De handleiding voor communicatiestijlen voor managers

Weten hoe u doeltreffend met uw team communiceert is van cruciaal belang. Communicatie is een essentieel onderdeel van alles wat wij op het werk doen. Ons eigen werk afkrijgen, samenwerken met teamleden, werk delegeren aan teamgenoten, en voortgangsverslagen delen hangen allemaal af van doeltreffende communicatie. 

Dat is waar de vier communicatiestijlen van pas komen. De vier communicatiestijlen categoriseren hoe mensen communiceren. Ze zijn een algemeen concept overal op internet, en veel mensen geloven dat het begrijpen van uw communicatiestijl helpt om erachter te komen hoe u effectief kunt samenwerken met teamleden. 

Het probleem is dat als u zich alleen op iemands communicatiestijl concentreert, u het risico loopt het grote plaatje te missen. Misschien vertoont een teamgenoot een agressieve of passieve communicatiestijl, maar waarom doen ze dat? Als ze een agressieve communicator lijken, waar komt die agressie dan vandaan? Als ze passief-agressieve opmerkingen lijken te maken, wat heeft hen dan het gevoel gegeven dat ze niet directer konden communiceren? Als u begrijpt wat iemands communicatiestijl beïnvloed heeft - in plaats van u alleen te richten op het effect - kunt u uw teamleden beter ondersteunen en hen helpen effectiever te communiceren.

Wat is een communicatiestijl? 

Een communicatiestijl is een manier om de verschillende manieren waarop mensen communiceren te beschrijven. Er zijn vier belangrijke communicatiestijlen: passieve communicatie, agressieve communicatie, passief-agressieve communicatie en assertieve communicatie. Elke communicatiestijl kan verbaal, non-verbaal, of in geschreven vorm worden weergegeven. 

De 4 communicatiestijlen

Globaal gezien zijn er vier verschillende communicatiestijlen. Hieronder ziet u hoe elke communicatiestijl gewoonlijk wordt gedefinieerd, en hoe deze stijlen op het werk tot uiting kunnen komen:

• Passieve communicatiestijl. Een persoon met deze communicatiestijl spreekt zich niet vaak uit. In plaats daarvan gaan ze graag met de stroom mee. Passieve communicators zijn meestal niet confronterend, en ze kunnen zelfs onderdanig overkomen. Hun nonverbale communicatie kan dingen inhouden als het over elkaar slaan van de armen en het vermijden van oogcontact.

• Aggressieve communicatiestijl. Een persoon met deze communicatiestijl is zeer overtuigd van zijn eigen standpunt, tot op het punt dat ze misschien niet luisteren naar de mening van zijn teamgenoot. Ze zullen waarschijnlijk vaak hun eigen ideeën in een gesprek inbrengen, en soms confronterende taal gebruiken zoals "je hebt het mis" of "je snapt het niet." Nonverbaal zal deze persoon intens oogcontact houden.

• Passief-agressieve communicatiestijl. Mensen met deze communicatiestijl voelen zich niet op hun gemak als ze zeggen wat ze bedoelen. Hun verbale en nonverbale communicatie kunnen niet met elkaar overeenstemmen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zeggen dat ze opgewonden zijn, maar tegenstrijdige lichaamstaal vertonen zoals een frons of ingezakte schouders. 

• Assertieve communicatiestijl. Mensen met deze communicatiestijl komen voor zichzelf op. Ze zijn het type communicator dat weet uit te leggen en bepleiten wat ze willen. Assertieve communicatoren kunnen tijdens de non-verbale communicatie handgebaren gebruiken, en ze hebben waarschijnlijk een rustige of vrolijke gelaatsuitdrukking terwijl ze spreken.

De voordelen van assertieve communicatie

In een ideale werkomgeving zou iedereen een assertieve communicatiestijl moeten hanteren. Assertieve communicators leggen de nadruk op samenwerking en verbinding. Mensen die zich op hun gemak voelen bij assertieve communicatie zijn meer teamgericht, want de assertieve communicatiestijl is gebouwd op wederzijds respect. Ze begrijpen hun prioriteiten op het werk en zijn niet bang om hun behoeften kenbaar te maken. Uiteindelijk hebben assertieve communicators het gevoel dat ze hun volledige zelf op het werk kunnen brengen.

Assertieve communicators kunnen het volgende:

• Effectief hun gevoelens uitdrukken wanneer ze met anderen communiceren

• Voorrang aan samenwerking en verbinding geven

• Feedback vragen om voortdurend te verbeteren

• Duidelijke en respectvolle gesprekken houden

• Pleiten voor wat ze op het werk nodig hebben<

Door hun vermogen om op het werk doeltreffend te communiceren, hebben assertieve communicators meestal baat bij:

• Hoge zelfwaardering

• Goed zelfbewustzijn

• Wederzijds respect op het werk

• Duidelijke doelen en verwachtingen

• Verbeterde communicatievaardigheden

Hoe zit het met de andere drie communicatiestijlen?

