처리해야 하는 일을 마무리하지 못하느라 지치셨나요? 5가지 단계로 GTD 방식을 마스터하세요

우리의 뇌는 정보를 저장하기 위해 만들어진 것이 아니라는 데 이견이 없을 것입니다. 수많은 할 일과 리마인더로 머릿속이 복잡해지면 뇌가 과부하되어 실제로 처리해야 하는 일에 쏟을 뇌의 에너지가 얼마 남지 않게 됩니다.

이는 Getting Things Done(GTD) 방식의 핵심 원리입니다. 머릿속에 있던 할 일 목록을 할 일 목록 툴로 옮기면 중요한 일을 처리하는 데 더 많은 뇌의 에너지를 사용할 수 있습니다. 그러면 지금부터 GTD 방식을 활용하는 방법을 알아보겠습니다.

GTD 방식이란?

GTD(Getting Things Done) 방식은 머릿속으로 더 많은 정보를 추적할수록 생산성과 집중력이 낮아진다는 신념을 기반으로 하는 방식입니다. GTD 방식은 머릿속으로 기억하는 것에 의존하는 대신 업무와 관련된 모든 정보를 체계적으로 정리된 외부 정보 소스에 저장할 것을 권장합니다. 이렇게 하면 업무를 놓치게 될까 봐 걱정할 필요 없이 항상 다음에 해야 하는 일이 무엇인지 알 수 있습니다.

GTD는 활용하기 쉬우며 실제 효과가 강력하여 널리 사용되는 시간 관리 전략입니다. 스스로 인지하지 못할지라도 우리의 뇌는 앞으로 해야 할 일을 배열하고 다시 정리하며 할 일을 놓치지 않도록 끊임없이 ‘가동’되고 있습니다. 새로운 작업이 추가될 때마다 뇌는 목록에 있는 모든 작업을 검토하고 새로 추가된 작업과 관련된 일의 우선순위를 다시 지정해야 합니다.

업무 관리에 GTD 방식 도입하기

GTD 방식은 머릿속에 프로젝트와 관련된 모든 정보를 저장하려 하는 대신 5단계 시스템을 사용하여 업무 관리 툴과 같은 외부 소스에 할 일 목록을 기록합니다. 우리의 뇌와 달리 업무 관리 툴은 체계적으로 정리된 대량의 정보를 저장하기 위해 설계되었습니다. 이러한 정보를 실행 가능한 항목으로 구체화하면 장기적으로 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

어떤 툴을 사용하느냐는 결과에 중대한 영향을 미칩니다. 개인, 프로젝트, 프로그램 수준에서 정보를 포착하고 체계적으로 정리할 수 있는 툴을 선택하는 것이 좋습니다. GTD 방식은 단순히 개인의 할 일 목록을 효과적으로 정리하기 위한 것만은 아닙니다. 물론 이 또한 훌륭한 이점이지만, GTD 방식은 실행 목적이 아닌 참고용 업무, 다른 팀원이 완료해야 하는 업무, 본인이 처리하고 있는 업무와 관련된 목표를 효과적으로 파악하는 데 도움이 됩니다.

GTD 방식을 사용하면 이러한 정보를 서로 다른 곳에 저장하는 대신 업무 관리 툴과 같은 하나의 툴에 저장하여 체계적으로 정리할 수 있습니다. 당연히도 Asana는 GTD 방식을 위한 최적의 툴은 Asana라고 생각합니다. Asana를 사용하면 업무를 체계적으로 정리하고 정신적 스트레스를 줄일 수 있습니다. 따라서 중요한 영향을 미치는 업무를 제시간에 완료하여 GTD 방식을 효과적으로 실행할 수 있습니다.

GTD 방식의 장단점

Getting Things Done 방식은 시간 관리 전략의 하나일 뿐입니다. 다른 모든 시간 관리 기법과 마찬가지로 GTD 방식 역시 장단점이 있습니다. 어떤 전략을 도입할지는 시간 관리를 통해 개발하고자 하는 스킬이 무엇이냐에 달려 있습니다.

