25 essentiële projectbeheervaardigheden die u nodig hebt om te slagen

Bij Asana vinden we dat als u projecten beheert, u een projectbeheerder bent... zelfs als dat niet uw functietitel is. Om teams effectief te laten samenwerken en hun beste werk gedaan te laten krijgen, hebben ze een projectbeheerder zoals u nodig om de weg te wijzen. Maar zelfs als u al een project beheert - of zelfs meerdere projecten - is de vraag: hoe kunt u een betere projectbeheerder worden?

Als u uw vaardigheden op het gebied van projectbeheer wilt aanscherpen en ontwikkelen, bent u hier aan het juiste adres. In deze handleiding behandelen we 25 belangrijke vaardigheden die u nodig hebt om te slagen als projectmanager of projectbeheerder en gaan we in op hoe u die vaardigheden in de loop der tijd verder kunt ontwikkelen.

Wat zijn projectbeheervaardigheden?

Projectbeheer is de praktijk van het efficiënt organiseren en uitvoeren van werk, en uw team helpen om hetzelfde te doen. Historisch was een projectbeheerder een teamlid dat was opgeleid en gecertificeerd in complexe projectbeheertechnologie. Traditionele projectbeheertools waren moeilijk op te zetten en vereisten continu onderhoud. Hier komt de functie 'projectbeheerder' vandaan.

Modern projectbeheer ontwikkelde zich op twee verschillende manieren vanuit traditioneel projectbeheer. Toen bedrijven en teams hun projectbeheerprocessen democratiseerden, hadden ze meer teamleden en teamleiders nodig die processen vanaf concept tot voltooiing konden beheren. Om deze teamleden te kunnen ondersteunen, moest projectbeheersoftware zich ontwikkelen van complexe mechanismen tot flexibele en gebruiksvriendelijke tools.

De projectbeheertools van vandaag de dag

Tegenwoordig kan elk teamlid gevraagd worden een project te runnen en de-facto projectbeheerder te worden. Dit is de reden dat moderne projectbeheertools zo zijn gebouwd dat ze flexibel genoeg zijn om door iedereen voor een project te worden gebruikt, zodat u gelijk aan de slag kunt gaan en een vliegende start kunt maken.

Deze tools, zoals Asana, maken het gemakkelijk om werk bij te houden, te beheren en te organiseren, zonder de leercurve die geassocieerd wordt met traditionele tools. Met de hedendaagse projectbeheertoolskunt u gemakkelijk beste praktijken voor projectbeheer implementeren en uw projectteam een ongekend niveau van helderheid en zichtbaarheid bieden.

Waar vaardigheden en tools samenkomen

Projectbeheertools doen het zware werk wat betreft het verminderen van silo's, het vergroten van de zichtbaarheid en het faciliteren van cross-functionele samenwerking. Als projectbeheerder kunt u deze tools gebruiken om uw teamleden het inzicht te geven dat ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen. Hoewel u geen ingewikkelde vaardigheden of tools hoeft te leren om een succesvolle projectmanager te worden, zijn er wel harde, zachte en technische vaardigheden die u kunt ontwikkelen om uw management- en samenwerkingsvaardigheden te verbeteren.

Sommige van deze vaardigheden zijn misschien niet op u van toepassing, terwijl er andere dingen zijn waar u al goed in bent. Net als alles bij de vijf fasen van projectbeheer, zou u deze lijst flexibel moeten benaderen en aan de vaardigheden moeten werken die voor u relevant zijn.

