지금 타임 블로킹을 시작해야 하는 이유

지난주에 업무 우선순위를 다시 지정하고, 일정을 재조정하고, 업무를 끝내느라 야근을 한 적이 있을지도 모릅니다. 많은 사람이 그렇습니다. 최근 연구에 따르면 지식 근로자의 87%가 2019년에 비해 매일 근무시간이 2시간씩 늘어났습니다. 하지만 매주 마감일의 4분의 1 이상을 지키지 못하고 있습니다. 매일 사람들은 시간을 관리하느라 어려움을 겪고 있으며, 그 결과 일정이 명확해지는 것이 아니라 혼란스러워지기만 합니다.

다행히 타임 블로킹이라는 해결책이 있습니다.

타임 블로킹을 사용하면 원하는 대로 일정을 계획하여 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 또한, 필요한 업무에 집중할 수 있어 항상 적시에 정확한 업무를 먼저 처리할 수 있습니다. 시간 관리 템플릿을 사용하면 ‘상시 근무’ 환경에서 종종 놓치기 쉬운 개인 시간, 휴식 시간, 점심시간 등을 확보할 수 있습니다.

타임 블로킹이란?

타임 블로킹은 하루의 모든 일과를 계획하는 시간 관리 전략입니다. 타임 블로킹을 사용하면 일주일의 업무 일정을 작은 크기의 시간 슬롯으로 효과적으로 나누어 이메일을 확인하거나, 프로젝트를 수행하거나, 휴식을 취하거나, 운동을 할 수 있습니다.

대부분의 시간 관리 전략과 마찬가지로, 타임 블로킹은 하루를 되찾고 시간을 실제로 어디에 사용하는지 파악할 수 있는 수단입니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 지식 근로자의 71%는 2020년에 적어도 한 번은 번아웃을 느낀 적이 있다고 답했습니다. 또한, 그중 32%가 업무에서 벗어날 수 없다는 점이 번아웃을 초래하는 가장 큰 원인이라고 답했습니다. 업무 블록으로 일정을 예약하면 중요한 작업을 완료할 수 있을 뿐만 아니라 휴식과 자기 관리 시간을 확보할 수 있습니다.

타임 블로킹 방법

타임 블로킹을 만들려면 비슷한 작업을 그룹으로 묶고 이러한 작업을 수행할 타임 블록 일정을 예약하세요. 타임 블로킹에는 두 가지 기본 원칙이 있습니다.

1. 업무를 중단하거나 일정을 다시 예약하지 않도록 캘린더에 타임 블로킹 일정을 예약하여 시각적으로 표시합니다.

2. 비슷한 작업을 그룹으로 묶어 하나의 집중된 타임 블록으로 설정합니다.

예를 들어, 오전 9시에 1시간짜리 타임 블록을 만들어서 이메일에 회신합니다. 그런 다음, 오전 10시부터 오전 11시 30분까지 타임 블록을 만들어 당일의 주요 프로젝트(예: GTM 프레젠테이션 슬라이드 검토 및 마무리)를 수행합니다. 오전 11시 30분에 또 다른 1시간짜리 타임 블록을 만들어 점심 식사 등 필요한 일을 합니다.

캘린더에 타임 블로킹 일정을 예약하면 이메일에 회신하거나 작업을 완료하는 것과 같이 중요한 업무를 수행할 시간을 확보할 뿐만 아니라 컨텍스트 전환도 줄일 수 있습니다. 여러 작업과 관련한 이메일을 자주 확인하거나 서로 다른 업무를 수행하면서 대규모 프로젝트에 착수하느라 어려움을 겪은 적이 있나요? 타임 블로킹을 사용하면 중요한 작업을 수행하기 위한 시간을 별도로 설정하여 효과적으로 집중할 수 있습니다.

타임 블로킹 vs. 타임박싱

타임박싱은 또 다른 유용한 시간 관리 전략이지만, 타임 블로킹과는 조금 다릅니다. 차이점은 다음과 같습니다.

• 타임 블록을 생성하려면 이메일 확인, 고객과 대화, 작성 등과 같은 일련의 작업에 타임 블록을 배정합니다.

• 타임박스를 생성하려면 각 작업에 개별 ‘박스’를 배정하여 시작 시간과 종료 시간을 설정합니다.

