PERT-grafiek: Wat is het en hoe maakt u er een (met voorbeelden)

Als u ooit geworsteld hebt met het verbinden van projecttaken of het bijhouden van afhankelijkheden, dan hebben wij de perfecte oplossing voor u. 

Een PERT-grafiek, ook wel PERT-diagram genoemd, is een tool dat gebruikt wordt om taken binnen een project te plannen, te organiseren en in kaart te brengen.

PERT staat voor Program Evaluation and Review Technique (programma evaluatie- en herzieningtechniek). Het geeft een visuele voorstelling van de tijdlijn van een project en splitst de afzonderlijke taken op. Deze grafieken zijn vergelijkbaar met Gantt-grafieken, maar zijn anders gestructureerd. 

Deze grafiek bestaat uit een paar stappen om u van een begindatum van een project tot een einddatum te brengen. In dit artikel behandelen we de vijf stappen, we laten u een voorbeeld zien en leggen uit hoe u een PERT-grafiek effectief in uw voordeel kunt gebruiken. 

Hoe werkt een PERT-grafiek

Een PERT-grafiek werkt door visueel de taken van een project weer te geven en de afhankelijkheden die met elke taak verbonden zijn. U kunt er een gebruiken om een eerste planning en een geschatte tijdlijn op te stellen om met de belanghebbenden van het project te delen voordat het project echt begint.

Het maken van een projectroutekaart zoals een PERT-grafiek kan u helpen bij verschillende projectplanningsactiviteiten, waaronder:

• Goedkeuring van de tijdschema en de tijdlijn door leidinggevenden

• Projectdoelstellingen meedelen aan belanghebbenden

• Een complex project visueel in kaart brengen

• Raming van de tijd die nodig is om afzonderlijke taken te voltooien 

Om het meeste uit uw PERT-grafiek te halen, moet u eerst begrijpen welke stappen nodig zijn om er een in te vullen en hoe u uw diagram visueel in kaart kunt brengen.

Een PERT-grafiek maken

Om een PERT-grafiek te maken, volgt u de vijf stappen van de proceslevenscyclus, die alles omvat van het identificeren van taken tot het beheren van de voltooiing van het project. 

1. Projecttaken vaststellen

De eerste stap in het maken van een succesvolle PERT-grafiek bestaat uit het identificeren en verzamelen van de nodige projectinformatie en -taken. U kunt de projectplanningsfase op dezelfde manier beginnen als u gewoonlijk de eerste fase van het projectbeheer zou beginnen. Dit kan omvatten:

• Een business case

• Een communicatieplan

• Een eerste kickoff-bijeenkomst

Vroege planning zorgt ervoor dat u voorbereid bent om afhankelijkheden te definiëren en taken te verbinden tijdens de volgende fasen.

2. Taakafhankelijkheden definiëren 

Een taakafhankelijkheid is een taak of mijlpaal die afhankelijk is van de voltooiing van een andere taak, voordat met de eigenlijke taak kan worden begonnen. Dit wordt soms een logische relatie genoemd en wordt vaak gebruikt in een werkverdelingsstructuur. 

Door afhankelijkheden te creëren kunt u het werk goed volgen, ervoor zorgen dat taken worden voltooid en duidelijke communicatie tot stand brengen. Voor complexe projecten moet u de tijdlijnen en de duur van het project goed van tevoren plannen.

In een PERT-grafiek worden afhankelijkheden gevisualiseerd door taken met elkaar te verbinden en te nummeren. Hoewel het niet zo uitgebreid is als andere methodes zoals een werkverdelingsstructuur, helpt het om een visualisatie op hoog niveau te tonen van taken en het werk dat nodig is om ze te voltooien.

3. Projecttaken verbinden

Zodra de taakafhankelijkheden gecreëerd zijn, kunt u aan uw PERT -grafiek werken door projecttaken met elkaar te verbinden. Deze verbindingen bestaan uit pijlen, die taken voorstellen, en nodes, die gebeurtenissen of mijlpalen voorstellen. 

Plaats bijvoorbeeld bovenliggende gebeurtenissen in uw nodes (weergegeven als genummerde cirkels of vierkanten) en teken taakpijlen om de afhankelijkheden weer te geven die nodig zijn om uw gebeurtenissen te voltooien. 

Deze indeling biedt een eenvoudige projectstructuur die, hoewel niet overdreven specifiek, gemakkelijk te begrijpen is voor de projectbelanghebbenden. 