장점

GTD 시스템은 설정하기 쉬우며, 유연하게 사용할 수 있습니다. 또한, 다음과 같은 장점이 있습니다.

• 자신이 담당하는 모든 일을 머릿속으로 모든 것을 기억하려 할 때 겪게 되는 인지 부하와 정신적 부담을 줄여 줍니다.

• 멀티태스킹을 없애 몰입 상태로 업무에 집중할 수 있는 시간이 더 늘어납니다.

• 실행할 목적이 아닌 업무의 정보를 비롯하여 모든 정보를 저장하기 위한 단일 정보 소스를 구축합니다.

• 처리해야 하는 업무를 명확히 파악할 수 있어 필요에 따라 업무의 우선순위와 일정을 조정할 수 있습니다.

단점

GTD 방식을 도입하기 전에 유념해야 하는 제한 사항이 있습니다.

• 설정하는 데 시간이 걸립니다. 작업 관리 시스템을 사용하고 있지 않다면 모든 업무를 기록할 수 있도록 작업 관리 시스템을 활용해야 합니다.

• 지나치게 유연할 수 있습니다. GTD 방식은 작업을 효과적으로 정리할 수 있게 해 줄 뿐이지 주간이나 일일 업무 일정을 계획하는 데에는 도움이 되지 않습니다. 이러한 수준의 유연함으로 인해 어려움을 겪는 사람이 있을 수 있습니다. 만약 그렇다면, 타임 블로킹이나 타임박싱과 같은 다른 시간 관리 방식과 함께 GTD 방식을 사용하는 것이 좋습니다.

시작하기: GTD 워크플로에서 다음 5가지 단계를 시도해 보세요

Getting Things Done 방식의 5가지 단계로 처리해야 하는 일을 완료하여 성공을 거둘 수 있습니다. 지금부터 소개할 5가지 단계는 Asana와 같은 외부 툴에서 할 일 목록을 만들고 정리할 수 있게 해주기 때문에 더는 머릿속으로 할 일 목록을 추적하지 않아도 됩니다. GTD 방식으로 업무가 정리되면 작업에 착수할 수 있습니다.

1. 포착

업무를 정리하려면 먼저 머릿속이 아닌 곳에서 업무를 포착해야 합니다. David Allen은 이 장소를 어떤 툴을 사용하는지와 관계없이 '수신함(Inbox)'이라고 부릅니다. 작업, 정보, 리마인더(Allen은 이를 '할 것(stuff)'이라고 부릅니다)는 곧바로 수신함으로 보내지기 때문입니다. 이는 이메일 수신함보다는 나중에 처리해야 하는 데이터의 작업 목록에 가깝습니다.

정보를 포착하는 곳

개인의 생산성을 높이고 싶다면 할 일 목록을 사용하여 업무를 추적하는 것이 좋습니다. 팀과 함께 일한다면 자신의 업무를 포착하고 추적할 뿐만 아니라 팀의 업무를 정리하고 관리할 수 있도록 업무 관리 플랫폼을 사용하는 것이 좋습니다.

정리가 아닌 포착에 집중합니다

포착한 업무가 체계적으로 정리되지 않았거나 잘 기록되지 않았다고 걱정할 필요는 없습니다. 첫 번째 단계는 단순히 머릿속에 있는 할 것(stuff)을 끄집어내 외부 정보 소스에 집어넣는 것입니다. 포착하기는 할 일 목록을 더 나은 생산성 시스템으로 정리하기 위한 첫 번째 단계입니다.

정보를 포착하기 쉬운 시스템을 사용하세요. GTD 방식의 핵심 신조는 정보가 뇌에 들어오면 바로 포착한다는 것입니다. 이렇게 하면 뇌의 부하를 즉시 덜어 주어 정보를 놓치지 않을 수 있습니다. 경우에 따라 문서, 협업 참여자, 마감일, 중요한 상세 정보 등의 배경 정보를 추가하세요.

