Het beste alternatief voor tijdlijnen en agenda's in Excel

Het in kaart brengen van elke stap van een project is essentieel voor het bouwen van een duidelijk plan. Als u echter alleen maar naar een lijst met taken kijkt, kan het moeilijk zijn om de verbinding tussen werk te visualiseren en te zien wanneer alles klaar moet zijn. Daarvoor komen projecttijdlijnen en agenda's van pas. Beide bieden een visuele manier om uw projectplan weer te geven zodat u kunt zien wanneer het werk gebeurt, afhankelijkheden vindt, en blokkades kunt opsporen voordat u er tegenaan loopt.

Wanneer u begint met het plannen van een project, is uw eerste instinct misschien Excel te openen en daar de tijdlijn of agenda voor uw project te bouwen. Maar denk even na. Hoewel u inderdaad Microsoft Excel kunt gebruiken om een agenda of tijdlijn voor uw project te maken, is het niet altijd de beste tool voor de taak. Excel is geweldig voor het berekenen van cijfers en het maken van draaitabellen, maar is niet gemaakt om projecten te beheren of informatie weer te geven in tijdlijnen, agenda's en andere praktische lay-outs.

Aan de andere kant helpt collaboratieve werkbeheersoftware, zoals Asana, teams projecten te plannen en te beheren met ingebouwde tijdlijn- en agendaweergaven (geen formules of samenvoegen van cellen vereist) om teams hun werk te laten visualiseren.

In dit artikel bespreken we waar Excel tekortschiet in het voorzien inessentiële projectbeheerbehoeften en hoe het zich verhoudt tot werkbeheersoftware, laten we voorbeelden zien van projecttijdlijnen en -agenda's, en tonen we stappen om er een te maken voor uw project.

Tijdlijnen en agenda's in Excel en agenda's versus werkbeheersoftware

Excel is een bijzonder praktische tool, maar is niet gemaakt voor het beheren van projecten. Hier vindt u drie valkuilen van het gebruik van Excel voor het beheren van projecten, en manieren waarop u uw projectbeheer kunt verbeteren door over te schakelen op een speciale werkbeheertool:

Een consistente projectstructuur

• Excel: Omdat een spreadsheet een leeg doek met individuele cellen is, moet u beslissen welke informatie er in welke cel wordt gezet wanneer u uw projectschema maakt. Het kan tijdrovend zijn om de structuur op te zetten en moeilijk om elk essentieel detail vast te leggen. Daarnaast kan iedereen zijn agenda's en tijdlijnen anders opzetten, waardoor er inconsistenties tussen projecten ontstaan.

• Werkbeheersoftware: Omdat deze tool speciaal ontworpen is om al uw projecten en taken te beheren, heeft ze een ingebouwde structuur om u te helpen uw plan in kaart te brengen. Er zijn meestal standaard manieren om elk werkonderdeel vast te leggen, het werk te organiseren, en extra velden om belangrijke informatie vast te leggen, zoals verantwoordelijke en vervaldatum. Bovendien kunt u uw plan snel in verschillende weergaven opzetten, zoals een agenda, tijdlijn, lijst of kanbanbord, en dezelfde structuur gebruikenvoor meerdere projecten.

Een gecentraliseerd, uitvoerbaar plan en een tijdlijn

• Excel: In een spreadsheet is de informatie niet verbonden met het werkelijke werk dat wordt gedaan. U zult nog altijd e-mail, chat en andere communicatietools nodig hebben om samen met uw teamgenoten aan het project te werken en over het werk te communiceren. Als gevolg daarvan worden essentiële projectgegevens verspreid over verschillende plekken en kan belangrijke context gemakkelijk verloren gaan.

• Werkbeheersoftware: U kunt op één plek over elk deel van uw project met uw team communiceren, het organiseren en bijhouden. Dit maakt het iedereen duidelijk wat er moet worden gedaan, wie verantwoordelijk is voor welk gedeelte en wanneer elk item af moet zijn. Vervolgens kunt u in de tool zelf communiceren, samenwerken en bestanden toevoegen zodat alles verbonden blijft en informatie makkelijk te vinden is.

Projectupdates in realtime

• Excel: Omdat het daadwerkelijke werk niet in uw spreadsheet wordt uitgevoerd, moet u deze informatie handmatig in elke cel updaten wanneer de scope, verantwoordelijkheden en deadlines wijzigen, of eenvoudigweg wanneer een taak voltooid is. Dit werk over werk kan tijdrovend zijn, in het bijzonder bij complexe projecten of tijdlijnen, en informatie kan snel verouderd zijn of door de mazen van het net glippen.

• Werkbeheersoftware: Wanneer iemand een taak voltooit, een stuk werk opnieuw toewijst, of een vervaldatum in het project verschuift, wordt uw tijdlijn of agenda automatisch bijgewerkt om deze wijzigingen te weerspiegelen. Dit draagt ertoe bij dat projectleden vertrouwen hebben in uw plan, zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheden helder zijn en maakt duidelijk hoe het werk er op een bepaald moment voor staat.

Zou u een agenda of tijdlijn moeten gebruiken?