10 zachte vaardigheden voor projectbeheer

Zachte vaardigheden zijn wat we noemen 'niet-technische vaardigheden', of vaardigheden die u kunnen helpen de kwaliteit van uw werk te verbeteren zonder dat daar een specifieke tool voor nodig is of een technische vereiste voor geldt. Deze worden ook wel 'sociale vaardigheden' of 'interpersoonlijke vaardigheden' genoemd, omdat ze u vaak helpen om met anderen op uw werkplek samen te werken en met hen om te gaan. Deze 10 vaardigheden zijn de belangrijkste zachte vaardigheden voor projectbeheer:

1. Samenwerking

Samenwerking vormt de hoeksteen van alle projectbeheervaardigheden, of het nu gaat om zachte vaardigheden, harde vaardigheden of technische vaardigheden. In projectbeheer helpt samenwerking u een betere teamspeler te zijn. Als u effectief kunt samenwerken, kunt u beter communiceren met uw team en krijgt u geweldig werk gedaan.

Om te leren hoe u uw samenwerkingsvaardigheden kunt verbeteren, zou u allerlei soorten gesprekken moeten oefenen. Open communicatie, minder grenzen en samen dingen maken zijn essentieel voor een team dat goed samenwerkt. Lees voor meer tips onze handleiding over teamsamenwerking.

2. Samenwerking

Effectieve communicatie is een van de belangrijkste vaardigheden in projectbeheer en is essentieel voor effectieve samenwerking. Probeer om communicatievaardigheden te ontwikkelen om open en eerlijk te zijn met uw collega's. Dit vereist heel veel vertrouwen van uw kant en van de kant van uw teamleden. Om door middel van open communicatie vertrouwen op te bouwen, moet u uw teamleden aanmoedigen om al tijdens een gesprek al hun gedachten te uiten, zelfs als u het niet met ze eens bent. Wanneer u voor langere tijd open communicatie blijft beoefenen, zult u de vaardigheid van uw team om samen te werken en geweldig werk gedaan te krijgen verbeteren.

Om een betere communicator te worden, moet u met uw team communicatierichtlijnen opstellen. U hebt waarschijnlijk verschillende soorten communicatiesoftware, zoals e-mail Slack, en werkbeheertools. Als u weet welke tools u moet gebruiken voor verschillende vormen van communicatie, kan uw team makkelijker en effectiever communiceren en samenwerken.

Als u uw team wilt helpen productiever te worden, omarm dan asynchrone communicatie. Hiervoor moet u heel goed worden in het opschrijven van uw gedachten, maar het loont de moeite omdat u erachter zult komen hoeveel u gedaan kunt krijgen zonder een vergadering op de agenda te zetten.”

3. Teamwork

Teamwork op de werkplaats draait om het ondersteunen van uw team en het aanmoedigen van de teamleden om samen geweldig werk te leveren. Iedereen in uw team heeft iets in te brengen en uw team is samen effectiever dan elk individueel teamlid afzonderlijk. Samenwerking is een onderdeel van teamwork, maar teamwork is ruimer, het zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en kan bijdragen.

Als u uw teamworkvaardigheden wilt verbeteren, oefen dan met het stellen van vragen. Ga dieper in op groepsgewijze brainstorms, 1:1-gesprekken en input van alle teamleden. Vraag uzelf af of er iemand is die al een tijdje niets van zich heeft laten horen, of dat een ander teamlid misschien een goed idee heeft of over een relevante set vaardigheden beschikt.

4. Problemen oplossen

Probleemoplossende vaardigheden zijn samenwerkende, iteratieve vaardigheden die u helpen een probleem te benaderen en uiteindelijk op te lossen. Het ontwikkelen van uw probleemoplossende vaardigheden draait niet om het altijd hebben van het 'juiste' antwoord op elk probleem. Mensen met goede probleemoplossende vaardigheden benaderen problemen vanuit nieuwe perspectieven en werken methodisch toe naar een oplossing.

Om een geweldig probleemoplosser te worden, moet u beginnen dieper in uw beslissingen te graven. Waarom maakte u een bepaalde keuze en was er een andere keuze mogelijk? Zelfs als het antwoord 'nee' is, kan het bevragen van uw intrinsieke motivatie en uw oplossingen u helpen uw probleemoplossende vaardigheden te oefenen en problemen in de toekomt op een betere manier te benaderen.

