Wat zijn kanbanborden? Een handleiding voor beginners.

Stel u voor dat uw team begint aan een nieuw project. U hebt een makkelijke manier nodig om het werk te visualiseren zodat u op de hoogte kunt blijven van wie waar aan werkt, in welke fase het werk zich bevindt en wanneer alles af moet zijn. U kunt al uw projectdocumenten, spreadsheets, e-mails en berichten doornemen en op basis daarvan dat inzicht in elkaar knutselen. Of u kunt gewoon alles op één plek bekijken met behulp van een kanbanbord.

Wanneer u wel eens wat projectbeheer hebt gedaan, of bent begonnen met het onderzoeken van manieren om uw werk te visualiseren, dan hebt u misschien al wel eens van kanban gehoord. Kanbanborden zijn een vorm vanvisueel projectbeheer en ze zijn vooral populair bij product-, engineering- en softwareontwikkelingsteams, hoewel ze door elk team gebruikt kunnen worden. Dit artikel behandelt alles wat u moet weten over wat kanbanborden zijn, hoe ze werken en hoe u het beste kanbanborden kunt gebruiken om het werk van uw team te beheren.

Wat is kanban?

Kanban is een manier om teams te helpen het werk dat ze moeten doen in evenwicht te brengen met de beschikbare capaciteit van elk teamlid. Het kanbanraamwerk is gebouwd op een filosofie van voortdurende verbetering, waarbij werkitems uit een product-backlog worden "getrokken" in een gestage stroom van werk.

Het kanban-raamwerk wordt toegepast via kanban-borden die een vorm van visueel projectbeheer zijn waarmee teams hun werkbelasting en workflow beter kunnen visualiseren. Bij een kanbanbord wordt het werk op een projectbord weergeven georganiseerd in kolommen. Traditioneel staat elke kolom voor een werkfase. Het eenvoudigste kanbanbord kan kolommen hebben zoals Te doen, Bezig en Gedaan. Individuele taken die worden weergegeven als visuele kaarten op het bord worden door de kolommen verplaatst totdat de taken zijn voltooid.

Virtuele kanbanborden

U kunt kanbanborden maken op een whiteboard, op papier, of -voor de beste resultaten- in een speciaal, online hulpmiddel. Online kanbanbord-tools helpen u om inhoud dynamisch te visualiseren en in één oogopslag inzicht te krijgen in het werk van uw hele project. Vaak gebruiken teams deze virtuele kanbanborden, zoals bordweergave van Asana, om te visualiseren hoe het werk verloopt in verschillende fasen:

Geschiedenis van kanban

Kanban werd in de late jaren veertig van de twintigste eeuw ontwikkeld door Taiichi Ohno, een Japanse ingenieur bij Toyota. Ohno realiseerde zich dat hij het productiesysteem van Toyota kon verbeteren door er elementen van 'LEAN-fabricage' in op te nemen. In plaats van nieuwe producten te bouwen op basis van verwachte vraag, produceerde en leverde Ohno’s kanbanraamwerk producten op basis van de vraag van de consument. Het kanbanraamwerk zorgde ervoor dat het productieproces van Toyota transformeerde van een 'push'-proces (producten worden op de markt geduwd) naar een 'pull'-proces (producten worden gemaakt op basis van de marktvraag). Dit betekende dat Toyota een kleinere voorraad kon aanhouden en zonder concurrentievoordeel te verliezen.

Het 'lean manufacturing'-raamwerk dat Ohno bouwde, was gebaseerd op kanbankaarten. In feite is 'kanban' een combinatie van twee Japanse woorden: 看 (kàn), wat 'teken' betekent en 板 (bǎn), wat 'bord' betekent. Bij Toyota waren de kanbankaarten papieren kaarten die aangaven dat een nieuw product, een onderdeel of bepaalde voorraad nodig was, en het productieproces dat voor dat item vereist was, in gang zette.

Hoewel kanban nog voortleeft in vele productieomgevingen, werd het aan het begin van de 21e eeuw aangepast voor softwareontwikkeling. Geïnspireerd op Ohno’s 'lean manufacturing'-methode, implementeert kanban voor softwareontwikkeling hetzelfde 'pull'-proces als Ohno’s 'lean manufacturing'.

Bij deze moderne vorm van kanban beginnen teams met een backlog. Op basis van de bandbreedte en capaciteit van een individueel teamlid wordt er werk uit de backlog 'getrokken'. Vervolgens kunnen teamleden visueel bijhouden hoe het werk zich door de levenscyclus van de taak beweegt. Het wordt weergegeven door de fasen op een kanbanbord, tot voltooiing. In de huidige vorm dient kanban als visueel projectbeheersysteem om de vraag af te stemmen op de beschikbare capaciteit.

