste projectvergadering of een haalbaarheidsstudie. Hoe u besluit het project te starten, hangt af van de voorkeursstijl van uw team op het gebied van communicatie. 

Naast de presentatie van het oorspronkelijke idee van het project, moet u ook een overzicht geven van de voordelen, kosten en risicofactoren in verband met de project-deliverables. Misschien wilt u zelfs extra maatstaven aanreiken, afhankelijk van hoe uw organisatie succes meet. 

Zodra u het project hebt beoordeeld, maakt u een business case of voor kleinere projecten een projectcharter. Deze tools kunnen u helpen uw project grondig te beschrijven en te pitchen, met details zoals de doelstellingen van het project, het budget en de tijdlijn. Of u nu een business case of een projectcharter opstelt, deze tools zijn bijzonder handig om later naar te verwijzen en snel de doelstellingen van het project in de toekomst vast te stellen. 

Hier is een voorbeeld van wat er in een business case of projectcharter moet staan. 

• Bedrijfsnaam: Apollo Enterprises

• Projectnaam: Het OKR Playbook

• Projectmanager: Kabir Madan

• Doelstelling: Het doel van dit rapport is het genereren van leads te verhogen door middelen van wereldklasse aan te bieden aan ons klantenbestand. 

• Belanghebbenden: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks. 

• Tijdlijn: Van 1 juni tot 20 juli 2021. 

• Voordelen: De voordelen van dit rapport zijn onder andere de aanpassing van een nieuw concurrentievoordeel, het creëren van een nieuwe leadfunnel, en uiteindelijk resulterend in een hoge ROI gezien het lage projectbudget. 

• Risico's: Hoewel we meer voordelen dan risico's zien, halen we mogelijk leads binnen die nooit worden omgezet. 

2. Projectplanning

In de planningsfase van projectbeheer stelt u duidelijke doelen aan de hand van een projectroutekaart. Hoewel er meerdere manieren zijn om doelplanning uit te voeren, zijn SMART-doelen, CLEAR-doelen, en doelstellingen en belangrijke resultaten (OKR's) drie projectplanningsstrategieën die u op weg kunnen helpen. 

SMART is een acroniem dat staat voor Specific (specifiek), Measurable (meetbaar), Achievable (haalbaar), Realistic (realistisch) en Time-bound (tijdgebonden). Veel teams gebruiken deze methode vanwege de mogelijkheid om de teamcommunicatie te verbeteren, een duidelijke routekaart op te stellen en te resulteren in meetbare resultaten. 

CLEAR is een acroniem dat staat voor Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable, en Refinable. Veel teams kiezen voor deze methode omdat het wat realistischer is om in de praktijk te brengen en de nadruk ligt op samenwerking. 

OKR's verschillen wezenlijker van de andere twee methoden. Deze methode kan doelen openstellen voor het hele bedrijf, waardoor zichtbaarheid in de hele organisatie ontstaat. In plaats van te beginnen met een project en vervolgens de doelstelling te definiëren, beginnen OKR's met de doelstelling en creëren vervolgens projecten rond die doelstelling. Lees meer over OKR-doelbeheer om te bepalen of het geschikt is voor uw organisatie.  

SMART-doelen, CLEAR-doelen en OKR's: 

Hoewel de drie strategieën verschillende benaderingen hebben, leveren ze allemaal vergelijkbare resultaten op. Het is aan u om de methode te kiezen die het best aansluit bij uw bedrijfsdoelstelling. 

Extra middelen die u kunt gebruiken in de planningsfase van projectbeheer zijn onder meer mijlpaaldiagrammen, Gantt-diagrammen, en projectrisicobeheeranalyses. Al deze middelen kunnen helpen details te verduidelijken voor belanghebbenden. Hoewel deze gebieden ontdekt kunnen zijn tijdens de initiële scope van het project, is de planningsfase het perfecte moment om de doelstellingen, doelen en risico's uit te breiden. 

Hier is een voorbeeld van een uitsplitsing van doelen volgens de SMART-projectbeheermethode.

Initieel doel: Meer leads genereren

Verbeterd SMART-doel:

• Specifiek: Meer leads genereren door een handleiding met middelen te verspreiden

• Meetbaar: Maandelijks genereren van leads met 15% verhogen. 

• Haalbaar: Op basis van een recente studie weten we dat onze klanten geïnteresseerd zijn in een gids.

• Realistisch: Verzamel contactgegevens van klanten in ruil voor onze gids

• Tijdgebonden: Maak elk jaar in januari een handleiding met middelen om ons leadverkeer op peil te houden. 

3. Projectuitvoering

In de uitvoeringsfase zal uw team zich richten op het bereiken van de gestelde doelstellingen. Zij zullen de informatie gebruiken die in de eerste twee stappen is verzameld om het project te maken en te lanceren binnen het gespecificeerde tijdsbestek door middel van teamwork en samenwerking. 

