여러 프로젝트를 성공적으로 관리하기 위한 9가지 전략

팀이나 프로그램을 관리한다면 동시에 여러 프로젝트를 진행하는 경우가 많을 것입니다. 하지만 진행 중인 모든 업무를 추적하다 보면 순식간에 복잡해지기 쉽습니다. 여러 프로젝트를 관리하기 위한 효과적인 프로세스가 없다면 어떤 업무를 먼저 처리해야 하는지, 팀이 업무량을 효과적으로 관리할 수 있도록 어떻게 도울 수 있는지, 작업이 계획대로 진행되고 있는지 알기 어렵습니다.

다행히도 여러 프로젝트를 관리하기 위한 더 효과적인 방법이 있습니다. 여러 프로젝트에 걸쳐 업무를 체계적으로 정리하고 관리하는 데 어려움을 겪고 있거나 팀이 감당할 수 있는 만큼의 업무량을 배정하고 싶다면, 다음 10가지 전략을 활용하여 모든 업무를 계획대로 원활하게 진행할 수 있습니다.

1. 모든 프로젝트를 보관 및 관리하기 위한 하나의 장소를 지정합니다

• 문제: 모든 프로젝트 전반에 걸쳐 가시성이 부족합니다.

• 해결책: 팀의 모든 프로젝트를 한곳에서 계획하고 관리합니다.

예를 들어, 여러 제품 출시를 위해 제품 로드맵을 관리하고 있다면, 출시 프로젝트가 정확히 몇 개가 있으며 각각 무엇이 포함되는지, 출시 예정이 언제인지를 파악해 두고 싶을 것입니다. 모든 제품 출시 프로젝트를 한곳에서 계획하고 관리하면 진행되고 있는 모든 작업과 전체 로드맵의 상태를 빠르게 확인할 수 있습니다. 그렇다면 여러 프로젝트를 관리하기 위한 툴로 무엇을 사용해야 할까요? 사용하고 있는 툴이 없다면, 프로젝트 또는 업무 관리 플랫폼이 최적의 툴입니다. 유연하고, 사용하기 쉽고, 협업을 위한 툴을 선택해야 합니다. 저희는 Asana야말로 최고의 툴이라 생각합니다.

2. 프로젝트 초반에 목표, 계획, 담당 업무, 예상 일정을 정의합니다

• 문제: 결과물과 프로세스가 일관성이 없습니다.

• 해결책: 목표, 계획, 담당 업무를 명확하게 정의합니다.

표준화된 워크플로나 프로젝트 계획 프로세스가 없다면, 각각의 프로젝트가 서로 다른 방식으로 관리될 가능성이 높습니다. 그렇게 되면 결과물의 일관성이 떨어지고 매번 새로운 프로세스를 만들 때마다 시간을 낭비하게 되며, 업무를 놓치기 쉽습니다.

이를 해결하려면 팀의 계획, 프로세스, 담당 업무를 처음부터 명확하게 해야 합니다. 프로젝트 수준에서 보면, 이는 목표 및 처리해야 하는 각 단계와 업무, 일정, 담당자를 명확하게 정리해야 함을 의미합니다. 또한 피드백과 승인에 소요되는 시간도 계획에 포함해야 합니다. 명확한 계획 없이 서둘러 프로젝트를 마무리하다 보면 이를 위한 시간을 간과하게 됩니다.

그런 다음 프로그램 수준에서 계획, 프로세스, 담당 업무를 명확하게 해야 합니다. 팀 수준의 목표를 세우고 그 목표 달성으로 이어질 프로젝트에 대해 명확하게 전달합니다. 프로젝트 목표는 팀이 이를 달성할 수 있도록 지원해야 하며, 그 결과 팀의 목표는 회사가 목표를 달성하는 데 도움이 되어야 합니다.

프로젝트 관리의 혜택을 모두 활용하려면, 팀 전체에 적용할 규칙을 몇 가지 마련합니다. 예를 들어 대규모 프로젝트의 경우, 리더가 프로젝트 계획를 요약하기 전에 프로젝트 브리프를 만들어야 할 수도 있습니다. 또한, 팀이 자주 수행하는 프로젝트에 적용할 템플릿을 만들 수 있습니다. 템플릿을 만들면 세부 단계를 다시 검토할 필요 없이 프로젝트를 매번 동일한 방식으로 수행할 수 있습니다.

