Hebt u er genoeg van dat u dingen niet gedaan krijgt? Krijg de Getting Things Done-methode (GTD) in 5 stappen onder de knie

Een niet-zo-controversiële mening: Uw hersenen zijn niet gemaakt om informatie op te slaan. Dat komt omdat, wanneer uw brein vol zit met taken en herinneringen, u minder hersenkracht over hebt om te besteden aan het werk dat u eigenlijk moet doen.

Dat is het centrale principe achter de methode Getting Things Done (GTD). Door uw taken uit uw brein te halen en in een takenlijst te stoppen hebt u meer hersenkracht voor het werk dat er toe doet. Hier leest u hoe u kunt beginnen. 

Wat is de GTD-methode? 

De GTD-methode (Getting Things Done) gaat uit van het idee dat hoe meer informatie u mentaal bijhoudt, hoe minder productief en geconcentreerd u bent. In plaats van op uw hersenen te vertrouwen, moedigt de GTD-methode u aan om al uw werkinformatie op te slaan in een externe, georganiseerde bron van waarheid. Op die manier weet u altijd het antwoord op "Wat moet ik nu doen?" zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat er werk tussen wal en schip valt. 

GTD is een populaire tijdbeheerstrategie omdat het zo eenvoudig is om uit te voeren en omdat het in de praktijk zo krachtig kan zijn. Zelfs als u zich er niet van bewust bent, zijn uw hersenen op de achtergrond voortdurend "aan", uw komende taken aan het herschikken, om ervoor te zorgen dat er niets tussen wal en schip valt. Telkens wanneer u een nieuwe taak in de mix opneemt, moet uw brein alles wat op het programma staat doordenken en uw werk opnieuw prioriteren ten opzichte van die nieuwe taak.

De GTD-methode implementeren met werkbeheer

In plaats van te proberen om al uw projectinformatie in uw brein op te slaan, gebruikt de GTD-methode een systeem van vijf stappen om uw taken vast te leggen en te catalogiseren in een externe bron, zoals een werkbeheertool. Uw hersenen zijn er niet op gebouwd om grote hoeveelheden georganiseerde informatie op te slaan - maar werkbeheertools zijn dat wel. Door die informatie te externaliseren in bruikbare punten, bent u beter voorbereid op succes op lange termijn.

De tools die u gebruikt zijn belangrijk. Zoek een tool waarmee u informatie op persoonlijk, project- en programmaniveau kunt vastleggen en organiseren. De GTD-methode helpt u niet alleen om uw persoonlijke taken te organiseren - hoewel dat heel goed is - maar kan u ook helpen bij het vastleggen van niet-actiegericht referentiewerk, werk dat andere teamleden moeten afmaken, en doelstellingen in verband met het werk dat u doet.

In plaats van die informatie op verschillende plaatsen op te slaan, helpt de GTD-methode u om ze in te voeren en te organiseren in één hulpmiddel, zoals een werkbeheerprogramma. Vanzelfsprekend vinden wij Asana een goede optie. Asana brengt de GTD-methode tot leven door uw werk te organiseren en uw mentale belasting te verminderen, zodat u uw werk met hoge impact op tijd kunt voltooien.

De voor- en nadelen van de GTD-methode

De methode "Getting Things Done" is slechts één strategie voor tijdbeheer. Zoals alle tijdbeheertechnieken heeft ze haar voor- en nadelen. Welke strategie u kiest hangt grotendeels af van de vaardigheden die u met tijdbeheer wilt verbeteren. 

De voordelen

Het GTD-systeem is gemakkelijk op te zetten en flexibel in gebruik. Het:

• Vermindert de cognitieve belasting en de mentale spanning die ontstaat als u alles probeert te onthouden wat er op uw bord ligt.

• Elimineert multitasking, zodat u meer tijd hebt om in een goede workflow te geraken. 

• Bouwt een centrale bron op voor alle informatie - zelfs niet-uitvoerbare informatie. 

• Geeft een duidelijk beeld van het werk dat op uw bord ligt, zodat u gemakkelijk prioriteiten kunt stellen of de planning kunt wijzigen als dat nodig is.

De nadelen

Voordat u met de GTD-methode aan de slag gaat, zijn hier enkele beperkingen die u in het achterhoofd moet houden. De GTD-methode: 

• Het kost tijd om op te zetten. Als u nog geen takenbeheersysteem gebruikt, maak er dan een om al uw werk te documenteren. 

