Een inleiding tot werkbeheer

Bij Viessmann beseften professor Dr. Martin Viessmann en zijn zoon (nu co-CEO), Max, enkele jaren geleden hoe belangrijk het was om het bedrijf voor verwarmings- en koelsystemen naar het tijdperk van de slimme apparaten en het Internet of Things te brengen. Hij wilde niet alleen productinnovaties invoeren, maar ook de interne werking van het bedrijf verbeteren en de bedrijfs- en operationele teams van Viessmann inwijden in wat hij het "tijdperk van de effectieve samenwerking" noemt.

Het is logisch dat de familie Viessmann gelooft in het omarmen van technologie. Viessmann is een eeuwenoud bedrijf en voor Martin en Max moest de organisatie zowel hun producten als hun werkplaats voortdurend moderniseren om decennium na decennium te blijven bloeien.

Dat is waar Alexander Pöllmann, Smart Office en Collaboration Manager bij Viessmann, in het verhaal komt. Hij werd belast met de planning en implementatie van de "werkplaats van de toekomst" en het omarmen van "het tijdperk van effectieve samenwerking" bij Viessmann. Op die manier zou het honderd jaar oude bedrijf kunnen evolueren naar de wereld van ultramoderne, geavanceerde apparaten.

Voordat Alex begon met het introduceren van nieuwe technologieën, nam hij de tijd om de behoeften van de organisatie beter te begrijpen.

Wat vond hij? Medewerkers hadden een tool nodig om gemakkelijk contact te leggen, samen te werken en samen meer te doen in een steeds meer verspreid bedrijf. Door de groei van Viessmann in de afgelopen decennia werkten veel mensen in verschillende landen en tijdzones, wat de samenwerking bemoeilijkte - vooral omdat er niet één enkele bron van waarheid was waar iedereen terecht kon om het werk in de verschillende teams te beheren.

Het doel van Alex was te zorgen voor een soepele digitale transformatie voor de manier waarop alle medewerkers van Viessmann samenwerken. Een transformatie die groter is dan een enkel project of team. Een cruciaal onderdeel van deze digitale transformatie was de implementatie van een werkbeheerplatform.

Werkbeheer vs. projectbeheer

Wat is nu eigenlijk werkbeheer? Hoewel mensen werkbeheer soms verwarren met projectbeheer, zijn ze verschillend. Verwant, maar verschillend.

Laten we, voordat we ingaan op hoe ze verschillen, eerst definiëren wat werkbeheer is. Hier is hoe Asana het ziet:

Werkbeheer is een systematische aanpak voor het orkestreren van de workflows in een organisatie, zoals projecten, lopende processen of routinetaken, om de teams de helderheid te geven die ze nodig hebben om hun doelen sneller te bereiken. Het gaat erom mensen en werk op alle niveaus van een organisatie te coördineren, zodat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om het werk te doen dat het belangrijkst is.”

Werkbeheer is met andere woorden een breed systeem en een brede manier om werk gedaan te krijgen, die projecten, planning en processen omvat. Projectplanning of -beheer is dus een onderdeel van werkbeheer, maar is niet het geheel. In een notendop: projectbeheer bekijkt de boom, terwijl werkbeheer het hele bos in beschouwing neemt.

Hoe werkbeheer de projectcoördinatie vergemakkelijkt

Het concept van werkbeheer wint aan populariteit en is voor veel mensen logisch, althans in theorie. Maar hoe ziet werkbeheer er in de praktijk uit en hoe maakt het de projectcoördinatie van uw team minder stressvol en overzichtelijker?

Zoals het voorbeeld van Viessmann laat zien, geeft een werkbeheerplatform teams een manier om gemakkelijk te coördineren, of dat nu op kantoor is of in een team dat op afstand werkt of verspreid werkt. Laten we eens kijken hoe dat eruit ziet.

