Een perfecte kickoff-vergadering in 10 stappen

U hebt veel moeite gedaan om uw project van de grond te krijgen en toch kan het zo vaak lijken alsof een project al ontspoord is voordat het begonnen is. Dat komt omdat elk lid van het projectteam en elke belanghebbende andere kennis, verwachtingen en prioriteiten in een project inbrengt. Als u hen niet de kans geeft om op één lijn te komen voordat het werk begint, zal de rest van het project een zware strijd worden, hoezeer u ook probeert de koers bij te stellen. Gelukkig is er een betere manier: de project-kickoffvergadering.

Kickoff-vergaderingen zijn een doeltreffende manier om het projectteam op één lijn te krijgen - nog vóór het werk begint. Tijdens een kickoff schetst u het doel van het project, gaat u in op de details, en bespreekt u de volgende stappen. Op die manier is iedereen bij aan uw kant, waar uw projectplan u ook brengt.

Wat is een projectkickoff-vergadering?

Een projectkickoff-vergadering is een gelegenheid om teamleden en belanghebbenden te ontmoeten voordat het project begint, zodat u de belangrijkste details op één lijn kunt brengen en verbintenis kunt krijgen voor cruciale mijlpalen. Plan uw projectkickoff-vergadering nadat u uw projectkaart goedgekeurd hebt gekregen en uw projectplan hebt gemaakt, maar voordat u daadwerkelijk aan het project bent gaan werken. Wanneer u een kickoff-vergadering houdt, schetst u het doel van uw project, de doelstellingen, het plan en nog veel meer, en maakt u tijd voor de teamleden om vragen te stellen en de volgende stappen te verduidelijken. Aan het eind van een kickoff-vergadering moet het hele team weten waar u aan werkt, waarom, en hoe het werk zal worden gedaan.

Wat is het doel van een kickoff-vergadering? Heb ik er echt een nodig?

In één woord: ja. Kickoff-vergaderingen zijn van onschatbare waarde om belangrijke projectinformatie aan uw team mee te delen en hen de gelegenheid te geven live vragen te stellen. In tegenstelling tot het delen van deze details in een projectplan of via e-mail, vermindert het organiseren van een projectkickoff de kans op miscommunicatie en zorgt het ervoor dat iedereen het project vanaf dezelfde plaats begint. Zonder een kickoff-vergadering zouden teamleden en belanghebbenden hun projectverwachtingen verkeerd kunnen afstemmen, wat leidt tot scope creep en, in het ergste geval, tot het mislukken van het project.

Dit betekent niet dat u voor elk project identieke kickoff-vergaderingen moet houden. Sommige projecten, zoals klantgericht werk of complexe initiatieven, hebben baat bij een geformaliseerde kickoff met veel voorbereiding, zoals een stevige presentatie of zelfs een demo, afhankelijk van het soort project. Andere projecten, zoals projecten waarbij minder belanghebbenden betrokken zijn of die meer rechttoe rechtaan zijn, kunnen een minder formele kickoff-vergadering houden zonder dia's of een presentatie.

De verschillende soorten kickoff-vergaderingen

Niet elke kickoff-vergadering ziet er hetzelfde uit. In het algemeen moet elk type projectkickoff-vergadering dezelfde ingrediënten bevatten - maar als u de verschillende types projectkickoffs kent, kunt u beslissen hoe formeel of informeel de kickoff-vergadering moet zijn.

Interne projectkickoff-vergadering

Dit is de projectkickoff in zijn eenvoudigste vorm. Het doel van een interne projectkickoff-vergadering is het projectteam op één lijn en op dezelfde plek te krijgen, en hun de gelegenheid te geven vragen te stellen voordat het project begonnen is. Zoals elke kickoff-vergadering moet u van tevoren materiaal voorbereiden, maar u hoeft zich geen zorgen te maken over het oppoetsen van uw vergadering.

