프로젝트 통합 관리 가이드(7단계 프로세스)

프로젝트마다 결과물, 예산, 타임라인이 다릅니다. 하지만 많은 회사에서 모든 프로젝트를 통해 요구 사항을 만족하고 목표를 달성할 수 있도록 프로젝트 통합 관리를 표준 관행으로 실행하고 있습니다.

프로젝트 통합 관리에는 작업 위임과 리소스 관리부터 이해당사자와의 커뮤니케이션까지 모든 프로젝트 요소를 조율하는 일이 수반됩니다. 프로젝트와 상호 종속 관계를 전체적으로 관리함으로써 전반적인 상황을 염두에 두면서 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

이 기사에서는 성공적인 프로젝트 통합 관리에 필요한 핵심 단계와 기술을 비롯하여 통합 관리 방법을 자세히 설명합니다.

프로젝트 통합 관리란?

프로젝트 통합 관리는 작업, 리소스, 이해관계자, 결과물을 비롯한 프로젝트의 모든 요소를 조율하는 일입니다. 프로젝트 통합 관리의 목적은 프로세스를 효율적으로 실행하고 사전에 정한 목표를 달성하는 것입니다.

여러 프로세스가 겹치고 여러 팀이 연관된다면 프로젝트 통합 관리가 필요합니다. 프로젝트의 목표가 대립되거나 일정이 상충될 때 프로젝트 통합 관리를 통해 비용이나 일정상의 절충안을 마련하여 프로젝트를 완수하고 이해관계자의 기대를 충족할 수 있을 것입니다.

프로젝트 통합 관리의 예: 마케팅팀이 이해관계자가 읽을 보고서를 작성하기 위해 영업팀의 데이터가 필요한 상황입니다. 프로젝트 통합 관리를 통해 영업팀의 데이터가 마케팅팀에 제대로 인계되고 요구 사항에 맞는 결과물이 나올 수 있도록 할 수 있습니다.

또한 프로젝트 통합 관리에는 프로젝트의 라이프 사이클 중에 거치는 5가지 프로젝트 관리 단계를 감독하는 일도 포함됩니다.

이러한 5가지 단계에는 다음이 포함됩니다.

1. 프로젝트 시작: 이 단계는 프로젝트의 비전과 목표를 확립하고 프로젝트 목표에 대해 이해관계자의 승인을 확보하는 것을 목표로 합니다. 이 단계에서는 프로젝트 개요, 명확한 로드맵, 관련된 이해관계자를 구체적으로 기재한 이해관계자 명부가 포함된 프로젝트 헌장을 작성합니다.

2. 프로젝트 계획: 계획 프로세스는 기한, 예산, 제한된 리소스 내에서 프로젝트 목표를 달성하는 데 도움이 되는 프로젝트 인프라를 구성하는 과정입니다. 프로젝트 문서를 자세하게 작성해 놓으면 팀이 프로젝트 비전과 이를 달성하기 위해 필요한 것이 무엇인지 이해하는 데 도움이 됩니다. 

3. 프로젝트 실행: 이 단계에서는 프로젝트 계획을 실행에 옮겨 프로젝트를 진행합니다. 이 단계에서는 예산 대부분을 결과물을 완성하는 데 지출하게 됩니다. 또한 이해관계자와의 커뮤니케이션과 참여, 품질 보증, 팀 개발과 같은 활동도 이루어집니다. 

4. 프로젝트 성과: 이 단계에서는 프로젝트의 진행 상태를 감독하고 당초 계획과 비교하여 문제점이나 지연되는 부분이 있는 경우 시정 조치를 취합니다. 

5. 프로젝트 종료: 클라이언트나 이해관계자로부터 승인을 받고 프로젝트를 공식적으로 마무리하는 단계입니다. 프로젝트 기록과 프로젝트를 통해 배운 내용을 보관하여 추후 다시 참고할 수 있도록 합니다. 

프로젝트 매니저가 PMI(Project Management Institute)의 PMBOK® 가이드(Project Management Book of Knowledge)에서 제시한 핵심 지식 분야 중 하나이기도 한 이 방식을 익힌다면 프로젝트의 프로세스를 개선할 수 있습니다.

프로젝트 통합 관리 7단계

프로젝트 통합 관리는 프로젝트 계획과 실행에 대한 전체적인 접근 방식을 제시합니다. 이러한 방식은 프로젝트 활동을 효과적으로 조율하는 7가지 프로세스로 구성되어 있습니다. 하나씩 살펴보겠습니다.