Om er zeker van te zijn dat onze vergaderingen succesvol zijn, focussen we ons op het bespreken van open kwesties die een gesprek vereisen in plaats van statusupdates te delen.”

5. Organisatie

Voor veel projectmanagers is organisatie de meest intimiderende zachte vaardigheid. U denkt misschien dat u geen organisatorische vaardigheden hebt. Maar net als elke andere projectbeheervaardigheid in dit artikel kunt u uw organisatorische vaardigheden ontwikkelen en uw eigen Marie Kondo worden.

De beste manier om een betere organisator te worden is het creëren (en onderhouden) van een centrale bron van waarheid voor uw werk en het werk van uw team. We zijn vaak ongeorganiseerd omdat het verband tussen het werk verloren gaat. De gemiddelde werknemer wisselt per dag tussen niet minder dan 10 tools. Als uw informatie verspreid is, voelt u zich uiteraard ongeorganiseerd. In plaats van uw tijd te verdelen tussen 10 tools, zou u eens moeten proberen om Asana te gebruiken als uw organisatietool, zodat u en uw team een centrale bron van waarheid hebben.

6. Tijdbeheer

Tijdbeheer en organisatorische vaardigheden gaan hand in hand. Wanneer u steeds beter wordt in het organiseren van uw taken, krijgt u ook een steeds duidelijker idee van alles wat er op uw bord ligt en hoeveel tijd aankomende taken in beslag zullen nemen.

Toch kan het moeilijk zijn om uw werk te prioriteren. Om uw tijdbeheervaardigheden te verbeteren en uitstelgedrag tegen te gaan, zou u een werkbeheertool kunnen gebruiken om de relatieve prioriteit van elke taak bij te houden. Als u weet welke taken een hoge prioriteit hebben, kunt u die als eerste aanpakken, zodat u zeker weet dat er niets achterblijft of door de mazen van het net glipt.

7. Leiderschapsvaardigheden

Wanneer u een project beheert, bent u niet alleen maar een projectbeheerder, u bent ook een leider. Zelfs wanneer u zichzelf niet als zodanig beschouwt, verwacht uw projectteam toch leiderschap, advies en ondersteuning van u.

Probeer situaties te benaderen met empathie en begrip om uw leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen. Goede leiders brengen iedereen samen en helpen teamwork en samenwerking te bevorderen. U zou ook wat tijd moeten besteden aan het beslissen welk type leider u wilt zijn. Enkele populaire leiderschapsstijlen zijn:

• Dienend leiderschap.Als uw team dienen uw belangrijkste doel is, bent u waarschijnlijk geïnteresseerd in dienend leiderschap. Dienende leiders zijn gefocust op het helpen van het team zodat het zich zo goed mogelijk ontwikkelt en optimaal presteert.

• Participatief leiderschap. Ook wel bekend als 'democratisch leiderschap'. Bij dit leiderschapstype moedigt u het hele projectteam aan om samen tot beslissingen te komen.

• Transformationeel leiderschap. Transformationeel leiderschap is leiderschap waarbij een leider zwaar focust op een visie voor het team en samen met de teamleden werkt aan het realiseren van inspirerende verandering.

• Autocratisch leiderschap. Autocratische leiders stroomlijnen projectbeslissingen en laten weinig aan het projectteam over. Dit kan de teams helpen zich te focussen op hun projectdoelen en snelle beslissingen te nemen.

• Laissez-faire leiderschap. Bij dit leiderschapstype moedigen leiders creativiteit en flexibiliteit binnen hun team aan. 'Laissez-faire' is Frans voor 'laten doen of loslaten' en laissez-faire leiders omarmen deze mentaliteit.

Asana biedt me overzicht en zorgt er tegelijk voor dat mijn teamleden niet worden overspoeld met strategische taken met betrekking tot de inhoud. We kunnen apart zijn en toch op een unieke wijze verbonden blijven.”