• Kan te flexibel zijn. De GTD-methode helpt u alleen om uw taken te organiseren. Het helpt u niet uw wekelijkse of dagelijkse werk in te plannen. Sommige mensen hebben moeite met dit niveau van flexibiliteit met open eindjes. Als u daarbij hoort, combineer dan de GTD-methode met een andere tijdbeheermethode, zoals tijdsblokken of timeboxing. 

Aan de slag: Probeer deze 5 stappen in de GTD-workflow

De vijf stappen van de Getting Things Done-methode zetten u op weg naar succes. Deze stappen helpen u om uw komende werk te catalogiseren en te organiseren in een externe tool zoals Asana, zodat u niet langer mentaal bezig bent met het bijhouden van komende taken. En als uw werk eenmaal georganiseerd is in de GTD methode, kunt u taken uitvoeren. 

1. Vastleggen

Voordat u uw werk kunt organiseren, moet u het eerst vastleggen - op een plaats buiten uw brein. David Allen noemt dit uw Inbox - ongeacht het programma dat u gebruikt. Dat komt omdat elke taak, elk stukje informatie of elke herinnering (of, zoals Allen het graag noemt, "spullen") direct in uw Inbox terechtkomt. Beschouw dit minder als een e-mailinbox en meer als een takenlijst met gegevens die later verwerkt moeten worden.

Waar legt u informatie vast

Als u uw persoonlijke productiviteit probeert te verbeteren, kunt u overwegen een takenlijst te gebruiken om uw werk bij te houden. Als u met een team werkt, kunt u ook een werkbeheerplatform proberen, niet alleen om uw eigen werk vast te leggen en bij te houden, maar ook om het werk van uw team te organiseren en te beheren.

Concentreer u op vastleggen, niet op organiseren

Maak u geen zorgen als het werk dat u vastlegt niet georganiseerd of goed gedocumenteerd is. De eerste stap is gewoon uw spullen uit uw brein halen en in een externe bron opslaan. Vastleggen is de eerste stap naar het organiseren van uw taken in een beter productiviteitssysteem. 

Zorg ervoor dat u een systeem gebruikt dat het u makkelijk maakt om informatie vast te leggen. Een van de grondbeginselen van de GTD-methode is het vastleggen van informatie zodra die in u opkomt. Dat verlicht onmiddellijk de last - en helpt ervoor te zorgen dat er niets door de mazen van het net valt. Voeg waar nodig extra context toe, zoals documenten, medewerkers, vervaldatums of andere belangrijke details. 

Gebruik een virtueel systeem

De beste manier om al deze spullen vast te leggen is met een virtueel systeem, geen analoog systeem. Takenlijsten op papier geven het heerlijk bevredigende gevoel iets af te kunnen strepen, maar ze zijn ook de slechtste manier om uw taken bij te houden. Een geschreven takenlijst is ongeorganiseerd, foutgevoelig, gemakkelijk te verliezen en ineffectief.

Natuurlijk raden wij Asana aan. Asana is een werkbeheersysteem dat het werk organiseert, zodat uw team weet wat het moet doen, waarom het belangrijk is, en hoe het gedaan moet worden. 

2. Verduidelijk...

Als u alles hebt vastgelegd, is het tijd om te verduidelijken. Tijdens het verduidelijken zet u de vastgelegde informatie om in uitvoerbare taken, gedetailleerde notities, of robuuste context. De stappen verduidelijken en ordenen gaan hand in hand - want als u verduidelijkt, ordent u dit werk ook in het juiste project. 

Zorg voor verduidelijking door elk item in uw inbox voldoende informatie te laten bevatten, waaronder:

• Een bruikbare titel (we raden aan een werkwoord te gebruiken).

• Alle context, documenten, bestanden, of medewerkers die bij het werk betrokken moeten worden.

• Het bijbehorende projectinitiatief, de takenlijst of de doelen waaraan het item is gekoppeld.

• Elke bijbehorende context, zoals de fase waarin het werk zich bevindt, het bijbehorende budget, de geschatte werkuren, of de prioriteit.

• Of dit werk al dan niet geblokkeerd is door andere deliverables, of dat het wacht op aanvullende informatie.