1. 프로젝트 헌장 작성

프로젝트는 일반적으로 프로젝트의 개요, 프로젝트 매니저와 핵심 이해관계자를 기재한 짧은 문서인 프로젝트 헌장을 작성하는 것부터 시작됩니다.

프로젝트 헌장에는 다음이 포함됩니다.

• 범위

• 목표 및 결과물

• 프로젝트 팀원

• 프로젝트 리스크 

• 투자를 통해 얻은 이점 또는 수익

• 예산

• 비즈니스 케이스

프로젝트 헌장은 프로젝트 계획을 추진하는 데 기초적인 토대 역할을 하며 이해관계자로부터 동의를 얻어 프로젝트 범위 내에서 빠르게 자율적으로 프로젝트를 진행하는 데에도 도움이 됩니다.

2. 프로젝트 관리 계획 개발

다음 단계는 프로젝트 범위 기술서, 결과물, 타임라인, 마일스톤, 성공을 평가하기 위한 지표를 구체적으로 정하는 자세한 프로젝트 계획을 개발하는 단계입니다.

프로젝트 계획은 전체적인 요구 사항과 목표를 달성할 수 있도록 프로젝트 실행을 이끄는 역할을 합니다.

프로젝트 관리 계획을 작성하는 절차는 다음과 같니다.

1. 이해관계자와 논의하여 프로젝트 요구 사항, 결과물, 목표를 설정합니다.

2. 프로젝트 범위를 정의합니다.

3. 업무 분류 체계(WBS)를 생성하여 작업을 위임하고 리소스를 배정합니다.

4. 프로젝트 일정을 수립합니다.

5. 리스크 평가를 수행하고 비상 대책을 개발합니다.

6. 프로젝트 성과를 평가하기 위한 성과 측정 기준점을 정합니다.

7. 범위 관리, 비용 관리, 리소스 관리, 변경 관리, 이해관계자 관리, 또는 리스크 관리 등에 대한 추가 계획을 수립합니다.

프로젝트 계획 템플릿을 계획 수립의 시작점으로 사용하면 한결 수월하게 프로세스를 진행할 수 있습니다. 

3. 프로젝트 업무 감독 및 관리

다음 단계는 프로젝트 매니저가 다음과 같은 일상적인 업무를 책임지는 프로젝트 실행 단계입니다.

• 프로젝트 팀 이끌기

• 이해관계자와 미팅 주선

• 프로젝트 진행 상태 추적

이 단계에서는 프로젝트 계획과 범위 기술서에 따라 효과적으로 작업이 진행되는지 확인합니다.

4. 프로젝트 지식 관리

프로젝트 지식 관리란 기존의 정보를 사용하거나 추가적인 지식을 얻어 프로젝트 목표를 달성하는 프로세스를 말합니다. 이 단계를 통해 팀원이 결과물을 완성하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다.

이 단계에서 얻은 지식이나 전문성은 회사 전체의 지식 체계에 포함되어 향후 전략 수립에 유용하게 활용될 것입니다.

5. 프로젝트 업무 모니터링 및 통제

프로젝트 통합 관리의 각 프로세스는 서로 연관되어 있으므로 모든 것이 프로젝트 관리 계획대로 진행되도록 프로세스를 철저히 따라야 합니다.

이 단계의 목적은 프로젝트를 계획대로 진행하는 것입니다. 프로젝트 계획에서 벗어나는 부분이 있다면 이를 식별하고 수정해야 합니다.

이를 수행하기 위한 3가지 접근 방식은 다음과 같습니다.

1. 예방 조치: 프로젝트 리스크의 부정적인 영향을 줄이기 위해 수행하는 조치

2. 시정 조치: 향후 프로젝트의 성과가 프로젝트 계획에 부합하도록 하기 위해 수행하는 조치

3. 결함 수정: 기록된 프로젝트 결함을 수정하거나 변경하는 조치

성과를 측정하는 일반적인 기법은 획득가치분석을 수행하여 프로젝트 예산과 일정이 현재 어떤 상태인지 평가하는 것입니다. 프로젝트에 변경해야 할 부분이 있고 이에 대해 승인을 받는다면 업무 성과 보고서와 같은 프로젝트 문서를 업데이트할 필요가 있습니다.

프로젝트를 모니터링하면 프로젝트가 목표 달성을 향해 계획대로 진행되도록 할 수 있습니다.

6. 통합 변경 관리 수행

프로젝트의 변경 사항은 적절히 처리하지 않으면 골치 아픈 상황이 될 수 있습니다. 하지만 변경 관리 프로세스로 대비해 두면 이를 방지할 수 있습니다.

