정확하게 업무를 시작할 수 있는 11가지 프로젝트 템플릿

프로젝트에 명확한 계획이 있고, 완료해야 할 작업과 마감일을 모든 구성원이 파악하고 있으며, 프로젝트가 계획대로 원활하게 진행되어 기한 내에 완료된다면 모두가 만족할 것입니다. 하지만, 프로젝트를 계획하고 관리하는 역할을 맡는다면 어떨까요?

프로젝트를 계획에는 시간이 걸립니다. 프로젝트를 시작하기 위해 섹션 생성, 템플릿 작업 초안 작성, 이해관계자 및 협업 참여자에게 정보 공유 등 수동 작업을 반복해야 하는 경우가 많습니다. 프로젝트 템플릿을 사용하면 프로젝트 시작 단계에 필요한 업무를 줄일 수 있어 바로 업무를 시작할 수 있습니다. 또한, 좋은 프로젝트 템플릿을 사용하면 하나의 프로젝트를 쉽게 시작할 수 있을 뿐만 아니라 향후 모든 프로젝트를 설계할 때에도 성공을 거둘 수 있습니다.

프로젝트 템플릿이란?

프로젝트 템플릿은 프로젝트를 맨 처음부터 계획하는 것과 달리 시작하는 데 필요한 기본 토대를 제공합니다. 사용하는 툴에 따라 프로젝트 템플릿에는 섹션, 작업 예시, 작업 태그 등이 포함될 수 있습니다. 프로젝트 템플릿은 바로 사용할 수 있어 업무에 빠르게 착수할 수 있습니다.

프로젝트를 계획할 때 템플릿을 사용하면 도움이 되는 점

프로젝트 계획은 프로젝트 목표를 성공적으로 달성하기 위해 팀이 알아야 할 주요 구성 요소의 청사진입니다. 좋은 프로젝트 계획은 프로젝트 결과물, 프로젝트 범위, 프로젝트 일정을 간략하게 설명합니다. 특히, 효과적인 프로젝트 계획에는 다음과 같은 7가지 핵심 프로젝트 요소가 포함됩니다.

• 목표

• 성공 지표

• 이해관계자 및 역할

• 예산

• 마일스톤 및 결과물

• 타임라인 및 일정

• 커뮤니케이션 계획

모든 프로젝트 템플릿에 이러한 요소가 포함되어 있지는 않습니다. 그러나, 좋은 프로젝트 템플릿이 있으면 예시 작업이 포함되어 프로젝트에 필요한 사항을 파악하고, 프로젝트 결과물을 계획하고, 빠르게 업무에 착수할 수 있습니다.

적합한 프로젝트 템플릿 툴 찾기

프로젝트 템플릿 구축에 사용하는 툴의 퀄리티는 프로젝트 템플릿 자체의 퀄리티보다 더 중요합니다. 팀의 프로젝트 계획 수립을 지원하는 다양한 프로젝트 관리 툴이 있지만, 툴에 따라 차이가 있습니다.

당연히 무료로 간단한 프로젝트 템플릿을 제공하는 도구가 좋겠지만, 이것만으로는 충분하지 않습니다. 프로젝트 템플릿 도구가 모든 요구 사항을 충족하도록 하려면 팀이 초기 결과물에서 최종 프로젝트 목표까지 복잡한 프로젝트를 계획할 수 있을 만큼 충분히 유연한 도구를 찾는 것이 중요합니다.

Asana야 말로 이를 충족하는 툴입니다. Asana는 팀이 프로젝트뿐만 아니라 다양한 프로세스를 조정할 수 있는 업무 관리 툴입니다. 업무 관리 플랫폼은 팀이 개별 프로젝트를 수행하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 하나의 프로젝트만이 아닌 모든 프로젝트에 사용할 수 있는 반복 가능한 프로세스와 신뢰할 수 있는 시스템을 만드는 데 도움이 됩니다.