Begin met het toewijzen van taken aan teamleden. Als u al een projectbeheertool gebruikt, kunt u deze taken toevoegen aan uw projectworkflow, zodat uw team snel toegang heeft tot middelen en op één plaats kan communiceren. Tijdlijnsoftware en andere tools om projecten in kaart te brengen, kunnen uw team helpen elke stap van het project te visualiseren. 

Vervolgens moet u uw opvolgings- en succesmethodologie voorbereiden, zodat iedereen duidelijk begrijpt hoe succes wordt gemeten. Dit kunnen specifieke prestatie-indicatoren zijn die u van plan bent bij te houden of post-campagnedoelen die u wilt bereiken.

Aangezien deadlines en de werkbelasting dagelijks veranderen, moet u ervoor zorgen dat u het projectschema bijwerkt als dat nodig is en dat afhankelijkheden worden opgeheven zodra ze zijn gehaald. Als u een moeilijke deadline hebt, zorg er dan voor dat u de planning van uw team op basis van prioriteit indeelt. Het is een goed idee om regelmatig met de teamleden te overleggen om er zeker van te zijn dat het project op schema ligt en dat de deliverables worden gehaald. 

Hoewel planningen fluctueren, is het belangrijk om zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke tijdlijn te blijven, zodat u niet in scope creep terechtkomt. Overschrijd met andere woorden de oorspronkelijke scope van het project niet teveel.

Kijk eens naar dit voorbeeld van een tijdlijn om beter te begrijpen hoe u een werkverdelingsstructuur moet organiseren. 

Projecttijdlijn: Van 1 juni tot 20 juli 2021

Projectteam: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1 juni: Kabir zet de projecttaken op en wijst toe aan teamleden. 

• 14 juni: Daniela verzamelt gegevens over middelen.

• 18 juni: Daniela ordent gegevens en legt voor aan Ray voor het ontwerp.

• 28 juni: Ray legt ontwerp 1 ter beoordeling voor aan Kabir.

• 1 juli: Kabir geeft feedback over het ontwerp.

• 6 juli: Ray legt het definitieve ontwerp voor aan Kat voor de implementatie.

• 12 juli: Kat legt de stagingsite ter beoordeling voor aan Kabir. 

• 15 juli: Kabir geeft feedback over de staging.

• 19 juli: Kat legt de definitieve staging voor aan het team om te testen. 

• 20 juli: Handleiding met middelen om live te gaan 

4. Projectprestaties

Het is om verschillende redenen belangrijk om de doeltreffendheid van een project te meten. Een grote reden is het verbeteren van het project, maar het is ook belangrijk omdat de teamleden kunnen leren van zowel succes als mislukking. Er zijn veel verschillende key performance indicators (KPI's) die u kunt gebruiken om strategische doelen te stellen en te bereiken met behulp van software voor het stellen van doelen. Welke KPI's u gebruikt, hangt af van uw vakgebied en het soort project waaraan u werkt. 

Een van de eerste prestatiecriteria die u in aanmerking moet nemen, is de oorspronkelijke doelstelling. Heeft het project het probleem aangepakt dat u trachtte op te lossen? Het is gemakkelijk om los te komen van de oorspronkelijke doelstelling, maar het is belangrijk om die voor ogen te houden wanneer u de prestaties meet. 

Uw volgende stap zou moeten zijn om andere KPI's te onderzoeken om te bepalen of het project een succes was. Enkele universele KPI's zijn return on investment (ROI), cost performance index (CPI), planned value (PV), actual cost (AC) en earned value (EV), hoewel er veel meer zijn. 

Communiceer naar belanghebbenden over het succes van het project, inclusief wat er goed en fout ging. Eerlijk zijn en openstaan voor feedback is de beste manier voor teamleden om van hun fouten te leren.

Bekijk onze voorbeelden van KPI's hieronder. 

• Projectdoelstelling: leadgeneratie verhogen met 15% MoM

• Werkelijke kosten: $ 6.487 in factureerbare uren.. 

• Verdiende waarde: $ 47.300 in MoM toename van generatie

• Rendement op investering: $ 40.813

• Planningsprestatie-index (verdiende waarde gedeeld door geplande waarde): 0,88

• Klantenwervingskosten (kosten gedeeld door aantal leads): $ 0,61 per lead

• MoM-leadacquisitie: 18% verbetering

• MoM-websiteverkeer: 4% verbetering

• Netto winstmarge: 8% verbetering

5. Projectafsluiting

Deze fase verschilt het meest van bedrijf tot bedrijf en van team tot team. Terwijl sommigen graag erkennen dat er hard gewerkt is, gaan anderen graag meteen aan de slag met het volgende grote project. Er is geen goede of foute manier om een project af te sluiten en het is aan u om uit te zoeken wat voor u en uw team het beste werkt. 