따라서 변경 요청이 범위를 벗어나거나 범위 변동에 근접하지 않도록 변경 요청을 반드시 평가해야 합니다. 범위 변동이란 프로젝트 라이프 사이클에서 요구 사항이 늘어나는 것을 말합니다. 경우에 따라 변경 사항 통제를 전담하는 위원회를 두어 예산, 타임라인, 리소스 등에 관련된 변경 요청을 검토하기도 합니다.

프로젝트 변경의 예로 만약 클라이언트가 추가 자산을 요구한다면 프로젝트에 미치는 영향이 어느 정도인지 평가할 필요가 있습니다.

승인된 변경 요청, 관련 비용과 리소스, 프로젝트 타임라인에 미치는 영향을 비롯하여 변경 요청에 관한 모든 내용을 변경 사항 통제 로그에 기록하세요. 현재 프로젝트 활동에 변경 사항 요청을 원활하게 통합하는 일은 프로젝트의 전체적인 성공에 매우 중요합니다.

7. 프로젝트 종료

모든 프로젝트 업무를 마치고 결과물을 클라이언트에게 전달하고 승인을 받은 후에 프로젝트를 종료합니다.

프로젝트 종료에는 다음과 같은 프로세스가 포함됩니다.

• 이해관계자와 최종 미팅 주선

• 프로젝트에 대한 공식적인 검토 수행

• 계약 종료

• 나중에 사용할 수 있도록 프로젝트 자료를 정리하고 보관

종료한 프로젝트는 추후 업무에 참고하고 프로젝트 통합 관리 시스템을 개선하는 데 필요한 인사이트를 얻는 데 활용합니다.

프로젝트 통합 관리를 실행하는 방법

프로젝트를 통합해서 관리하려면 기술 관련 스킬과 리더십 스킬이 모두 필요합니다. 다음은 프로젝트 통합 관리를 시작하는 데 도움이 될 만한 몇 가지 팁입니다.

프로젝트 매니저가 프로젝트 통합 관리를 감독

프로젝트에는 추적해야 하는 여러 진행 요소가 있으므로 프로젝트 매니저는 상충되는 부분을 해결하는 데 중요한 역할을 합니다. 프로젝트 매니저는 다음을 감독합니다.

• 프로젝트 일정

• 비용

• 프로젝트 결과물

• 리스크

• 프로젝트 목표

• 리소스

프로젝트 매니저는 각각의 요소가 서로 어떤 영향을 미치고 프로젝트 전체에는 어떤 영향을 미치는지 철저하게 이해해야 합니다. 프로젝트 통합 관리에는 구체적으로 프로젝트가 매니저가 추적해야 하는 프로세스, 단계, 결과물이 포함됩니다.

예를 들어 프로젝트 범위가 변경되면 리소스 부족, 예산 초과, 지연 등의 리스크가 발생할 가능성이 있습니다. 프로젝트 통합 관리를 통해 필요에 따라 팀을 재정비하고 리소스를 재배분하여 변경 사항이 프로젝트와 비즈니스에 미치는 영향을 최소화할 수 있습니다.

프로젝트 통합 관리는 특히 교차 기능팀과 상호 종속적인 프로젝트를 관리해야 할 때 유용합니다.

시간을 철저하게 추적

아직 시도해 본 적이 없다면 시간 추적 소프트웨어를 도입해 보세요. 고객에게 비용을 청구할 때나 향후 프로젝트의 일정을 계획할 때도 도움이 됩니다. 팀 캘린더를 통해 시간이 어떻게 배분되는지 전체적으로 간략하게 파악할 수 있지만, 작업에 몇 시간이 소요되었는지를 추적하면 더 정확한 지표를 확보할 수 있습니다.

이러한 데이터를 확보하게 되면 특정 작업을 계획할 때 더 정확한 추정치를 근거로 계획할 수 있기 때문에 향후 프로젝트 일정을 수립하는 데에도 유용합니다.

균형 잡힌 프로젝트 팀을 구성

좋은 프로젝트 팀은 프로젝트 성과에 차이를 만들어 냅니다. 균형 잡힌 팀을 구성하고 팀원의 스킬과 전문 분야에 맞게 작업을 배정하는 것이 프로젝트 매니저의 역할입니다. 모든 사람에게 필요한 리소스를 제공하고 관련된 팀 간에 커뮤니케이션이 원활하게 이루어지도록 하세요.

프로젝트 템플릿으로 시간을 절약

프로젝트 계획과 자료를 만들려면 시간이 걸립니다. 이는 특히 하나의 프로젝트를 준비하는 데 필요한 것이 얼마나 많은지를 생각하면 잘 알 수 있습니다. 처음부터 하나하나 다 만들기보다는 이전 프로젝트에서 썼거나 미리 만들어져 있는 프로젝트 템플릿을 활용하는 것이 좋습니다.

