포모도로 기법: 팀 생산성을 높이는 방법

할 일 목록이 너무 길어 압박감을 느끼고 제시간에 모두 완료할 자신이 없었던 적이 있으신가요? 포모도로 기법과 같은 시간 관리 전략을 사용하면 생산성을 극대화하고 프로젝트를 일정대로 진행할 수 있습니다.

포모도로 기법은 업무에 집중하는 시간과 짧고 빈번한 휴식이 핵심으로, 정신적 피로를 줄이면서 생산성을 제고하는 것이 목적입니다.

여러 팀원과 여러 프로젝트에 참여한다면 포모도로 기법을 적용하여 작업을 시간 블록별로 나누어 업무량으로 인한 부담을 줄일 수 있습니다.

이 가이드에서는 포모도로 방식과 그 이점, 실행 방법을 자세히 설명합니다. 시간을 효과적으로 관리하고 팀원들도 동일하게 시간을 관리할 수 있도록 도우면 팀 생산성을 제고하고 효율성을 높일 수 있습니다.

포모도로 기법이란?

포모도로 기법은 널리 알려진 시간 관리 기법으로, 25분간의 업무 시간과 그사이에 짧은 휴식을 두어 집중력을 극대화하는 기법입니다.

이 기법은 Francesco Cirillo가 1980년대 후반, 그가 대학생이었던 시절에 개발한 것입니다. Cirillo는 시간 관리와 생산성 문제로 씨름하다가 10분간 집중해서 공부하는 방식을 실행해 보기로 결심했습니다.

그는 토마토(이탈리아어로 '포모도로')처럼 생긴 주방용 타이머를 사용하여 시간을 쟀고 여러 번의 시행착오와 수정 끝에 포모도로 기법을 완성했습니다.

포모도로 기법은 업무와 휴식 시간을 반복하는 접근법으로, 25분간의 업무 시간인 포모도로 후 5분간 휴식을 취합니다. 포모도로를 4번 실행한 후에는 긴 휴식을 취합니다. 짧은 시간에 최대한 집중하여 일하기 때문에 의욕을 유지하면서 생산성을 높일 수 있게 됩니다.

포모도로를 실행하는 동안 집중력을 유지하기 위해 방해 요인을 제한하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 휴대폰을 비행 모드로 두고 채팅이나 이메일 알림을 끄는 겁니다. 하지만 팀원이 급한 작업을 도와달라고 요청한다든지 스스로 통제할 수 없는 외부 방해 요인이 있을 수도 있습니다.

Cirillo는 외부 요인으로 인한 업무 중단에 대처하는 4단계 접근법을 개발하여 이를 해결하였습니다.

1. 알림: 자신이 현재 업무 중이라 바쁘다는 것을 다른 사람에게 알립니다

2. 조율: 문제를 논의할 시간을 조율합니다

3. 일정 예약: 바로 미팅 시간을 정합니다

4. 다시 연락: 포모도로가 끝나면 다시 연락합니다 

이렇게 팀원들을 존중하는 방식으로 소통하면 업무를 하는 동안 몰입 상태에 이르고 이를 유지할 수 있습니다.

또는 팀과 함께 이 기법을 사용할 수도 있습니다.

팀 환경에서 이 방식을 적용하려면, 하루 업무를 시작하는 시점에 각 팀원에게 포모도로 기법을 사용하여 끝마칠 작업을 할당해야 합니다. 하루 업무를 마감할 때 팀 회의에서 작업 현황과 포모도로를 몇 번 완료했는지 검토합니다.

이 방식에 제법 익숙해지면 어떤 작업에 포모도로가 몇 번 필요한지 가늠할 수 있게 되고 이는 향후 작업 흐름이나 프로젝트 일정을 계획하는 데 도움이 됩니다.

포모도로 시간 관리 방식을 사용하는 방법

포모도로 방식을 사용하려면 먼저 다음과 같은 시간 기록 도구를 고릅니다.

• 타이머: 아날로그나 디지털 타이머를 사용하여 시간을 추적합니다.

• 포모도로 타이머: 포모도로 세션을 위해 특별히 고안된 타이머도 있습니다. 시작 버튼을 누르면 특수한 타이머가 포모도로가 끝나는 때와 휴식이 끝나는 때를 알려줍니다.

• 포모도로 앱: iOS와 Android 휴대전화 모두에서 이용할 수 있는 포모도로 앱을 다운로드하여 포모도로를 추적할 수도 있습니다.