Als u dit leest, probeert u waarschijnlijk de communicatie met uw teamleden op de een of andere manier te verbeteren, ongeacht of ze een passieve, agressieve of passief-agressieve communicatiestijl vertonen. 

Op het eerste gezicht hebben communicatiestijlen invloed op de manier waarop teamleden zich uitdrukken. Deze stijlen kunnen van invloed zijn op de manier waarop een teamlid verschijnt in een 1:1 vergadering, communiceert via e-mail, of omgaat met teamleden. Communicatiestijlen zijn heel reëel, en de identificatie van de communicatiestijl van een teamlid is de eerste stap naar doeltreffende communicatie op het werk.

De hoofdoorzaak van de communicatiestijl van een teamlid vaststellen

Het is echter niet voldoende om alleen de communicatiestijl van een teamlid vast te stellen. U kunt zich voorstellen dat sommige communicatiestijlen conflicten op de werkplek kunnen veroorzaken. Een agressieve communicator kan het bijvoorbeeld moeilijk maken voor andere teamleden om hun mening te uiten. 

Als een teamlid naar buiten toe een negatieve of moeilijke stijl van communiceren vertoont, is er waarschijnlijk een onderliggende oorzaak, zoals stress of onrust op het werk. Als u de uiterlijke communicatiestijl van een teamlid kunt vaststellen, kunt u aanpakken wat hem ervan weerhoudt assertief te communiceren. 

De kans is groot dat uw teamleden waarschijnlijk assertieve communicators willen zijn, want assertieve communicatie is de beste manier om een eerlijke, open omgeving te creëren. Zelfs in concurrerende teams, zoals verkoop of recht, stelt assertieve communicatie teamleden in staat om hun ideeën doeltreffend te uiten en met hun teamleden samen te werken. Als teamleden niet assertief communiceren, is er waarschijnlijk een blokkade op hun werk die hen ervan weerhoudt zichzelf te zijn. 

Als manager kunt u daar iets aan doen. Door dieper in de communicatiestijl van elke teamgenoot te duiken, kunt u beginnen vast te stellen waarom ze misschien agressief, passief of passief-agressief communiceren en wat u eraan kunt doen. U kunt processen en ondersteuningssystemen invoeren om ervoor te zorgen dat teamleden zich op hun gemak voelen om zichzelf te zijn op het werk. Als u de blokkades opheft die hen kunnen tegenhouden, zullen de mensen in staat zijn assertief te communiceren en voor hun eigen behoeften op te komen. 

Passieve communicators ondersteunen

Als iemand een passieve communicator lijkt, kunnen ze zich ongemakkelijk of sociaal angstig voelen op het werk. Om wat voor reden dan ook voelt deze persoon zich niet in staat om zich zelfverzekerd uit te drukken of zijn volledige zelf naar het werk te brengen. Volgens de Mayo Clinic, kunnen passieve communicators last hebben van meer stress. Degenen die dat hebben zijn niet de enigen. Volgens de Anatomie van werk-index beoordeelde 42% van de kenniswerkers vorig jaar hun stressniveau als zeer hoog. 

Hoe u kunt helpen: Deel een communicatieplan

Een communicatieplan is een overzicht van hoe en waar uw team gaat communiceren over het werk. Dit kan inhouden welke tools de teamleden moeten gebruiken, wanneer live vs. offline communicatie gebruikt moet worden, en wie verantwoordelijk is voor elk van de kanalen van het team. Dit kan teamleden die sociaal angstig of gestrest zijn helpen door het giswerk uit de werkcommunicatie te halen. 

Wanneer u een communicatieplan deelt, zorg er dan voor dat u het volgende verduidelijkt:

• Welk kanaal wanneer moet gebruikt worden

• Wanneer teamleden synchroon (live) moeten communiceren vs. asynchroon (in hun eigen tijd)

• De frequentie waarmee updates moeten worden gedeeld

• Hoe teamleden kunnen aangeven wanneer ze offline of in focusmodus zijn

Het belangrijkste deel van het delen van uw communicatieplan om passieve communicators mondiger te maken, is te verduidelijken welke tools wanneer gebruikt moeten worden. Bij Asana gebruiken we bijvoorbeeld:

• Asana om asynchroon te communiceren over werk, zoals het delen van updates, feedback, of projectstatusrapporten

• Slack voor live, synchrone chats en snelle vragen

• E-mail om te communiceren met eventuele externe belanghebbenden die niet in Asana zitten

• Zoom of Google Meet voor teamvergaderingen en face-to-face-gesprekken met ons wereldwijde team

Samenwerken met agressieve communicators

Als iemand een agressieve communicator lijkt, kunnen ze het gevoel hebben dat ze niet gesteund worden op het werk. Zelfs als het onbewust is, kan dit gevoel aangevallen te worden er natuurlijk toe leiden dat een teamlid defensief reageert, wat zich kan uiten in verhoogde agressie. Volgens de Mayo Clinic kunnen teamleden agressieve communicatiestijlen gebruiken om te krijgen wat ze willen, maar daarmee lopen ze het risico het vertrouwen in het team te ondermijnen.

