변경 관리란? 성공적인 변경 관리 계획을 수립하기 위한 6가지 단계

변경은 조직의 성공에 필수적인 요소입니다. 예를 들어, 조직이 성장함에 따라 새로운 툴을 도입하거나, 새로운 전략을 시도하거나 새로운 시장에 진입해야 하기 마련입니다. 작은 변화나 큰 영향을 미치지 않는 변화는 실행하기 쉽습니다. 하지만 전면적인 조직적 변경 사항을 실행해야 할 때 무엇을 해야 할까요?

적절한 계획 없이 조직에 변경 사항을 도입하면 혼란이 야기되고 회사의 추진력이 감소할 수 있습니다. 대신, 변경 사항을 실행하기 전에 계획을 세우고 지원책을 마련한 뒤 신중하게 변경 사항을 도입하여 최대한 원활하게 전환해야 합니다.

간단히 말해, 변경 관리가 필요합니다.

조직에 변경 사항을 도입하는 데 어려움을 겪은 적이 있거나 회사에 변경 사항을 도입하는 가장 좋은 방법을 찾고 계신다면 이 기사를 읽어보세요.

변경 관리란?

변경 관리는 조직의 새로운 변경 사항을 준비하고 관리하는 프로세스입니다. 일반적으로 변경 관리 프로세스 동안 새로운 변화로의 전환을 준비하고, 변경 사항에 대해 조직의 지원을 받으며, 시간이 지남에 따라 변경 사항을 신중하게 도입하게 됩니다.

변경 관리에서 가장 중요한 것은 변경 사항을 여러 각도에서 신중하게 접근하는 것입니다. 조직 전체에 변경 사항을 실행하기 전에 해당 변화가 조직 내 다른 팀에 속한 다양한 직위를 가진 구성원에게 어떤 영향을 미칠지 고려해야 합니다. 이러한 이유로 변경 관리 방법론에는 팀이 시간이 지남에 따라 서서히 조직 변경 사항을 도입하거나, 회사의 일부 부문에 변경 사항을 시험 삼아 적용하거나, 새로운 이니셔티브를 도입하기 전에 적절한 이해관계자의 동의를 얻는 전략이 포함됩니다.

변경 관리는 프로세스이자 방법론입니다. 변경 사항을 도입하는 방법에 관해 이렇게 시간을 들여 생각해 본 적이 없을지도 모르지만, 괜찮습니다. 변경 관리 프로세스를 따르면 팀과 회사가 새로운 변경 사항을 활용할 수 있도록 완벽하게 준비할 수 있습니다.

변경 관리의 이점

변경 관리를 효과적으로 실행하면 팀이나 조직을 방해하지 않고 새로운 프로세스를 도입할 수 있습니다. 우리는 새로운 방식이 객관적으로 더 나은 방식이어도 '오래된 방식'을 고집하는 경향이 있습니다. 변경 관리 계획은 변화가 업무에 지장을 주는 것을 최소화하여 팀이 새로운 변화의 가치를 깨닫게 하는 데 도움이 됩니다.

변경 관리 프로세스를 효과적으로 실행하면 도움이 되는 일은 다음과 같습니다.

• 회사에 추진력 구축

• 변화에 대한 저항 감소

• 성공적으로 변경 사항을 도입할 가능성 증가

• 변화로 인한 잠재적인 부정적 영향 감소

전통적 변경 관리 모델

변경 관리 프로세스는 1960년대 초반으로 거슬러 올라가며, 수년 동안 여러 변경 관리 모델이 있었습니다. 이 기사에서는 일반적인 기존의 변경 관리 모델 세 가지를 살펴보겠습니다.

Lewin의 변경 관리 모델

Kurt Lewin은 커뮤니케이션 관행에 대한 응용 연구에 기여한 실적으로 가장 잘 알려진 독일계 미국인 심리학자입니다. Lewin의 변경 관리 모델 은 변경 관리를 다음의 세 단계 프로세스로 나눕니다.

1. 해빙(Unfreeze): 해빙 단계에서는 팀이나 회사가 변화에 대해 초기에 보이는 저항을 극복하도록 지원합니다. 변화에 대한 저항을 분석할 뿐만 아니라 변화가 필요한 이유를 팀에 설득하기 시작할 것입니다. Lewin의 변경 관리 모델의 해빙 단계에서는 팀이 새로운 것을 받아들일 준비가 되도록 하는 데 중점을 둡니다.