U hoeft zich nog geen zorgen te maken over het verplaatsen van deze taken. U zult de taken uit uw inbox naar het juiste project verplaatsen tijdens het organiseren.

Prioriteit is belangrijk

Terwijl u verduidelijkt, voegt u aan elk item een prioriteit toe. Er komen onvermijdelijk dingen tussen, deadlines verschuiven, en prioriteiten veranderen. Met een duidelijk idee van de prioriteit van elke taak, kunt u de datums indien nodig herschikken. Zo krijgt u altijd het werk met de grootste impact af en weet u wat u moet uitstellen of delegeren als dat nodig is. 

Snelle taken

Soms is het gemakkelijker om werk snel af te ronden dan te sorteren en te verduidelijken:

• Als het minder dan twee minuten duurt om iets te doen, doe het dan meteen. Zo verdwijnt het niet alleen uit uw gedachten, maar ook van uw lijst met taken. 

• Als iets niet onder uw verantwoordelijkheden valt, delegeer het werk dan aan de juiste persoon voor die taak.

Splits items indien nodig op in meerdere taken

Misschien hebt u items genoteerd die meer dan één taak vertegenwoordigen. Stel bijvoorbeeld dat u inspiratie kreeg om een nieuw e-boek te maken, en dat u een snelle herinnering aan uw inbox hebt toegevoegd. Het maken van een e-boek vergt veel stappen en er zijn veel belanghebbenden bij betrokken. Verdeel dat initiatief dus in verschillende, afzonderlijke taken tijdens het verduidelijken. Maak een taak voor "Opzet voor e-boek maken", een taak voor "Opzet e-boek nakijken", een taak voor "Kladversie maken van e-book", enz. 

Als het item dat u vastlegt echter de waarde van een heel project of programma vertegenwoordigt, gebruik dan een projectbeheertool om alle bewegende delen van dat initiatief vast te leggen. Als u bijvoorbeeld werkt aan de lancering van een nieuw product, gebruik dan een projectbeheertool om de verschillende onderdelen van de lancering bij te houden - de engineering en de productontwikkeling, de go-to-market strategie, het persbericht, enzovoort.

3. … en organiseer

Terwijl u verduidelijkt, moet u ook organiseren. Tijdens de organiseerstap verplaatst u items naar de juiste projecten in uw werkbeheertool. U kunt projecten zien als virtuele mappen om belangrijke, gerelateerde informatie in op te slaan. Door de taken te organiseren en in de juiste projecten te plaatsen, verandert u ze van notities in uitvoerbaar werk. 

Opzetten van een organisatiestructuur

Telkens wanneer u bij een item in uw inbox komt - nadat u het hebt verduidelijkt en extra context hebt toegevoegd - haalt u het uit uw inbox en zet u het in het juiste project. Als u dat nog niet gedaan hebt, maak dan projecten om uw verschillende initiatieven in onder te brengen. Wij bevelen aan:

• Een project voor al uw uitvoerbare werk, gesorteerd op prioriteit 

• Een project voor notities of referentiemateriaal

• Een project of hulpmiddel om persoonlijke en teamdoelstellingen bij te houden

• Een project voor initiatieven waar u geen tijd voor hebt, maar die u in de toekomst nog eens wilt bekijken

• Een project of afdeling voor geblokkeerd werk

• Een teamproject voor gedeelde informatie en vergaderagenda's

Organiseren is een essentieel onderdeel van de GTD-methode - maar welk organisatiesysteem u precies opzet, bepaalt u zelf. In Asana komt alles wat aan u is toegewezen automatisch terecht in uw Mijn taken. Dit is een overzicht van al het werk dat u nog moet doen. U kunt extra secties in uw Mijn taken maken om werk aan te geven met hoge prioriteit dat vandaag af moet, werk dat deze week af moet, en werk op langere termijn. 

Uw inbox leegmaken

We hebben allemaal wel eens taken als "ongelezen" in onze inbox opgeslagen om er later op terug te komen. Maar die dingen nemen mentale ruimte in beslag en zijn niet echt productief. Maak in plaats daarvan van elke taak een uitvoerbare taak, en zet die onmiddellijk in het juiste project.

Na het verduidelijken en organiseren moet uw inbox leeg zijn. Alles moet naar het juiste project of werkdocument verplaatst worden, zodat u de volgende keer dat u uw inbox controleert, u gloednieuwe taken eerst ziet. 