Voorbeeld projecten:

• Product marketinglancering

• Webproductie

• Bruikbaarheidstestplan

Benodigde materialen:

• Een projectplan dat de belangrijkste details van uw project schetst, met inbegrip van succescriteria, projectschema, belanghebbenden, enz..

• SMART-projectdoelen die vastleggen wat u tegen het einde van uw project zult bereiken.

• Een vastgelegd projectbereik om duidelijke grenzen te stellen over welk werk wel en welk werk niet bij dit project hoort.

• Een visuele projecttijdlijn met alle relevante projectmijlpalen om aan te geven wanneer belangrijke werkzaamheden voltooid zullen zijn.

Naast het delen van deze materialen tijdens de aftrap van het project, kunt u ook inplannen om projectinformatie op te slaan in een centraal werkbeheerplatform. Op die manier heeft elk teamlid gemakkelijk toegang tot de belangrijkste projectdocumenten.

Projectkickoff-vergadering van de executive sponsor

Als uw project of programma executive sponsors heeft, zult u waarschijnlijk een kickoff-vergadering op hoger niveau willen organiseren om alle executive leidinggevenden op één lijn te krijgen. Tijdens zo'n kickoff-vergadering moet u veel aandacht besteden aan het doel en de doelstellingen van het project, en aan de manier waarop het project de doelstellingen van het bedrijf zal beïnvloeden.

Tijdens deze kickoff-vergadering moet u niet te veel tijd besteden aan individuele mijlpalen of details over het project. Waarschijnlijk zult u toch een interne projectkickoff-vergadering voor uw projectteam willen houden.

Voorbeeld van projecten:

• Productroutekaart

• Marketingcampagne (zonder een bureau)

• Software- of systeemontwikkeling

Benodigde materialen:

• Een duidelijk geformuleerd projectdoel, dat de zakelijke impact van dit project koppelt aan de bedrijfsdoelen.

• Indien van toepassing, de business case die u voor dit initiatief hebt gemaakt.

• Beknopte projectdoelstellingen om de belanghebbenden te laten zien wat u tegen het einde van uw project zult bereiken.

• Een  projectplan dat de belangrijkste details van uw project schetst, met inbegrip van succescriteria, projectschema, belanghebbenden, enz..

• Een projectroutekaart, die moet dienen als een tijdlijn op hoog niveau van belangrijke projectblokken.

• Een executive summary met al deze belangrijke projectinformatie. Presenteer de samenvatting op hoog niveau, en deel het document dan met de belanghebbenden, zodat zij na de aftrap meer details kunnen lezen.

• Een formele presentatie of dia's.

Externe of klantgerichte projectkickoff-vergadering

Als u aan een project werkt dat op de klant gericht is, moet u een kickoff-vergadering organiseren tussen uw projectteam en de belangrijkste belanghebbenden aan de kant van de klant, om de doelen en resultaten van het project op elkaar af te stemmen. Dit moet de meest gepolijste versie van uw projectkickoff-vergadering zijn.

Dit soort projectkickoff is uw kans om verwachtingen te scheppen en een gemeenschappelijk begrip van de projectdoelen te ontwikkelen. Plan tijdens deze kickoff-vergadering wat tijd in om het projectteam voor te stellen, af te spreken hoe vaak u en uw klant zullen communiceren, en te verduidelijken hoe effectieve samenwerking eruit ziet. Zorg ervoor dat u en de klant begrijpen wanneer ze moeten worden ingelicht om uw werk te beoordelen, of hoe u de voortgang van het project moet communiceren.

Voorbeeld projecten:

• Marketingcampagne (met een bureau)

• Evenementplanning

Benodigde materialen:

• Een projectplan dat de belangrijkste details van uw project schetst, met inbegrip van succescriteria, projectschema, belanghebbenden, enz..

• Een projectbriefing of creatieve briefing, afhankelijk van het soort werk.

• Een duidelijk gedefinieerd projectbereik om duidelijk af te bakenen welk werk wel en welk werk geen deel uitmaakt van dit project.