가상 시스템을 사용합니다

이러한 할 것(stuff)을 하나도 빠짐없이 모두 포착할 수 있는 최고의 방법은 아날로그 시스템이 아닌 가상 시스템을 사용하는 것입니다. 할 일 목록을 수기로 작성하면 완료한 일에 선을 그어 지워가는 만족감을 느낄 수 있지만, 할 일을 관리하는 최악의 방법이기도 합니다. 실제로 수기로 작성된 할 일 목록은 체계적으로 정리되지 않고, 실수하거나 잃어버리기 쉬운 데다가 비효율적입니다.

당연히도 Asana는 이를 위한 가상 시스템으로 Asana를 추천합니다. Asana는 업무를 체계적으로 정리할 수 있는 업무 관리 시스템이므로 Asana를 사용하면 팀은 무엇을 해야 하는지, 해당 업무가 왜 중요한지, 어떻게 완료해야 하는지 파악할 수 있습니다.

2. 명확화

모든 것을 포착했다면 이제부터는 명확히 해야 할 단계입니다. 명확화 단계에서는 포착한 정보를 실행 가능한 작업, 상세한 메모, 확실한 배경 정보로 전환해야 합니다. 명확화 단계와 정리 단계는 나란히 진행됩니다. 명확히 하면서 동시에 업무를 적절한 프로젝트로 정리하기 때문입니다.

명확히 할 때는 수신함의 각 항목에 아래에 나열된 정보를 비롯하여 충분한 정보를 확보해야 합니다.

• 실행으로 옮길 수 있는 작업 제목(명확한 의미의 동사를 사용할 것을 권합니다)

• 업무와 관련하여 공유해야 하는 배경 정보, 문서, 파일, 협업 참여자

• 해당 항목과 관련된 프로젝트 이니셔티브, 할 일 목록, 목표

• 업무가 속한 단계, 관련 예산, 추정 작업 시간, 우선순위와 같은 관련 배경 정보

• 해당 업무가 다른 결과물이 완료되길 대기하고 있는지 또는 추가적인 정보를 기다리고 있는지 여부

아직은 이러한 할 일 항목을 옮기는 것을 걱정하지 않아도 됩니다. 정리 단계에 이르면 할 일 항목을 수신함에서 관련 프로젝트로 옮길 것입니다.

우선순위는 매우 중요합니다

명확화 단계를 진행하면서 각 항목에 적절한 우선순위를 부여해야 합니다. 예기치 못한 일이 발생하고, 마감일이 변경되고, 우선순위가 바뀌는 일은 반드시 발생하기 마련입니다. 모든 작업의 우선순위를 명확히 알고 있으면 필요에 따라 마감일을 재배정할 수 있어 언제나 가장 중요한 일을 먼저 처리하고 연기하거나 위임해야 하는 업무가 무엇인지 파악할 수 있습니다.

신속하게 작업을 완료합니다

때로는 신속하게 작업을 완료하는 것이 작업의 우선순위를 지정하거나 명확화를 하는 것보다 더 쉬운 방법이 될 수 있습니다.

• 할 일 목록의 항목이 완료하는 데 2분도 채 안 걸린다면 바로 처리해 버리세요. 이렇게 하면 머릿속뿐만 아니라 할 일 목록에서 해당 작업을 지울 수 있습니다.

• 직무에 해당하지 않는 일이 있다면 적절한 사람에게 위임하세요.

필요에 따라 할 일 목록의 항목을 여러 작업으로 나눕니다

하나 이상의 작업을 나타내는 항목을 작성하는 경우가 있을 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 eBook을 제작하는 아이디어를 얻어 수신함에 신속하게 리마인더를 추가했다고 가정해보겠습니다. eBook을 만드는 일은 여러 단계로 이루어져 있으며 많은 이해관계자가 참여합니다. 따라서 명확화 단계에서 해당 이니셔티브를 여러 개의 개별 작업으로 나눠야 합니다. 예를 들어, 'eBook 개요 작성하기', 'eBook 개요 검토하기', 'eBook 초안 작성하기' 등의 작업을 생성해야 합니다.

