Handleiding voor projectintegratiebeheer (7-stappenproces)

Geen twee projecten zijn hetzelfde wat betreft deliverables, budget en tijdlijn. Om ervoor te zorgen dat alle projecten voldoen aan de vereisten en doelstellingen, gebruiken veel bedrijven projectintegratiebeheer als standaardpraktijk.

Projectintegratiebeheer draait om het coördineren van alle projectelementen, van het delegeren van taken en het beheren van middelen tot het communiceren met belanghebbenden. Door voor een holistische benadering van het beheren van projecten en hun afhankelijkheden te kiezen, kunt u met projectintegratiebeheer projecten uitvoeren en tegelijkertijd het totaalplaatje in het oog houden.

Lees verder om geïntegreerd projectbeheer tot een succes te maken en kom meer te weten over de details van deze praktijk, waaronder de belangrijkste stappen en vaardigheden die vereist zijn.

Wat is projectintegratiebeheer?

Projectintegratiebeheer houdt coördinatie in van alle projectelementen, met inbegrip van taken, middelen, belanghebbenden, en deliverables. Het doel van projectintegratiebeheer is ervoor te zorgen dat de processen efficiënt verlopen en de vooraf gestelde doelen worden bereikt.

U hebt projectintegratiebeheer nodig wanneer er interacties plaatsvinden tussen verschillende processen en teams. Wanneer projecten concurrerende doelstellingen hebben of er planningsconflicten zijn, dan helpt projectintegratiebeheer u om kosten of planningsafwegingen te maken die uw team in staat stellen het project te voltooien en aan de verwachtingen van de belanghebbenden te voldoen.

Hier is een voorbeeld van projectintegratiebeheer: Stel dat het marketingteam gegevens van het verkoopteam nodig heeft om een rapport voor belanghebbenden te produceren. In dat geval wordt projectintegratiebeheer gebruikt om ervoor te zorgen dat de gegevens van het verkoopteam op de juiste manier worden overgegeven aan het marketingteam en dat de deliverable aan de eisen voldoet. 

Projectintegratiebeheer draait ook om het overzien van de vijf projectbeheerfasen van de levenscyclus van het project.

Dit zijn de vijf fasen:

1. Projectinitiatie: Het doel van deze fase is de visie en doelstellingen voor het project vast te stellen en de goedkeuring van de belanghebbenden te verkrijgen door middel van projectdoelstellingen. Deze fase bestaat uit het maken van het projectcharter voor een overzicht van het project, een duidelijke projectroutekaart, en het belanghebbendenregister om de betrokken belanghebbenden te specificeren. 

2. Projectplanning: Het planningsproces is daar waar u de projectinfrastructuur opzet om u te helpen uw projectdoelen op tijd, binnen het budget en met de beschikbare middelen te bereiken. U maakt gedetailleerdere projectdocumenten om uw team de projectvisie te laten begrijpen en wat er vereist is om het voor elkaar te krijgen. 

3. Projectuitvoering: Dit is het moment dat u uw projectplan omzet in actie en het project van start laat gaan. Het grootste deel van het budget zal tijdens deze fase worden besteed aan het produceren van de deliverables. Deze fase omvat ook activiteiten zoals communicatie met belanghebbenden, stimuleren van de betrokkenheid van belanghebbenden, kwaliteitsborging en teamontwikkeling.

4. Projectprestaties: Tijdens deze fase wordt toezicht gehouden op de voortgang van het project en wordt de voortgang afgezet tegen het oorspronkelijke plan. Dit betekent het ondernemen van corrigerende actie wanneer er blokkades of vertragingen optreden.

5. Projectafsluiting: Dit is de fase waarin u het project formeel afsluit door de goedkeuring van de klant of de belanghebbende te ontvangen. Records en lessen uit het project dienen te worden gearchiveerd voor toekomstige referentie. 

Dit is een van de belangrijkste kennisgebieden in de PMBOK® Guide (Project Management Book of Knowledge) van de PMI. Wanneer projectmanagers deze praktijk onder de knie weten te krijgen, kunnen ze hun processen te verbeteren.

De 7 stappen van projectintegratiebeheer

Projectintegratiebeheer biedt een holistische benadering van projectplanning en -uitvoering. De aanpak bestaat uit zeven processen om projectactiviteiten effectief te coördineren. Laten we ze eens uitsplitsen. 