11가지 간단한 무료 프로젝트 계획 템플릿

전문 프로젝트 관리자가 아니어서 프로젝트를 어디서부터 시작해야 할지 잘 모르는 분들을 위해 프로젝트를 즉시 시작하는 데 도움이 되는 11가지 템플릿을 소개합니다.

1. 간단한 프로젝트 템플릿: 프로젝트 시작

똑같은 프로젝트는 없지만, 모든 프로젝트 계획에는 몇 가지 기본적인 공통점이 있습니다. 명확한 목표, 결과물, 타임라인은 프로젝트 계획의 토대입니다.

이러한 요소는 대규모의 어려운 프로젝트를 실행 가능한 더 작은 단계로 나누는 데에도 도움이 됩니다. 프로젝트 수행을 도와줄 프로젝트 팀을 구성하고 각 구성원의 역할을 명확하게 정하세요.

어디서부터 시작해야 할지 모르시겠다면 간단한 프로젝트 계획 템플릿을 사용해 보세요. 모든 프로젝트의 할 일을 계획 수립 업무와 마일스톤으로 구성하는 동시에 우선순위 수준과 작업 상태를 쉽게 확인할 수 있습니다.

2. 제품 마케팅 템플릿: 다음 출시 계획

제품 마케팅 매니저는 많은 업무를 담당합니다. 제품 전략을 알리고, 메시지와 포지셔닝을 준비하고, 신제품을 시장에 출시하기 위해 시장 조사를 합니다. 종종 제품 출시의 실질적인 프로젝트 매니저 역할을 담당하며, 제품팀, 마케팅팀, 크리에이티브 팀들을 조율하여 신제품 출시를 준비하고 출시 에셋이 제시간에 전달되도록 합니다.

진행 중인 모든 출시 업무를 매번 처음부터 다시 시작하는 대신, 제품 출시 마케팅 템플릿을 사용하여 계획을 수립하세요. 템플릿에는 출시 목표 설정과 채널 전략 정의와 같은 단계가 포함되어 있어 제품 출시의 필수 사항이 누락되지 않습니다.

3. 콘텐츠 캘린더 템플릿: 게시 마감일 지키기

콘텐츠 캘린더 관리는 진행 중인 업무를 계속해서 파악해야 하는 지속적인 프로젝트입니다. 작성자에게 업무를 배정하는 일부터 비주얼 에셋 제작, 검토 및 카피 편집 조율에 이르기까지 작성된 모든 콘텐츠는 각 단계가 명확하게 정의된 하나의 미니 프로젝트와 같습니다.

콘텐츠 제작을 순조롭게 진행하려면 Asana의 콘텐츠 캘린더 템플릿을 활용하세요. 이 템플릿을 사용하면 작성, 편집, 게시 중인 모든 콘텐츠를 아이디어부터 완료까지 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

4. 마케팅 캠페인 템플릿: 계획 수립

계획과 실행은 훌륭한 마케팅 캠페인의 핵심입니다. 하지만, 캠페인을 처음 관리한다면 완료해야 할 모든 업무를 생각하는 것이 부담스러울 수 있습니다. 누가 어떤 에셋을 만들어야 할지, 누락되면 어떻게 해야 할지 걱정이 되곤 합니다.

캠페인 프로젝트 템플릿을 사용하면 전체 캠페인 계획을 세우고 팀과 함께 매일 캠페인 진행을 관리할 수 있습니다. 템플릿을 사용하여 에셋과 결과물을 추적하고, 채널 전략을 계획하고 실행하는 등 다양한 작업을 수행하세요.

5. 에이전시 관리 템플릿: 다음 협업을 성공으로 이끌기

사내 직원으로 프로젝트 팀을 구성하는 경우가 대부분이지만, 마케팅이나 크리에이티브 에이전시에 의뢰하여 프로젝트를 진행하는 경우도 있습니다. 광고 캠페인이든, 브랜드 제고든, 연구 이니셔티브든 성공적인 파트너십은 명확한 계획과 긴밀하고 지속적인 조율에서 시작됩니다. 하지만, 주로 이메일이나 주간 컨퍼런스 콜을 통해 협업한다면 곧바로 문제가 발생할 수 있습니다.