8. Aanpassingsvermogen

Op een bepaald moment, of het nu tijdens dit project of het volgende is, zullen sommige elementen van uw projectplan wijzigen. Misschien verschuift uw deadline of veranderen uw prioriteiten en zult u uw workflow dienovereenkomstig moeten aanpassen. Geweldige projectbeheerders zijn in staat mee te bewegen en zich aan te passen aan nieuwe situaties om zo hun projectteam in de juiste richting te blijven sturen.

Het verbeteren van uw aanpassingsvermogen draait om het inzicht wanneer en hoe u moet schakelen. Als u niet kunt zien wat er allemaal gebeurt, kan het moeilijk zijn om de koers te corrigeren of te beslissen wat de beste aanpak is. De beste manier om uw aanpassingsvermogen op te bouwen is een duidelijk idee te hebben van alles wat in beweging is. Dit kunt u doen door uw project bij te houden in een werkbeheertool.

9. Conflictoplossing

Onvermijdelijk ontstaan er conflicten tijdens de projecten die u beheert. Het kan zijn dat een teamlid het niet eens is over welke deliverables het belangrijkst zijn. Misschien probeert een belanghebbende de scope van het project te veranderen. Of misschien hebt u uw deadline gemist of uw budget overschreden.

Conflictoplossing gaat over het aanspreken van beide kanten van het conflict zodat iedereen zich gehoord en gesteund voelt. Als er benadeelde partijen zijn, neem dan de tijd om naar hen te luisteren en probeer een oplossing te vinden die voor iedereen werkt. Zelfs als dat niet lukt, kan een gesprek met geduld en empathie helpen een potentieel frustrerende situatie onschadelijk te maken en tot een beter resultaat leiden.

10. Kritisch denken

Kritisch denken, net als problemen oplossen, heeft geen 'oplossing'. Met kritisch denken kunt u niet 'winnen', maar u kunt problemen op logische wijze benaderen in plaats van beslissingen uitsluitend op basis van uw emoties te nemen. Goede kritische denkers analyseren de informatie die ze voor zich hebben en vormen hun eigen conclusies gebaseerd op feiten, op de manier waarop Sherlock Holmes een mysterie oplost.

Om kritisch denken te oefenen, moet u altijd een stap terug zetten en uzelf afvragen: hoe ben ik tot deze conclusie gekomen? Zou er een ander antwoord mogelijk zijn? Word ik beïnvloed door iets anders dan feitelijke informatie? Emotionele beslissingen zijn niet per se slecht - sommige van de beste beslissingen zijn zelfs diegene waar we gepassioneerd over zijn. Maar kritisch denken is een handige manier om ervoor te zorgen dat u een situatie vanuit het juiste perspectief benadert.

Ik wil me niet alleen op het eindresultaat fixeren. De methode die we hebben gebruikt om hier te komen is ook belangrijk. Asana heeft ons enorm geholpen door een manier te bieden om ons werk op een zichtbare, uitvoerbare manier bij te houden.”

7 harde vaardigheden voor projectbeheer

In tegenstelling tot zachte vaardigheden, kunnen harde vaardigheden vaardigheden worden aangeleerd en gekwantificeerd. Daar waar de hierboven vermelde zachte vaardigheden van toepassing zijn op elke situatie, zijn deze zeven harde vaardigheden relevant binnen de projectbeheersfeer. Het ontwikkelen van deze zeven vaardigheden helpt u een evenwichtige en efficiënte projectmanager te worden.

1. Het bepalen van het bereik van een project

Het projectbereik is de omvang, de doelen en de beperkingen van een project. Uw projectbereik definieert wat u kunt bereiken binnen een bepaalde hoeveelheid tijd en binnen een bepaald budget. Het vaststellen en definiëren van uw projectbereik is belangrijk om scope creep te voorkomen. Scope creep is wat er gebeurt wanneer de deliverables van uw project over de grenzen van uw projectbereik groeien.