1. Maak een projectcharter

Projecten beginnen doorgaans met het maken van een projectcharter, een kort document dat een overzicht geeft van het project en de projectmanager en de belangrijkste belanghebbenden identificeert.

Een projectcharter omvat het volgende:

• Reikwijdte

• Doelstellingen en deliverables

• Leden van het projectteam

• Projectrisico's 

• Voordelen of investeringsrendement

• Budget

• Business case

Een projectcharter werkt in essentie als de fundering waarop u de rest van de planning van uw project kunt uitvoeren. Een projectcharter helpt u ook de steun van belanghebbenden te verwerven, wat het u mogelijk maakt om snel en autonoom voortgang te boeken binnen het projectbereik. 

2. Ontwikkel een projectbeheerplan

De volgende stap is het ontwikkelen van een gedetailleerder projectplan dat de projectbereikverklaring, deliverables, de tijdlijn, de mijlpalen en de cijfers voor het meten van succes specificeert. 

Het projectplan wordt gebruikt om de uitvoering van het project te sturen zodat aan de algemene vereisten en doelstellingen wordt voldaan.

Hier zijn de stappen voor het creëren van een projectbeheermethodologie.

1. Organiseer een vergadering met de belanghebbenden om de projectvereisten, deliverables en doelstellingen vast te leggen.

2. Definieer het projectbereik.

3. Maak een werkverdelingsstructuur (WBS, work breakdown structure) om taken te delegeren en middelen toe te wijzen.

4. Maak een projectschema.

5. Voer een risicobeoordeling uit en ontwikkel noodplannen.

6. Ontwikkel een basislijn voor het meten van de prestaties om de prestaties te kunnen beoordelen.

7. Ontwikkel aanvullende plannen voor het volgende: bereikbeheer, kostenbeheer, middelenbeheer, wijzigingsbeheer, belanghebbendenbeheer en risicobeheer.

Ter ondersteuning van dit proces kunt u als startpunt om uw plan op te bouwen gebruikmaken van een projectplanningssjabloon.

3. Stuur en beheer projectwerk

De volgende fase is de uitvoering van het project. Tijdens deze fase neemt de projectmanager de leiding over het dagelijkse werk dat gedaan moet worden, zoals:

• Aansturen van het projectteam

• Houden van vergaderingen met belanghebbenden

• Bijhouden van de projectvoortgang

Deze fase zorgt ervoor dat alle taken effectief worden uitgevoerd in overeenstemming met het projectplan en de projectbereikverklaring. 

4. Beheer projectkennis

Projectkennisbeheer verwijst naar het proces van het gebruiken van bestaande informatie of het verkrijgen van aanvullende kennis om projectdoelen te bereiken. Deze stap zorgt ervoor dat teamleden alle informatie hebben die ze nodig hebben om de vereiste deliverables te produceren.

Elke kennis of expertise die tijdens deze stap wordt opgedaan draagt bij aan de algehele kennis van het bedrijf, wat nuttig is voor toekomstige strategische inspanningen.

5. Monitor en controleer projectwerk

Omdat processen in projectintegratiebeheer onderling verbonden zijn, moeten ze nauwlettend worden gemonitord om er zeker van te zijn dat alles voldoet aan het projectbeheerplan.

Het doel van deze stap is het op schema houden van het project. Als er afwijkingen zijn van het projectplan, moeten deze zo snel mogelijk worden geïdentificeerd en gecorrigeerd. 

Om dit te doen zijn er drie benaderingen:

1. Preventieve actie: een actie die wordt uitgevoerd om de negatieve impact van projectrisico's te verminderen

2. Corrigerende actie: een actie die wordt uitgevoerd om de toekomstige projectprestaties weer overeen te laten stemmen met het projectplan

3. Defectreparatie: een actie die wordt uitgevoerd om een defect aan het project te repareren of te vervangen

Een toegepaste techniek om de prestaties te meten is het uitvoeren van een analyse van de toegevoegde waarde. Zo wordt de huidige status van het budget en de planning van het project geëvalueerd. Als er veranderingen aan het project moeten worden uitgevoerd en deze worden goedgekeurd, kan het zijn dat projectdocumenten zoals het werkprestatierapport moeten worden bijgewerkt.

Het monitoren van het project zorgt ervoor dat het op schema ligt en voldoet aan de doelstellingen.