4. Inschatten van het tijdschema van het project

Nu is het tijd om het totale tijdschema van uw project te schatten met behulp van de critical path method (CPM) en de PERT-formule. Het kritieke pad is de langste opeenvolging van taken die moeten worden voltooid om een project tot een goed einde te brengen. 

Het doel is het langste pad te vinden dat de meeste tijd in beslag zal nemen om de kortste totale projectduur te kunnen schatten. Tijdsramingen kunnen berekend worden op basis van het volgende:

• Optimistische tijd: De minimale tijd die nodig is om een taak te volbrengen.

• Pessimistische tijd: De maximale tijd die nodig is om een taak te volbrengen. 

• Meest waarschijnlijke tijd: De beste schatting van hoe lang het waarschijnlijk zal duren om een taak te volbrengen.

 U kunt de PERT-formule gebruiken om de verwachte duur van een taak en de voltooiingstijd te berekenen met: (O + (4 × M) + P) ÷ 6. Dit kan gemeten worden in minuten, uren, dagen, of zelfs weken. 

Bijvoorbeeld, als de optimistische tijd 30 minuten is, de pessimistische tijd 60 minuten, en de meest waarschijnlijke tijd 45 minuten, dan zou de PERT formule zijn: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minuten. 

Zodra u de verwachte tijd per taak hebt berekend, kunt u vervolgens elk van de schattingen van uw kritieke pad bij elkaar optellen om een gemiddelde projecttijdlijn te krijgen.

5. Beheer van de voortgang van de taken

De laatste stap bij het maken van een PERT-schema is het beheren van de voortgang van de taken tot het project voltooid is. Dit kan gedaan worden door afhankelijkheden te sluiten en onderweg problemen te verzachten, totdat alle taken voltooid zijn. 

Vergeet niet dat een PERT-grafiek gedurende het hele project moet worden bijgewerkt als er veranderingen optreden. Dit zou gepaard kunnen gaan met een veranderingsbeheerproces, dat helpt bij het in kaart brengen en communiceren van projectveranderingen. 

Als alle taken binnen het project voltooid zijn, kunt u het materiaal archiveren in een gedeelde ruimte om er later naar te verwijzen indien nodig.

PERT-grafiek voorbeeld

Nu u de vijf stappen van een PERT-grafiek begrijpt, is het tijd om er zelf een te maken. Aangezien alle grafieken verschillen naargelang de complexiteit en het tijdschema van een bepaald project, kan dat van u er iets anders uitzien. 

Om uw grafiek te beginnen, begint u met:

• Uw genummerde nodes te tekenen: Onthoud dat dit de bovenliggende taken van uw project zijn, die, wanneer ze voltooid zijn, het onderhavige project zullen vormen. Uw schema kan een willekeurig aantal taken bevatten, maar 10 is een goed aantal om mee te beginnen. 

• Verbind uw nodes met taken: Teken pijlen om taakafhankelijkheden weer te geven. Deze taken zijn wat gedaan moet worden om de gebeurtenissen te voltooien. Uw diagram moet een duidelijk begin en einde hebben, hoewel het midden complexer kan lijken. 

Hier is een voorbeeld van hoe uw PERT-diagram eruit moet zien:

Hier volgt een opsomming van veel voorkomende terminologie die u in uw PERT-grafiek kunt opnemen en de definitie van elk ervan:

• Nodes: Nodes staan voor projectgebeurtenissen. Deze gebeurtenissen zijn de grote onderdelen waaruit uw project is opgebouwd. Bijvoorbeeld, bij het lanceren van een websiteontwerp zou een node een nieuw logo-ontwerp kunnen voorstellen.  

• Taken: Uw taken zijn wat voltooid moet worden om uw nodes te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld, een taak kan zijn het ontwerpen van drie logo-modellen. 

• Afhankelijkheden: Er is sprake van afhankelijkheid wanneer een taak verbonden is met een andere taak. Deze taken zijn van elkaar afhankelijk en de ene kan niet worden voltooid zonder de andere. 

• Afhankelijkheden zonder middelen: Een afhankelijkheid zonder middelen is een afhankelijkheid die wel met een andere afhankelijkheid samenhangt, maar geen concrete taken heeft die voltooid moeten worden. Bijvoorbeeld een productlancering en een landingspagina kunnen wel samenhangen, maar er is geen enkele taak aan verbonden. 

