Waarom een helder communicatieplan belangrijker is dan u denkt

Maar al te vaak kan heldere communicatie een project maken of breken. Heldere communicatie in projectbeheer draait niet alleen om de vraag waar u moet communiceren, het draait ook om welke teamleden welk type berichten moeten ontvangen.

Het goede nieuws is dat het opstellen van een effectief communicatieplan niet moeilijk is. U hoeft alleen maar uw communicatiekanalen te definiëren en afspraken te maken over wanneer teamleden elk kanaal moeten gebruiken. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe u een communicatieplan opstelt en tonen we u een sjabloon waarmee u uw eigen communicatieplan kunt opstellen.

Wat is een communicatieplan?

In projectbeheer is een communicatieplan een schets van hoe u belangrijke, doorlopende projectinformatie gaat communiceren aan de belangrijkste belanghebbenden. Uw communicatieplan helpt uw team te begrijpen wie welke meldingen moeten ontvangen en wanneer de belanghebbenden van het project op de hoogte moeten worden gesteld. Als onderdeel van uw communicatieplan verduidelijkt u welke kanalen belanghebbenden moeten gebruiken en wanneer, hoe frequent verschillende gegevens moeten worden gecommuniceerd en wie verantwoordelijk is voor elk van de verschillende kanalen.

Het delen van een communicatieplan kan uw teamleden helderheid geven over welke tools ze wanneer moeten gebruiken en welke tool ze moeten gebruiken om met wie contact op te nemen. Zonder een communicatieplan kan het gebeuren dat een teamlid vragen probeert te stellen over het werk in een tool die een ander teamlid zelden controleert. In plaats van duidelijk te kunnen communiceren en voortgang in het werk te kunnen boeken, raakt elk teamlid gefrustreerd en verward en wordt de verbinding met het werk waar het om draait verbroken. Als ze dan ook nog eens geen duidelijkheid hebben over wie verantwoordelijk is voor de afzonderlijke kanalen, zullen ze zich uiteindelijk tot een leidinggevende belanghebbende wenden met vragen die die persoon niet kan beantwoorden. Wat begon als een eenvoudige miscommunicatie heeft geleid tot drie gefrustreerde teamleden - en ondertussen wordt er in met werk geen voortgang geboekt.

Wat moet er worden opgenomen in een communicatieplan?

Uw communicatieplan is uw one-stop-shop voor uw projectcommunicatiestrategie. Teamleden moeten in het communicatieplan antwoorden kunnen vinden op projectvragen zoals:

• Welke communicatiekanalen gebruiken we? Waar wordt elk kanaal voor gebruikt?

• Wanneer zouden we in persoon moeten communiceren versus asynchroon?

• Wat zijn de projectrollen? Wie is de projectmanager? Wie zitten er in het projectteam? Wie zijn de belanghebbenden van het project?

• Hoe zullen belangrijke projectdetails, zoals projectstatusupdates, worden gecommuniceerd? Hoe frequent zullen ze worden gedeeld?

Wat zou er niet moeten worden opgenomen in een communicatieplan?

Een communicatieplan helpt u duidelijk te maken hoe u gaat communiceren met uw projectteam en de belanghebbenden van het project - of dit nu interne teamleden zijn die in uw bedrijf werken, of externe belanghebbenden zoals klanten of opdrachtnemers.

Een communicatieplan in projectbeheer is geen PR-plan. Dit plan helpt u niet uw sociale-mediastrategie af te stemmen, een doelgroep te identificeren of kernboodschappen vast te stellen voor verschillende bevolkingsgroepen. Als u een van deze plannen moet opstellen, kunt u overwegen een agenda voor inhoud op sociale media of een bedrijfsstrategieplan te maken.

De voordelen van een communicatieplan

Natuurlijk is duidelijke communicatie op de werkplek iets goeds. Maar heeft u daar echt een uitgeschreven communicatieplan voor nodig?

In één woord: ja. Een goed communicatieplan kan u helpen de juiste informatie met de juiste belanghebbenden van het project te communiceren. Niet alle belanghebbenden hoeven op de hoogte te worden gebracht van elk projectdetail en misschien hoeft ook niet elk lid van het projectteam deel te nemen aan een telefonische vergadering met uw externe partners. Door duidelijk te maken waar en hoe u zult communiceren, kunt u ervoor zorgen dat er minder hoeft te worden geraden en blokkades binnen uw team worden opgeruimd.