타임 블록이 설정된 캘린더에는 일괄 작업에 큰 타임 블록이 할당되어 있습니다. 예를 들어, 오후 3시부터 4시 30분까지 자신이 만든 여러 디자인을 검토하기 위해 ‘디자인 피드백 검토’ 타임 블로킹을 설정할 수 있습니다. 반면에 타임박스가 설정된 캘린더에는 각 작업의 일정이 예약되어 있습니다. 예를 들어, 오후 3시부터 3시 15분까지 ‘Facebook 배너 이미지에 대한 디자인 피드백 검토’ 작업을 위한 타임박스와 오후 3시 15분부터 3시 30분까지 ‘디자인 피드백에 따라 홈페이지 이미지 수정’ 작업을 위한 다른 타임박스를 설정할 수 있습니다.

미리 설정된 시간 안에 업무를 완료해야 하거나 완벽주의로 인해 어려움을 겪는 경우가 많아 생산성을 높이고 싶을 때 캘린더에 타임박싱을 설정하는 것이 특히 유용할 수 있습니다.

타임 블로킹 vs. 작업 일괄 처리

작업 일괄 처리는 타임 블로킹의 한 요소입니다. 작업을 일괄 처리할 때 비슷한 작업을 취합하고 연결하면 한 번에 작업할 수 있습니다. 이러한 작업은 종종 생각보다 훨씬 더 많은 시간이 소요되지만 빨리 완료할 수 있어 실제로 얼마나 많은 시간이 걸리는지 추적할 수 없습니다. 작업 일괄 처리는 불필요한 작업과 단발성 작업에 낭비되는 시간을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 대신에, 작업 일괄 처리를 하려면 시간을 어디에 쏟으며 무엇에 집중하는지 정확히 알고 있어야 합니다.

예를 들어, 회사의 소셜 미디어 콘텐츠 캘린더를 관리한다고 가정해 보겠습니다. 매주 월요일에 그 주의 게시물을 분류하고, 지난주에 올린 게시물을 요약하여 공유하고, 다음 주에 올릴 게시물을 디자인 팀이 예정대로 작업하고 있는지 확인해야 합니다. 보통은 시간이 될 때마다 이러한 업무를 수행하며, 하루 내내 조금씩 하는 경우가 많습니다.

대신에, 이러한 작업을 일괄적으로 수행하면 생산성이 향상되고 당일 업무를 완료하는 데 집중할 수 있습니다. 마지막 단계는 캘린더에 해당 업무를 수행하기 위한 시간을 예약하는 것입니다. 이것이 바로 타임 블록입니다.

타임 블로킹 vs. 시간 추적

시간 추적은 일반적으로 청구 목적으로 프로젝트에 소요된 시간을 기록하는 프로세스를 의미합니다. 보통 시간 추적은 시간 관리 전략이라기보다는 비즈니스 기능에 가깝습니다. 시간 추적은 일반적으로 크리에이티브 에이전시, 법률 회사, 프리랜서 또는 계약직 직원으로 구성된 팀 등 팀과 조직이 서비스를 제공하는 데 소요한 시간을 기준으로 청구할 때 사용됩니다. 시간 추적을 시작하고 싶다면 시간 추적에 도움이 되는 훌륭한 툴과 연동이 많이 있습니다.

타임 블로킹을 하면 각 이니셔티브에 소요된 시간을 정확하게 파악할 수 있으므로 시간 추적에 도움이 될 수 있습니다. 타임 블록을 지키고 있는지 확인하거나 변경 사항이 있으면 타임 블록을 업데이트하세요.

타임 블로킹을 사용해야 하는 이유

캘린더에 예약된 일정의 대부분이 미팅 일정이라면 타임 블로킹이 효과적이지 않지만, 캘린더에 빈 시간이 자주 있다면 타임 블로킹 전략을 활용하여 시간을 더 효과적으로 관리하고 집중해야 할 일에 시간을 할당할 수 있습니다. 파킨슨의 법칙(Parkinson’s Law)에 따르면 "업무는 주어진 시간만큼 증가하기 마련"입니다. 따라서, 타임 블로킹은 원하는 대로 일정을 계획하고 일정에 따라 업무를 예약하는 좋은 방법입니다.

타임 블로킹은 특히 다음 경우에 유용합니다.