2. 변화(Change): 변화 단계에서는 조직에 변경 사항을 도입합니다. 예상치 못한 문제에 부딪히거나 새로운 시스템을 모든 구성원에게 도입하는 데 시간이 걸릴 수 있는 등의 이유로 변화 단계는 단계적으로 진행될 수 있습니다.

3. 동결(Freeze): 변경 사항을 도입했다면 이 '새로운' 방식이 표준이 되도록 정착시킵니다.

ADKAR 모델

ADKAR 모델 은 Jeff Hiatt가 고안했습니다. ADKAR는 다음을 나타내는 약어입니다.

• 변경이 필요하다는 인식(Awareness)

• 변화에 참여하고 지지하려는 열망(Desire)

• 성공적인 변경 사항을 위해 무엇을 해야 하는지에 관한 지식(Knowledge)

• 변경 사항을 실행할 역량(Ability)

• 변경 사항을 장기간 계속해서 실행하기 위한 강화(Reinforcement)

변경 사항을 주도하는 8단계 프로세스

John Kotter 박사는 그의 저서 Leading Change에서 이 방법을 고안하여 설명했습니다. Kotter 박사에 따르면 8가지 단계 는 다음과 같습니다.

1. 긴박감을 조성하여 즉각적인 행동의 중요성 강조

2. 혁신을 추진하는 협력체를 구축하여 조직의 변경 사항을 안내, 조정, 의사소통

3. 전략적 비전과 이니셔티브를 형성하여 변경 전과 후가 어떻게 달라질지 명확화

4. 지원자를 모집하여 변경 사항을 지지

5. 조직에 실질적인 영향을 미치는 데 필요한 자유를 확립하기 위해 방해 요소를 제거하여 실행 가능하게 하기

6. 단기적 성과를 달성하여 조직이 변경 사항을 지속할 수 있도록 지원

7. 비전을 실현할 때까지 가속을 유지하고 끊임없이 변경 사항을 주도

8. 예전의 방식을 대체할 만큼 강해질 때까지 변경 도입

변경 관리를 적용하는 시기

모든 조직적 변화에 변경 관리 프로세스를 실행할 필요는 없습니다. 변경 관리는 반발이 클 것으로 예상되거나 회사 전체에 적용될 때 중요합니다. 사람들은 변경 사항을 싫어하는 경향이 있다는 점을 기억하세요. 현재 시스템이 가장 좋은 프로세스가 아닐지라도 이를 고수하는 경향이 있습니다. 또한, 개인이나 팀은 새로운 방식으로 일하는 것을 상상하기 어려울 수도 있습니다.

변경 관리 프로세스를 실행할 조직적인 변화의 몇 가지 예시는 다음과 같습니다.

• 전사에 새로운 툴이나 기술 도입

• 경영진이나 조직 구조 변경

• 기업 문화나 가치관 변화

• 회사 정책, HR 프로그램 또는 복리후생 업데이트

• 합병 또는 인수

변경 관리 프로세스를 실행할 때 명심해야 할 가장 중요한 점은 변경 사항을 조직에 언제, 어떻게 도입할 것인지 신중하게 고려하는 것입니다.

Asana에서는 고객이 회사 전체에 새로운 툴이나 기술을 도입할 수 있도록 전문 서비스 팀과 고객 성공팀이 자주 지원을 제공합니다. Asana를 사용하면 팀이 작업을 체계적으로 정리하고 실행할 툴을 갖출 수 있을 뿐만 아니라 업무 관리를 통해 팀의 협업에 새롭게 접근할 수 있습니다. 변경 관리 프로세스를 적용하면 성공적인 도입을 보장할 수 있습니다.

Asana Way of Change: 변경 관리를 통해 새로운 툴이나 기술을 도입하는 6가지 단계

팀이 새롭게 Asana를 도입하도록 지원하기 위해 Asana의 전문 서비스 팀과 고객 성공팀은 Kotter 박사의 변화 주도를 위한 8단계 프로세스에서 영감을 받아 조직에 Asana를 성공적으로 도입한 고객의 모범 사례를 기반으로 변경 관리 프로세스를 구축했습니다. 그 결과로 완성된 Asana Way of Change 방법론은 팀이 조직 전체에 새로운 툴이나 기술을 도입할 수 있도록 지원합니다.

Asana Way of Change는 6단계로 구성되어 있습니다.

