실행 계획이란? 실행 계획을 세우기 위한 6가지 단계

프로젝트를 진행하려면 계획을 성공적으로 수립해야 합니다. 예를 들어, 청사진 없이 집을 지을 수는 없습니다. 계획 없이 무작정 나무 조각에 못을 박으면 실패할 수 있기 때문입니다. 기업 운영에도 같은 개념이 적용됩니다. 실행 계획은 공통된 목표를 달성하기 위한 청사진과 같은 기능을 합니다. 계획에는 프로젝트 전략부터 예산, 프로젝트에 참여하는 사람의 목록 등 모든 것을 포함해야 합니다.

이 가이드에서 실행 계획이 무엇인지와 실행 계획을 세우는 방법을 논의할 것입니다. 다음 단계를 따르면 여러분과 팀이 크고 작은 프로젝트를 준비하는 데 도움이 될 것입니다.

실행 계획의 목적

실행 계획은 팀이 공통된 목표나 이니셔티브를 달성하기 위해 따라야 할 단계를 요약한 문서입니다. 실행 계획은 전략 계획과 대응되는 개념입니다. 전략 계획이 특정 목표를 달성하기 위해 어떤 전략을 사용해야 할지를 자세하게 설명하는 것이라면, 실행 계획은 목표를 달성하는 방법을 단계별로 나타낸 가이드입니다.

실행 계획의 목적은 팀이 실행 단계로 넘어가기 전에 누가, 무엇을, 언제, 어떻게, 왜 프로젝트를 진행하는지를 명확하게 대답할 수 있도록 하는 것입니다. 간단히 말하면, 전략을 구체적인 작업으로 만드는 실행 계획입니다.

실행 계획이 효과적으로 수립되었는지를 알아보는 좋은 방법은 팀의 외부인에게 실행 계획을 보여주고 프로젝트 전체를 온전히 이해할 수 있는지 확인해 보는 것입니다. 실행 계획에서 모든 질문에 대답할 수 있어야 합니다.

실행 계획을 세우는 6가지 단계

실행 계획이 포괄적이면서 프로젝트 팀에 도움이 되게 하려면 특정 단계를 따라야 하며, 적절한 구성 요소를 포함해야 합니다. 전략에 빈틈이 생기는 위험을 줄이려면 다음 단계에 따라 계획을 세우세요.

1. 목표 정의하기

실행 프로세스의 첫 번째 단계는 목표를 정의하는 것입니다. 새로운 마케팅 클라이언트를 확보하거나 내부 콘텐츠 전략을 개편하는 것과 같이 프로젝트가 완료되었을 때 달성하고자 하는 점을 확인하세요. 프로젝트 목표가 무엇인지를 염두에 두고 시작하면 프로젝트 계획을 구체화하는 데 도움이 됩니다. 

참고하면 좋은 팁:

• 질문하기: 목표를 정의할 때 여러분과 팀은 프로젝트에 대해 다음과 같은 질문을 해보아야 합니다. “이 프로젝트로 무엇을 달성하고자 하는가? 어떤 결과물을 만들어내길 원하는가? 어떤 이해관계자와 프로젝트 결과물을 공유할 예정인가?”

• 잠재적인 리스크 시나리오 브레인스토밍: 실행 계획 후반에 더 자세한 리스크 평가를 수행하게 되지만, 잠재적인 리스크 시나리오를 미리 브레인스토밍해보면 무엇을 달성할 수 있는지 더 현실적으로 파악할 수 있게 됩니다. 

2. 리서치 실시

일단 달성하고자 하는 프로젝트 목표에 대한 대략적인 아이디어를 파악했다면 인터뷰, 설문 조사, 포커스 그룹 또는 관찰 조사 같은 리서치를 실시하여 목표를 좁힐 수 있습니다. 해당 분야의 주요 전문가가 리서치를 수행해야 하며, 이 전문가는 팀원이나 외부 이해관계자가 될 수 있습니다. 리서치 결과는 프로젝트 타임라인, 예산 및 인력 구성이 어떻게 될 것인지에 대한 목록을 포함해야 합니다.