Hoe u kunt helpen: Verduidelijk projectrollen en -verantwoordelijkheden

Uw teamlid communiceert misschien met een agressieve stijl omdat ze denken dat het de enige manier is om te krijgen wat ze willen. De beste manier om hen te steunen en hen ook naar een meer assertieve communicatiestijl te leiden, is te verduidelijken wie aan wat werkt, en wat de verantwoordelijkheden van elk teamlid op een bepaald project zijn. 

Overweeg daartoe RACI-tabellen te maken, om de verschillende rollen die elk lid van het projectteam speelt duidelijk te maken. RACI is een acroniem dat staat voor:

• Responsible: Deze persoon heeft rechtstreeks de leiding over het werk. Ze zijn de aangewezen persoon voor alle vragen. In een RACI-tabel heeft elke taak of initiatief slechts één verantwoordelijke.

• Accountable: Deze persoon houdt toezicht op het werk. Ze moeten ervoor zorgen dat het werk op tijd af is. In een RACI-tabel heeft elke taak of initiatief slechts één eindverantwoordelijke.

• Consulted: Deze persoon of personen ondertekenen het werk voordat het is voltooid. Er kunnen meerdere geraadpleegden zijn.

• Informed: Deze mensen zijn verbonden met het werk dat gedaan wordt, maar ze hoeven niet in een van de beoordelingslussen opgenomen te worden. Ze moeten op de hoogte gehouden worden van de voortgang van het werk. Er kunnen meerdere geïnformeerden zijn.

Een RACI-tabel kan uw teamlid een duidelijk inzicht geven in wie direct verantwoordelijk is voor de rol, en ook wie evalueert of feedback geeft. Het maken van een RACI-tabel kan een agressieve communicator op twee manieren helpen ondersteunen:

1. Als ze in de RACI-tabel staan, geeft de tabel een overzicht van wat hun rol wel en niet inhoudt.

2. Als ze niet in het RACI-tabel staan, kunnen ze duidelijk begrijpen dat ze geen belanghebbende zijn bij dit werk.

Passief-agressieve communicatoren deblokkeren

Als iemand een passief-agressieve communicator lijkt, kunnen ze het gevoel hebben dat zijn mening niet door de groep aanvaard zou worden. Als directe communicatie in het verleden niet voor hen werkte, kan het zijn dat ze terugvallen op passief-agressieve communicatie. Volgens de Mayo Clinic, voelen deze communicators zich ongemakkelijk om direct te zijn over hun behoeften.

Hoe u kunt helpen: Maak tijd voor teambuilding

Passief-agressieve communicators aanmoedigen om uit hun schulp te kruipen begint op het niveau van het team. Als u dat nog niet gedaan hebt, zorg er dan voor dat uw teamleden elkaar leren kennen buiten het project of de taak om. Dat zal hen ook helpen de beste manieren te leren om met elkaar samen te werken en moeitelozer te communiceren.

Overweeg om wekelijks of maandelijks een aantal terugkerende teambuildingactiviteiten in te plannen. Dat kunnen leuke activiteiten zijn, zoals trivia, of gewoon een moment voor uw team om samen te komen en te praten. Maak naast deze speciale bijeenkomsten ook tijd om elkaar regelmatig te leren kennen. Bij Asana gebruiken we ijsbrekers aan het begin van de meeste vergaderingen om regelmatig tijd te hebben om een band te smeden. IJsbrekers zorgen ervoor dat we in elke vergadering een beetje luchtigheid en verbinding hebben. 

Moedig teamleden ook aan om elkaar individueel te leren kennen. Als het mogelijk is, moedig teamleden dan aan om informele koffiepraatjes of 1:1's met elkaar te plannen. Wij doen dat om de week bij Asana, zodat ze een band kunnen opbouwen.

Verbeter de communicatie door een betere omgeving voor uw team te creëren

U zult merken dat uw inspanningen werken wanneer de teamleden zich op hun gemak voelen om hun ideeën te delen, het met elkaar oneens te zijn, en hun behoeften te laten gelden. Als dat eenmaal gebeurd is, blijf dan investeren in teambuilding, coaching en de beste communicatiepraktijken om uw team te helpen hun zelfverzekerde, assertieve communicatiestijl te behouden.