1. 이유를 정의하기

2. 현황 파악하기

3. 첫 번째 워크플로 설계하기

4. 팀을 지지하고 성과를 축하하기

5. 성공을 위해 준비하기

6. 사용 현황을 평가하고 사용을 확대하기

아래에 소개하는 Asana Way of Change 사용 방법을 참고하여 Asana나 새로운 다른 툴 등 회사에 새로운 툴이나 기술을 효과적으로 도입할 수 있습니다.

Asana Way of Change 사용: 케이스 스터디

팀이 더 효과적으로 업무를 수행하고 협업을 강화하기 위해 일원화된 업무 관리 플랫폼으로 전환한다고 가정해 보겠습니다. 이러한 조직적인 변경을 실행하기 위해 Asana Way of Change를 적용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 이유를 정의하기

이러한 변경을 조직에 도입하기 전에 먼저 왜 이러한 변경을 적용하려고 하는지, 이 변경으로 해결되는 문제점은 무엇인지를 알아야 합니다. 우리는 모두 변화에 대한 거부감이 있으므로 조직의 모든 구성원이 변경을 반기지는 않겠지만, 변경하는 구체적인 이유를 아는 것이 도움이 됩니다.

'이유'를 정의하는 세 가지 요소가 있습니다.

먼저, '이유 서술문'을 작성하세요

시작하려면 조직에 변경을 도입하려는 이유를 기록하세요. 이 '이유 서술문'은 앞으로 수행할 모든 작업의 나침반이 될 것입니다.

이유 서술문은 다음과 같습니다. “[팀/조직 이름]은 [이 프로젝트 및 프로세스를 관리]하기 위해 새로운 업무 관리 툴을 도입합니다. 이를 통해 [이러한 문제점을 완화]하고 [이러한 목표를 달성]하기를 원합니다.” 괄호에 해당하는 내용을 기재합니다.

예를 들어, 업무 관리 툴을 도입한다면 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

“당사는 부서 간 협업과 가시성을 향상하기 위해 새로운 업무 관리 툴을 도입합니다. 이를 통해 회사의 생산성을 높이고 더 많은 프로젝트를 예정대로 완료하기를 원합니다.”

그런 다음, 성공 지표를 정의하세요

변경 관리 프로세스가 성공적으로 실행되었다는 것이 무엇인지를 정의합니다. 변경을 주도하는 팀과 함께 논의하여 성공 지표를 설정합니다. 지표에 포함되는 몇 가지 요소는 다음과 같습니다.

• 이 변경이 언제까지 도입되어야 하는지

• 회사 전체의 도입률 또는 교육 비율

• 특정 날짜까지 회사 전반에 걸친 사용률

예를 들어, 업무 관리 툴을 도입한다면 다음과 같은 몇몇 지표가 있을 수 있습니다.

• 3월 3일부터 이 툴을 소규모 그룹에 도입할 예정입니다. 직원들은 6월 중순에 사용을 시작해볼 수 있습니다. 그런 다음 7월 17일까지 회사의 모든 구성원이 온보딩을 완료하고 툴에 익숙해져야 합니다.

• 팀은 업무 관리 툴에서 주간 프로젝트 상태 보고서를 보내야 하며, 업무는 툴에서만 관리해야 합니다.

• 7월 30일까지 전 직원이 툴을 활용해야 합니다.

마지막으로, 도입을 지원하는 그룹을 모으세요

조직에 변경 사항을 도입하는 것은 혼자서는 할 수 있는 일이 아닙니다. 이를 지원하는 도입 지원(Adoption Alliance) 그룹이 필요합니다. 도입 지원 그룹은 세 가지 유형의 멤버로 구성됩니다.

• 규칙 설정자: 규칙 설정자는 직장에서의 인플루언서입니다. 규칙 설정자는 회사 전체에서 새로운 업무 관리 툴을 사용하는 방법을 정의하는 일을 지원합니다. 규칙 설정자는 교육을 이끌거나 도입 과정에서 팀원들의 질문에 답할 수 있습니다.

• 인식 구축자: 인식 구축자는 경영진의 일원입니다. 인식 구축자는 변경이 실행되는 것과는 밀접한 관련이 없지만 이를 지원하는 역할을 합니다. 인식 구축자는 팀의 동의를 얻기 위해 '이유 서술문'과 관련한 내용을 전달해야 합니다.

• 제품 지지자: 제품 지지자는 변경 도입을 추진하는 것을 지원하는 개인 기여자 또는 얼리어답터입니다.