Is kanban scrum?

U hebt wellicht kanban en scrum samen horen noemen. In feite voeren de meeste teams die scrum uitvoeren, dat uit op kanbanborden. Hoewel het compatibel is met kanban, is scrum een ander raamwerk. Terwijl kanban zich focust op procesverbetering, wordt scrum traditioneel geïmplementeerd om teams te helpen het werk sneller gedaan te krijgen. Om dit te doen organiseert scrum 'sprints'. Dit zijn werksessies van twee weken met dagelijkse vergaderingen en een vaste hoeveelheid werk dat tijdens de periode van de cyclus moet worden voltooid.

Is kanban Agile?

Ja, kanban voor softwareontwikkeling is een subset van Agile. Agile is een projectbeheermodel ontworpen om teams te helpen flexibel op wijzigingen te reageren. De filosofie achter agile is gebaseerd op adaptieve planning, evolutionaire ontwikkeling, vroegtijdige levering en continue verbetering.

Zo werkt kanban

Tegenwoordig zijn kanbanborden virtuele borden met kolommen die de fasen van het werk voorstellen (hoewel er nog steeds kanbanborden worden getekend op whiteboards en het werk via plakbriefjes wordt gevolgd!). Elke 'kaart' op een kanbanbord staat voor een taak, en de taak beweegt zich door de werkfasen tot aan voltooiing. Teams die een kanbansysteem gebruiken werken vaak samen op één enkel kanbanbord, maar de taken zelf worden meestal toegewezen aan individuele leden.

De 4 kernprincipes van kanban

Er zijn vier kernprincipes die uw team kunnen helpen wanneer u erover denkt een kanbanraamwerk uit te rollen.

1. Begin met wat u nu doet

U kunt kanban toepassen op uw huidige workflow of proces. In tegenstelling tot meer gedefinieerde agile-managementprocessen zoals scrum, is kanban flexibel genoeg om te werken binnen de kernpraktijken van uw team.

2. Spreek af om een stapsgewijze, evolutionaire verandering na te streven

Grote veranderingen kunnen een verstorende uitwerking hebben op uw team, en wanneer u alles in een keer probeert te veranderen, bestaat de kans dat uw systeem niet gaat werken. Kanban weet dit, en daarom gaat het kanbanraamwerk uit van continue verbetering en stapsgewijze verandering. In plaats van alles in een keer te veranderen, moet u stapsgewijze verandering nastreven om zo in de loop van de tijd de processen van uw team werkelijk te transformeren.

3. Respecteer de huidige processen, rollen en verantwoordelijkheden

In tegenstelling tot andere lean-methodologieën, heeft kanban geen ingebouwde teamrollen, en kan het werken binnen uw huidige teamstructuur en -proces. Bovendien kan uw huidige proces enkele goede elementen bevatten, die verloren zouden gaan als u probeert uw werksysteem in één dag volledig te vernieuwen.

4. Moedig leiderschap aan op alle niveaus

In de geest van continue verbetering erkent de kanbanmethode dat verandering overal vandaan kan komen, niet noodzakelijkerwijze alleen van boven. Met kanban worden teamleden aangemoedigd hun stem te laten horen, te brainstormen om nieuwe manieren te bedenken waarop processen zich kunnen ontwikkelen, en het voortouw te nemen met nieuwe werkinitiatieven.

De 6 praktijken van kanban

U kunt de kernprincipes van kanban gebruiken om de mentaliteit van uw team aan te sturen wanneer ze beginnen aan een kanbanworkflow. Volg deze zes praktijken om een kanbanproces te implementeren. Ze helpen uw team continu te verbeteren en stapsgewijze groei te realiseren - de kernprincipes van het kanbanraamwerk.

1. Visualiseer het werk

Een van de grootste voordelen van kanban is dat u het werk fysiek door de verschillende fasen ziet bewegen. Een taakkaart begint aan de linkerkant van uw kanbanbord en verplaatst zich terwijl uw team eraan werkt langzaam, totdat het in de kolom Voltooid terechtkomt. Niet alleen biedt dit u een duidelijk beeld van de voortgang van het werk door de verschillende fasen, maar u krijgt ook in één oogopslag een realtime inzicht in de fase van het werk.