3. 가장 큰 영향을 미치는 업무를 우선적으로 처리합니다

• 문제: 팀이 어떤 프로젝트를 우선시해야 하는지 잘 모르겠습니다.

• 해결책: 프로젝트가 어떻게 더 큰 회사 목표로 이어지는지 살펴봅니다. 가장 큰 영향을 미치는 프로젝트가 무엇인가요? 거기서부터 시작하세요.

가장 쉬운 프로젝트부터 처리하고 싶을 수 있지만, 참아야 합니다. 대신, 회사 목표에 가장 큰 영향을 미치는 프로젝트가 무엇인지에 따라 우선순위를 지정하세요. 작가 Kasey Fleisher Hickey는 이렇게 말합니다. “최우선 사항은 이러한 목표와 일치해야 하고 목표에 한 발짝 더 다가갈 수 있도록 도와줍니다.” 따라서 거시적 수준(예: 적은 영향을 미치는 프로젝트를 다음 분기로 미루기)과 미시적 수준(예: 일일 할 일 목록을 중요도 순서로 정리하기)에서 전략적으로 업무의 우선순위를 지정해야 합니다.

예를 들어, 팀이 동시에 5개의 제품 출시를 수행하고 있을 수 있습니다. 5개의 프로젝트의 업무 강도와 작업 규모는 모두 비슷하지만, 그 중 하나가 다른 4개보다 신규 고객을 통해 창출하는 수익에 더 큰 영향을 미칠 가능성이 높습니다. 하지만 두 번째 프로젝트는 고객 유지와 LTV에 가장 큰 영향을 미칠 것입니다. 회사에서는 LTV의 우선순위가 더 높기 때문에, 먼저 두 번째 제품의 출시 프로젝트에 인력을 충분히 배치한 뒤 우선순위가 더 낮은 프로젝트를 진행할 사람을 찾아야 합니다.

시간 할당과 리소스 관리를 더 효과적으로 할 수 있을 뿐만 아니라 자신이 담당하는 프로젝트가 회사의 목표에 기여하는지 몰라 답답해할 일이 없게 됩니다.

4. 우선순위가 변경되더라도 팀이 유연하게 대처할 수 있도록 지원합니다

• 문제: 변경된 우선순위를 추적하여 업무를 재배정할 간편한 방법이 없습니다.

• 해결책: 팀의 모든 업무를 전반적으로 확인할 수 있는 방법을 찾습니다.

팀의 우선 사항을 설정하고 이에 따라 업무를 조정하는 것이 핵심입니다. 하지만 필요에 따라 변경할 수 있을 만큼 유연해야 합니다. 그러나 여러 툴에 분산되어 스프레드시트와 할 일 목록에서 업무를 추적한다면, 특정한 때에 팀이 무엇을 작업하고 있는지 알기 어렵습니다. 그 결과 우선 사항이 변경되었을 때 일정을 다시 짜야 하는 업무가 무엇인지, 팀원들이 얼마나 바쁜지, 보류한 작업을 어떻게 추적할지 알 수 없습니다. 이를 방지할 수 있는 한 가지 방법은 변경 관리 프로세스를 도입하는 것입니다.

한 곳에 집중된 단일 정보 소스를 팀과 공유하면 우선순위 변경을 걱정할 필요 없이 여러 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 팀의 모든 업무가 가시화되어 업무 가능 여부와 현재 작업을 빠르게 파악할 수 있기 때문입니다. 작업의 우선순위를 변경해야 할 경우 작업이 누락될 걱정을 할 필요가 없습니다.

마지막으로, 커뮤니케이션 흐름이 온오프라인에서 유지되도록 합니다. 프로젝트 관리 툴을 사용하는 경우에도, 정기적인 일대일 미팅에서도 팀원의 업무량을 확인하고 모든 것이 계획대로 진행되고 있는지 이중으로 확인합니다.

5. 업무 관련 정보를 명확하게 관리하고 소통합니다

• 문제: 작업에 관련되어 있는 사람들과 무엇이 언제 수행되는지에 관한 소통이 제대로 이루어지지 않습니다.

• 해결책: 업무가 이루어지는 곳에서 소통합니다.

팀의 업무, 파트너의 업무, 부서 간 이해관계자의 업무에 대한 가시성이 부족하면 팀이 커뮤니케이션 문제로 어려움을 겪게 됩니다. 다른 구성원의 업무를 파악할 수 없다면 타임라인이 변경된 이유, 우선순위가 동일한지 여부, 프로젝트가 진행되고 있는 상태를 이해하기 위한 배경 정보를 확인할 수 없습니다.