또는, 포착한 항목이 전체 프로젝트나 프로그램에 해당하는 정보를 나타낸다면 프로젝트 관리 툴을 사용하여 해당 이니셔티브의 모든 구성 요소를 포착해야 합니다. 예를 들어, 신제품 출시를 준비하고 있다면 프로젝트 관리 툴을 사용하여 엔지니어링 및 제품 개발 측면, 시장 진출 전략, 보도 자료 등 제품을 출시하기 위해 처리해야 하는 다양한 요소를 관리해야 합니다.

3. 정리

명확화 단계를 진행하면서 동시에 정리 단계를 진행해야 합니다. 정리 단계에서는 업무 관리 툴에서 항목을 적절한 프로젝트로 옮깁니다. 프로젝트를 중요한 관련 정보를 저장하는 가상 폴더라고 생각할 수 있습니다. 할 일 항목을 관련 프로젝트로 옮겨 체계적으로 정리하면 메모에 불과했던 할 일 항목을 실행 가능한 작업으로 전환할 수 있습니다.

조직적 구조를 세웁니다

명확화 단계를 마치고 배경 정보를 추가한 후, 수신함에 포함된 항목을 확인할 때마다 해당 항목을 수신함에서 적절한 프로젝트로 옮기세요. 다양한 이니셔티브를 한데 모아 관리하기 위한 프로젝트를 설정하는 것이 좋습니다. 다음과 같은 프로젝트를 추천합니다.

• 실행 가능한 모든 업무를 우선순위에 따라 정렬한 프로젝트

• 메모 또는 참고 자료를 모으기 위한 프로젝트

• 개인적 목표와 팀의 목표를 추적하기 위한 프로젝트 또는 툴

• 지금은 진행할 수 있는 시간적 여유가 없지만, 나중에 다시 살펴보고 싶은 이니셔티브를 모으기 위한 프로젝트

• 다른 업무가 완료되길 기다리는 프로젝트 또는 섹션

• 정보와 미팅 안건을 공유하기 위한 팀 프로젝트

정리 단계는 GTD 방식의 중요한 부분을 차지합니다. 하지만 어떤 조직 시스템을 설정할지는 설정하는 사람이 결정해야 합니다. Asana에서는 자신에게 배정된 모든 작업이 자동으로 '내 작업'에 추가됩니다. 내 작업은 완료해야 하는 모든 업무를 확인할 수 있는 보기입니다. 내 작업에서는 섹션을 추가하여 오늘 마감되는 우선순위가 높은 업무, 이번 주에 마감되는 업무, 장기간 진행되는 업무를 체계적으로 정리할 수 있습니다.

수신함을 비웁니다

나중에 돌아와서 확인하기 위해 수신함에 있는 할 일 항목을 모두 '읽지 않음'으로 저장하곤 합니다. 하지만 이는 머릿속에서 공간을 차지하며, 실제로 생산적이지도 않습니다. 그 대신 각각의 할 일 항목을 실행 가능한 작업으로 전환하고 적절한 프로젝트로 즉시 옮기는 것이 좋습니다.

명확화 및 정리 단계의 마지막에 이르면 수신함이 비어 있어야 합니다. 모든 항목이 적절한 프로젝트로나 업무용 문서로 옮겨져 있으므로 다음번에 수신함을 확인할 때는 새로운 작업의 우선순위를 지정할 수 있어야 합니다.

4. 반영

GTD 방식은 한 번 설정하고 나면 내버려 두는 방식이 아닙니다. 그보다는 필요할 때마다 수시로 작업을 검토하고 우선순위를 다시 지정해야 하는 방식입니다. 따라서 각 작업의 우선순위를 이해하는 것이 중요합니다. 새로 배정된 작업이 이전에 배정된 작업보다 더 높은 우선순위를 가지고 있는 경우, 각 작업의 상대적 우선순위를 알고 있으면 업무의 일정을 다시 짤 수 있고 우선순위를 수월하게 변경할 수 있습니다.

반영 단계를 실행할 시기

반영 단계는 잘못하면 걷잡을 수 없는 결과를 초래할 수도 있습니다. 시도 때도 없이 수신함을 확인한다면 몰입 시간이 줄어들게 되므로 이를 지양해야 합니다.