2. Beperk werk in behandeling

Als agile-methodologie is kanban gebouwd op een principe van vroegtijdige levering. Dit betekent dat taken snel van de ene kolom naar de ander moeten bewegen in plaats van in een dubbelzinnige 'werk in behandeling'-status te blijven hangen. Er is geen vaste vereiste wat betreft het aantal taken dat er op een bepaald moment 'in behandeling' mag zijn, maar over het algemeen moet u uw team aanmoedigen om multitasking te beperken en zich te concentreren op individueel werk.

3. Beheer de flow

Praktijk nummer 2 stelt dat u de hoeveelheid werk in uitvoering wilt beperken. De beste manier om dat te doen is om de flow van taken binnen uw kanbanbord te optimaliseren. Het beheren en verbeteren van uw flow verkort uw doorlooptijd (de hoeveelheid tijd die wordt besteed tussen de start van een taak en het moment dat deze op uw kanbanbord naar de kolom Voltooid wordt verplaatst). Dit zorgt ervoor dat u taken aflevert of nieuwe producten verzendt op het moment dat ze nog relevant zijn.

4. Wees duidelijk over het procesbeleid

Omdat taken zo snel gaan in kanban, moet u ervoor zorgen dat uw team conventies heeft opgesteld en duidelijk heeft gecommuniceerd. Uw procesbeleid moet uw team begeleiden in de implementatie van de kanbanmethodologie. Bovendien moet iedereen in uw team worden aangemoedigd om deel te nemen aan uw kanbanbeleid en het ook innoveren. Dit komt overeen met het vierde kernprincipe van kanban:stimuleer leiderschap op alle niveaus.

5. Implementeer feedbacklussen

In kanban dient u feedback te verzamelen van twee verschillende groepen: uw klanten en uw team.

• Verzamel feedback van klanten over de kwaliteit en effectiviteit van de oplossing die uw team heeft geproduceerd. Was dit de oplossing die moest worden geproduceerd? Traden er problemen op? Als er problemen waren, zoals bugs in een code of defecten aan een product, keer dan terug naar uw kanbanflow en voeg meer tijd toe voor revisie, doorlichting en evaluatie.

• Neem regelmatig contact op met uw team over het proces van het kanbanraamwerk zelf. Wat vindt u van hun output? U krijgt hier nog een kans om leiderschap op elk niveau aan te moedigen en het procesbeleid van uw team te verbeteren.

6. Verbeter samen, evolueer experimenteel

In de kern draait kanban om continue verbetering. Dit betekent echter ook dat andere systemen goed kunnen werken in combinatie met kanban. Of het nu scrum is of iets anders, wees altijd bereid om samen te werken, te experimenteren en uw processen te laten evolueren wanneer dit nodig blijkt.

Kanban toepassen

In overeenstemming met het eerste kernprincipe van kanban (Begin met wat u nu doet), kunt u kanban op elke workflow toepassen. U kunt een kanbanbord maken met een whiteboard en wat plakbriefjes, of met gekleurde cellen in een spreadsheet. De de beste manier om een ​​kanbanbord te visualiseren is echter met een werkbeheertool zoals Asana. In Asana kan elk project op vier manieren worden weergegeven, waaronder een bordweergave in kanbanstijl.

Hoe u uw kanbanbord ook maakt, u moet altijd de volgende eenvoudige stappen volgen om kanban op elk van uw bestaande processen toe te passen:

1. Begin met een leeg bord

Hoewel uw kanbanbord uiteindelijk gevuld zal worden met alle taken uit uw backlog en uw voltooide werk, is het geen probleem om voorlopig met een leeg bord te beginnen. Als u een werkbeheertool zoals Asana gebruikt, zorg er dan voor dat u in de bordweergave bent.

2. Maak kolommen om werk weer te geven

Traditioneel geven de kolommen van een kanbanbord de verschillende werkfasen weer. De kolommen die u maakt hangen af van uw team, maar een aantal veelgebruikte kolommen zijn:

• Backlog, Inbox of Nieuw: dit is de kolom waar nieuw werk in terecht komt, voordat het aan een teamlid wordt toegewezen.

• Gereed of Geprioriteerd: verplaats werk naar deze kolom als er aan kan worden begonnen.

• In behandeling: dit is werk dat op dit moment onder handen is. Afhankelijk van uw team kunt u de kolom In behandeling opsplitsen in verschillende andere kolommen. Een inhoudsteam kan bijvoorbeeld kolommen maken voor Ontwerpen, Beoordelen en Bewerken terwijl een engineeringteam kolommen zou kunnen hebben voor Ontwikkeling, Testen en Implementatie.

• In de wacht: verplaats werk naar deze kolom wanneer het om wat voor reden dan ook wordt geblokkeerd.