Om uw vaardigheden in het bepalen van het bereik van uw project te verbeteren, moet u vroeg en vaak het projectbereik vastleggen. Zodra u uw projectbereik hebt bepaald, deelt u deze met belanghebbenden. Breng het daarna regelmatig onder de aandacht, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit wat betreft de doelen en beperkingen van het project. Voor meer tips kunt u onze handleiding over scope creep lezen.

We zijn erin geslaagd het aantal teveel verkochte producten te verminderen en het aantal keren dat we contact op hebben moeten nemen met een klant om de verzenddatum op te schuiven. ”

2. Het maken van een projectroutekaart

Een projectroutekaart is een overzicht op hoog niveau van de belangrijkste deliverables en tijdlijn van uw project. Projectroutekaarten zijn handig voor complexe initiatieven met veel belanghebbenden, omdat ze u kunnen helpen het hele projectteam op dezelfde golflengte te krijgen voordat het project ook maar begint.

Traditioneel worden projectroutekaarten in Gantt-grafiekachtige software gemaakt om een algemene planning van uw werk weer te geven in de vorm van grafiek met horizontale balken. Om een projectroutekaart te maken, kunt u een tool gebruiken als Tijdlijn in Asana. Hiermee kunt u een ruwe tijdlijn van uw project maken alsook de belangrijkste mijlpalen of belangrijke afhankelijkheden.

3. Een projectbriefing schetsen

Zelfs als u geen projectroutekaart maakt, kunt u nog altijd profiteren van eenprojectbriefing. Uw projectbriefing schetst uw algemeneprojectdoelstellingen en hoe u van plan bent deze te realiseren. Dit kan dienen als een nuttig oriëntatiepunt tijdens toekomstige planningsessies.

Het belangrijkste dat u over projectbriefing moet onthouden is dat het een levend document is. Naarmate u uw projectplan ontwikkelt en input krijgt van belanghebbenden, kunt u uw projectbriefing aanpassen en bijwerken. Over het algemeen moet uw projectbriefing een link bevatten naar uw projectroutekaart, als u er een hebt gemaakt, een lijst van uw belanghebbenden van het project en hun verantwoordelijkheden (soms een RACI-tabel genoemd), andere relevante documenten of bestanden en alle andere informatie op hoog niveau die uw team nodig kan hebben.

Overzicht en inzicht op hoog niveau in projecten is essentieel. Daarmee kan iedereen op elk moment snel op de hoogte worden gesteld van wat er gebeurt.”

4. Projectkickoff-vergadering

Een kickoff-vergadering is een gelegenheid om af te stemmen met de belanghebbenden van uw project. Dit is uw kans om uw projectdoelen en -bereik te verhelderen en documenten die u al heeft samengesteld te delen, bijvoorbeeld uw projectroutekaart, projectbriefing of aanvullende documentatie zoals een stuklijst voor een marketingcampagne of een creatieve briefing voor een ontwerpteam.

Als u een succesvolle kickoff-vergadering wilt organiseren, kunt u de documentatie die u heeft samengesteld delen met de projectbelanghebbenden. Organiseer vervolgens een brainstorm- of vraag- en antwoordsessie om eventuele aanvullende variabelen af te stemmen zoals budget, middelen, of uiteindelijke deliverables.

5. Projectplanning

In de kern is een projectplan (soms ook wel projectcharter genoemd) een blauwdruk van de belangrijkste elementen die uw project nodig heeft om te slagen. Gewoonlijk bestaat een projectplan uit zeven dingen:

1. Doelen

2. Succescijfers

3. Belanghebbenden en rollen van een project

4. Projectbudget

5. Mijlpalen en deliverables

6. Tijdlijn en planning

7. Projectcommunicatieplan

Sommige van deze dingen, zoals uw doelen of uw mijlpalen, zijn misschien al gedefinieerd in uw projectroutekaart of briefing. Uw projectplan is echter de plek waar al deze projectelementen samenkomen om een samenhangend beeld te creëren van het werk dat u te doen staat. Lees om aan de slag te gaan onze projectplan-handleiding of probeer ons gratis projectplan-sjabloon.

