팀의 워크플로를 개선하는 프로젝트 관리 5단계

프로젝트 관리는 잘못 이해될 때가 많습니다. 많은 전문가가 프로젝트 타임라인을 관리하는 것을 프로젝트 관리라고 생각하지만, 프로젝트 관리에는 훨씬 더 많은 요소가 포함됩니다. 프로젝트 관리 5단계를 이해하기 위한 쉬운 가이드를 준비했습니다.

5단계를 아는 것이 왜 중요할까요? 프로젝트 관리의 수명 주기를 이해하면 프로젝트 관리 소프트웨어를 활용하여 더 좋은 내부 프로세스를 구축할 수 있습니다.

이 5단계 모델은 PMI(Project Management Institute)의 프로젝트 수명 주기 PMBOK® 가이드(프로젝트 관리 지식 체계라고도 함)에서 정의했습니다. PMBOK® 가이드는 프로젝트 관리 지식과 스킬을 개선하려는 모든 전문가에게 훌륭한 참고 자료가 됩니다.

우선 프로젝트 관리 단계를 간단하게 소개하겠습니다. 아니면 이 내용을 건너뛰고 프로젝트 관리 삼각형과 관련된 내용을 바로 확인하실 수 있습니다.

1. 프로젝트 착수

프로젝트 관리 모델의 착수 단계에서는 프로젝트를 대략적으로 정의합니다. 이 단계에서는 프로젝트 후원자와 이해관계자를 파악하고 초기 리서치 단계를 시작합니다. 또한 커뮤니케이션 계획을 다른 팀원들에게 쉽게 배포할 수 있도록 프로젝트를 서면으로 문서화하는 것이 좋습니다. 많은 팀이 초기 프로젝트 킥오프 미팅이나 타당성 조사로 프로젝트를 시작합니다. 프로젝트를 어떻게 시작할지는 팀이 선호하는 커뮤니케이션 스타일에 따라 달라집니다. 

프로젝트의 초기 아이디어를 제시하는 것 외에도 프로젝트 결과물과 관련된 장점, 비용, 리스크 요소를 간략하게 설명해야 합니다. 조직에서 성공을 측정하는 방법에 따라 추가 측정 항목을 간략하게 설명할 수도 있습니다.

프로젝트를 평가한 후에는 비즈니스 케이스를 작성합니다. 소규모 프로젝트라면 프로젝트 헌장을 작성합니다. 이러한 툴을 사용하면 프로젝트 목표, 예산, 타임라인 등과 같은 세부 정보를 포함하고 프로젝트를 심도 있게 설명하고 제안할 수 있습니다. 비즈니스 케이스나 프로젝트 헌장 중 어느 것을 작성하든 이러한 툴은 나중에 참조하거나 향후 프로젝트의 목표를 빠르게 확인하는 데 특히 유용합니다.

다음은 비즈니스 케이스나 프로젝트 헌장에 포함되어야 하는 내용의 예시입니다.

• 회사 이름: Apollo Enterprises

• 프로젝트 이름: OKR 플레이북

• 프로젝트 매니저: Kabir Madan

• 목표: 이 보고서의 목표는 세계적인 수준의 리소스를 고객층에 제공하여 리드 생성을 늘리는 것입니다. 

• 이해관계자: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks. 

• 타임라인: 2021년 6월 1일~7월 20일. 

• 이점: 새롭게 경쟁 우위를 확보하고, 새로운 리드 퍼널을 생성하여 궁극적으로 낮은 프로젝트 예산으로 높은 ROI를 얻을 수 있습니다. 

• 리스크: 리스크보다 장점이 더 많지만, 전환에 이르지 못하는 부적격 리드가 유입될 수 있습니다. 

2. 프로젝트 계획

프로젝트 관리의 프로젝트 계획 단계에서는 프로젝트 로드맵을 사용하여 명확한 목표를 설정합니다. 목표 계획을 실행하는 여러 가지 방법이 있지만, 시작하는 데 도움이 되는 세 가지 프로젝트 계획 전략은 SMART 목표, CLEAR 목표, 목표 및 핵심 결과(Objectives and Key Results, OKR)입니다.