하루의 시작과 끝, 즉 하루에 두 번 반영 단계를 실행할 것을 권장합니다. 반영 단계를 아침 루틴의 일부로 만들고 하루를 마무리할 때 다시 한번 우선순위를 지정하면 다음 날에 더 체계적으로 정리된 상태로 업무를 시작할 수 있습니다. 이렇게 하면 할 일 목록을 확인하고 그날의 캘린더를 다시 정리해야 한다는 부담감 없이 맑은 정신으로 하루를 시작할 수 있습니다. GTD 방식은 정신적 부담을 줄이기 위해 설계되었다는 점을 기억하세요. 따라서 반영 단계를 너무 자주 실행하면 GTD 방식의 목적에 반하는 것입니다.

그런 다음, 매주 최근 며칠 동안 완료한 업무와 다음 주에 예정된 작업을 면밀하게 검토합니다. 다음 주를 시작할 준비를 갖출 수 있도록 놓치는 작업이 없는지 확인하고 필요에 따라 우선순위를 명확히 합니다.

5. 참여

참여 단계는 GTD 방식에서 대부분의 업무를 완료하는 단계입니다. 머릿속을 비우고 해야 하는 모든 일을 정리했으니 이제 남은 것은 해야 할 일을 처리하는 것입니다.

언제 무엇을 해야 하는가

언제 무엇을 해야 하는지 엄격하게 정해진 규칙이나 가이드라인은 없습니다. 이와 같은 구조를 선호한다면 GTD 방식을 포모도로 방식과 같은 다른 시간 관리 기법과 함께 사용하세요.

참여 단계의 4가지 고려 사항

어디서부터 시작해야 할지 알 수 없다면 시작하기 전 참여 단계의 4가지 고려 사항을 살펴보세요. 그런 다음 현재 상황에 가장 적합한 작업을 선택하세요.

1. 우선순위: 어떤 작업이 가장 우선순위가 높은가요? 오늘 꼭 완료해야 하는 작업은 무엇인가요?

2. 배경 정보: 우리의 뇌가 멀티태스킹에 능하지 못한 것과 마찬가지로 비슷한 유형의 작업은 동시에 처리하는 것이 가장 좋습니다. 이는 타임 블로킹의 원리입니다. 작업과 이메일 사이를 오가는 것보다는 이메일을 한 번에 처리하는 것이 더 효율적입니다. 우리의 뇌에 이미 배경 정보가 있기 때문입니다. 다음에 무엇을 할지 고민하고 있다면 한 타임 블록 안에 유사한 업무를 한꺼번에 모두 처리해 보세요.

3. 사용 가능한 시간: 지금 얼마나 많은 시간이 주어졌나요? 사용할 수 있는 시간 안에 완료할 수 있는 작업을 선택하는 것이 가장 좋습니다. 그래야 작업을 진행하는 도중에 멈추게 되는 일을 피할 수 있습니다.

4. 사용 가능한 에너지: 컨디션이 어떤가요? 이론상의 작업 수용량뿐만 아니라 실제 작업 수용량을 고려하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 블로그 글을 작성해야 하지만 진행하기가 마음에 내키지 않을 수도 있습니다. 자신을 몰아붙여 억지로 글을 작성할 수 있지만, 이렇게 한다면 완료하기까지 평소보다 두 배의 시간이 소요될 것입니다. 대신, 할 수 있는 다른 무언가가 있는지 찾아보세요. 더 낮은 우선순위를 가진 일을 하며 의욕을 높이고 에너지를 끌어올릴 수도 있습니다.

GTD 5단계를 모두 알아봤습니다

Getting Things Done 방식은 실행하고 쉽고 유연한 방식으로, 뇌의 부하를 줄이고 중요한 업무를 완료하는 데 도움이 됩니다. GTD 방식을 적용하려면 노력이 필요하지만, 시간을 들여 연습하면 익숙해질 수 있습니다.

GTD 방식을 활용하기 시작하려면 Asana를 사용해 보세요. 더불어, Asana 모바일 앱을 다운로드하여 이동 중에도 필요한 모든 것을 놓치지 말고 파악하세요.