12 tips voor doeltreffende communicatie op de werkplek

Tegenwoordig staan we bijna voortdurend in contact met onze collega's. Misschien denkt u er niet zo over na om "hoi" tegen uw collega te zeggen, virtueel een koffie te drinken met een teamlid op afstand of een gif van een kat in pyjama naar uw team te sturen - en dat is niet erg. Ook al communiceert u op het werk, er is een verschil tussen dit soort berichten en communicatie op de werkplek.

Communicatie op het werk verwijst naar de communicatie die u op het werk over het werk doet. Als u weet wanneer en hoe u effectief op het werk communiceert, kunt u slechte communicatie verminderen, het teamgeluk vergroten, de samenwerking versterken en het vertrouwen bevorderen. Teams die weten hoe ze doeltreffend over het werk moeten communiceren, zijn beter voorbereid op moeilijke situaties. Maar het opbouwen van goede communicatiegewoonten kost tijd en moeite, en daar kunnen wij u bij helpen. Hier zijn 12 manieren om uw communicatievaardigheden op het werk naar een hoger niveau te tillen.

Wat we bedoelen wanneer we zeggen "communicatie op de werkplek"

Communicatie op de werkplek is elke vorm van communicatie die u op het werk over het werk doet. Dit omvat onder andere het opgeven van individuele taken, het delen van projectstatusupdates of het geven van feedback aan managers of werknemers. Communicatie op de werkplek is een essentieel onderdeel van effectieve samenwerking. Als u niet duidelijk kunt communiceren, loopt u het risico op miscommunicatie, verwarring of zelfs het onbedoeld kwetsen van iemands gevoelens.

Communicatie op het werk kan een-op-een zijn, schriftelijk, via een videoconferentieplatform of in een groepsvergadering. Het kan ook in realtime of asynchroon plaatsvinden. Dit gebeurt wanneer u over het werk communiceert via e-mail, met opgenomen video of in een platform zoals een projectbeheertool. Enkele voorbeelden van communicatie op de werkplek zijn:

• Teamvergaderingen

• 1:1 feedbacksessies

• Ontvangen van informatie

• Communiceren over projectstatus of -voortgang

• Samenwerken bij cross-functional taken

• Nonverbale communicatie

Elementen van goede communicatie

Nu weet u welke communicatie beschouwd kan worden als communicatie op de werkplek. Hoe begint u eraan om er beter in te worden? Er zijn een aantal hoofdprincipes van goede communicatie die u kunt gebruiken, ongeacht het soort communicatie. Goede communicatie doet vooral het volgende:

• Streven naar duidelijkheid. Of u nu een Slack-bericht verstuurt, een e-mail opstelt of zomaar een antwoord uit uw mouw schudt: probeer uw boodschap duidelijk over te brengen.

• Zoeken naar de oplossing van conflicten, niet het creëren ervan. De reden waarom u communiceert is om een probleem op te lossen of om een effectieve samenwerking aan een project of taak te bevorderen. Goede communicatie op de werkplek kan blokkades aan het licht brengen of feedback geven. Zorg er wel voor dat het doel is om in een betere situatie te komen dan waar u nu bent.

• In twee richtingen werken. Elke vorm van communicatie op de werkplek is een uitwisseling van informatie - zelfs als één persoon alleen maar non-verbaal communiceert.

De voordelen van open communicatie op de werkplek

Duidelijke, doeltreffende communicatie op de werkplek kan:

• De betrokkenheid van de werknemers verhogen

• Aanmedigen tot teamcommitment

• De productiviteit verhogen

• Een gezonde werkplek en organisatiecultuur bewerkstelligen

• Conflicten verminderen

• Behoud verhogen

7 tips voor doeltreffende communicatie op de werkplek

Doeltreffende communicatie op de werkplek heeft alles te maken met waar, hoe en wanneer u communiceert. Probeer deze zeven tips om een sterkere communicator te worden.

1. Weet waar u moet communiceren - en waarover

Communicatie heeft veel verschillende vormen - persoonlijk, per e-mail, via instant messages, en in werkbeheerplatforms. Om zo doeltreffend mogelijk te zijn, moet u ervoor zorgen dat u de communicatierichtlijnen volgt en op de juiste plaatsen over de juiste dingen bericht.