4. Reflecteer

De GTD-methode is geen instellen-en-vergeten-methode. In plaats daarvan moet u uw taken regelmatig opnieuw bekijken en zo nodig opnieuw prioriteren. Daarom is het belangrijk dat u de prioriteit van elke taak kent. Als nieuwe taken een hogere prioriteit hebben dan oudere werk, kunt u, als u de relatieve prioriteit van elke taak kent, uw werk opnieuw plannen en gemakkelijk schuiven met verschuivende prioriteiten.

Wanneer reflecteren

De reflecteren-stap kan een hellend vlak zijn - het laatste wat u wilt is voortdurend uw inbox controleren, want dat gaat ten koste van de mogelijke concentratietijd. 

Wij raden u aan twee keer per dag te reflecteren - aan het begin en aan het eind van elke dag. Maak van reflecteren een deel van uw ochtendritueel, en voer dan nog eens aan het eind van de dag een triage uit, zodat u beter georganiseerd bent voor morgen. Zo gaat u elke dag helder van geest aan de slag, zonder het gevoel dat u uw takenlijst moet controleren en uw dagelijkse agenda moet reorganiseren. De GTD-methode is bedoeld om de mentale belasting te verlichten. Zorg er dus voor dat u niet te vaak gaat reflecteren, want dat schiet het z'n doel voorbij.

Maak dan een grondiger wekelijkse balans op van het werk dat u de afgelopen dagen hebt gedaan, en van de taken die volgende week op de agenda staan. Zorg ervoor dat er niets tussen wal en schip is gevallen, en verduidelijk zo nodig de prioriteiten, zodat u de volgende week een vliegende start maakt. 

5. Activeren

De stap Activeren is waar u het grootste deel van uw werk gedaan krijgt binnen de GTD-methode. U hebt uw geest leeggemaakt en alles georganiseerd wat u moet doen. Nu rest u alleen nog, nou ja, om dingen gedaan te krijgen. 

Wat wanneer te doen

Er zijn geen strikte regels of richtlijnen voor wat u wanneer moet doen. Als u de voorkeur geeft aan dit soort structuur, kunt u de GTD-methode combineren met andere tijdbeheertechnieken, zoals de Pomodoro-methode.

Vier overwegingen voor activeren

Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, loop dan eerst de vier overwegingen voor activeren door voordat u begint. Kies dan de taak die het meest geschikt is voor uw huidige situatie.

1. Prioriteit: Welke taken hebben de hoogste prioriteit? Wat moet u vandaag absoluut gedaan krijgen? 

2. Context: Net zoals onze hersenen niet kunnen multitasken, is het ook het beste om gelijksoortige taken op hetzelfde moment te doen. Dit is de methode achter tijdblokken. Door al uw e-mails in één keer te doen - in plaats van te wisselen tussen taken, e-mail, en terug - krijgt u dingen sneller gedaan, omdat uw hersenen al in die context zijn. Als u aan het bedenken bent wat u hierna moet doen, probeer dan al het soortgelijke werk in een tijdblok te doen.

3. Beschikbare tijd: Hoeveel tijd hebt u op dit ogenblik? Kies in het ideale geval taken die u kunt doen in de tijd die u hebt, zodat u niet halverwege hoeft te stoppen.

4. Beschikbare energie: Hoe voelt u zich? Het is belangrijk dat u niet alleen naar uw theoretische capaciteit kijkt, maar ook naar uw werkelijke capaciteit. Misschien voelt u er echt niets voor om die blog te schrijven die u moet doen. U zou uzelf kunnen dwingen om het te doen, maar dan zou het dubbel zoveel tijd kosten als gewoonlijk. Kijk in plaats daarvan of u iets anders kunt doen - misschien iets met een lagere prioriteit - om u in de stemming te brengen en uw energie te vergroten. 

Dingen gedaan gekregen 

De methode "Getting Things Done" is een gemakkelijk toe te passen, flexibele methode die de druk op uw hersenen vermindert en u helpt werk gedaan te krijgen dat meer effect heeft. Deze methode vergt weliswaar inspanningen vooraf, maar mettertijd en door oefening wordt het een tweede natuur. 

Om met de GTD-methode te beginnen, probeert u Asana. Download daarnaast de Asana mobiele app om alles wat u nodig hebt onderweg vast te leggen.