업무가 수행되는 곳에서 커뮤니케이션을 관리한다면, 팀과 부서 간 이해관계자에게 업무에 관한 모든 배경 정보를 제공할 수 있습니다. 또한, 실시간 업데이트를 통해 모두가 업무의 진행 상태를 확인할 수 있습니다.

이를 지속적으로 수행하는 최적의 방법은 업무가 수행되는 곳에서 바로 작업 상태와 진행 상태 업데이트를 공유할 수 있는 업무 관리 툴을 찾는 것입니다. 스프레드시트, 문서, 기타 툴에 분산되어 있는 데이터와 업데이트 정보를 일일이 모으는 대신, 클릭 한 번으로 정보를 간편하게 수집하고 다른 클릭 한 번으로 이해관계자와 정보를 공유할 수 있습니다.

6. 업무량과 타임라인의 균형을 맞추기 위해 여러 프로젝트에 걸쳐 업무를 확인합니다

• 문제: 각 팀원의 업무량을 파악하기 힘듭니다.

• 해결책: 여러 프로젝트에 걸쳐 팀원의 업무량을 확인할 수 있는 방법을 마련합니다.

각 프로젝트를 다른 툴에서 계획하면 또 다른 어려움이 있습니다. 바로 각 팀원이 프로젝트 전체에 걸쳐 작업하고 있는 업무를 확인할 방법이 없다는 것입니다. 즉, 업무량이 너무 많거나 적은지를 팀원이 매번 직접 알려야 합니다. 이렇게 되면 마감일을 놓치는 것과 같은 문제를 미리 파악하여 해결할 수 없게 됩니다. 활용할 수 있는 인력을 파악하기도 어려워집니다.

이러한 문제를 해결하기 위한 첫 단계는 한곳에서 모든 프로젝트를 관리하는 것입니다. 그런 다음, 과도한 업무가 배정된 팀원을 파악하고 프로젝트 타임라인의 충돌을 발견할 수 있도록 각 프로젝트의 모든 작업, 담당자, 작업 일정을 실제로 확인해야 합니다. 이를 통해 프로젝트가 계획대로 진행될 수 있도록 작업을 연기, 삭제, 재배정할 수 있습니다. 모든 툴이 이러한 기능을 갖춘 것은 아닙니다. 따라서 이러한 기능을 갖춘 툴을 선택해야 합니다.

예를 들어, 다음 제품 출시를 위해 사진 몇 장을 편집하는 작은 업무를 담당하고 있는 디자이너가 있습니다. 하지만 이 외에도 다음 달에 있을 컨퍼런스를 위해 혼자서 브로슈어, 명함, 포스터를 디자인, 인쇄, 납품하고 있습니다! 이러한 와중에 다른 디자이너는 여력이 있습니다. 모든 팀원의 업무량을 한곳에서 나란히 볼 수 있다면 이러한 업무 불균형을 빠르게 파악하여 이에 따라 업무를 다시 배정할 수 있습니다.

7. 팀 생산성을 극대화하기 위해 프로젝트 일정을 조정합니다

• 문제: 프로젝트 시작일이 조율되지 않아 팀원에게 과도한 업무가 배정되고, 업무가 막히고, 결국 프로젝트가 지연됩니다.

• 해결책: 전체 포트폴리오를 염두에 두고 각 프로젝트의 일정을 계획합니다.

프로젝트를 신중하게 계획하더라도 팀의 월간, 분기, 연간 업무 전체를 고려하지 않고 계획한다면 일정대로 진행되지 않을 수 있습니다. 예를 들어, 동시에 세 가지 웹 업데이트를 출시하려 한다면 세 가지 프로젝트가 서로 충돌하거나 한번에 너무 많은 일을 시도하려 하여 프로젝트를 마무리하는 데 예상보다 더 오래 걸릴 수 있습니다.

대신, 프로그램의 전체 범위를 고려하여 팀의 업무 일정을 계획 및 조정하고 인시던트 관리 계획을 도입하는 것이 좋습니다. 다음은 몇 가지 팁입니다.