Werkbeheer geeft samenwerking lagen context - het wat en het hoe, gecombineerd met waar u en uw team werken. Zoals u misschien al geraden hebt, gezien de tools die veel mensen in hun werk gebruiken, gaat het combineren van context en samenwerking niet vanzelf, vooral niet in een werkomgeving op afstand. U moet diep nadenken over uw tech stack en hoe die kan helpen die kloof naadloos te overbruggen. Deze drie lagen van de tech stack helpen u om context en coördinatie op een natuurlijke manier samen te brengen:

• Communicatie: U hebt waarschijnlijk al verschillende communicatietools tot uw beschikking, zoals Zoom, Slack en e-mail. Nu moet uw team het juiste communicatie-evenwicht vinden met deze tools, en beslissen welke tool voor welke soorten communicatie gebruikt moet worden.

• Inhoud: Opslagplaatsen voor inhoud zijn de plaatsen waar u al uw informatie en documenten opslaat. Platforms als Dropbox, Google Drive of OneDrive zijn de veilige kluizen waar u op vertrouwt om werk op te slaan en te delen.

• Coördinatie: Hoe belangrijk uw communicatietools en opslagplaatsen voor inhoud ook zijn, het is moeilijk om als team effectief samen te werken en te coördineren zonder een werkbeheerplatform, zoals Asana. Deze laatste laag schept helderheid, zoals wie wat doet en wanneer, en geeft context aan het werk dat uw team doet als een enkele bron van waarheid.

Het toevoegen van die coördinatielaag en enkele bron van waarheid aan uw tech stack met een werkbeheerplatform is van vitaal belang voor succesvolle teams. Het biedt een levend systeem waar iedereen op één plaats de prioriteiten van het team kan zien, bespreken en eraan werken.

Vroeger konden de teams om het even welk tool gebruiken om hun werk te plannen, maar dat maakte het moeilijk om samen te werken en te communiceren, waardoor silo's ontstonden. Daarom concentreren wij ons nu op het centraliseren in één tool.”

Stroomlijn processen met werkbeheer en bespaar tijd

Zodra uw team of organisatie is ingesteld met een werkbeheeroplossing, kunt u ook beginnen met het stroomlijnen van processen, waardoor uw team tijd en energie bespaart.

Zoveel van het werk dat we doen, omvat doorlopende of herhaalde processen en misschien realiseert u het zich niet eens. Als u eenmaal een duidelijk idee heeft van wat uw team moet bereiken en wie wat tegen wanneer doet, is een geweldige manier om tijd te besparen en uw plannen effectief uit te voeren, te weten welke hoeken u kunt verkleinen. Door herhaalbare processen te vinden die u kunt thematiseren of automatiseren, kan uw team efficiënter en effectiever te werk gaan om uw doelen te verwezenlijken.

Voor onze grote redactionele projecten volgen wij elke keer dezelfde stappen en daarom hebben we er een projectsjabloon voor gemaakt. Dat bespaart het team veel moeite in de planningsfase.”

Een werkbeheersysteem is uw enkele bron van waarheid

"Ik ben er een groot voorstander van om één enkele bron van waarheid te hebben," zegt Jerod Hillard, een Asana Ambassadeur. "Voor mijn team is dat Asana. Vanuit Asana kunnen we de nodige context geven en mensen dan doorverwijzen naar aanvullende documenten binnen onze cloudopslagplatforms, financiële tools, of andere gebieden van Asana."

Die helderheid geeft u en uw team vertrouwen, waardoor iedereen vooruitgang kan blijven boeken in de richting van gedeelde doelen, of u nu vanuit een kantoor kunt werken of verspreid bent - net zoals Viessmann nodig had.

Mensen en teams moeten begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de prioriteiten van de hele onderneming, zodat ze zich gesterkt, betrokken en verbonden voelen met het werk dat het belangrijkst is. Werkbeheer geeft teams die helderheid, zodat ze het vertrouwen krijgen om door te gaan met het belangrijkste werk en niet meer hoeven te twijfelen of op onzichtbare hindernissen stuiten.

Interesse in meer informatie? Download de anatomie van werk-index om te zien hoe meer dan 10.000 werknemers wereldwijd hun tijd op het werk doorbrengen.