6. Voer een geïntegreerde wijzigingscontrole uit

Wijzigingen aan projecten kunnen als ze niet correct worden aangepakt stressvol zijn, maar wanneer er een wijzigingscontroleproces is geïmplementeerd, hoeven ze dat niet te zijn. 

Dit is de reden dat wijzigingsaanvragen moeten worden geëvalueerd. Er moet worden vastgesteld dat ze de reikwijdte niet overschrijden of dreigen scope creep te veroorzaken. Dit laatste verwijst naar de toename in vereisten tijdens de levenscyclus van het project. Sommige bedrijven hebben zelfs een speciale raad voor het beoordelen van wijzigingsaanvragen met betrekking tot onder meer budget, tijdlijnen en middelen.

Een voorbeeld van een projectwijziging is als de klant om extra assets vraagt. In dat geval zult u mate van impact op het project moeten evalueren. 

Gebruik een wijzigingscontrolelogboek om alle wijzigingsaanvragen te documenteren en vermeld welke er zijn goedgekeurd, wat de bijbehorende kosten en middelen zijn, en hoe ze de tijdlijn van het project beïnvloeden. Een soepele integratie van wijzigingsaanvragen in de huidige projectactiviteiten is cruciaal voor het succes van het totale project.

7. Sluit het project af

Nadat al het projectwerk klaar is en de deliverables geleverd en goedgekeurd zijn door de klant, is het tijd om het project af te sluiten.

De projectafsluiting omvat processen zoals:

• Het houden van een laatste vergadering met de belanghebbenden

• Het uitvoeren van een formele evaluatie van het project

• Het afsluiten van het contract

• Het organiseren en archiveren van het projectmateriaal voor toekomstig gebruik

De projectafsluiting dient als referentie voor toekomstige inspanningen en geeft inzicht in de wijze waarop het projectintegratiebeheersysteem kan worden verbeterd. 

Projectintegratiebeheer implementeren

Het uitvoeren van projectintegratiebeheer vereist een combinatie van technische- en leiderschapsvaardigheden. Hier zijn een paar tips om u te helpen met projectintegratiebeheer aan de slag te gaan.

Laat een projectmanager toezicht houden op het geïntegreerde projectbeheer

Projecten bestaan uit veel bewegende delen die in de gaten moeten worden gehouden en een projectmanager speelt een belangrijke rol bij het oplossen van conflicten. Een projectmanager houdt toezicht op:

• Projectschema

• Kosten

• Projectdeliverables

• Risico's 

• Projectdoelen

• Middelen

Projectmanagers moeten grondig inzicht hebben in de wijze waarop alle factoren elkaar beïnvloeden en wat de totale impact op het project is. Bij geïntegreerd projectbeheer houdt de projectmanager specifiek een proces, een fase en een output bij.

Als bijvoorbeeld de reikwijdte van een project wordt gewijzigd, kunt u risico lopen op een tekort aan middelen, budgetoverschrijdingen en vertragingen. Met projectintegratiebeheer kunt u als dat nodig is teams reorganiseren en middelen herverdelen en zo de impact op het project en het bedrijf tot een minimum beperken.

Projectintegratiebeheer kan bijzonder nuttig zijn wanneer u cross-functionele teams moet beheren en hun projectafhankelijkheden moet organiseren.

Houd de tijd zorgvuldig bij

Als u dat nog niet doet, kan het nuttig zijn om software voor tijdregistratie te implementeren, niet alleen voor factureringsdoeleinden, maar ook voor toekomstige projectplanning. Daar waar teamagenda's u een overzicht op hoog niveau bieden van hoe de tijd wordt toegewezen, geeft het bijhouden van het aantal aan taken bestede uren u nauwkeurigere cijfers. 

Het bij de hand hebben van deze gegevens helpt u bij het plannen van toekomstige projecten omdat u met deze gegevens nauwkeurigere schattingen kunt maken bij het plannen van specifieke taken.  

Stel veelzijdige projectteams samen

Wat betreft de projectprestaties kan een goed projectteam het hele verschil maken. Het is uw taak om een evenwichtig projectteam samen te stellen en taken toe te wijzen die passen bij de vaardigheden en expertise van de teamleden. Zorg ervoor dat alle teamleden de middelen hebben die ze nodig hebben en coördineer de communicatie tussen de betrokken teams..   

