Wat is een matrixorganisatie en hoe werkt die?

Hoe kunt u teams in staat stellen snel vooruitgang te boeken met complexe projecten, zonder te verzanden in beoordelingen en goedkeuringen van belanghebbenden? Organisatorische structuur kan het antwoord zijn. In de meeste werkomgevingen zijn hiërarchieën aanwezig, zodat iedereen duidelijkheid heeft over de beslissingsbevoegdheid. 

In een hiërarchisch organigram staat de chief executive officer bovenaan. De chief operating officer en de chief financial officer zitten vlak onder hem. Afdelingsmanagers vertakken zich dan van de leidende functies aan de top, en projectmanagers vertakken zich van daar.

Een matrixorganisatie wijkt af van deze klassieke structuur, omdat de teamleden zowel aan een projectleider als aan een afdelingshoofd rapporteren. In de gids hieronder bespreken we wat een matrixorganisatie is en hoe u er een kunt gebruiken voor complexe projecten. 

Wat is een matrixorganisatie?

Een matrixorganisatie is een werkstructuur waarin teamleden aan meerdere leiders rapporteren. In een matrixorganisatie rapporteren teamleden (op afstand of intern) aan een projectleider en ook aan hun afdelingshoofd. Deze managementstructuur kan uw bedrijf helpen om nieuwe producten en diensten te creëren zonder de teams te herschikken.

Hoe werken matrixorganisaties?

Matrixorganisaties hebben twee of meer rapportagestructuren. Hoewel dit op het eerste gezicht verwarrend kan lijken, hebben teamleden gewoonlijk een primaire manager voor hun afdeling. 

Rapporteren aan een afdelingshoofd functioneert op dezelfde manier als een traditionele werkstructuur. Teamleden die in de IT werken, rapporteren bijvoorbeeld aan het hoofd van de IT-afdeling. Het hoofd van de IT-afdeling rapporteert aan de vicepresident van zijn of haar bedrijfsonderdeel. Uiteindelijk leiden alle rapportagerelaties naar de CEO. 

Het verschil in een matrixstructuur is dat teamleden ook rapporteren aan projectmanagers. Projecten vereisen vaak werk van leden van verschillende afdelingen, zoals IT, marketing, en financiën, en daarom is het zinvol om een aparte manager voor afzonderlijke projecten te hebben. 

Soorten matrixmanagement

Er zijn drie soorten matrixmanagement, waarbij bij elk type de projectmanager meer of minder de leiding geeft. U kunt deze managementtypes weergeven op een schaal, met de projectmanager aan de ene kant en de afdelingsmanager aan de andere. 

Zwakke matrix

In een zwakke matrix heeft de projectmanager de minste beslissingsbevoegdheid in vergelijking met de andere soorten matrixmanagement. Wanneer de projectmanager weinig zeggenschap heeft over het project, wordt de matrix zwak, omdat het budget en de tijdlijn van het project in handen zijn van het afdelingshoofd. Door een communicatieplan op te stellen, kan voorkomen worden dat de communicatie verloren gaat in een zwakke matrix. 

Evenwichtige matrix

In een evenwichtige matrix hebben het afdelingshoofd en de projectleider evenveel autoriteit en brengen de teamleden aan beiden verslag uit. Dit houdt de communicatie tussen iedereen in de leidinggevende rollen open en zorgt ervoor dat het project vlot vooruit kan gaan. 

Sterke matrix

In een sterke matrix heeft de projectmanager de meeste beslissingsbevoegdheid over het project, terwijl het afdelingshoofd een beperktere bevoegdheid heeft. Zo ontstaat een sterke organisatiestructuur, omdat de projectmanager de volledige zeggenschap over het project heeft. Het afdelingshoofd kan toezicht houden op het project, maar neemt geen belangrijke beslissingen.

Voordelen van de matrixorganisatiestructuur

De matrixorganisatiestructuur is ingewikkelder dan de hiërarchische structuur, maar ze heeft veel voordelen. Enkele voordelen van de matrixopzet zijn duidelijke projectdoelstellingen, een efficiënt gebruik van middelen, een vrije informatiestroom, en opleiding voor projectleiders. 

Duidelijke projectdoelstellingen

Het ontwerp van de matrixorganisatie kan zorgen voor meer duidelijkheid over projectdoelstellingen. Wanneer uw team zowel aan de projectmanager als aan het afdelingshoofd rapporteert over hun vorderingen, is het van cruciaal belang dat de projectdoelen worden bevestigd. Wanneer de projectleider zich gesteund voelt door andere leden van het senior management, wordt de projectorganisatie een prioriteit.