Soms is weten waar te communiceren het halve werk. Uw bedrijf kan verschillende communicatietools hebben en daarom is het des te belangrijker dat u weet welk middel u moet gebruiken. Welke tool is geschikt voor uw vraag of opmerking? Moet u in realtime communiceren, of is het voldoende om een asynchroon bericht te sturen? Als u het niet zeker weet, vraag het dan aan een teamlid of manager waar u de verschillende soorten berichten naartoe moet sturen. Het is belangrijk dat iedereen dezelfde lijn volgt. Bij Asana gebruiken we bijvoorbeeld:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. Werk aan uw samenwerkingsvaardigheden

Samenwerking is de basis van doeltreffend teamwerk. Om sterke vaardigheden in team-samenwerking op te bouwen, moet u open en eerlijk communiceren. Dat betekent niet noodzakelijk dat u het altijd met elkaar eens moet zijn. Weten hoe u het oneens kunt zijn en die meningsverschillen uitpraten is ook een essentieel onderdeel van samenwerking.

Samenwerken en communicatievaardigheden zijn een soort "kip en ei"-scenario. U kunt een goede samenwerking opbouwen door doeltreffend te communiceren. Weten hoe u moet samenwerken is echter een essentieel onderdeel van een sterke communicatie. In wezen betekent dit simpelweg dat u moet oefenen om zowel uw samenwerkings- als uw communicatievaardigheden te verbeteren. Naarmate u de samenwerking in een team verbetert, zult u beter worden in het overbrengen van informatie en meningen in een werkomgeving. Als gevolg daarvan zal die eerlijke communicatie de samenwerking makkelijker laten verlopen.

3. Spreek face-to-face wanneer u kunt

Misschien is de meest beproefde manier om miscommunicatie te vermijden wel een face-to-face-gesprek. Als uw team virtueel is, werkt spreken via videoconferentie ook. Face-to-face-communicatie is vooral belangrijk als u weet dat een gesprek moeilijk zal zijn. Toon kan moeilijk schriftelijk over te brengen zijn. Daarom wil u de gelaatsuitdrukkingen en lichaamstaal van elkaar zien.

Als uw team op afstand of verspreid werkt, kan communiceren via een telefoongesprek in plaats van een videoconferentie ook werken. Zoom-moeheid bestaat echt en het kan samenwerking en communicatie bijzonder moeilijk maken voor teams op afstand. Communiceren via de telefoon vermindert de visuele spanning enigszins, terwijl u toch de stem en de toon van uw teamlid kunt horen.

4. Let op uw lichaamstaal en uw toon

Communicatie gaat niet alleen over wat u zegt, het gaat ook over hoe u het zegt. Zorg ervoor dat u uw armen niet over elkaar slaat of kribbig overkomt. Vaak heeft uw lichaamstaal niets te maken met de situatie. Misschien bent u moe of gestrest over iets in uw privéleven. Maar uw teamleden, die misschien niet over die context beschikken, kunnen uw gedrag zien en denken dat u boos of overstuur bent. Probeer vooral bij moeilijke gesprekken uw lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen te ontspannen om geen onbedoelde signalen af te geven.

5. Geef voorrang aan tweerichtingscommunicatie

Luisteren is voor de communicatie op de werkplek net zo belangrijk als praten. Luisteren naar de ideeën van anderen, in plaats van alleen maar te proberen uw eigen ideeën naar voren te brengen is belangrijk om een goed samenwerkend teamlid te zijn.

Er zijn twee types luisteren: luisteren om te antwoorden en luisteren om te begrijpen. Als u luistert om te antwoorden, concentreert u zich op wat u daarna gaat zeggen, in plaats van op wat de andere zegt. Bij deze manier van luisteren loopt u het risico belangrijke informatie te missen of zelfs te herhalen wat de ander net gezegd heeft.

Probeer in plaats daarvan te luisteren om te begrijpen. Dit betekent dat u moet luisteren naar wat de ander te zeggen heeft zonder na te denken over hoe u gaat antwoorden. Als u aan iets denkt dat u wilt zeggen, schrijf het dan op, zodat u terug kunt luisteren om te begrijpen, in plaats van te proberen onthouden wat u wilt zeggen.

6. Houd het bij feiten, niet bij verhalen

"Feiten vs. verhalen" is een techniek die aanbevolen wordt door de mede-oprichtster van de Conscious Leadership Group, Diana Chapman. In dit geval zijn "feiten" dingen die werkelijk gebeurd zijn - dingen waar iedereen in de kamer het gemakkelijk over eens zou zijn. Een "verhaal" is echter uw interpretatie van de situatie.

Stel bijvoorbeeld dat uw manager u live feedback geeft tijdens een kleine teamvergadering. Dat is een feit. U verwachtte de feedback niet, en u hebt het gevoel dat uw manager de feedback deelde - in plaats van hem te bewaren voor uw 1:1-gesprek - omdat hij ontevreden is over uw werk. Dit is een "verhaal", want u kunt op geen enkele manier weten of dit waar is of niet.