Aan het begin van het jaar steken we veel tijd in het bepalen wat onze visie is en het plannen van waar we aan het eind van het jaar willen staan. Zodra dat gedaan is, vatten we het samen in een project zodat het zichtbaar is voor iedereen... Het hebben van die visuele weergave in Asana maakt het makkelijker om dingen te verplaatsen.”

6. Het maken van een projecttijdlijn

Uw projecttijdlijn is de volgorde en de duur van de gebeurtenissen tijdens de levenscyclus van uw project. Het kennen van de tijdlijn van uw project helpt uw team het succes van het project bij te houden en de juiste assets op tijd te leveren.

Om een geweldige projecttijdlijn te bouwen moet u ervoor zorgen dat u de start- en begindatums van uw project en de belangrijkste mijlpalen duidelijk maakt. Wanneer u verdergaat met het uitbouwen van individuele taken en deliverables stelt u afhankelijkheden tussen taken in en stelt u de startdatum en einddatum van elk werkonderdeel vast. Vervolgens gebruikt u een tijdlijn-tool om uw werk tot leven te wekken.

7. Taakbeheer

Zodra uw project officieel op weg is, verwijst taakbeheer naar hoe goed u uw eigen tijd en die van uw team beheert. De beste projectmanagers hebben inzicht in waar hun team aan werkt zodat ze hun team kunnen helpen om het werk effectief te prioriteren en uit te voeren.

Maar u hoeft niet op magische wijze alles te weten wat er gebeurt in uw project. Gebruik in plaats daarvan taakbeheersoftware.Taakbeheersoftware is meer dan een takenlijst, het is een manier om een holistisch overzicht te krijgen van al het werk dat in uw project plaatsvindt. Met effectief taakbeheer kan uw team productiever, efficiënter en effectiever werken.

Met Asana kunnen we de projectvoortgang en -blokkades, feedback en actiepunten zien, allemaal op één plek. We kunnen nu op efficiënte en effectieve wijze werk afmaken, iets dat nu we thuis werken nog belangrijker is geworden. Zonder Asana zouden we verloren zijn!”

8 belangrijke technische projectbeheervaardigheden

Zachte vaardigheden: check. Harde vaardigheden: begrepen. Het enige wat u nog moet leren zijn technische vaardigheden!

Technische vaardigheden verwijzen naar uw kennis van specifieke tools en software binnen projectbeheer. Deze tools zijn niet moeilijk om te leren. Zoals we al eerder zeiden, is modern projectbeheer gebouwd om flexibel en gebruiksvriendelijk te zijn. Deze acht vaardigheden zijn aspecten van projectbeheer waar u vertrouwd mee moet raken zodat u weet wanneer en hoe u ze moet inzetten.

1. Gantt-grafieken

Gantt-grafieken zijn een manier om uw project te visualiseren op een grafiek met horizontale balken, waarbij elke balk een werkonderdeel representeert en de lengte van de balk voor de tijd die voor het werk nodig is staat. Gantt-grafieken dienen verschillende belangrijke functies, waaronder:

• Projectmijlpalen

• Afhankelijkheden

• Projectvoortgang in realtime

• Start- en einddatums

De technologie van traditionele Gantt-grafieken kan lastig en beperkt zijn. Daarom hebben we bij Asana de beste elementen van de Gantt-grafiektechnologie verzameld en Tijdlijn gemaakt, een tool die lijkt op een Gantt-grafiek en u helpt te zien hoe al de stukjes in elkaar passen.

Bij het lanceren van een album zijn er zoveel bewegende onderdelen. Asana helpt ons elk detail bij te houden, wie er verantwoordelijk voor is en wanneer het voltooid moet zijn.”