Scenario: Stel, uw team werkt aan de ontwikkeling van een app. Omdat u een matrixstructuur gebruikt, rapporteren de IT-ontwikkelaars aan u als de projectmanager en het hoofd van de IT-afdeling. Het doel van het project is een app te maken voor het zoeken op trefwoorden, die marketeers onderweg kunnen gebruiken. Wanneer het hoofd van de IT-afdeling en de projectmanager een duidelijke projectdoelstelling aan de IT-ontwikkelaars communiceren, wordt de app sneller ontwikkeld. 

Efficiënt gebruik van middelen

De matrixstructuur maakt een efficiënt gebruik van de middelen mogelijk, omdat de teams specialisten uit verschillende afdelingen omvatten. Dit vermindert de overheadkosten en de hoeveelheid tijd die nodig is om een project te voltooien. In een hiërarchische structuur waar elk team aan slechts één manager rapporteert, zijn er minder managers per team. Deze teams kunnen meer tijd nodig hebben om één projectdeliverable te maken, omdat ze geen leden met verschillende specialiteiten hebben.

Scenario: Het team dat de app voor zoekwoordenonderzoek maakt, kan specialisten van de IT-afdeling, de financiële afdeling, en de marketingafdeling omvatten. Wanneer deze teamleden met succes verslag uitbrengen aan hun afdelingshoofden en hun projectleider, verhogen ze de productiviteit van het team, besparen ze tijd, en krijgen ze het project efficiënter gedaan. 

Het matrixteam vermindert de kosten, want zonder een gecombineerde groep specialisten zouden bedrijven teams moeten herstructureren en eventueel nieuwe teamleden moeten aanwerven telkens wanneer een nieuw product of een nieuwe dienst wordt ontwikkeld. 

Vrij stromende informatie

Werken in een matrixstructuur creëert een vrije doorstroming van informatie tussen de teams, omdat het team aan meerdere leiders rapporteert. In een hiërarchisch systeem moeten teamleden eraan denken om informatie door te geven, in de matrix wordt de informatiestroom een vereiste. Informatie rapporteren aan meerdere leiders kan vervelend lijken, maar met het juiste projectbeheersysteem vergt dit weinig of geen extra werk van de teamleden.

Scenario: Als het ontwikkelingsteam van de app voor zoekwoordenonderzoek alleen aan de projectleider rapporteert, kan informatie over een bugfix verloren gaan. Informatie doorgeven aan het hoofd van de IT-afdeling is echter gemakkelijk te onthouden wanneer het deel uitmaakt van het matrixproces. 

Training voor projectmanagers

De unieke structuur van de matrixorganisatie geeft projectmanagers een grote verantwoordelijkheid. Projectmanagers moeten hun team door de levenscyclus van het project leiden. Deze structuur daagt projectmanagers uit en leidt degenen op die in andere afdelingen functieoverschrijdend manager willen worden.

Scenario: Tijdens dit project krijgt uw team te maken met enkele bugfixes en een vertraging in de tijdlijn van het project. Als projectmanager is het uw verantwoordelijkheid om met het hoofd van de IT-afdeling samen te werken om alle problemen op te lossen. Daarbij ontdekt u een persoonlijke belangstelling voor IT - en een mogelijke carrièrekans in de toekomst. 

Teambehoud

De matrixorganisatie heeft een uitstekende staat van dienst op het gebied van het behouden van teamleden. Wanneer specialisten bij elkaar worden geplaatst, blijft het productteam sterk. Deze teamleden werken onder functionele afdelingshoofden en worden vervolgens toegewezen aan projectmanagers. Specialisten werken vaak graag samen en het kan de projectprestaties verbeteren.

Scenario: Tijdens het project voor een zoekwoorden-app bestaat het projectteam uit verschillende IT-, marketing-, en financiële specialisten, omdat deze teamleden het reilen en zeilen begrijpen van het maken van een app voor telefoongebruikers. Dit team van specialisten zal waarschijnlijk bij elkaar blijven om in de toekomst aan veel projecten te werken.

Nadelen van de matrixorganisatiestructuur

Evenals de hiërarchische rapportagestructuur heeft ook de matrixorganisatie nadelen. De meeste nadelen vloeien voort uit het feit dat deze structuur ingewikkeld is. Hoewel complexe ontwerpen voordelen kunnen hebben wanneer ze werken, hebben ze ook het potentieel om conflicten te veroorzaken en de zaken rommelig te maken.

