Hoe maakt u een organigram? (met gratis sjablonen)

U zit aan het familiediner wanneer uw oma de stamboom tevoorschijn haalt. Ze ontvouwt het gekreukelde stuk papier en zoekt haar naam op de lijn. Terwijl ze zoekt, landt haar vinger op een naam. "Zie je, daar staat hij, vlak naast je neef Charles!" Ze wijst op de naam van uw derde neef, en laat zien dat deze naam overeenkomt met die van een beroemd dichter.

Net als stambomen helpen organogrammen te visualiseren waar u en uw teamleden ten opzichte van elkaar staan. Een organigram, ook wel organogram genoemd, is een diagram dat de structuur van uw team en de rapportageverhoudingen tussen teamrollen weergeeft. 

In deze handleiding leggen we uit hoe u een organigram maakt, wat de verschillende soorten organigrammen zijn, en geven we gratis sjablonen, zodat u die zelf kunt aanpassen en maken.

Hoe maakt u een organigram?

Een organigram is een manier om de structuur van uw bedrijf te visualiseren. Om een organigram te maken, moet u informatie over uw teamleden verzamelen en bedenken hoe u het organigram wilt opbouwen. 

Als u de rapportageverhoudingen in uw organisatie overweegt, kunt u uw organigram van boven naar beneden plannen. 

1. Bepaal het bereik

U kunt uw organigram behandelen als elk ander nieuw project waaraan u werkt. Door de reikwijdte van uw organigram te bepalen, kunt u ervoor zorgen dat het duidelijk uw teamstructuur weergeeft. De reikwijdte bepaalt het algemene doel van uw organigram.

Overweeg deze vragen om te beginnen:

• Zal uw organigram fungeren als een hulpmiddel voor de teamleden om te weten wie wie is binnen het bedrijf? 

• Gaat u uw organigram delen met externe belanghebbenden of partners? 

• Hebt u meerdere organigrammen nodig voor verschillende niveaus van het bedrijf? 

Door deze vragen vanaf het begin te stellen, kunt u de juiste informatie verzamelen en uw kaart in kaart brengen.

2. Verzamel informatie

Informatie verzamelen is de belangrijkste stap van het maken van een organigram, want zonder de juiste informatie zult u niet verder kunnen. U kunt informatie verzamelen door individuele teamleden te ondervragen via e-mail of door samen te werken met uw HR-afdeling. 

U hebt actuele informatie nodig over de mensen in uw bedrijf, met inbegrip van hun meest recente functiebenamingen. U moet ook de raportagerelaties in uw bedrijf begrijpen. Overweeg om pasfoto's van uw team te verzamelen voor extra persoonlijkheid.

3. Beslis hoe u uw organigram wilt opbouwen

Het is belangrijk om te bepalen hoe u uw organigram gaat opstellen, want verschillende tools kunnen het proces vergemakkelijken. Uw organigram met de hand uittekenen is niet tijdsefficiënt en zal uw resultaten moeilijk deelbaar maken. Overweeg de kracht van een tool voor dit proces te gebruiken. 

Het gebruik van een bewerkbare PDF kan u tijd besparen, omdat de sjabloon vooraf is gemaakt met plaatshouders. U kunt de PDF dan gemakkelijk delen met de rest van uw bedrijf. 

4. Plan updates

Nadat u uw organigram hebt gemaakt, gebruikt u een teamagenda om regelmatige updates te plannen. Het is immers waarschijnlijk dat uw bedrijfsstructuur en teamdynamiek vaak zullen veranderen. 

Mensen wisselen van functie en ook de rapportageverhoudingen kunnen veranderen. Met een digitaal organigram is het gemakkelijk om de structuur bij te werken en opnieuw te delen met de teamleden.

Organigramsjablonen

Het maken van een organigram kan gemakkelijker zijn wanneer u uitgaat van een sjabloon. De meeste bedrijven volgen vergelijkbare structuren, of het nu een top-down structuur is of een matrixstructuur. 

U kunt de onderstaande organigramsjablonen als uitgangspunt gebruiken. Om uw organigram op maat te maken, begint u met het downloaden van een van de onderstaande sjablonen die de structuur van uw bedrijf het best weergeeft. Vul vervolgens de etiketten in om aan uw unieke teambehoeften te voldoen.

Soorten organigrammen

Er zijn vier gebruikelijke organigrammen, en elk organigram staat voor een andere manier waarop een bedrijf kan functioneren. Een organigram is een visuele vertaling van de interne structuur van uw bedrijf. Het type organigram dat u gebruikt moet de rapportagelijnen en besluitvormingsprocedures van uw organisatie weerspiegelen.  

1. Functioneel top-down

Een functioneel top-down organigram is de meest voorkomende structuur, waarbij het bedrijf als een hiërarchie functioneert. Aan de top van deze organisatiestructuur staat één teamlid, die gewoonlijk de titel van president of CEO heeft. 

Vertakkingen van dat teamlid zijn de volgende ondergeschikte leidinggevenden, zoals de vicepresidenten van het bedrijf. De hiërarchie strekt zich verder uit in afdelingen en vertakt zich uiteindelijk in teams. 

2. Matrix-organigram

De matrixorganisatie is een complexere structuur dan de traditionele top-down-opzet. Als uw bedrijf deze rapportagestructuur gebruikt, rapporteren de teamleden aan meerdere managers. 

Hoewel werknemers waarschijnlijk een primaire manager hebben waaraan ze voor hun afdeling rapporteren, kunnen ze ook rapporteren aan een projectmanager. Deze secundaire projectmanagers hebben ook afdelingsmanagers aan wie ze rapporteren, waardoor het matrix-organigram er rechthoekig uitziet in plaats van boomvormig. 