2. Kanbanborden

Een andere populair type visueel projectbeheer is het kanbanbord. Elke kolom op een kanbanbord vertegenwoordigt een fase van het werk, zoals Nieuw, In behandeling, of Gereed. Afzonderlijk werk wordt voorgesteld door kaarten die door de kolommen bewegen tot ze voltooid zijn.

Tools voor kanbanborden zijn populaire visuele projectbeheertools voor lean projectbeheerteams, met name product-, engineering- en softwareontwikkelingsteams. In Asana is kanban een van de vier projectweergaven. Dit geeft teams de flexibiliteit om hun werk te bekijken zoals ze dat willen.

3. Agile-management

Agile-management is een lean projectbeheermethodologie die bijzonder populair is bij product-, engineering- en projectontwikkelingsteams. Agile werkt volgens een systeem van continue verbetering en incrementele evolutie, en het omvat verschillende lean-methodologieën zoals lean portfoliobeheer, scrum en kanban.

Gebruik voor het beheren van een Agile-team een flexibele Agile-managementtoolwaarmee uw team snel kan bewegen en resultaten kan itereren.

4. Kostenbeheer

In projectbeheer omvat kostenbeheer het tijdens elke fase van het project nadenken over uw budget. Kostenbeheer is een belangrijk onderdeel van projectleiderschap en een belangrijke factor voor het wel of niet slagen van uw project. Binnen het budget blijven is even belangrijk als het halen van de vervaldatum van uw project, en kostenbeheer kan u helpen dit te realiseren.

Om de kosten effectief te beheren, definiëren goede projectmanagers hun kosten en budget aan het begin van een project. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden en teamleden van het project het budget begrijpen. Houd vervolgens tijdens het project rekening met de kosten en het budget. Controleer tijdens het project uw uitgaven meerdere malen om er zeker van te zijn dat u uw budget niet overschrijdt. Zodra het project is voltooid, kunt u de voorspelde kosten vergelijken met de werkelijke kosten om te bepalen hoe effectief uw kostenbeheerstrategieën waren. Dit kan u ook helpen bij het benchmarken van toekomstige projecten.

5. Wijzigingsbeheer

Als u ooit grote organisatorische veranderingen hebt geïmplementeerd, hebt u waarschijnlijk aan wijzigingsbeheer gedaan, zelfs als u zich daar niet van bewust was. Wijzigingsbeheer is het proces van het gedurende een bepaalde periode introduceren van organisatorische veranderingen, zoals nieuwe processen of tools, om het gebruik te laten toenemen en wrijving te verminderen. Veel voorkomende elementen van wijzigingsbeheer zijn het implementeren van de organisatorische verandering naar één workflow tegelijk en het hebben van interne voorstanders om het veranderingsproces te helpen begeleiden.

Bij Asana gebruiken we de Asana Way of Change, een proces van zes stappen ontwikkeld door ons klantsuccesteam met bewezen wijzigingsbeheerstrategieën. Lees voor meer informatie onze handleiding over wijzigingsbeheer..

De norm van ons creatieve team was een tijdlang om gewoon te reageren op werk. Maar we zullen nooit het best mogelijke werk leveren zonder een duidelijk proces.”

6. Projectbeheersoftware

Projectbeheersoftware heeft een lange weg afgelegd van oude tools die moeilijk te gebruiken waren en waarvoor een projectbeheerexpert nodig was om ze te implementeren. Maar zoals elke tool, zelfs de meest gebruiksvriendelijke, vraagt elke software tijd om te leren en echt onder de knie te krijgen. Zorg ervoor dat de tool die u kiest een schriftelijke handleiding en nuttige video's heeft om u de knoopjes te leren.

Natuurlijk denken wij dat Asana de beste tool is voor deze taak. Asanais een werkbeheertool ontworpen om u te helpen plannen, projecten en processen te coördineren binnen uw gehele organisatie. Terwijl projectbeheer u kan helpen duidelijkheid te krijgen over individuele projecten, is werkbeheer de beste manier om processen binnen verschillende projecten, initiatieven en teams te coördineren. Met eenwerkbeheertool heeft iedereen de informatie die hij of zij nodig heeft om zijn of haar belangrijkste werk te doen.