SMART 목표는 Specific(구체적인), Measurable(측정 가능한), Achievable(달성 가능한), Realistic(현실적인), Time-bound(기한이 정해진)의 두문자어입니다. 많은 팀이 팀 커뮤니케이션을 개선하고, 명확한 로드맵을 정의하며, 추적 가능한 지표를 얻기 위해 이 방법을 사용합니다.

CLEAR 목표는 Collaborative(협력적인), Limited(한정적인), Emotional(정서적으로 연결된), Appreciable(세분화된), Refinable(변경 가능한)의 두문자어입니다. 많은 팀이 이 방법을 선택하는 이유는 더 현실적으로 실행할 수 있고 협업에 중점을 두기 때문입니다.

OKR은 다른 두 방법과 매우 다릅니다. OKR 방법은 목표를 회사 전체에 공개하여 조직 전체에 가시성을 확보할 수 있습니다. 프로젝트를 시작한 후 목표를 정의하는 대신에, OKR은 목표로 시작한 후 그 목표에 따라 프로젝트를 만듭니다. 조직에 적합한지 판단하려면 OKR 목표 관리에 대해 자세히 알아보세요.

SMART 목표 vs. CLEAR 목표 vs. OKR

3가지 전략이 서로 다른 방식을 취하지만 모두 유사한 결과를 가져옵니다. 비즈니스 목표에 가장 근접한 방식을 선택하는 것은 귀하에게 달려 있습니다.

프로젝트 관리의 프로젝트 계획 단계에서 사용할 수 있는 추가 리소스에는 마일스톤 차트, 간트 차트, 프로젝트 리스크 관리 분석이 포함되며, 모두 이해관계자에게 세부 정보를 명확히 전달하는 데 도움이 됩니다. 이러한 영역은 프로젝트의 초기 범위에서 발견될 수 있지만 계획 단계는 목적, 목표, 리스크를 확장하기에 적합한 시기입니다.

다음은 SMART 프로젝트 관리 방법론을 적용한 목표 분석의 예시입니다.

초기 목표: 리드 생성 증가

향상된 SMART 목표:

• Specific(구체적): 리소스 가이드를 배포하여 리드 생성을 증가합니다.

• Measurable(측정 가능): 월간 리드 생성을 15% 증가합니다. 

• Achievable(달성 가능): 최근 연구에 따르면 고객이 리소스 가이드에 관심이 있는 것으로 나타납니다.

• Realistic(현실적): 리소스 가이드를 제공하는 대가로 고객의 연락처 정보를 수집합니다.

• Time-Bound(기한이 정해진): 리드 트래픽을 유지하기 위해 매년 1월에 연간 리소스 가이드를 작성합니다.

3. 프로젝트 실행

실행 단계에서 팀은 설정된 목표를 달성하는 데 집중합니다. 팀은 처음 두 단계에서 수집한 정보를 이용하여 팀워크와 협업을 통해 지정된 기간 내에 프로젝트를 생성하고 시작합니다.

우선 팀원에게 작업을 배정하여 프로젝트를 시작합니다. 이미 프로젝트 관리 툴을 사용하고 있다면 이러한 작업을 프로젝트 워크플로에 추가하여 팀이 리소스에 빠르게 액세스하고 한 곳에서 커뮤니케이션할 수 있습니다. 타임라인 소프트웨어와 기타 프로젝트 매핑 툴은 팀이 프로젝트의 각 단계를 시각화하는 데 도움이 됩니다.

다음으로, 성공을 측정하는 방법을 모두가 명확하게 이해할 수 있도록 추적 및 성공 방법론을 준비해야 합니다. 추적하려는 특정 성과 지표나 캠페인 실행 후 달성하고자 하는 목표가 될 수 있습니다.

마감일과 업무량은 매일 바뀌므로 필요에 따라 프로젝트 일정을 업데이트하고, 충족된 종속 관계를 종료해야 합니다. 마감일이 가깝다면 우선순위에 따라 팀의 일정을 관리해야 합니다. 프로젝트가 계획대로 진행되고 결과물을 달성하고 있는지 팀원들과 주기적으로 확인하는 것이 좋습니다.

일정이 바뀌더라도 범위 변동이 발생하지 않도록 원래 일정에 최대한 가깝게 유지하는 것이 중요합니다. 즉, 프로젝트의 원래 범위를 너무 벗어나지 않아야 합니다.