Minder geschakel tussen apps

We hebben onlangs meer dan 13.000 wereldwijde kenniswerkers geënquêteerd en zijn er achter gekomen dat de gemiddelde kenniswerker 25 keer per dag tussen 10 verschillende apps heen en weer schakelt. In plaats van zich te focussen op werk met een grote impact of effectief samen te werken met hun teamleden, verspillen kenniswerkers uren aan het alleen maar proberen uit te zoeken waar ze zouden moeten communiceren.

Een communicatieplan kan het giswerk elimineren. Als uw team bijvoorbeeld weet dat u alleen over het werk communiceert in een werkbeheertool, kunnen ze daar naar belangrijke informatie zoeken, in plaats van door mappen met documenten, Slack-berichten en meerdere e-mailgesprekken te spitten. Ook is het zo dat wanneer u weet dat een teamlid uitsluitend in naam aan het project werkt, en alleen rapporten op hoog niveau te zien krijgt, u hem of haar niet lastig valt met een vraag wanneer de volgende deliverable van het project af moet zijn.

We hebben communicatierichtlijnen opgesteld over welke software of tools het beste zijn voor wat. Asana is voor actie, Slack is voor snelle reacties of antwoorden op dingen die rondzweven. E-mail is officiëler en meestal extern-gericht. Wanneer u zich aan deze richtlijnen houdt, en advies geeft over de juiste communicatievormen, zorgt dit echt voor het verminderen van ruis.”

Intensievere samenwerking

De samenwerking binnen een team is geen probleemloos proces dat uit zichzelf ontstaat. Het is een vaardigheid die u en uw team moeten opbouwen. Eén onderdeel van het creëren van effectieve teamsamenwerking is het verhelderen van de communicatieafspraken van uw team. Dat komt omdat het zich ongemakkelijk voelen een grote blokkade voor effectieve communicatie vormt, speciaal als u in een verspreid team of team op afstand werkt. Als uw teamleden zich onzeker voelen omdat ze nog steeds proberen uit te zoeken hoe en waar ze moeten communiceren, zullen ze zich niet volledig op hun gemak voelen wanneer ze met elkaar praten.

Uw communicatieplan is een kans om uit te leggen waar teamleden zouden moeten communiceren. Afhankelijk van het detailniveau kunt u ook opnemen wanneer teamleden zouden moeten communiceren en uitleg geven over de teamafspraken met betrekking tot het instellen van de 'Niet storen'-modus of het uitstellen van het lezen van berichten.

Door deze richtlijnen te geven ruimt u op effectieve wijze een van de grootste blokkades op voor soepele communicatie en samenwerking tussen teamleden. Wanneer teamleden weten waar ze moeten communiceren, en even belangrijk, waar ze niet moeten communiceren, kunnen ze erop vertrouwen dat ze op het juiste moment het juiste bericht versturen.

Minder dubbel werk

Op dit moment besteden kenniswerkers 60% van hun tijd aan werk over werk, zoals het zoeken naar documenten, het achter goedkeuringen aanzitten, het schakelen tussen apps, het volgen van de status van werk, en in het algemeen dingen doen die tijd wegnemen van werk dat impact heeft. Een deel van dit werk over werk wordt veroorzaakt door het niet weten waar dingen gecommuniceerd moeten worden.

Als teamleden geen duidelijk idee hebben over waar informatie wordt gedeeld, dingen zoals uw projectplan of projecttijdlijn, dan zullen ze door meerdere tools moeten spitten of verschillende teamleden vragen moeten stellen om de juiste informatie te vinden. Als gevolg daarvan zal het voor teamleden die niet weten waar ze over het werk zouden moeten communiceren ook moeilijker zijn om gewoon bestaand werk te vinden.

Werk over werk leidt tot meer handmatig en dubbel werk en over het geheel minder helderheid. Sterker nog, volgens de Anatomie van werk-index, besteden we 13% van onze tijd, 236 uur per jaar, aan werk dat al voltooid is. Door uw communicatieplan te delen, kunt u uw team helderheid verschaffen over waar uw werk zich bevindt, zodat ze niet al hun tijd hoeven te besteden aan het er zelf naar te zoeken.

Een communicatieplan schrijven

Een communicatietool is een krachtige tool, maar het is relatief makkelijk te maken. U kunt in vier stappen een communicatieplan opstellen.