• Voltooid of Klaar: taken moeten hier terecht komen zodra ze klaar zijn.

3. Voeg taken toe aan om werk weer te geven

Op een kanbanbord wordt elke taak weergegeven door een kaart. Zorg ervoor dat de taken uitvoerbare titels hebben. We raden aan werkwoorden te gebruiken zodat uw team precies weet waar ze aan moeten werken.

Als u een virtuele werkbeheeroplossing gebruikt, kunt ook extra informatie, context en bestanden toevoegen aan de kanban-taakkaarten. Vervolgens kunt u metagegevens bijhouden, zoals hoeveel tijd een taak in beslag zou moeten nemen of wat de prioriteit is.

4. Verplaats werk door fasen

Een kernelement van workflowbeheer met kanbanborden is dat werk van de ene naar de andere fase wordt verplaatst. U kunt dit handmatig doen door taken te verslepen en neer te zetten, of op zoek gaan naar een werkbeheeroplossing die dit werk voor u automatiseert. Met Asana kunt u bijvoorbeeld op basis van relevante informatie over de taak regels instellen die het werk automatisch door de verschillende kolommen voeren. Zo wordt bijvoorbeeld een taak naar de kolom In behandeling verplaatst zodra deze aan een teamlid is toegewezen.

5. Maak, indien nodig, nieuwe kanbanborden

Theoretisch kunt u hetzelfde virtuele kanbanbord onbeperkt opnieuw gebruiken. Omdat kanbanborden het werk middels een continu proces bijhouden, is er niet echt een reden om uw huidige bord weg te gooien. In sommige systemen, zoals scrum, moet u vaak nieuwe kanbanborden maken voor elke nieuwe sprint. Maak gewoon een nieuw bord, of wis uw whiteboard, transfereer uw backlog met taken en begin opnieuw met uw werk.

Kanbanborden: voor- en nadelen

Nu u weet hoe kanban werkt, blijft er slechts één vraag open: is kanban iets voor uw team? Er is geen goed of fout antwoord, maar hier vindt u enkele voor- en nadelen die uw team kan ervaren met het kanbanraamwerk.

De voordelen van kanban

Kanban is een geweldige, flexibele tool die teams kan helpen het werk af te stemmen op de capaciteit van het team. Wanneer het goed wordt gedaan, kan kanban:

• In één oogopslag inzicht bieden in het werk van uw team. Als vorm van visueel projectbeheer kan kanban u helpen taken tot leven te wekken en een duidelijk inzicht te verwerven in de workflows van uw team.

• De helderheid verbeteren, vooral voor teams op afstand. Als uw team op afstand werkt, is het moeilijk inzicht te krijgen in waar iedereen aan werkt. Door het werk te centraliseren en de hoeveelheid werk dat in behandeling is te verminderen, kunnen kanbanborden u en uw team helpen onmiddellijk inzicht te krijgen in wie aan wat werkt.

• Flexibiliteit aanmoedigen. Omdat het kanbanraamwerk gebouwd is op een proces van continue verbetering, kunnen teams die kanban implementeren in de loop der tijd flexibeler en dynamischer worden. Als u de vier kernprincipes en de zes belangrijkste praktijken volgt, wordt uw team wendbaarder en staat het open voor verandering.

De nadelen van kanban

Kanban is niet voor elk team het meest geschikte raamwerk. Enkele nadelen van kanban zijn:

• Niet zo gebruikelijk bij niet-technische teams. Net als scrum, agile en andere lean-technologieën, is kanban niet zo bekend bij niet-technische teams. Kanban kan een effectieve tool zijn voor alle soorten teams. Maar als u van plan bent om een kanbanproces te introduceren in een niet-technisch team, overweeg dan om slechts één werkstroom per keer naar kanban te verplaatsen. Zo helpt u uw team met het acceptatieproces.

• Wanneer er te veel werk in behandeling is, kan het snel overweldigend worden. Omdat elke taakkaart zoveel visuele ruimte in beslag neemt, kan uw kanbanbord wanneer er te veel tegelijk wordt gedaan snel rommelig en overweldigend uitzien.

Visualiseer het werk van uw team

Met kanbanborden heeft uw team goed zicht op de taken waar iedereen aan werkt en waar deze taken zich in het proces bevinden. Als u gereed bent om een kanbanbord voor uw team te gebruiken, probeer dan Asana eens. U kunt elk Asana-project op vier verschillende manieren weergeven, waaronder de bordweergave. Dit is een bord in kanbanstijl dat uw team helpt het werk makkelijk te visualiseren en erdoor te navigeren.