Gebruik projectsjablonen om tijd te besparen

Het maken van projectplannen en -materialen kan veel tijd in beslag nemen, zeker gezien het feit hoeveel er nodig zijn voor één enkel project. In plaats van ze helemaal vanaf nul te maken, kunt u gebruikmaken van projectsjablonen. Dit kunnen sjablonen zijn uit eerdere projecten, maar ook kant-en-klare sjablonen. 

Projectplansjablonen of vergaderagendasjablonen kunnen bijvoorbeeld voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Sjablonen bieden u een basis die u naar uw behoeften kunt wijzigen en aanpassen.  

Samenwerken met een teamcommunicatietool

Elke afdeling heeft haar eigen communicatiestijlen en -tools en projecten vereisen vaak samenwerking tussen verschillende afdelingen.

Om miscommunicatie of gebrek aan communicatie tussen teams te voorkomen kunt u een communicatieplan gebruiken om vast te leggen welke kanalen de teams moeten gebruiken om hun kennis, middelen en projectstatusupdates te delen. Op deze manier kunnen teams rechtstreeks met elkaar communiceren en hoeft u niet als tussenpersoon op te treden.

Met teamcommunicatietools kunt u bijvoorbeeld een gecentraliseerde hub maken voor projecten en zo realtime communicatie en feedback mogelijk maken. Teamcommunicatietools kunnen ook de tools die u al gebruikt aanvullen omdat ze kunnen integreren met populaire tools voor werk op afstand zoals Google Drive en Slack. 

Het belang van projectintegratiebeheer

Projecten zijn vaak dynamisch en complex en omvatten meerdere teams en organisatorische processen. Om te waarborgen dat alle elementen op een coherente wijze bijdragen aan het einddoel is projectintegratiebeheer nodig. Hier zijn een aantal voordelen van deze praktijk.

Biedt coördinatie en organisatie tijdens het gehele proces

Projectintegratiebeheer is als een gebruiksaanwijzing die u kunt gebruiken om het project in de juiste richting te sturen en ervoor te zorgen dat alle processen zijn gesynchroniseerd. Terwijl het project van de ene fase in de andere overgaat, zorgt projectintegratiebeheer ervoor dat de output en de documenten in orde zijn, zodat de volgende fase soepel kan verlopen.

Verzekert dat iedereen zijn verantwoordelijkheden begrijpt

Met projectintegratiebeheer hebben alle belanghebbenden en teamleden een duidelijk begrip van hun rollen en verantwoordelijkheden. Door het project nauwgezet te monitoren, kunt u vragen van teams of belanghebbenden beantwoorden als er punten van verwarring of problemen zijn.

Houdt het project op schema

Projectintegratiebeheer houdt projecten op schema zodat de deadline wordt gehaald en het budget niet wordt overschreden. Het houdt het project ook op één lijn met het projectbeheerplan zodat de beloofde resultaten of opbrengsten worden behaald. Projectintegratiebeheer helpt u conflicten of wijzigingen op te lossen en tegelijkertijd de impact op het totale project te minimaliseren.

Onderhoudt soepele communicatie met belanghebbenden

Geïntegreerd projectbeheer zorgt ervoor dat belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van de projectvoortgang. Het stelt u in staat een systeem op te zetten om met belanghebbenden te communiceren over projectwijzigingen, of ze nu zijn goedgekeurd of niet. Het benadrukt ook het belang van het houden van een laatste vergadering na de voltooiing van het project om het project af te sluiten. 

Verduidelijkt beslissingen beter

Elke stap in projectintegratiebeheer heeft gedefinieerde doelen en outputs. Door alle stappen te doorlopen, krijgt u een beter inzicht in de beste aanpak voor elke projectfase. Door grondige projectdocumentatie te creëren kunt u ook de motivering achter de plannen duidelijk communiceren.

In het algemeen heeft projectintegratiebeheer voordelen voor iedereen die bij het project betrokken is - het projectteam, de projectmanager en de belanghebbenden. 

Lever resultaten met projectintegratiebeheer

Projectintegratiebheer brengt al uw projectprocessen en -taken samen. Met de projectbeheersoftware van Asana krijgt u een enkele bron van waarheid voor het van start tot finish plannen en organiseren van projecten.

Ontdek of projectbeheersoftware geschikt is voor uw team om het succespercentage van uw projecten te verhogen.