Complexe rapporteringsstijl

De complexiteit van de matrixorganisatie kan een nadeel zijn, omdat teams moeite kunnen hebben om te weten aan wie ze wanneer verslag moeten uitbrengen. Hoewel het de bedoeling is dat de matrix de teams ten goede komt, kan hij de projecten bemoeilijken en het hele proces vertroebelen. 

Oplossing: De beste manier om een mislukte rapportage te voorkomen is ervoor te zorgen dat elk lid van de matrix begrijpt aan wie hij moet rapporteren en hoe hij dat moet doen. Met een intuïtief projectmanagementplatform dat teamoverstijgend werken vergemakkelijkt, kan de matrixstructuur minder ingewikkeld worden. 

Trage responstijd

De complexiteit van de matrix kan leiden tot trage responstijden, waardoor projecten vertraging kunnen oplopen. Trage responstijden komen doordat informatie aan meerdere mensen moet worden doorgegeven. Dat er meer mensen bij betrokken zijn is een goede zaak, maar het nadeel is dat het doorgeven van informatie aan meer mensen tijd kost. 

Oplossing: Het gebruik van een projectbeheersysteem zal het probleem van de trage responstijden met de matrixstructuur oplossen. Als centrale bron van waarheid kan Asana dubbel werk voorkomen en de zichtbaarheid onder de teams en de leidinggevenden vergroten. 

Tegenstrijdige leiding

Als de projectmanager en het afdelingshoofd niet op één lijn zitten, is er sprake van tegenstrijdige leiding. Hoewel de matrixstructuur bedoeld is om teamwerk aan te moedigen, kan hij het tegenovergestelde doen, afhankelijk van de betrokken persoonlijkheden. 

Oplossing: Om tegenstrijdige leiding te voorkomen, moet u een systeem opzetten dat managers in staat stelt om rechtstreeks met elkaar te communiceren. Teamleden kunnen voorkomen dat ze het gevoel hebben dat ze tussen twee vuren zitten als de managers op één lijn zitten wat de projectdoelstellingen betreft.

Mogelijke wrijving

Het belangrijkste verschil tussen de matrix- en de hiërarchische structuur is dat de teamleden in een matrixstructuur rapporteren aan twee managers. Dit maakt de matrixorganisatie complexer en legt meer verantwoordelijkheid bij de teamleden. Het hebben van twee managers kan de teamleden meer feedback en begeleiding geven, maar het kan ook tot wrijving leiden.

Oplossing: Om mogelijke wrijvingen te voorkomen, is het van essentieel belang dat het afdelingshoofd en de projectleider met elkaar communiceren. Het moet niet de rol van het team zijn om tussen managers te kiezen wanneer er conflicten ontstaan. Of het nu persoonlijk is of via virtuele systemen, managers kunnen wrijving voorkomen door vanaf de eerste dag duidelijke projectdoelstellingen te bepalen en samen te werken om een succesvol product te maken. 

Jongleren met prioriteiten

In een matrixstructuur kan het voor teamleden moeilijk zijn om prioriteiten te rangschikken als managers niet samenwerken. Als het afdelingshoofd denkt dat zijn of haar taken het belangrijkst zijn en de projectmanager denkt er net zo over, dan kan het voor het team moeilijk zijn om te bepalen aan welke manager prioriteit moet worden gegeven. 

Oplossing: Wanneer teamleden problemen hebben met het prioriteren van taken wegens miscommunicatie tussen managers, is het aan de managers om de taken van het team te bespreken en te bepalen wat eerst gedaan moet worden. De meeste problemen die uit de matrixstructuur kunnen voortvloeien, kunnen worden opgelost door een sterke samenwerking, communicatie en duidelijkheid tussen de teams. 

Verbeter de matrixstructuur met projectbeheersinstrumenten

Het gebruik van instrumenten voor projectbeheer is de beste manier om de matrixstructuur goed te laten werken. Met projectbeheer kunnen de projectmanager en het afdelingshoofd op één lijn zitten rond de projectdoelstellingen, samen het werk plannen, en een duidelijke communicatielijn creëren. En wanneer deze stukken op hun plaats vallen, hebben de teamleden de duidelijkheid die ze nodig hebben om efficiënt te werken en projectdoelstellingen te bereiken

Moet u de rollen en verantwoordelijkheden van de teamleden verduidelijken? Probeer eens een RACI-tabel.