• Een projectroutekaart, die moet dienen als een tijdlijn op hoog niveau van belangrijke projectblokken en alle relevanteprojectmijlpalen moet bevatten.

• Een lijst met projectbelanghebbenden en hun respectieve rollen.

• Waar uw team zal communiceren (bijvoorbeeld Slack, e-mail, Asana), en hoe u projectstatusrapporten zult delen.

• Een formele presentatie of dia's.

Agile projectkickoff-vergadering

De meeste Agile-teams voeren hun projecten uit in sprints, dat zijn werkcycli van twee of vier weken. U hoeft niet voor elke sprint een projectkickoff te houden - dat zou uw team juist afremmen. Maar u moet minstens één keer per jaar een projectkickoff-vergadering plannen om ervoor te zorgen dat iedereen in het team op één lijn zit. En als uw team aan een nieuw project begint of als u een nieuw teamlid aanneemt, moet u een projectkickoff houden om iedereen op de hoogte te brengen.

De Agile projectkickoff-vergadering is een kans om ervoor te zorgen dat uw team alles heeft wat het nodig heeft tijdens een sprint, zodat u uw sprint planning en sprint-evaluatie-vergaderingen kunt gebruiken om u te concentreren op voortdurende verbetering.

Benodigde materialen:

• Succescriteria, met inbegrip van wat "klaar" betekent voor uw team.

• Geformaliseerde teamrollen, vooral als uw team Scrum gebruikt.

• Een lijst van welke teamuitreikingen u organiseert en wanneer ze plaatsvinden.

• Een duidelijk communicatieplan van waar en hoe uw team moet communiceren (bijvoorbeeld Slack, e-mail, Asana).

• De agenda van de dagelijkse standup-vergadering van uw team.

10 stappen voor het plannen en organiseren van een succesvolle project-kickoffvergadering

Als projectleider van een belangrijk initiatief is het uw verantwoordelijkheid om de aftrap van het project te plannen en te presenteren. Als u een groter programma leidt en een aftrap voor dat werkprogramma plant, zult u waarschijnlijk de vergadering leiden, hoewel u erop kunt rekenen dat de individuele projectleiders hun informatie zullen presenteren.

Als u nog nooit een kickoff-vergadering hebt gepland - geen nood! Hier zijn 10 stappen voor een succesvolle kickoff-vergadering.

1. Bereid de vergadering voor

De eerste stap bij het organiseren van een projectkickoff-vergadering is besluiten wie er aanwezig moeten zijn en hoe lang de vergadering moet duren. De mate en gedetailleerdheid van de voorbereiding zal afhangen van hoe formeel de kickoffvergadering moet zijn - nodigt u uitvoerende belanghebbenden of externe partners uit? Of gaat het om een informele kickoff met het kernteam van uw project? Tijdens de voorbereiding van de vergadering:

1. Maak de lijst van genodigden definitief. U weet nu wat voor soort projeckickoff-vergadering u organiseert, en wie de vergadering bijwoont. Voordat u de uitnodiging verstuurt, moet u de lijst van genodigden nog een keer doornemen om er zeker van te zijn dat alle relevante projectbelanghebbenden aanwezig zijn.

2. Plan een tijd (en duur). Zorg er voor dat u tijd overhoudt voor vragen.

3. Wijs iemand aan die notulen maakt. Zorg er voor dat iemand anders dan u aantekeningen maakt, voor het geval er belanghebbenden zijn die niet op de vergadering aanwezig kunnen zijn. Als u virtueel vergadert, overweeg dan om de vergadering ook op te nemen, zodat teamleden die niet aanwezig kunnen zijn, later kunnen bijpraten.

4. Maak een vergaderagenda. Door van tevoren een vergaderagenda te versturen, kunt u er voor zorgen dat iedereen voorbereid is op de projectkickoff. Uw vergaderagenda is ook een goede gelegenheid om materiaal te delen, zoals het projectplan en de tijdlijn, die u de deelnemers vóór de vergadering wilt laten doornemen.