1. Stel uw communicatiemethoden vast

De eerste stap bij het opstellen van een communicatieplan is te bepalen waar uw team zal communiceren en waarover. Hiertoe behoren antwoorden op vragen zoals wanneer u welke tools gebruikt en wanneer u live versus asynchroon communiceert. Live, synchrone communicatie is communicatie die in realtime plaatsvindt. Asynchrone communicatie is wanneer u een bericht verstuurt zonder te verwachten dat iemand meteen antwoordt. We gebruiken allemaal elke dag asynchrone communicatie zonder het te beseffen. Het beste voorbeeld is elke keer dat u een e-mail stuurt.

Identificeer tijdens het definiëren van uw communicatieplan waar elke afzonderlijke tool voor moet worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld beslissen dat:

• E-mail wordt gebruikt om met externe belanghebbenden te communiceren.

• Slack wordt gebruikt voor synchrone communicatie over dagelijkse updates en korte vragen.

• Asana te gebruiken om asynchroon over werk te communiceren, bijvoorbeeld taakdetails, projectstatusupdates of belangrijke projectdocumenten.

• Zoom of Google Meet te gebruiken voor teamvergaderingen zoals brainstormsessies voor een project of uw project post-mortem.

2. Stem het communicatieritme af

Nu u weet waar u gaat communiceren, moet u ook identificeren hoe frequent u gaat communiceren. Uw communicatieritme is uw actieplan voor het updaten van verschillende belanghebbenden over de verschillende projectdetails.

U kunt bijvoorbeeld besluiten een volgend schema te hanteren:

• Wekelijkse projectupdates gepost in Asana aan alle belanghebbenden en sponsors van het project.

• Maandelijkse vergaderingen van het projectteam om blokkades in het werk op te ruimen en te brainstormen over volgende stappen.

• Asynchrone updates over projectmijlpalen voor zover nodig.

3. Voeg een plan voor belanghebbendenbeheer toe

Het welslagen van een project hangt vaak af van het verwerven van de steun van de belanghebbenden en het creëren van een draagvlak. U doet dit aan het begin van het project, tijdens de kickoff-vergadering van het project, maar het is ook essentieel om tijdens het project de steun van de belanghebbenden te behouden.

Neem bij het opstellen van uw communicatieplan wat tijd om in detail te beschrijven wanneer u met elke belanghebbende van het project wilt communiceren, en waarover. Sommige mensen, zoals de belangrijkste leden van uw projectteam, zullen regelmatig over dit project communiceren - misschien zelfs dagelijks. Andere belanghebbenden van het project hoeven alleen maar projectstatusupdates te ontvangen, of misschien alleen de definitieve resultaten.

Door op een rijtje te zetten hoe u de communicatie met belanghebbenden gaat beheren, kunt u ervoor zorgen dat er op het juiste moment over de juiste zaken contact met hen wordt opgenomen. De communicatie die ze ontvangen moet vragen beantwoorden op hun detailniveau en zich richten op bedrijfsresultaten en de algemene impact op hoog niveau.

4. Deel uw communicatieplan en werk het indien nodig bij

Zodra u uw communicatieplan heeft gemaakt, is het tijd het met uw projectteam te delen. Zorg ervoor dat uw communicatieplan toegankelijk is in uw centrale source of truth voor alle projectinformatie. We raden aan Asana te gebruiken voor het bijhouden van alle projectcommunicatie, zodat u tijdens uw werkzaamheden over werk kunt praten.

Als er wijzigingen zijn die van invloed zijn op het communicatieplan van uw project, dient u ervoor te zorgen dat u het plan bijwerkt en deze wijzigingen communiceert. Op die manier hebben teamleden altijd toegang tot de meest actuele informatie.

Een voorbeeld van een communicatieplan

Communicatieplansjabloon

Beschrijving van communicatie

Wat voor soort communicatie is het?

Frequentie

Hoe vaak gaat u communiceren?

Kanaal

Welke tool gaat u gebruiken? Is dit synchrone of asynchrone communicatie?

Publiek

Wie ontvangt deze communicatie?

Eigenaar

Wie is verantwoordelijk voor het versturen van deze communicatie?

Goede communicatie begint met een communicatieplan

Duidelijke communicatie kan u helpen het juiste bericht op het juiste moment te versturen. Maak moeiteloze samenwerking mogelijk en zorg er tegelijkertijd voor dat elk teamlid op het juiste moment op de hoogte wordt gesteld. Op die manier hoeft uw team minder tijd te besteden aan het communiceren over werk en meer tijd besteden aan werk met een hoge impact.