예를 들어 프로젝트 계획 템플릿이나 미팅 안건 템플릿을 다양한 목적에 맞게 수정하여 사용할 수 있습니다. 템플릿을 토대로 필요에 따라 변경하고 맞춤화해보세요.

팀 커뮤니케이션 툴로 협업

부서마다 고유한 커뮤니케이션 스타일과 사용하는 툴이 있으며 프로젝트에는 종종 여러 부서 간의 협업이 필요합니다.

팀 간 의사소통의 오류나 부재를 방지하려면 커뮤니케이션 계획을 사용하여 지식, 리소스, 프로젝트 상태 업데이트를 공유하기 위한 채널을 정해야 합니다. 그래야만 팀이 서로 직접 의사소통할 수 있고 프로젝트 매니저가 중재자 역할을 할 필요가 없어집니다.

예를 들어, 팀 커뮤니케이션 툴을 모두가 공유하는 프로젝트용 허브로 삼아 실시간으로 커뮤니케이션과 피드백을 주고받을 수 있습니다. 팀 커뮤니케이션 툴은 Google Drive와 Slack 처럼 널리 알려진 원격 업무 툴과 연동할 수 있으므로 이미 사용 중인 툴을 보완하는 용도로 사용할 수도 있습니다.

프로젝트 통합 관리의 중요성

프로젝트는 종종 여러 팀이 관여하고 여러 조직 프로세스를 수반하여 역동적이고 복잡합니다. 모든 요소가 최종 목표를 향해 응집력 있게 작용하도록 하려면 프로젝트 통합 관리가 필요합니다. 프로젝트 통합 관리의 몇 가지 이점은 다음과 같습니다.

프로젝트 전체를 조정하고 관리할 수 있습니다

프로젝트 통합 관리는 프로젝트를 올바른 방향으로 이끌고 모든 프로세스가 보조를 맞출 수 있도록 하는 지침 매뉴얼과 같습니다. 프로젝트가 매 단계를 지날 때마다 결과물과 문서가 제대로 준비되어 다음 단계가 원활히 진행될 수 있도록 합니다.

모든 참여자가 자신의 책임을 이해할 수 있습니다

프로젝트 통합 관리를 통해 모든 이해관계자와 팀원이 자신의 역할과 책임을 명확히 이해할 수 있습니다. 프로젝트를 면밀히 모니터링함으로써 혼란이나 문제가 생길 때 팀이나 이해관계자의 질문에 대응할 수 있습니다.

프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다

프로젝트 통합 관리로 예산 내에서 프로젝트를 계획대로 진행하여 마감일을 지킬 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리 계획에 따라 프로젝트를 진행하여 기대했던 결과나 수익을 거둘 수 있고, 프로젝트 전체에 미치는 영향을 최소화하면서 상충되는 부분이나 변경 사항을 해결하는 데 도움이 됩니다.

이해관계자와 원활한 커뮤니케이션을 지속할 수 있습니다

프로젝트 통합 관리를 통해 이해관계자가 프로젝트의 최신 진행 상태를 파악할 수 있습니다. 또한 프로젝트의 변경 사항이 승인되었는지와 관계없이 변경 사항에 대해 이해관계자와 커뮤니케이션하는 시스템을 마련할 수 있습니다. 프로젝트 통합 관리는 또한 프로젝트가 완료 단계에 접어든 후 최종 미팅을 가지는 일의 중요성을 강조합니다.

더 명확한 결정을 내릴 수 있습니다

프로젝트 통합 관리의 각 단계는 프로젝트의 목적과 결과를 정의합니다. 모든 단계를 거치는 동안 프로젝트의 단계별로 최적의 행동 방침에 대해 더 깊게 이해할 수 있습니다. 프로젝트를 철저히 문서화하는 것도 계획의 근거가 되는 논리를 명확히 전달하는 데 도움이 됩니다.

전체적으로 프로젝트 통합 관리는 모든 프로젝트 참여자, 즉 프로젝트 팀, 프로젝트 매니저와 이해관계자에게 도움이 됩니다.

프로젝트 통합 관리로 성과를 거두세요

프로젝트 통합 관리는 프로젝트의 모든 프로세스와 작업을 하나로 모아줍니다. Asana의 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하시면 처음부터 끝까지 프로젝트를 계획하고 정리하는 데 필요한 단일 정보 소스를 갖추실 수 있습니다.

프로젝트의 성공률을 높이고 싶으시다면 프로젝트 관리 소프트웨어가 팀에 잘 맞는지 확인해 보세요.