3. Divisiestructuur

Een divisie-organisatiestructuur is een versie op hoog niveau van de traditionele hiërarchische structuur. Divisiestructuren zijn zinvol voor bedrijven die afdelingen hebben die onafhankelijk van elkaar werken. 

Zo kunnen bedrijven met afzonderlijke productlijnen in divisiestructuren werken, omdat elke productlijn afzonderlijke IT-, marketing-, en verkoopafdelingen heeft.

4. Plat organisatieschema

Het vlakke organigram is uniek omdat het weinig of geen managementniveaus laat zien. Dit type organisatiestructuur kan voorkomen in een klein bedrijf of in een modern bedrijf dat experimenteert met geen hiërarchie. 

Met dit soort organisatiestructuur bevordert de onderneming het zelfbeheer en de besluitvorming van de teamleden op grote schaal. 

Hoe gebruikt u een organigram

U kunt uw bedrijf laten profiteren van een organisatiestructuur, omdat die een visuele voorstelling geeft van de verschillende afdelingen en functiebenamingen in actie. Dit schema kan de teamleden helpen begrijpen hoe zij met elkaar moeten samenwerken en zich zeker voelen in hun rol en verantwoordelijkheden. 

Visualiseer rapportagerelaties

Als manager kunt u een organigram gebruiken om de werkverantwoordelijkheden en de rapportageverhoudingen aan nieuwe teamleden te laten zien. Bij het onboarden van nieuwe medewerkers helpt het organigram de teamleden om hun collega's te leren kennen en te weten wat ze doen. Het helpt nieuwe teamleden ook herinneren wie wie is binnen het bedrijf. 

Beheer groei en verandering

Organigrammen kunnen het leidinggevende team ook helpen georganiseerd te blijven en groei of verandering binnen het bedrijf te beheren. Als een afdelingshoofd bijvoorbeeld merkt dat een team groter is geworden dan andere teams, kan hij verschuiven of nieuwe teamleden aannemen om evenwicht te scheppen.

Bekijk waar iedereen past

Een organigram schept duidelijkheid door te laten zien waar elk lid van het bedrijf in de organisatiestructuur past. Als een nieuw lid in het team komt, kan hij met een blik op het organigram begrijpen dat hij vijf andere leden in zijn team heeft, twee assistenten onder hem, en een projectleider boven hem. Zij kunnen ook zien dat hun projectleider rapporteert aan een afdelingsmanager.

Verbeter de communicatie

Een vaste organisatiestructuur voor uw bedrijf kan de communicatie verbeteren, omdat de rapportagelijnen duidelijk zijn. Zonder een organigram weten de teamleden misschien niet tot wie ze zich moeten wenden als ze vragen hebben. Het organigram maakt duidelijk wie wat leidt, zodat teamleden zich aangemoedigd voelen om vragen te stellen en met anderen samen te werken.  

Maak een visuele map

Een organigram is in wezen een visueel overzicht van uw organisatie. U kunt het organigram bijwerken wanneer teamleden promotie krijgen of wanneer ze vertrekken. Door een visueel overzicht bij te houden blijft iedereen op de hoogte van wie er in het bedrijf werkt en wat hun huidige functie is.

Beperkingen van het gebruik van een organigram

Hoewel organigrammen de communicatie tussen teams kunnen verbeteren, zijn er beperkingen aan het gebruik ervan. Als u die beperkingen kent, kunt u oplossingen vinden voor eventuele problemen voordat ze zich voordoen.

Kan snel verouderd zijn

Organigrammen kunnen snel verouderd raken als bedrijven herstructureren en teamrollen verschuiven. De teamleden moeten op hun hoede zijn en het organigram up-to-date houden met de huidige bedrijfsstructuur en de namen van het personeel. 

Oplossing: Wijs iemand aan om uw organigram regelmatig bij te werken en opnieuw te delen, zodat dit waardevolle hulpmiddel behouden blijft.

Toont alleen formele relaties

Het organigram is een eendimensionaal document. het biedt DUS niet veel uitleg buiten de rapportagestructuur. Hoewel het nuttig is om de basisstructuur van het bedrijf te visualiseren, toont het alleen formele relaties. Veel bedrijven functioneren en gedijen op verschillende informele rapportagelijnen, die in een traditioneel organigram niet te zien zouden zijn. 

Oplossing: Gebruik een organigram als uitgangspunt, maar denk eraan dat er andere werkrelaties kunnen zijn die niet in het organigram zijn opgenomen.

Toont geen managementstijl

Hoewel het organigram managers toont en de teamleden die aan hen rapporteren, zal het niet laten zien hoe elke manager is. Het organigram kan bijvoorbeeld laten zien dat een manager twee teamleden heeft en een andere manager vijf teamleden. Men kan veronderstellen dat de manager met meer teamleden een sterkere leider is, maar uit het organigram zal niet blijken dat de manager met minder teamleden een meer hands-on managementstijl heeft. 

Oplossing: Gebruik uw organigram als een eerste referentiepunt, maar denk eraan dat een-op-een-contact de beste manier is om de rapportageverhoudingen tussen de interne teams te begrijpen.

Stroomlijn uw organisatiestructuur met een organigram

Hoewel organigrammen hun beperkingen hebben, bieden ze een nuttige manier om inzicht te krijgen in de structuur van uw bedrijf. Het kan ook de communicatie met het hoger management verbeteren door de rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken. Om een organigram voor uw bedrijf te maken, gebruikt u onze gratis bewerkbare PDF's en past u deze aan zoals u wilt. 

Hulp nodig om teamwerk te stroomlijnen? Ontdek hoe Asana teams helpt effectief te communiceren.