Voorbeeld van een agenda voor een project-kickoffvergadering

2. Maak introducties

Als dit de eerste vergadering is met het projectteam, is de kans groot dat sommige mensen in het team nog niet eerder hebben samengewerkt. Begin de vergadering met wat introducties of vragen om het ijs te breken om iedereen te helpen elkaar te leren kennen.

3. Begin met het doel van het project

Het belangrijkste om tijdens de projectkickoff-vergadering op één lijn te brengen is waar u naartoe werkt, en waarom dit werk belangrijk is. Volgens een recent onderzoek heeft slechts 26% van de werknemers een zeer duidelijk inzicht in hoe hun individuele werk zich verhoudt tot de bedrijfsdoelen. Zonder die duidelijkheid weten de teamleden niet welk werk ze voorrang moeten geven, of hoe ze met verschuivende prioriteiten moeten omgaan.

Wanneer u het doel van uw project uiteenzet, neem dan de tijd om uit te leggen hoe het project verband houdt met bredere bedrijfs- en organisatiedoelstellingen. Beantwoord de vragen "Waarom werken we hieraan?" en "Waar werken we naartoe?" Later in de vergadering krijgt u de gelegenheid om in projectdetails en specifieke workflows te duiken. Het meedelen van het doel van het project aan het begin van de vergadering is de beste manier om iedereen op één lijn te krijgen.

Voorbeeld van een projectdoel

Het doel van dit project is de merkbekendheid in NAMER en EMEA te vergroten door middel van een digitale merkcampagne in het derde kwartaal.

4. Deel het projectplan

In het ideale geval hebt u het projectplan al in de vergaderagenda opgenomen, zodat de teamleden het vóór de vergadering hebben kunnen doorlezen. Tijdens de kickoff-vergadering van het project hoeft u niet elk detail van het projectplan door te nemen. U kunt zich beter concentreren op belangrijke informatie zoals de tijdlijn van het project, belangrijke mijlpalen, of belangrijke deliverables.

Voorbeeld projectplan

5. Schets het projectbereik

Een van de belangrijkste dingen die u als groep moet bespreken is wat binnen de scope valt, en wat er buiten het bereik valt. Zorg ervoor dat iedereen op voorhand dezelfde verwachtingen heeft, zodat er geen verrassingen op het laatste moment zijn of dat de deliverables veranderen naarmate het project vordert. Vroeg en vaak duidelijkheid verschaffen over de reikwijdte van het project is de beste manier om scope creep te voorkomen, die uw project kan vertragen of zelfs doen ontsporen.

Voorbeeld projectbereik

Projectdoel: Lancering van display- en videoadvertenties in het derde kwartaal om de merkbekendheid in NAMER en EMEA te vergroten.

Middelen:

• Merkontwerpteam (zes personen), 15 uur per week gedurende vier weken

• $ 50.000 dollar mediabudget

Deliverables:

• Landingspagina-ontwerp

• Display-advertenties (twee variaties voor A/B-tests), formaat volgens afbeeldings-specificatieblad

• Videospots (6 en 30 seconden spots), formaat volgens videospecificatieblad

Creatieve vereisten: Display

• Toont logo en CTA in de hele animatie

• Zowel statische als HTML5-banners zijn nodig

Video

• Toont branding binnen eerste 5 seconden

• Inclusief voiceover

Landingspagina

• Advertenties en landingspagina moeten een consistente visuele ervaring creëren

Buiten bereik:

Vertalen van merkcampagne-activa

6. Leg projectrollen en -verantwoordelijkheden vast

Voor een eenvoudig intern project hoeft u dit misschien niet te doen, maar als uw projectteam nog nooit heeft samengewerkt of als u met een externe partner werkt, moet u ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit wat de rollen en verantwoordelijkheden betreft. Wie is het belangrijkste contactpunt voor het project? Heeft dit project een sponsor of executive leider? Is er een goedkeurder - of een groep goedkeurders?