Verhalen zijn onvermijdelijk. We creëren allemaal verhalen uit feiten. Maar probeer verhalen van feiten te scheiden, en vermijd te handelen naar verhalen zolang u ze niet kunt valideren. In dit geval zou u bijvoorbeeld tijdens uw volgende 1:1-gesprek aan uw manager kunnen vragen waarom hij feedback heeft gedeeld in een teamvergadering.

7. Zorg ervoor dat u met de juiste persoon spreekt

Doeltreffende communicatie op het werk heeft evenveel te maken met tegen wie u praat als met wat u zegt. Slechte communicatie ontstaat vaak wanneer u met de verkeerde mensen praat, of informatie probeert te delen in de verkeerde omgeving.

Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat de juiste mensen in de ruimte zijn of de boodschap ontvangen. Als u niet zeker weet wie dat zijn, doe dan een oefening om vast te stellen welke belangrijke projectbelanghebbenden er ontbreken.

5 manieren om leiderschapscommunicatievaardigheden op te bouwen

Als leidinggevende hebt u het vermogen om communicatieconventies in uw team te bepalen en vast te stellen. Sterke communicatie kan een gezonde bedrijfscultuur opbouwen, vertrouwen bij uw werknemers wekken, en silo's tussen cross-functional teams afbreken. Hier leest u hoe:

1. Pak eventuele onderliggende veranderingen aan

Voordat u de communicatievaardigheden van uw team gaat verbeteren, moet u er zeker van zijn dat er geen onderliggende problemen zijn die iedereen ervan weerhoudt om eerlijk te communiceren. Voelt iedereen zich op zijn gemak bij een open gesprek? Is er iets waardoor een teamlid het gevoel zou kunnen krijgen dat hij niet zichzelf kan zijn?

Een van de meest waardevolle dingen die u als leidinggevende kunt doen, is ervoor zorgen dat uw werknemers zich op hun gemak voelen als ze volledig als zichzelf op het werk verschijnen (of zoveel als zichzelf als ze willen). Dit kan betekenen dat ze meningsverschillen moeten uiten, over hun passies buiten het werk moeten praten of eerlijk moeten zijn over welke vorm van communicatie voor hen het beste werkt. Zorg er in elk geval voor dat u de behoeften van elk teamlid begrijpt, en dat die behoeften binnen het team worden vervuld.

Een thema dat steeds weer naar voren kwam in de enquêtes over de betrokkenheid van onze werknemers was dat we het delen van informatie en de communicatie in de hele organisatie konden verbeteren, dus zochten we naar een manier om dat te doen.”

2. Vraag vaak om feedback

Als u niet om feedback over uw communicatiestijl vraagt, krijgt u die misschien ook nooit. Hoewel communicatie op de werkplek invloed heeft op elke interactie, beschouwen teamleden het meestal niet als iets om feedback over te geven. Door uw werknemers om feedback te vragen over uw communicatiestijl, kunt u blijven verbeteren en duidelijke communicatiestrategieën voor uw team ontwikkelen.

3. Begrijp de communicatiestijl van het team

Een andere doeltreffende manier om met uw team te communiceren, is hen te vragen hoe zij willen communiceren. Communicatievoorkeuren moeten geen geheim zijn - of een gokspelletje. Als u meteen weet of uw teamleden de voorkeur geven aan videoconferenties of telefoongesprekken, aan vergaderingen in de vroege ochtend of aan jamsessies in de namiddag, kunt u helpen een omgeving te creëren waarin zij zich kunnen ontplooien.

Belangrijke vragen die gesteld moeten worden zijn onder andere:

• Zijn ze ochtend- of avondmensen?

• Houden ze van gestructureerde vergaderingen of hebben ze liever free-flow brainstormsessies?

• Denken ze het best hardop op het moment of op papier?

• Met welk persoonlijkheidstype identificeren ze zich: introvert, extrovert of ambivert?

• Hebben ze het gevoel dat ze hun teamleden kennen of zouden ze liever meer teambindingsactiviteiten hebben?

• Welk soort vergaderingen of taken geeft hen de meeste energie?

4. Maak tijd voor teambuilding of ijsbrekers

Uw team leren kennen is van cruciaal belang om te weten hoe u met hen moet communiceren. Het is bijzonder belangrijk tijd te maken om uw team ook buiten de werksfeer te leren kennen. Vragen om het ijs te breken kunnen helpen om elke vergadering persoonlijk en leuk te maken. Overweeg daarom om te beginnen met een luchtig praatje voordat u in uw vergaderagenda duikt.