참고하면 좋은 팁:

• 공유 툴을 사용하여 협업하기: 적절한 커뮤니케이션 툴을 사용하면 협업이 더 쉬워집니다. 팀 협업 툴을 사용하여 어디에서나 프로젝트의 목표를 공유하고 다른 사람에게 피드백을 받으세요. 

3. 리스크 파악

잠재적인 리스크 시나리오를 실행 전략의 첫 번째 단계에서 브레인스토밍했습니다. 그리고 세 번째 단계에서는 프로젝트를 진행하면서 직면할 수 있는 모든 잠재 리스크를 파악합니다. 리스크에는 유급 휴가 및 휴일부터 예산 제약 및 인력 손실까지 모든 것이 포함될 수 있습니다.

리스크를 파악하는 좋은 방법은 리스크 관리 대장을 사용하는 것입니다. 리스크 관리 대장을 사용하면 프로젝트 리스크의 우선순위를 파악하고 이에 대비하는 데 도움이 됩니다. 또한, SWOT 분석을 실시하여 프로젝트에 영향을 주는 약점이나 위협을 확인할 수 있습니다. 

참고하면 좋은 팁:

• 유연하게 대처하고 선제적으로 대응하기: 리스크를 파악하는 일은 단순히 전략 준비만 하는 것이 아닙니다. 만약 실행 계획의 이 단계에서 막을 수 있는 리스크를 확인했다면 해당 리스크를 방지하는 조치를 할 수 있습니다. 이런 경우, 초기 프로젝트 목표를 조정해야 할 수도 있습니다. 

4. 마일스톤 일정 계획하기

프로젝트 마일스톤의 일정을 계획하는 일은 계획 프로세스에서 중요한 단계입니다. 이러한 체크포인트는 프로젝트를 진행하는 동안 진행 상태를 추적하는 데 도움이 되기 때문입니다. 마일스톤은 프로젝트를 얼마나 진행했으며, 얼마나 더 남았는지 측정하는 수단으로, 지표와 같은 역할을 합니다. 

간트 차트를 사용하여 프로젝트 마일스톤을 시각화하고 팀 전체가 프로젝트를 계획대로 진행하도록 하세요. 간트 차트를 사용하면 실행 일정을 시각적으로 표시하여 각 작업이 얼마나 걸릴지 나타낼 수 있습니다.

참고하면 좋은 팁:

• 여유 시간 추가하기: 일정을 맞추기 위해 할 수 있는 모든 노력을 다해도 일이 언제나 계획대로 진행되지는 않습니다. 빡빡한 마일스톤을 설정하여 마일스톤 달성에 실패하는 대신 일정에 여유 시간을 두면 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

• 종속 관계 명확히 하기: 종속 관계는 다른 작업이 완료된 후 시작할 수 있는 의존 관계에 있는 작업을 말합니다. 종속 관계를 명확히 하면 프로젝트를 계획대로 진행하고 마일스톤을 달성하는 것이 더 수월해집니다.

5. 담당 업무 및 작업 배정하기

모든 실행 계획은 각 팀원에게 배정된 담당 업무 목록을 반드시 포함해야 합니다. 담당 업무를 배정하여 각 팀원의 성과를 평가하고 진행 상태를 더 면밀하게 모니터링할 수 있습니다. RACI 차트는 역할과 담당 업무를 명확하게 하기 위한 효과적인 프로젝트 관리 툴입니다.

담당 업무를 배정하는 것은 개별 작업을 배정하는 것과는 다릅니다. 예를 들어, 팀원 한 명이 프로젝트 검토를 감독하는 업무를 담당하고 다른 팀원 세 명은 여러 팀이 검토할 수 있도록 프로젝트를 전달하고 커뮤니케이션하는 업무를 담당할 수 있습니다. 담당 업무와 작업을 배정할 때 지시 내용을 명확하게 전달하세요.