• 자주 멀티태스킹을 한다

• 한 가지 작업에 집중하여 주의가 산만해지는 것을 줄이는 데 도움이 필요하다

• 업무에 시간과 에너지를 계획적으로 사용하고 싶다

• 시간을 매일 어디에 사용하는지 더 명확하게 알고 싶다

• 과로에 시달린다

타임 블로킹을 시작할 때 각 블록을 중요한 프로젝트를 수행하고 딥 워크(Deep work) 상태로 업무에 몰두할 수 있는 중단되지 않는 업무 모음으로 생각하면 됩니다.

딥 워크란?

‘딥 워크(Deep work)’라는 용어는 오늘날 타임 블로킹의 주요 창시자 중 한 명인 Cal Newport가 만들었습니다. 타임 블로킹은 이를 가장 먼저 채택한 사람 중 한 명인 Benjamin Franklin을 중심으로 역사에 걸쳐 사용됐지만, Newport가 디지털 시대에 타임 블로킹을 딥 워크와 최초로 연결했습니다. Newport에 따르면 타임 블로킹으로 긴 시간을 확보하여 방해받지 않고 업무에 몰두할 수 있습니다.

타임 블로킹을 시작하기 위한 팁 7가지

타임 블로킹 전략은 실제로는 간단하지만 이를 적용하고 꾸준하게 지키기에는 까다로울 수 있습니다. 다음에 소개하는 7가지 팁을 활용하여 캘린더를 효과적으로 관리해보세요. 또한 각 프로세스에서 흔히 발생할 수 있는 문제도 소개합니다.

1. 당일에 해야 할 일을 확인합니다

대부분의 시간 관리 전략과 마찬가지로 첫 번째 단계는 당일이나 그 주에 실제로 해야 할 일을 확인하는 것입니다. 아직 하지 않았다면 할 일 목록으로 모든 중요한 업무를 관리하고 업데이트하는 연습을 해보는 것이 좋습니다.

해야 할 일뿐만 아니라 우선적으로 해야 할 일도 알아야 합니다. 가장 중요한 작업이 무엇인지 확인하여 그날 완료할 수 있도록 하세요. 특정 작업의 우선순위, 중요한 첨부 파일이나 문서, 관련된 협업 참여자 등과 같이 업무에 자세한 배경 정보를 추가할 수 있는 툴을 사용하는 것이 좋습니다.

흔히 발생할 수 있는 문제

타임 블로킹으로도 그날 모든 업무를 처리하지 못할 수도 있습니다. 어떤 업무를 우선적으로 처리해야 할지 모른다면 당일 끝내야 할 작업과 다음 날로 미룰 수 있는 작업이 무엇인지 명확하게 파악할 수 없습니다.

2. 언제 가장 생산성이 높은지 확인합니다

타임 블록을 생성하면 이메일 회신, 미팅 참석, 할 일 확인 등을 수행할 시간을 예약하게 됩니다. 타임 블록은 그 자체로도 도움이 되지만, 자신이 생산성을 발휘할 수 있는 시간에 맞게 일정을 조정하여 효율성을 높일 수 있습니다.

아직 파악할 수 없다면 언제 가장 생산성이 높다고 느끼는지 생각해 보세요. 아침에 에너지가 넘치나요? 그렇다면 몰입해야 할 업무나 미팅 등 가장 많은 에너지가 필요한 업무의 일정을 점심시간 전에 예약하세요. 이른 오후에 잠이 오는 편인가요? 그렇다면 이메일 회신과 같은 단순 작업을 예약하여 생산성을 유지할 수 있습니다. 늦은 오후에 다시 에너지가 넘치나요? 중요한 작업을 이때 수행하여 몰입을 방해하는 요소를 최소화하세요.

흔히 발생할 수 있는 문제

며칠 동안 타임 블로킹을 한 후 퇴근 때 어떤 기분이 드는지 확인해보세요. 피로감이 느껴지시나요? 그렇다면 하루 중 가장 생산성이 높은 시간을 잘못 알고 있었을 수 있습니다. 타임 블로킹 일정을 다시 조정하여 효과가 있는지 확인해보세요.