다행히도 외부 에이전시와 함께 프로젝트를 관리하기 위한 템플릿이 있습니다. 이 템플릿을 사용하여 크리에이티브 브리프 초안을 작성하고 결과물, 진행 중인 작업, 우선순위 수준, 예산을 모두 한 곳에서 추적하여 함께 효과적으로 협업하는 데 집중할 수 있습니다.

6. 사용자 조사 템플릿: UXR 프로젝트 정리

사용자 조사는 제품 개발 프로세스의 매우 중요한 부분입니다. 이 단계에서 제품 매니저와 사용자 경험 연구원은 고객의 요구와 목표를 파악하고 완전히 새로운 제품 기회를 창출하는 인사이트를 얻습니다.

사용자 조사 프로젝트를 이끄는 일은 쉽지 않습니다. 참가자 모집과 데이터 수집부터 해당 데이터를 분석하고 권장 사항을 준비하는 일까지 계획하고 관리할 일이 많습니다. Asana의 사용자 조사 템플릿을 사용하면 팀과 함께 사용자 조사의 목표와 질문을 쉽게 정의하고 관찰한 내용을 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 연구 결과를 문서나 스프레드시트에 기록하고 잊어버릴 일이 없습니다.

7. 스프린트 플래닝 템플릿: 애자일 팀 관리

스프린트 플래닝은 애자일 프로젝트 및 엔지니어링 팀이 작업 우선순위를 정하고 특정 프로젝트를 맡을 역량이 있는 사람을 결정하는 데 도움이 됩니다. 스프린트 플래닝은 일일 스탠드업 미팅 및 스프린트 회고와 마찬가지로 더 큰 스크럼 프레임워크의 일부입니다.

팀이 바빠서 정리하거나 사용기가 어려운 스프린트 플래닝 템플릿을 관리하기가 부담스러운 상황입니다. 그와 동시에 제품 세부 정보, 업무 담당자 및 담당 업무, 업무 상태, 우선순위 수준, 업무 마감일 등 다양한 프로젝트 데이터에 액세스가 필요합니다. 이럴 때 Asana의 스프린트 플래닝 템플릿을 사용하면 이 모든 일을 수행할 수 있는 프레임워크를 갖출 수 있으며, 동시에 팀이 시간을 확보할 수 있어 업무 처리 속도가 빨라지고, 신속히 업무를 구축하고, 결과물을 자주 전달할 수 있습니다.

8. 이사회 미팅 안건 템플릿: 미팅 회의록 작성

이사회가 생산적인 미팅을 하는 것은 매우 중요하지만, 생산적인 미팅을 계획하는 데는 많은 노력이 필요합니다. 이사회는 이메일로 조율하거나 스프레드시트에서 정보를 찾느라 시간을 빼앗기는 대신 향후 예정된 미팅을 위해 중요한 정보를 쉽게 계획, 공유, 저장할 간편한 방법이 필요합니다.

이럴 때 Asana의 이사회 미팅 안건 템플릿을 사용하면 간편하고 효과적으로 미팅을 계획할 수 있습니다. 미팅 안건을 미리 공유하고, 미팅 중 조치 사항을 파악하고, 지난 회의록이나 참조 문서와 같은 중요한 문서를 기록하는 등 모든 일을 한 곳에서 처리할 수 있습니다.

9. 업무 요청 템플릿: 수신 프로세스 간소화

업무 요청을 다양한 툴과 형식으로 받다 보면 순식간에 통제 불능 상태가 될 수 있습니다. 요청을 누락하지 않으려면 모든 요청을 한 곳에서 추적하고 관리할 장소가 필요합니다. 또한 팀의 워크플로를 간소화하려면 각 요청과 관련하여 동일한 정보를 얻을 수 있는 수신 프로세스가 필요합니다.