참고하면 좋은 팁:

• 커뮤니케이션이 핵심: 역할이나 담당 업무 또는 작업을 배정할 때 왜 다른 팀원이 아닌 해당 팀원을 선택했는지에 대한 이유를 이야기하는 것이 좋습니다. 팀원이 왜 특정한 역할을 맡게 되었는지 의아하게 생각하지 않도록 계획 프로세스의 담당 업무 및 작업 배정 단계를 팀원의 강점을 드러내는 기회로 활용할 수 있습니다.

• 공유 툴에서 담당 업무 추적하기: 프로젝트 관리 소프트웨어 같은 공유 툴이 있으면 팀원이 누가 무엇을 언제까지 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다.

6. 리소스 배정하기

리소스 배정은 리스크를 줄이는 가장 좋은 방법의 하나입니다. 프로젝트에 어떤 리소스가 필요한지 계획하고 해당 리소스를 확보할 수 있다면 프로젝트 도중에 리소스가 부족해지는 리스크를 피할 수 있습니다. 실행 프로세스의 이 단계에서 충분한 리소스가 없다는 것을 알게 되면 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트를 알맞게 조정할 수 있습니다. 

리소스에는 자금, 인력, 소프트웨어, 장비, 기타 물리적 또는 전문적인 자료 등이 포함될 수 있습니다. 시간도 리소스가 될 수 있습니다. 프로젝트를 완료해야 하는 팀원이 다른 프로젝트를 수행해야 할 수도 있기 때문입니다.

참고하면 좋은 팁: 프로젝트에 이용할 수 있는 리소스를 파악할 때 다음과 같이 자문해 보세요. 

• 프로젝트의 우선순위 수준은 무엇인가요? 

• 이 프로젝트를 진행할 수 있는 사람은 누구인가요? 

• 사용할 수 있는 예산이나 툴은 무엇인가요? 

• 추가적으로 필요한 리소스는 무엇인가요? 

• 리소스 배정 계획을 승인하는 사람은 누구인가요?

이러한 단계에 따라 실행 계획을 작성하면 프로젝트 목표를 달성할 가능성이 높아집니다. 실행 계획에 포함할 항목의 체크리스트가 있으면 성공적으로 실행할 수 있습니다.

실행 계획에 포함할 항목

실행 계획을 작성하는 방법을 아는 것은 매우 중요합니다. 그러나 계획에 무엇을 포함할지도 알아야 합니다. 이 체크리스트는 성공적인 프로젝트로 나아가기 위해 고려해야 할 가장 중요한 항목 6가지로 구성되어 있습니다.

1. 목표

실행 계획의 첫 번째 단계에서프로젝트 목표의 윤곽을 만들게 됩니다. 목표를 설정하고 팀이 진행 상태를 모니터링하기 위해 어떤 지표를 사용하여 측정할지 정하세요. 프로젝트 목표를 명확하게 파악하면 팀은 프로젝트를 진행하면서 진행 상태와 성과를 측정할 수 있습니다.

2. 범위 기술서

두 번째 단계에서 리서치를 실시할 때 프로젝트의 범위를 설정하게 됩니다. 프로젝트 범위 기술서는 프로젝트에 설정한 경계를 기재하고 목표, 마감일, 목표로 하는 프로젝트 결과를 대략적으로 정의해야 합니다. 실행 계획에서 프로젝트 범위를 정의하면 프로젝트를 진행하면서 범위 변동을 방지할 수 있습니다.

3. 결과물 개요 작성하기

결과물은 프로젝트의 구체적인 목표입니다. 생성하고자 하는 결과물의 개요를 작성하는 것은 기간을 관리하고, 작업을 할당하고, 리소스를 배정할 때 리소스의 역할을 할 수 있습니다.