PERT-grafieken kunnen met verschillende tools gemaakt worden, onder andere met projectbeheersoftware. Tools kunnen u helpen bij het goed plannen, visualiseren en instellen van taakafhankelijkheden en herinneringen, zodat u de voortgang van het project kunt volgen en gemakkelijk knelpunten kunt opsporen. 

Wanneer gebruikt u een PERT-grafiek?

Projectmanagers gebruiken PERT-grafieken om een bepaald project te evalueren en te voltooien. Maar met zoveel andere methoden om uit te kiezen, hoe verhoudt een PERT-grafiek zich er dan toe? 

Om te beginnen is een PERT-grafiek een goede methode wanneer u de tijdlijn, de benodigde middelen en het kritieke pad van een project wilt evalueren. Laten we elk van deze punten wat nader bekijken.

• Om het kritieke pad te bepalen: Een van de belangrijkste kenmerken van een PERT-grafiek, dat het onderscheidt van andere methodes, is de mogelijkheid om het kritieke pad van een project te bepalen. Dit is belangrijk bij het visualiseren van de totale tijdlijn van een project. 

• Om middelen te evalueren: Met de unieke kenmerken die een PERT-grafiek biedt, kunt u gemakkelijk weergeven welke taken middelen vereisen en welke niet. Dit bespaart zowel u als de belanghebbenden van het project tijd, omdat die informatie van tevoren toegankelijk is. 

• Om tijd te schatten: Aangezien een PERT-grafiek zowel de duur van afzonderlijke taken als de totale duur van een project evalueert, is het een uitstekende tool wanneer u in de eerste planningsfase van een project inzicht moet krijgen in de verwachte tijdlijn.

Over het algemeen is het maken van een PERT-grafiek een goede optie voor een eenvoudig projectplan dat gemakkelijk met teamleden gedeeld kan worden. Gebruik dit schema om snel middelen en tijdschema's te delen.

PERT-grafiek vs Gantt-grafiek

PERT- en Gantt-grafieken worden vaak verward, hoewel ze een paar belangrijke verschillen hebben. Ze verschillen niet alleen in hoe ze eruit zien, maar ze bieden ook verschillende functies, afhankelijk van wat uw team nodig heeft. 

Hier zijn een paar belangrijke kenmerken waarop u moet letten om te beslissen welke voor u geschikt is:

1. PERT-grafieken zijn stroomdiagrammen terwijl Gantt-grafieken staafdiagrammen zijn: Een van de grootste verschillen is hun visuele indeling. Terwijl Gantt-grafieken een traditionele staafdiagrambenadering hebben, zien PERT-grafieken er minder gestructureerd uit en hebben ze verschillende indelingen, afhankelijk van het project.

2. Gantt-grafieken bieden organisatie, terwijl PERT-grafieken maatwerk bieden: Gantt-grafieken zijn meer gestructureerd georganiseerd. Met PERT-grafieken daarentegen kan de indeling eenvoudig worden aangepast, wat beter is voor projectbehoeften op hoog niveau. 

3. PERT-grafieken kunnen worden gebruikt voordat het project begint: Aangezien PERT-grafieken een eenvoudig projectplan en een eenvoudige tijdlijnindeling bieden, worden ze vaak gebruikt als een visuele leidraad tijdens de kickoff van het project. Projectmanagers gebruiken dan een andere methode, zoals een werkverdelingsstructuur of een Gantt-grafiek, om specifiek de projecttaken en afhankelijkheden in kaart te brengen. 

Over het algemeen zijn Gantt-grafieken populairder voor het in kaart brengen van projecttaken gedurende de hele projectlevenscyclus, terwijl PERT-grafieken populair zijn voor het in kaart brengen van de tijd in de eerste projectfasen. Ze kunnen afzonderlijk of samen worden gebruikt om een allesomvattend plan op te stellen.

Vooruit plannen met een PERT-grafiek

Door zelf een PERT-grafiek in te voeren, kunt u er zeker van zijn dat uw volgende project nauwkeurig en correct gepland wordt. Met een eenvoudige indeling en tijdlijnramingen krijgt uw team een duidelijke richting voor de projecttaken en zijn ze voorbereid op alles wat op hen afkomt. 

Als u uw volgende project een stap verder wilt brengen, probeer dan tijdlijn met Asana voor mogelijkheden om een project bij te houden.