즉, 업무 요청 템플릿이 필요합니다. 크리에이티브 브리프 작업 요청이나 업무 지시, IT 요청 등 모든 유형에 대해 하나의 중앙 정보 소스를 갖추는 것이 매우 중요합니다. 또한, 업무 요청 템플릿을 양식과 결합하면 요청을 제출할 때 모든 중요한 세부 정보를 빠짐없이 포함할 수 있습니다.

10. 영업 계획 템플릿: 강력한 목표 설정

영업 및 운영 계획은 영업 주기가 시작될 때 작성한 후에는 제쳐놓는 문서가 되어서는 안 됩니다. 영업팀이 견고한 기반을 다지고 유지하려면 최종적으로 구조화된 영업 계획에 액세스할 수 있어야 합니다.

효과적인 영업 계획 템플릿을 사용하면 영업팀의 목표, 대상 고객, 수익 목표, 전략, 방해가 될 수 있는 문제를 한 곳에서 쉽게 기록할 수 있습니다. 영업 계획 템플릿을 사용하여 영업 계획의 각 부분을 준비하는 데 필요한 구조를 갖추세요.

11. 신입 사원 체크리스트: 온보딩 표준화

최적의 후보자를 찾는 데에도 많은 시간과 노력이 필요하지만, 이러한 신입 사원의 입사를 준비하는 일도 힘들 때가 많습니다. 그러나, 모든 신입 사원에게 최고의 경험을 선사하려면 온보딩 프로세스를 표준화하여 모든 채용 매니저가 성공을 거둘 수 있게 지원해야 합니다.

신입 사원 체크리스트는 모든 매니저가 따라야 하는 표준화된 프로세스입니다. 체크리스트에는 환영 이메일, 1:1 팀 미팅 및 인사, IT 부서가 제공하는 설정 요구 사항 등을 포함하여 모든 매니저가 수행해야 하는 기본 사항이 포함되어야 합니다. 부서마다 문화와 교육 요구 사항이 약간씩 다를 수 있지만, Asana의 신입 사원 체크리스트 템플릿을 사용하여 일반적인 온보딩 환경을 표준화하면 모든 매니저와 신입 사원을 성공으로 이끌 수 있습니다.

사용자 지정 프로젝트 템플릿

팀에 특정 작업 흐름이 있어 이를 템플릿에 반영하고 싶은 경우가 있을 것입니다. 이럴 때 프로젝트 작업, 주요 마일스톤, 프로젝트 단계와 같은 일부 세부 정보를 유지하면서 이전에 완료된 프로젝트를 템플릿으로 전환할 방법이 필요합니다. 확실한 프로젝트 계획을 갖춘 뒤에는 이를 향후에도 사용할 수 있는 템플릿으로 바꾸세요.

Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 이전에 완료된 모든 프로젝트를 템플릿으로 전환할 수 있습니다. 그런 다음, 프로젝트 시작일과 종료일을 선택하기만 하면 확실한 맞춤형 프로젝트 계획을 토대로 업무에 착수할 수 있습니다.

더 뛰어난 프로젝트 템플릿 = 더 뛰어난 프로젝트 계획

새 프로젝트를 시작하는 일은 스트레스가 될 수 있습니다. 특히 프로젝트 계획과 관리를 담당한다면 더 부담이 됩니다.

제품 출시, 마케팅 캠페인 등 어떠한 유형의 프로젝트를 담당하든 템플릿을 사용하면 좋은 출발점이 되어 매번 처음부터 계획을 세울 필요가 없습니다. 또한, Asana와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트도 순조롭게 진행될 것입니다.

다음 프로젝트를 계획할 준비가 되셨나요? Asana 프로젝트 템플릿을 사용해 보세요.