3. 가능하다면 미팅 일정을 그룹으로 묶습니다

미팅 일정도 자신이 생산성을 발휘할 수 있는 시간에 따라 설정할 수 있습니다. 하루에 미팅 시간이 여기저기 흩어져 있으면 생산성이 떨어질 수 있습니다. Asana에서는 이를 스위스 치즈 일정이라고 부릅니다! 미팅 일정이 흩어져 있으면 생산성을 저해하고 하루 일정을 조정하기 어려울 수 있습니다. 업무에 집중할 시간과 휴식 시간을 갖는 대신 미팅을 생각하느라 정신적으로 계속 부담을 느낄지도 모릅니다.

작업과 마찬가지로 미팅 시간을 타임 블록으로 만들 수 있습니다. 하루에 미팅 일정을 분산되게 설정하는 대신 비슷한 시간대로 예약하고 중간에 휴식을 취하며 재충전할 휴식 시간을 마련하여 업무에 더 몰두할 수 있습니다. 또는 Clockwise와 같이 이를 자동으로 모니터링하는 툴을 사용하는 것도 좋습니다.

흔히 발생할 수 있는 문제

이상적인 타임 블록이 아닌 시간대에 미팅 일정이 예약될 수도 있습니다. 그래도 괜찮습니다. 타임 블로킹은 계획적으로 시간을 관리하는 데 도움이 되는 전략이지만, 이것만으로는 하루 전체를 완벽한 일정에 맞추지는 못합니다. 타임 블로킹으로 효과를 발휘하려면 일정을 유연하게 조정할 수 있도록 설정하여 필요에 따라 조율하는 것이 좋습니다.

4. 타임 블록 일정을 예약합니다

가장 생산성이 높은 시간을 파악하고 타임 블록으로 미팅 일정을 예약했다면 이제 나머지 타임 블록 일정을 예약하고 설정할 차례입니다. 당일에 업무 우선순위를 고려하여 각 작업을 집중적으로 처리할 시간을 캘린더에 설정하세요. 하루에 한 번 이상 동일한 작업을 반복해도 괜찮습니다. 예를 들어, 메시지를 확인하고 회신하기 위해 두세 개의 타임 블록 일정을 예약할 수 있습니다.

흔히 발생할 수 있는 문제

타임 블록 일정을 예약하면 이를 확인하고 해당 업무를 책임지고 수행할 수 있습니다. 그러나 캘린더에 모든 시간이 예약되어 있으면 팀원들이 급한 미팅 일정을 잡거나 중요한 논의를 위해 연락하기가 어려워집니다.

이를 방지하려면 캘린더의 각 타임 블록에 라벨을 지정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 오전에는 ‘집중 시간,’ 점심시간은 ‘개인 시간,’ 오후에는 딥 워크를 위해 ‘업무 예약 금지 시간’으로 설정할 수 있습니다. 예약한 타임 블록 일정의 유형을 명확히 하면 팀원들이 필요에 따라 특정 블록에 대해 더 자유롭게 일정을 예약할 수 있습니다.

5. 개인 시간을 위한 타임 블록 일정을 예약합니다

타임 블로킹으로 작업뿐만 아니라 매일 휴식 시간도 예약해야 합니다. 업무에 집중할 시간을 예약하는 것과 마찬가지로, 개인 활동을 위한 타임 블록을 생성하면 일정을 지킬 수 있습니다. 점심시간을 예약하는 것 외에도 개인 시간, 일상 활동 또는 학교에서 자녀를 데리고 오거나 이른 오후에 운동하는 등 짧은 휴식을 취하세요.

흔히 발생할 수 있는 문제

모든 개인적인 타임 블록 일정에 목적이 필요한 것은 아닙니다. 산책을 할 수도 있고, 소셜 미디어를 확인하거나, 집을 청소하거나, 어머니와 통화를 할 수도 있습니다. 그때그때 필요에 따라 결정할 수 있도록 개인 시간을 위한 타임 블록 일정을 남겨두세요. 목적이 없다면 그 시간에 가장 분위기를 환기하는 데 도움이 되는 일을 하면 됩니다. 정해진 답은 없습니다.

5. 예상치 못하게 중단되는 상황이나 업무에 대비합니다

하루 중 갑작스러운 상황에 대비하지 못하면 타임 블로킹이 실패하게 됩니다. 예를 들어, 예상치 못한 작업을 최대한 빨리 완료해야 하거나 집중을 위한 타임 블록에 미팅 일정이 갑작스럽게 생길 수 있습니다. 이러한 상황에 적절히 대처하여 하루를 계획한 대로 보내고 싶을 것입니다.