De keuze voor een projectagenda of -tijdlijn hangt af van de complexiteit van uw project en de informatie die u wilt zien. Hier leest u wanneer u elk type visueel projectplan moet gebruiken:

Projectagenda

Een projectagenda-lay-out is gebaseerd op datumbereiken en deadlines en is handig als u wilt zien wanneer werk wordt uitgevoerd. Wanneer u de vervaldatums in vogelvlucht kunt zien, bent u in staat waar nodig aanpassingen te doen aan uw projectplan.

Projecttijdlijn

Tijdlijnen zijn net zoals Gantt-grafieken, handig wanneer u niet alleen wilt weten wanneer het werk gebeurt, maar ook de volgorde van het werk wilt zien en hoe het is gegroepeerd. Het toont ook overlappingen - wanneer werk gelijktijdig gebeurt - en kan u helpen verkeerd op elkaar afgestemde afhankelijke taken op te merken.

Voorbeelden van tijdlijnen en agenda's in een werkbeheertool

In de volgende voorbeelden gebruiken we Asana om te tonen hoe het eruitziet wanneer u in plaats van een Excel-spreadsheet een tool voor gezamenlijk werkbeheer gebruikt voor uw projectagenda en -tijdlijn

Redactionele en inhoudsagenda's

Het beheren van uw redactionele agenda vanuit een spreadsheet vereist veel voorbereidend werk. Daarnaast zult u cellen moeten bijwerken of verplaatsen wanneer op het laatste moment stories opduiken of datums verschuiven. Met een werkbeheertool daarentegen kunt u uw redactionele agenda koppelen aan het productieproces van de inhoud, zodat u weet waar elk onderdeel zich in de ontwikkelingscyclus bevindt en u de publicatiedatums snel kunt verschuiven als dat nodig is.

Marketingcampagnes

Het opstellen van uw marketingcampagneplan in een spreadsheet is als een spelletje Tetris. Net wanneer u denkt dat iets past, duikt er een nieuwe taak op die alles in de war schopt. Wanneer u echter de tijdlijnweergave gebruikt in uw projectbeheertool, is het gemakkelijk om taken te plannen, conflicten met betrekking tot de timing te zien en werk te verplaatsen, zodat u uw campagne op tijd kunt lanceren.

Evenementplanning

Er zijn zoveel details die u moet bijhouden voor het organiseren van een succesvol evenement. Het kan snel te lastig worden om elke taak, leverancier en interne belanghebbende in een spreadsheet te beheren, een spreadsheet dat u constant moet bijwerken. Met een werkbeheersysteem kunt u een tijdlijn met uitvoerbare taken maken, de verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk maken en ervoor zorgen dat alle contracten en creatieve middelen verbonden blijven met taken - zodat uw evenement zonder problemen verloopt.

Productlanceringen

Met zoveel bewegende onderdelen en teams die u moet coördineren mist u al gauw essentiële stappen wanneer u uw project in een Excel-tijdlijn lanceert. Dit komt omdat u niet kunt zien hoe het werk verband met elkaar houdt. In een werkbeheertool kunt u datumbereiken en afhankelijkheden instellen voor taken, conflicten met betrekking tot de timing zien en werk aanpassen, en bestanden toevoegen aan taken - zodat iedereen weet wat wanneer gebeurt.

Een betere tijdlijn of agenda voor een project maken

Nu u weet wanneer u elke weergave moet gebruiken en de voordelen van het bouwen van een tijdlijn of agenda voor uw project hebt leren kennen, kunt u nu zien hoe u er een in Asana kunt bouwen:

1. Maak een nieuw project of importeer uw bestaande Excel-projectplan met de CSV-importer.

2. Breng elke stap en elk onderdeel van het werk dat moet worden uitgevoerd om uw project te voltooien in kaart.

3. Stel voor elk onderdeel van het werk een startdatum en vervaldatum in zodat het duidelijk is wanneer het plaatsvindt.

4. Wijs het werk toe aan teamgenoten zodat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn en u teamgenoten verantwoordelijk kunt houden.

5. Klik op het tabblad Tijdlijn of Agenda om uw projectplan te visualiseren in de weergave die voor u het beste werkt.

6. Schuif met uw werk en pas uw werk waar nodig aan zodat u uw project op schema kunt houden en uw deadlines kunt halen.

Als u inspiratie of een beetje extra hulp nodig hebt, gaat u naar Asana’s sjablonengalerij. Met meer dan vijftig sjablonen om uit te kiezen kunt u uw project altijd snel en moeiteloos opstarten, waar u en uw team ook aan werken.

Neem maar afscheid van het beheren van projecten in spreadsheets

Een succesvol project begint met een duidelijk plan. Door de tijdlijn of agenda van uw project in de juiste tool te bouwen, kan uw team productiever zijn, effectief samenwerken en vertrouwen op uw projectplan.

Als u nog geen Asana hebt, kunt u aan de slag met een gratis proefversie. U krijgt dan toegang tot tientallen sjablonen en kunt gelijk van start gaan met het plannen van uw volgende project.