다음 타임라인 계획 예시를 살펴보고 업무 세분화 구조를 구성하는 방법을 살펴보세요. 

프로젝트 타임라인: 2021년 6월 1일~7월 20일

프로젝트 팀: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 6월 1일: Kabir가 프로젝트 작업을 설정하고 팀원에게 배정. 

• 6월 14일: Daniela가 리소스 데이터 수집.

• 6월 18일: Daniela가 데이터를 정리한 후 디자인을 위해 Ray에게 제출. 

• 6월 28일: Ray가 검토를 위해 디자인 초안 1을 Kabir에게 제출. 

• 7월 1일: Kabir가 디자인 피드백을 제공.

• 7월 6일: Ray가 적용을 위해 최종 디자인을 Kat에게 제출.

• 7월 12일: Kat이 검토를 위해 스테이징 사이트를 Kabir에게 제출. 

• 7월 15일: Kabir가 스테이징 피드백을 제공.

• 7월 19일: Kat이 테스트를 위해 최종 스테이징을 팀에 제출. 

• 7월 20일: 리소스 가이드를 릴리스. 

4. 프로젝트 성과

프로젝트의 효과를 측정하는 것은 여러 가지 이유로 중요합니다. 프로젝트를 개선할 수 있을 뿐만 아니라 팀원들이 성공과 실패 모두에서 배울 수 있기 때문입니다. 전략적 목표를 설정하고 이를 달성하기 위해 목표 설정 소프트웨어를 사용하여 다양한 핵심 성과 지표(KPI)를 설정할 수 있습니다. 어떤 KPI를 사용할지는 업종과 수행 중인 프로젝트 유형에 따라 달라집니다.

고려해야 할 첫 번째 성과 지표 중 하나는 초기 목표입니다. 프로젝트가 해결하려는 문제를 해결했나요? 초기 목표에서 멀어지기 쉽지만, 성과를 측정할 때 이를 염두에 두는 것이 중요합니다.

다음 단계는 프로젝트 성공을 판단하기 위해 다른 KPI를 검토하는 것입니다. 많이 사용되는 KPI에는 투자 수익률(ROI), 비용 성과 지수(CPI), 계획 가치(PV), 실제 비용(AC), 획득 가치(EV)가 있으며, 이 외에도 많은 KPI가 있습니다.

잘 진행된 점과 그렇지 않은 점을 포함하여 프로젝트의 성공에 대해 이해관계자들과 소통합니다. 솔직하고 피드백에 열린 태도를 보이는 것은 팀원들이 실수로부터 배울 수 있는 가장 좋은 방법입니다.

KPI 예시는 다음과 같습니다. 

• 프로젝트 목표: 리드 획득 전월 대비 15% 증가

• 실제 비용: 청구 가능 시간 $6,487 

• 획득 가치: 전월 대비 획득 $47,300 증가

• 투자 수익률: $40,813

• 일정 성과 지표(획득 가치를 계획된 가치로 나눈 값): .88

• 고객 획득 비용(비용을 리드 수로 나눈 값): 리드당 $.61

• 전월 대비 리드 획득: 18% 향상

• 전월 대비 사이트 트래픽: 4% 향상

• 순이익률: 8% 향상

5. 프로젝트 종료

이 단계는 회사와 팀에 따라 가장 큰 차이가 있습니다. 어떤 팀은 노고를 인정하길 원하지만, 바로 다음 일을 시작하고 싶은 팀도 있습니다. 프로젝트를 종료하는 방법에는 정답이 없으며, 귀하가 팀에 가장 적합한 방법을 찾아야 합니다.

프로젝트를 종료할 때 프로젝트 이해관계자와 성공에 대해 더 깊이 있게 살펴보고 싶을 수 있습니다. 이러한 유형의 미팅을 종종 ‘사후 분석(post mortem)’이라고 합니다. 미팅하기로 결정했다면 사전에 익명으로 설문 조사를 하여 미팅 중에 모든 중요한 문제가 다루어졌는지 확인하는 것이 좋습니다. 성과 단계에서 측정한 KPI를 검토하여 관련된 모든 당사자가 잘된 부분과 잘못된 부분을 명확하게 이해할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 향후 프로젝트에서 같은 실수가 반복되는 일을 방지할 수 있습니다.