7. Werkbelastingbeheer

Als u eerder projecten hebt beheerd, weet u hoe moeilijk het is om duidelijkheid te krijgen over wie waaraan werkt. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Werkbelastingbeheer helpt u de bandbreedte van uw team te meten en ervoor te zorgen dat de teamleden niet teveel of te weinig werk krijgen. Het is een interactief proces dat geen begin- of eindtoestand heeft, integendeel, een effectieve projectbeheerder zal de werkbelasting van zijn team voortdurend in de gaten houden om ervoor te zorgen dat niemand een burn-out krijgt.

Het gebruik vanwerkbelastingbeheersoftware bestaat uit twee stappen. Begin met het bepalen van de capaciteit van uw team en de huidige werklast. Van daaruit kunt u aan medewerkers werk toewijzen op basis van de individuele werkbelasting, of de werkbelastingen zo nodig opnieuw in evenwicht brengen.

8. Beheer van projectportfolio's

Met beheer van projectportfolio's kunt u overzicht in vogelvlucht krijgen van het werk van uw team in meerdere projecten tegelijk. Tools voor het beheren van projectportfolio's helpen u een realtime, holistisch overzicht te krijgen van het werk van uw team, zodat u strategie kunt koppelen aan uitvoering.

Portfolio's zijn ook een belangrijke Asana-functie voor ons team. Het is een geweldige tool voor ons leidinggevende team. Ze kunnen hiermee grote stukken werk allemaal op één plek zien, met de status, voortgang en eigenaar. Onze CEO bezoekt onze portfolio dagelijks en voegt reacties toe. Hij vindt het geweldig om in één momentopname alles wat er gebeurt te kunnen zien.”

Uw projectbeheervaardigheden ontwikkelen

Het lijkt misschien veel, vijfentwintig vaardigheden, maar vergeet niet dat u niet elke vaardigheid op deze lijst hoeft te beheersen. Sommige, zoals agile, zijn alleen relevant voor teams die geïnteresseerd zijn in die methodologieën. Andere, zoals organisatie, kosten met een geweldige tool zoals Asana vrijwel geen enkele moeite meer.

Houd er rekening mee dat het ontwikkelen van uw projectbeheervaardigheden oefening vergt. Daag uzelf uit om u te concentreren op één of twee nieuwe vaardigheden voor elk project, of dat nu het uitproberen van een nieuwe visuele vorm van projectbeheer zoals kanban is, het opstellen van uw allereerste projectplan, of tijdbeheer.

Er zijn ook cursussen die u kunt volgen om uw harde en zachte projectbeheervaardigheden te ontwikkelen. U heeft niet langer certificeringen nodig om als projectmanager te worden beschouwd, maar het Project Management Institute (PMI) biedt cursussen, studiebijeenkomsten en hun beroemde Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), wat de eerste gepubliceerde projectbeheerhandleiding ooit was.

Tenslotte kunt u, zodra u een projectbeheertool hebt geselecteerd, ook specifieke cursussen voor deze tools volgen om technische projectbeheervaardigheden te leren. Bij Asana hebben we de Asana Academy en de serie Zo gebruikt u Asana ontwikkeld om nieuwe projectmanagers te helpen nieuwe zachte, harde en technische vaardigheden te leren.

Uw projectbeheer-toolkit

Als u een project beheert, bent u een projectmanager en beschikt u waarschijnlijk al over een aantal belangrijke vaardigheden op het gebied van projectbeheer. Het belangrijkste is doelbewust te zijn, te luisteren naar uw team en samen te werken met uw teamleden. De rest volgt vanzelf.

Geïnteresseerd in meer informatie? Probeer Asana voor project- en werkbeheer.