2. 현황 파악하기

광범위한 규모의 변경을 실행하려면, 먼저 작게 시작해야 합니다. 변경을 완전히 도입하기 전에 하나의 워크플로를 선택해서 새로운 시스템에 먼저 도입하세요. 이렇게 하면 도입을 지원하는 그룹이 먼저 사용하고 사례를 만들 수 있습니다. 가능하다면, 변경을 실행하기 전에 결함을 해결할 수 있도록 광범위하고 협력해야 하는 워크플로를 선택하면 좋습니다.

예를 들어, 새로운 업무 관리 툴을 도입하기 위해 마케팅 부서와 같은 팀이나 부서를 선택할 수 있습니다. 마케팅 부서에 새로운 툴을 도입하기 전에 먼저 사용 방법에 대한 데모 환경을 만드는 것을 고려해보세요. 예를 들어 새로운 툴을 사용하여 마케팅 캠페인을 더 협력적으로 운영하는 방법을 보여줄 수 있습니다.

3. 첫 번째 워크플로 설계하기

이 단계는 하나의 워크플로나 프로세스에 새로운 변경 사항을 테스트해 볼 기회입니다. 규칙 설정자는 선택된 팀이나 워크플로에 대한 교육을 진행해야 합니다. 제품 지지자도 달성한 일을 축하하고 효과를 발휘한 프로세스를 기록하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

이 시점에서 이전에 생각하지 못한 질문을 받게 될 것입니다. 자주 묻는 질문과 답변을 기록해두면 이 변경 사항을 더 광범위하게 도입할 때 이를 기록한 문서를 제시할 수 있습니다.

앞서 새로운 업무 관리 툴을 도입할 때의 예시를 이어가겠습니다. 마케팅팀을 위한 데모 환경을 구축한 뒤에는 교육 세션을 주최하여 팀에 툴이 어떻게 작동하는지 보여주기만 하면 됩니다. 이 툴에서 시연한 마케팅 캠페인과 같은 부서 간의 이니셔티브를 계획하도록 권장하세요. 팀이 질문을 하면 답변을 해주고 툴이 도입되는 진행 상태를 자주 확인하세요. 전반적으로 달성한 성과를 기록하고 이를 활용하여 다른 팀이 도구를 도입하도록 영감을 줄 수 있습니다.

4. 팀을 지지하고 성과를 축하하기

선택한 워크플로를 팀에 도입한 뒤 진행 상황을 자주 확인하고 작은 성과라도 축하하세요. 이렇게 사기를 높이면 추진력을 얻을 수 있을 뿐만 아니라 변경을 더 광범위하게 도입할 때 제품 지지자가 되어 변경을 찬성하는 집단을 구축할 수 있습니다.

5. 성공을 위해 준비하기

이 시점에서 팀은 새로운 방식으로 운영되고 있어야 합니다. 이 기회를 활용하여 팀이 초기에 달성한 성과를 축하하고, 정기적으로 피드백을 수집하고, 툴 사용을 모니터링하고, 모범 사례를 만드세요. FAQ 문서, 도움말 세션, 새로운 팀원을 한 곳에서 지속해서 온보딩하기 위한 계획 등을 포함하면 장기적인 성공을 보장할 수 있습니다.

6. 사용 현황을 평가하고 사용을 확대하기

첫 번째로 변경을 도입하고 문제를 해결했다고 생각되면 더 광범위하게 도입할 차례입니다. 교육 세션, FAQ 문서, 첫 번째 워크플로에서 준비했던 것을 이용하여 다른 팀을 안내하세요. 회사 규모에 따라 도입 지원 그룹이 질문에 답변할 수 있는 근무 시간을 마련하세요. 제품 지지자가 자주 확인하고 성과를 축하하도록 권장하여 새로운 업무 관리 툴 도입이 추진력을 얻을 수 있도록 하세요.

이렇게 하면 변경 관리 계획이 성공적으로 완료됩니다!

조직적인 변화의 핵심, 변경 관리

조직에 어떤 변경 사항을 도입하거나 어느 변경 관리 방법을 사용하는지와 관계없이, 변경 관리의 핵심은 신중하게 계획된 도입입니다. 변경 관리를 적용하면 팀이 어떤 변경 사항이라도 성공적으로 적응할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

새로운 기술이나 툴을 도입한다면 Asana Way of Change를 활용해 보세요. 자세한 내용은 이 변경 관리 프로세스를 활용하여 팀의 Asana 도입을 지원하는 방법을 설명한 가이드에서 확인하실 수 있습니다.