프로젝트를 종료하기 전에 팀원들이 액세스할 수 있도록 프로젝트 자료를 공유 폴더에 정리하고 저장하는 것도 좋습니다. 프로젝트 브리프, 템플릿, 카피 에셋, 디자인 파일, 개발 업무 등과 같은 자료는 성과를 평가할 때 편리하므로 보관해두어야 합니다.

프로젝트 종료 단계에서 놓치기 쉬운 중요한 기회는 계속해서 성과를 모니터링하는 것입니다. 팀이 이전에 프로젝트를 설정하고 잊어버리는 경향이 있나요? 비즈니스가 계속 성장하려면 프로젝트를 실행하는 새로운 방법을 지속적으로 테스트하고 재개발하는 것이 중요합니다.

향후 프로젝트를 마무리하는 데 도움이 되는 사후 분석 미팅 안건의 예시는 다음과 같습니다.

프로젝트 이름: OKR 플레이북 

날짜: 2021년 8월 20일

시간: 오전 10:00~11:00 CST

안건 세부 사항:

• 간단한 프로젝트 요약(오전 10:00): Kabir가 프로젝트의 초기 목표와 목적을 소개하고 결과물을 요약합니다. 

• 결과 요약(오전 10:15): Kabir가 초기 리드 생성 목표와 추가 핵심 KPI를 중심으로 프로젝트 성과를 검토합니다.

• 이해관계자 피드백(오전 10:30): Kabir, Daniela, Kat, Ray가 잘된 부분과 개선할 부분에 대한 피드백을 공유합니다.

• 조치 사항: Kabir가 8월 20일 업무 종료 시까지 미팅 메모를 보내고, 9월 3일까지 최적화가 완료되도록 일정을 잡습니다. 

향후 성과를 개선할 방법에 대한 피드백을 가지고 사후 분석 미팅에 참석해 주시기 바랍니다. 

프로젝트 관리의 이점

일반 지식 근로자는 10가지 앱을 하루에 최대 25번까지 전환하고 대다수의 팀은 여전히 ​​원격으로 근무하기 때문에 팀워크가 그 어느 때보다도 분산되어 있습니다. 이로 인해 프로젝트 관리는 조직의 성공에 중요한 부분이 되고 있습니다. 팀이 5명이든 500명이든 관계없이, 작업과 커뮤니케이션을 한 곳에서 관리하는 일은 어려울 수 있습니다. 이 프로젝트 관리 5단계를 활용하면 팀이 업무를 계획대로 진행하고 생산성을 극대화할 수 있습니다.

프로젝트 관리의 수명 주기를 이해하는 것 외에도 프로젝트 관리에는 추가로 이점이 있습니다. 적절한 프로젝트 관리 툴을 사용하면 업무와 목표를 한 곳에서 정리할 수 있을 뿐만 아니라 혼란을 해소하고, 팀의 효과성을 개선하고, 효율성을 높이며, 커뮤니케이션을 조율할 수 있습니다. 따라서, 비즈니스 성장에 기여하는 중요한 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

현재 방법을 개선하려면 새로운 툴과 리소스를 지속적으로 배우는 것이 좋습니다. 칸반 보드, 스크럼 스프린트와 같은 프로젝트 관리 방법이 이전부터 존재하지만, 팀의 생산성과 성공을 새로운 수준으로 끌어올리는 데 도움이 되는 새로운 소프트웨어 기능이 있습니다. 프로젝트 관리의 핵심은 끊임없이 새로운 방법을 시도하는 것입니다.

관리할 수 없는 것을 관리

확인해야 할 요소가 너무 많다면 어디서부터 시작해야 할까요? 간단합니다. 먼저 팀을 살펴보세요. 결국 귀하의 임무는 팀원들이 최고의 역량을 발휘하게 하는 것입니다.

커뮤니케이션을 개선하고, 생산성 소프트웨어를 통해 생산성을 높이며, 마감일 압박을 완화하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 프로세스와 툴을 도입해야 합니다. 확실하지 않다면 팀원들에게 문의하세요. 개개인이 머리를 맞대면 괄목할 만한 성과를 달성할 수 있습니다.

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