5. Zet de toon

Onthoud: de manier waarop u communiceert en samenwerkt heeft gevolgen voor uw hele team. Het is aan u om de norm te stellen voor open en duidelijke communicatie op de werkplek. Als u die norm eenmaal stelt en uitdraagt, zal uw team dat voorbeeld volgen.

Ga om de paar maanden na hoe iedereen denkt over de communicatie binnen het team. Zijn er de laatste maanden gewoonten opgedoken die u wilt afbouwen of juist aanmoedigen? Door regelmatig na te denken over hoe uw team communiceert - in plaats van te "instellen en vergeten", kunt u uw communicatiemethoden doelbewuster toepassen.

Naarmate een organisatie groeit, begint de communicatie te haperen. Bij Hope for Haïti hebben wij gemerkt dat die inefficiënties schadelijk zijn. Als we niet als een goed geoliede machine kunnen draaien, helpen we niet zoveel mensen als we zouden kunnen. Het is onze verantwoordelijkheid om dat te verbeteren.”

Andere vormen van communicatie op de werkplek

De meeste discussies over communicatie op de werkplek gaan ervan uit dat iedereen persoonlijk aanwezig is op die "werkplek". Maar er zijn allerlei manieren om op verschillende locaties te communiceren - van wereldwijde kantoren tot teams op afstand. De meeste aanbevelingen voor een goede communicatie gelden voor elk type team. Er zijn wel een aantal extra overwegingen en beste praktijken die u kunt gebruiken om teamleden echt met elkaar in contact te laten komen.

Verspreide teams

Verspreide teams werken verspreid over meerdere nationale of wereldwijde kantoren. Deze teams kunnen verschillende tijdzones en talen omvatten, en elk kantoor heeft zijn eigen cultuur en gewoonten. Verwacht niet dat elk verspreid team op dezelfde manier communiceert. Een van de voordelen van verspreide teams is juist de verscheidenheid aan gedachten waaraan u wordt blootgesteld door met teamgenoten van over de hele wereld te werken.

Als u in een verspreid team werkt, is het van cruciaal belang dat u overcommuniceert zodat teamleden in verschillende tijdzones en kantoren op de hoogte blijven. Documenteer alles in een centrale bron van waarheid die de teamleden kunnen raadplegen wanneer ze online zijn, en zoek een tool die in realtime werkt. Zo hoeft niemand te vertragen door afwezigheid van informatie.

Houd er rekening mee dat tijdzones van invloed kunnen zijn op hoe mensen naar een gesprek komen. Probeer vergaderingen te plannen wanneer iedereen beschikbaar is of bied opnames en notities aan als teamleden er niet bij kunnen zijn. Het is ook van groot belang dat u goed controleert of de juiste mensen deelnemen, en dat ze niet overgeslagen worden omdat ze in een ander kantoor zitten dan de meerderheid van uw team.

Online collega's

Als u met een virtueel team werkt, is het van cruciaal belang om te bepalen waar u gaat communiceren en hoe vaak. Als u precies weet waarvoor elk communicatiemiddel gebruikt moet worden, kunnen uw teamleden zich verbonden voelen, zelfs als ze op afstand werken.

Tijdens het werken op afstand, hebben we in veel opzichten opnieuw moeten leren communiceren. Slack, Asana en de integraties tussen die programma's hebben onze persoonlijke communicatie op veel manieren aangevuld of vervangen.”

Teamleden die op afstand werken kunnen het gevoel hebben dat ze van elkaar afgesneden zijn. Overweeg daarom om met uw hele team een oefening te doen over de communicatiegewoonten van uw voorkeur. Sommige teamleden houden misschien van spontane telefoontjes, terwijl anderen misschien de voorkeur geven aan geplande vergaderingen met een duidelijke agenda. Omdat teamleden minder kans hebben om persoonlijk met elkaar in contact te komen, is het van cruciaal belang om als team deze voorkeuren vast te leggen, zodat u de communicatiekanalen open kunt houden.

Zorg er ten slotte voor dat u uw teamleden regelmatig bij elkaar brengt voor teambuilding. Of u nu aan het begin van elke vergadering activiteiten hebt om het ijs te breken of aan het eind van elke week wat tijd inruimt om gewoon wat te kletsen. Speciale teamtijd kan teamleden helpen contact te maken, ongeacht waar ze zich bevinden.

De kers op de taart van doeltreffende communicatie op de werkplek

Het laatste onderdeel van duidelijke communicatie is het hebben van een centrale bron van waarheid voor al uw communicatie en werkinformatie. Met een gecentraliseerd systeem zoals een werkbeheertool kunt u het werk op alle niveaus van uw team coördineren. Lees meer over hoe werkbeheer projectcoördinatie en communicatie gemakkelijker maakt in ons artikel Inleiding tot werkbeheer.