• 유사한 프로젝트의 시작일을 서로 겹치지 않도록 계획합니다: 특히 한 그룹이 여러 프로젝트를 작업하고 있다면, 각 프로젝트의 시작일과 종료일이 겹치지 않도록 계획하는 것이 좋습니다. 그러면 동시에 5가지 프로젝트의 작업을 완료하려 애쓰지 않고 한 프로젝트에만 집중한 뒤 다음 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

• 종속 관계를 확인합니다: 새로운 웹사이트를 구축하기 전에 인프라 점검을 완료해야 하나요? 그렇다면 첫 번째 프로젝트의 완료일을 먼저 계획한 다음 종속된 프로젝트의 일정을 계획합니다.

• 중복된 작업을 표시합니다: 두 가지 프로젝트에 동일한 업무가 존재한다면, 하나로 합칩니다. 해당 업무가 신규 벤더 온보딩이든, 마케팅 동영상 촬영 장비 구매이든 두 프로젝트를 모두 계획대로 진행할 수 있도록 기한 내에 완료해야 합니다.

일정을 적절하게 계획하는 것은 여러 프로젝트를 계획대로 진행하고 팀의 생산성을 극대화하는 데 가장 중요한 역할을 합니다.

8. 가시성을 유지한 상태로 업무를 배정합니다

• 문제: 세세한 관리와 관리 부재는 한 끗 차이입니다. 어떻게 하면 효과적으로 관리할 수 있을까요?

• 해결책: 한곳에 집중된 단일 정보 소스를 팀과 공유하여 필요에 따라 업무 현황을 확인합니다.

제품 매니저이든 프로젝트 매니저이든 작은 것 하나하나까지 관리하고 싶어 하는 관리자는 없습니다. 하지만 작업에 대한 가시성을 잃고 팀이 어떤 작업을 진행하는지 모른다면 뛰어난 리더가 되기는 거의 불가능합니다. 다행히 이를 해결할 방법이 있습니다.

단일 정보 소스를 팀과 공유하면 모든 구성원이 수행 중인 모든 업무를 추적할 수 있습니다. 한곳에서 공유되는 프로젝트에 팀의 모든 업무가 있으면 누가 무엇을 작업하고 있는지, 작업의 마감일은 언제인지, 작업은 얼마나 진행되었는지 한눈에 확인할 수 있습니다. 이를 통해, 작은 것 하나하나까지 관리할 필요 없이 필요할 때마다 작업을 확인할 수 있습니다.

9. 매번 처음부터 새로 만들지 않고 워크플로를 추적하고 저장합니다

• 문제: 프로젝트를 시작할 때마다 워크플로를 다시 구축하고 있습니다.

• 해결책: 프로젝트 계획 프로세스를 템플릿으로 만들어 간소화합니다.

한번 상상해 보세요. 이제 막 분기별 마케팅 캠페인을 완료하고 다음 분기를 준비하고 있습니다. 그런데 이전에 어떻게 업무를 준비했는지 기억나지 않습니다. 이후에 많은 변화가 있었고, 바뀐 대로 여러 프로젝트를 관리하고 있습니다. 처음에 필요한 요소가 무엇인지 정확히 모르겠습니다. 어떻게 하면 중요한 작업을 놓치지 않고 캠페인 프로젝트를 다시 진행할 수 있을까요?

프로젝트를 새로 시작할 때마다 처음부터 워크플로를 다시 만들 필요가 없습니다. 프로젝트를 시작하는 방식을 템플릿으로 만들어 간소화하세요. 이렇게 하면 워크플로를 템플릿으로 반복해서 사용할 수 있습니다. 새로운 프로젝트를 계획해야 할 때는 사용자 지정 템플릿을 사용하여 더 빠르고 효율적으로 계획을 다듬을 수 있습니다.

또한, 프로세스 또는 구축하고 있는 새로운 워크플로에 추가한 신규 작업이나 단계를 템플릿에 꾸준히 업데이트하도록 합니다. 템플릿을 계속 업데이트되는 살아있는 문서라고 생각해 보세요. 가장 효과적이고 효율적인 프로세스를 만들려면 모범 사례와 새로 얻은 인사이트를 템플릿에 지속적으로 업데이트해야 합니다. 마지막으로, 템플릿을 팀과 공유하는 단일 정보 소스에 보관하여 모두가 접근할 수 있게 하면 프로젝트를 수월하게 시작할 수 있습니다.

언제나 여러 프로젝트를 성공적으로 관리하세요

팀 리더는 동시에 여러 프로젝트를 관리해야 할 때가 많습니다. 여기서 제공한 팁이 프로그램에서 진행 중인 업무를 파악하고, 체계적으로 정돈하고, 마감일을 지키고, 목표를 달성하는 데 항상 도움이 되길 바랍니다.