회사에서 이러한 상황이 자주 발생한다면 오후 타임 블록 일정을 유연하게 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 예상치 못한 작업에 대응할 타임 블록을 확보할 수 있습니다. 또는 아침 타임 블록 중 하나를 방해하는 상황이 발생한다면 중단된 업무를 유연한 오후 타임 블록으로 이동할 수 있습니다.

흔히 발생할 수 있는 문제

새로 생긴 일이 현재 수행 중인 일보다 우선순위가 높은지 확인하세요. 예상치 못한 일이 생기면 더 긴급하게 느껴지는 경우가 많지만, 먼저 수행하던 일보다 꼭 더 중요하지 않을 수도 있습니다. 항상 업무 우선순위를 염두에 두고 그에 따라 일정을 조정하세요.

6. 시간 낭비를 줄이기 위해 계획합니다

아무리 효과적으로 타임 블록을 설정하더라도 시간을 놓칠 수 있습니다. 어쩔 수 없이 우선순위가 높아 보이는 Slack 메시지나 이메일을 확인하고 응답해야 하는 전화를 받을 수도 있습니다. 재택근무를 하면 룸메이트, 자녀, 애완동물 등으로 주의가 산만해질 수 있습니다. 이것은 지극히 당연한 일입니다.

집중해서 처리할 업무를 위해 타임 블록을 설정하고, 딥 워크를 위해 다른 타임 블록을 설정하는 것이 좋습니다. 이메일을 확인하고 일상 업무를 처리할 때 업무가 중단되더라도 흐름이 끊기지 않고 계속할 수 있습니다. 그러나 팁 워크를 위한 타임 블록 일정을 예약한다면 모든 알림을 일시 중지하고 ‘방해 금지’ 모드를 켜는 것이 좋습니다.

흔히 발생할 수 있는 문제

방해 요소를 최소화하기 위한 최적의 전략을 찾는 데 시간이 걸릴 수도 있습니다. 필요에 따라 타임 블록을 계속 조정하고 재조정하세요. 시간이 지남에 따라 이 시간 관리 기술을 사용하여 시간 낭비가 줄어들게 될 것입니다.

7. 필요에 따라 조정합니다

모든 시간 관리 전략과 마찬가지로 타임 블록이 자신에게 적합할 때까지 계속 조정해야 합니다. 처음부터 완벽하게 타임 블록을 설정할 수는 없습니다. 시간을 갖고 자신에게 맞게 일정을 설정하세요. 타임 블로킹 전략은 목표와 필요를 충족하는 경우에만 효과를 발휘한다는 점을 명심하세요. 따라서, 효과가 있는 것을 최적화하고, 생산성을 높이는 데 도움이 되지 않는 전략은 버리세요.

흔히 발생할 수 있는 문제

타임 블로킹 전략이 자신의 스타일에 맞지 않아도 괜찮습니다. 타임박싱과 같이 모든 작업에 시작일과 종료일을 지정하는 목표 지향적인 시간 관리 전략도 시도해 보세요. 자세한 내용은 타임박싱 가이드를 참조하세요.

타임 블로킹 예시

사람마다 캘린더가 다르므로 타임 블로킹이 설정된 캘린더도 조금씩 다릅니다. 그러나 위에서 소개한 7가지 전략을 적용하면 캘린더가 다음과 같이 표시됩니다.

다음 단계: 남은 시간에 무엇을 할지 결정하기

타임 블로킹은 시간을 더 계획적으로 사용하는 데 도움이 됩니다. 중요한 업무를 수행하기 위해 특정 타임 블록을 지정하여 멀티태스킹과 할 일을 미루는 데 시간과 에너지를 낭비하는 대신 일을 끝내는 데 집중할 수 있습니다. 그러나 모든 시간 관리 전략과 마찬가지로, 타임 블로킹 전략은 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확히 알고 있을 때에만 효과적입니다.

업무를 체계적으로 정리하고 관리하는 방법에 관한 더 많은 팁은 효과적인 할 일 목록을 작성하기 위한 15가지 팁 기사를 참조하세요.