Bij het afsluiten van een project wilt u misschien een vergadering met de projectbelanghebbenden organiseren, om dieper op het succes in te gaan. Zo'n vergadering wordt vaak een "post mortem" genoemd. Als u besluit een vergadering te organiseren, kunt u het beste van tevoren een anonieme enquête rondsturen om er zeker van te zijn dat alle kritieke punten tijdens de vergadering aan de orde komen. Het is een goed idee om de KPI's die u in de prestatiefase gemeten hebt nog eens door te nemen, zodat alle betrokken partijen een duidelijk beeld hebben van wat er wel en niet goed ging. Zo voorkomt u dat er bij toekomstige projecten opnieuw fouten worden gemaakt. 

Het is ook een goed idee om projectmateriaal te organiseren en op te slaan in een gedeelde map waartoe teamgenoten toegang hebben voordat ze een project afsluiten. Materialen zoals projectbriefingen, sjablonen, content, ontwerpbestanden, werk in ontwikkeling, enzovoort zijn belangrijk om bij de hand te hebben als het tijd is om de prestaties te evalueren.  

Een belangrijke kans die vaak wordt gemist in de fase waarin projecten worden afgesloten, is het blijven controleren van de prestaties. Heeft uw team de gewoonte om oude projecten op te zetten en te vergeten? Het is belangrijk om voortdurend nieuwe manieren te testen om projecten uit te voeren en opnieuw uit te vinden om als bedrijf te blijven groeien. 

Hier is een voorbeeld van een agenda voor een post mortem vergadering om uw volgende project te helpen afronden.  

Projectnaam: Het OKR Playbook 

Datum: 20 augustus 2021

Tijd: 10:00 tot 11:00 uur CST

Agendadetails:

• Korte samenvatting van het project (10:00 uur): Kabir zal de initiële doelen en doelstellingen van het project bespreken en de deliverables samenvatten. 

• Samenvatting van het resultaat (10:15 uur): Kabir zal de prestaties van het project evalueren, en zich daarbij concentreren op onze initiële doelen voor het genereren van leads en bijkomende belangrijke KPI's.

• Input van de belanghebbende (10:30 uur): Kabir, Daniela, Kat en Ray zullen hun input delen over wat goed ging en wat beter had gekund.

• Actiepunten: Kabir zal tegen EOD 8/20 vergaderingsnota's sturen en de optimalisaties moeten tegen 9/3 voltooid zijn.. 

Kom voorbereid naar de post mortem met een inbreng over manieren waarop wij onze prestaties in de toekomst kunnen verbeteren. 

De voordelen van projectbeheer

Nu de gemiddelde kenniswerker tot 25 keer per dag tussen 10 apps schakelt en de meerderheid van de teams nog steeds op afstand werkt, is teamwork nog nooit zo verspreid geweest. Daarom is projectbeheer zo'n belangrijk onderdeel van elke succesvolle organisatie. Of u nu een team van vijf of van 500 mensen hebt, het kan een uitdaging zijn om taken en communicatie georganiseerd en op één plaats te houden. Met deze vijf stappen voor projectbeheer kunt u uw team op schema houden en ervoor zorgen dat de productiviteit het hoogst is. 

Naast het inzicht in de levenscyclus van het projectbeheer, zijn er ook bijkomende voordelen van projectbeheer. Niet alleen kunnen de juiste tools voor projectbeheer het werk en de doelstellingen op één plaats georganiseerd houden, maar ze kunnen ook verwarring uit de weg ruimen, de doeltreffendheid van de teams verbeteren, de efficiëntie verhogen en de communicatie op één lijn brengen. Zo blijft er meer tijd over om u op de belangrijke dingen te concentreren, zoals het laten groeien van een succesvol bedrijf.

Een goede plaats om te beginnen uw huidige methoden te verbeteren is door voortdurend nieuwe tools en middelen te leren. Hoewel projectbeheermethoden zoals kanbanborden en scrumsprints al een tijdje bestaan, zijn er nieuwe softwaremogelijkheden die uw team kunnen helpen een nieuw niveau van productiviteit en succes te bereiken. De sleutel tot projectbeheer is dat u nooit ophoudt nieuwe methoden uit te proberen. 

Het onbeheersbare beheren

Met zoveel elementen om te onderzoeken, waar moet u beginnen? Dat is gemakkelijk: begin door naar uw team te kijken. Uiteindelijk is het uw taak om de teamleden in staat te stellen hun beste werk te doen. 

Het projectbeheerproces en de hulpmiddelen die u gebruikt, moeten de communicatie verbeteren, de productiviteit verhogen met behulp van productiviteitssoftware, en de tijdsdruk helpen verlichten. Als u twijfelt, vraag het dan gewoon aan uw team. U zult versteld staan van wat een groep mensen kan bereiken als ze de koppen bij elkaar steken. 

Hulp nodig bij het vinden van tools voor werkbeheer voor een specifiek team? Bekijk oplossingen voor elke teamdynamiek van marketing tot evenementenplanners om innovatieve mogelijkheden voor uw organisatie te vinden.