Verschillende belanghebbenden moeten er in verschillende stadia van het project bij betrokken worden. Als uw projectteam tijdens de kickoffvergadering niet duidelijk is over de rollen en verantwoordelijkheden, overweeg dan om een RACI-diagram te maken en te delen als actiepunt.

Voorbeeld projectrollen

• Responsible (verantwoordelijk): Daniela Vargas

• Accountable (aansprakelijk): Kabir Mandan

• Consulted (geraadpleegd): Kat Mooney, Ray Brooks

• Informed (geïnformeerd): Avery Lomax

7. Deel waar u projectgegevens en realtime updates zult volgen

De gemiddelde kenniswerker besteedt 60% van zijn tijd aan werk over werk, zoals het najagen van informatie en het zoeken naar documenten. Al dit werk over werk betekent dat uw team minder tijd heeft om zich te concentreren op hun werk met hoge impact.

Om het werk aan het werk te verminderen en uw team in staat te stellen effectief te zijn, moet u ervoor zorgen dat u een centrale bron van waarheid hebt voor al het belangrijke projectwerk. Wanneer al uw projectinformatie op één gemakkelijk te vinden plaats staat, kan uw team snel projectdocumenten vinden, realtime projectupdates krijgen, relevante projectmijlpalen controleren, en op de hoogte blijven van project-deliverables.

8. Maak tijd voor vragen

Na de kickoff kan uw projectteam vragen hebben over iets wat u gepresenteerd hebt, zoals het bereik van het project of bepaalde taakverwachtingen. Zorg ervoor dat u aan het eind van de kickoff-vergadering voldoende tijd overlaat om eventuele vragen te beantwoorden. Denk eraan: het doel van de projectkickoff is dat iedereen de vergadering op dezelfde voet verlaat en klaar is om aan de slag te gaan.

9. Schets de volgende stappen

Het laatste deel van uw projectkickoff-vergadering moet een antwoord geven op de vraag: "Wat komt er nu?" Op dit punt moet u verduidelijken waar dit werk wordt gedocumenteerd, en alle actiepunten doornemen die tijdens deze vergadering zijn vastgelegd. Het kan ook helpen om kort te schetsen wat uw team eerst zal gaan doen.

Maak in de toekomst duidelijk waar en hoe u project-statusupdates zult delen. Te veel vergaderen was een van de drie grootste belemmeringen voor de productiviteit in 2021. In plaats van persoonlijke of virtuele statusvergaderingen te plannen, kunt u overwegen om projectstatusrapporten virtueel te delen via een werkbeheersysteem. Op die manier kunnen de teamleden efficiënt blijven afstemmen en contact houden over alle nieuwe veranderingen.

10. Taken na de vergadering

Gefeliciteerd - de vergadering zit erop! Vraag na afloop aan de notulist of hij de notulen van de vergadering in uw gemeenschappelijk project wil delen. Als u virtueel vergaderd hebt, zorg er dan voor dat u ook de opname en/of het transcript van de vergadering deelt. Als er tijdens de vergadering actiepunten waren, zorg er dan tenslotte voor dat die worden vastgelegd en aan het betrokken teamlid worden toegewezen.

Na de kickoff-vergadering

Zodra u uw projectkickoff-vergadering hebt gehouden, bent u klaar om aan uw projectwerk te beginnen. De beste manier om na de kickoff van uw project op één lijn te blijven en duidelijkheid te scheppen, is een centrale bron van waarheid en samenwerking te handhaven, zoals een werkbeheertool. Door al uw werk, statusupdates en berichten op één plaats te delen, kunt u uw teamleden niet alleen op één lijn krijgen - u kunt ze daar ook houden.

Meer informatie over hoe Asana u kunt helpen om het werk zo te organiseren dat uw team weet wat het moet doen, waarom het belangrijk is, en hoe het gedaan moet worden.