4. 작업 마감일

프로젝트를 진행하면서 프로젝트 타임라인이 변경되더라도 실행 계획을 수립할 때 예상 마감일을 명확하게 설정하는 것은 중요합니다. 작업 마감일을 추정할 때 해당 마감일을 기준으로 마일스톤의 일정을 정하고 프로젝트를 완료하기 위한 계획을 세울 수 있습니다. 전략 계획과 실행 계획에 보통 간트 차트가 사용되는데, 간트 차트는 타임라인과 비슷하게 선형 경로를 따라 정보를 표시하기 때문입니다. 

5. 리스크 평가

실행 계획의 세 번째 단계에서 리스크 평가를 실시하게 됩니다. 리스크를 파악하기 위해 리스크 관리 대장 , SWOT 분석, 비상 대책 중 어떤 것을 사용하든지 계획에 이러한 문서를 반드시 포함해야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트에 참여하는 다른 사람도 내용을 확인할 수 있으며 리스크를 방지하는 데 도움을 줄 수도 있습니다. 

6. 팀원의 역할 및 담당 업무

계획의 다섯 번째 단계에서는 팀원에게 역할과 담당 업무를 배정합니다. 이를 자세히 기록해두면 팀원의 책임을 명확히 할 수 있습니다. 팀원의 역할을 명확히 하기 위해 RACI 차트를 사용하든 다른 툴을 사용하든 질문이 생길 때 모두가 참고할 수 있는 장소를 마련해야 합니다. 

실행 계획은 여러분이 작업하고 있는 프로젝트에만 적용되는 계획일 가능성이 큽니다. 그러므로 위의 목록에 없는 다른 요소도 포함될 것입니다. 그러나, 위의 여섯 가지 항목을 기준으로 삼으면 계획이 포괄적인지 파악할 수 있습니다.

프로젝트 실행 계획은 전략 계획과 겹치는 면이 많습니다. 프로젝트 실행 계획을 세우는 프로젝트 매니저가 전략 계획을 같이 수립한다면 계획을 수립할 때 소요되는 총시간을 절약할 수 있습니다.

계획 수립 프로세스에서 시간을 절약하는 다른 방법은 모든 계획을 하나의 업무 관리 플랫폼에 두는 것입니다. 프로젝트 팀이 실행 프로세스를 시작할 준비가 되었을 때 모든 정보가 한 곳에 보관되어 편리하게 활용할 수 있습니다.

실행 계획을 수립하는 것의 이점

실행 계획을 수립하면 여러 가지 이점이 있습니다. 가장 큰 이점은 프로젝트의 성공률을 높인다는 것입니다. 프로젝트 계획을 실행하면 프로젝트를 진행하기 위한 로드맵을 생성하여 문제 발생을 방지할 수 있습니다.

실행 계획을 수립하는 것의 다른 이점은 다음과 같습니다.

• 팀원과 주요 이해관계자 간에 커뮤니케이션을 개선합니다

• 효과적으로 리소스를 정리하고 관리할 수 있습니다

• 프로젝트에 참여하는 구성원들의 책임이 강화됩니다

• 프로젝트 타임라인과 일상 워크플로가 더 구조화됩니다

• 팀원 간 협업이 더 쉬워집니다

실행 계획 없이 실행 단계에 곧바로 돌입하는 것은 무슨 말을 할지 모르는 채로 무대에 올라 연설을 하는 것과도 같습니다. 최고의 성과를 거두려면 준비가 핵심입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어로 간편하게 실행 계획을 세우세요

실행 계획의 단계를 파악하는 것은 프로젝트 관리의 기초입니다. 프로젝트가 잘 계획되어야 성공을 거둘 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 팀원과 이해관계자가 실행 계획에 액세스할 수 있어 실행 계획을 간편하게 수립할 수 있습니다. 온라인 소프트웨어를 사용하여 계획을 수립하면 실시간으로 계획을 수정할 수 있어 프로세스를 개선할 여지가 생깁니다.