사용할 도구를 선택했으면 아래 단계를 따라 포모도로를 시작합니다.

1. 오늘 내로 끝마치고자 하는 작업 목록을 우선순위에 따라 작성합니다.

2. 착수할 작업을 선택하고 25분 포모도로를 시작합니다.

3. 시간이 되면 끝마친 사항을 기록하고 체크 표시를 합니다.

4. 5분간 휴식을 취합니다.

5. 2~4 단계를 반복하여 포모도로를 세 번 더 실행합니다.

6. 포모도로를 네 번 실시한 후 15~30분간 휴식을 취합니다.

7. 작업을 완료하는 데 필요한 포모도로 횟수를 추적하며 이 사이클을 반복합니다.

일반적으로 풀타임으로 근무한다면 하루에 포모도로를 16번 해야 하지만, 엄격하게 지켜야 하는 건 아닙니다. 할 일 목록을 완료하는 데 필요한 만큼 포모도로 세션을 수행하세요.

완료한 포모도로 세션 횟수를 기록하면 일정을 더 잘 계획할 수 있습니다. 다음에 유사한 작업을 할 때는 일정표를 만들고 이전 기록을 바탕으로 그러한 작업을 완료하는 데 포모도로가 몇 번 필요한지 가늠합니다.

포모도로 준비하기

작업 계획을 세울 때 따라야 할 팁 몇 가지를 소개합니다.

• 복잡한 작업을 나누기: 프로젝트나 작업이 여러 단계를 거쳐야 하고 포모도로를 다섯 번 이상 해야 할 것으로 예상된다면 더 작고 간단한 작업으로 나눕니다. 예를 들어, 보고서를 써야 한다면 조사, 개요 작성, 초안 작성 및 편집 등 작성 프로세스별로 나눠 작업을 생성할 수 있습니다.

• 더 작은 작업을 하나로 합치기: 끝내는 데 포모도로 한 번이 채 걸리지 않는 간단한 작업을 하나로 합칩니다. 예를 들어, ‘회의 일정 정하기’와 ‘이메일에 회신하기’를 동일한 세션에 포함할 수 있습니다. 이를 타임 블록이라고 합니다.

• 추가 포모도로 시간 정하기: 예상보다 더 오래 걸리는 작업이 있다면 추가 포모도로를 몇 번 더 정합니다. 이로써 문제가 생겼을 때 작업을 기한 내에 마쳐야 하는 스트레스를 줄일 수 있습니다. 추가 포모도로를 사용하지 않을 때는 자기 개발이나 필수적이지 않은 다른 작업을 하는 데 이 시간을 사용할 수 있습니다.

포모도로 휴식 중에 할 일

포모도로 후의 휴식은 정신적 휴식을 위한 것입니다. 따라서 정신적으로 부담되는 일은 하지 않도록 하세요. 그래야 뇌가 쉬면서 정보를 흡수할 시간이 생깁니다.

모니터 앞을 떠나 뭔가 몸을 움직이는 일을 하는 것도 좋습니다.

포모도로 휴식 중에 할 수 있는 일 몇 가지를 추천합니다.

• 스트레칭이나 운동하기

• 산책하기

• 책상 정리하기

• 간식 먹기

• 커피나 차 마시기

• 음악 듣기

자주 휴식을 취하면 신체적으로 그리고 정신적으로 재충전을 할 수 있게 되어 그날의 남은 작업에 집중할 수 있습니다.

포모도로와 Asana 결합하기

포모도로 기법을 최대한 활용하려면 다른 작업 흐름 관리 툴이나 생산성 툴과 함께 사용하는 것이 좋습니다. 생산성 소프트웨어는 포모도로 방식을 보완하여 업무 정리와 시간 관리를 통합할 수 있습니다.

Asana와 같은 업무 관리 소프트웨어 툴과 함께 포모도로를 계획하는 몇 가지 방법을 소개합니다.

• 할 일 목록 생성하기: Asana의 할 일 목록 소프트웨어로 원하는 만큼 상세하게 작업을 추가할 수 있습니다. 마감일 알림을 설정하고, 보기 화면을 사용자 지정하며, 이를 팀원과 공유할 수도 있습니다. 이는 팀 전체가 포모도로를 실행하는 데 유용합니다.

• 팀 작업 관리하기: 칸반 보드나 이와 유사한 툴을 선호한다면 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 작업을 위임하고 해당 작업의 진행 상태를 실시간으로 추적할 수 있습니다. 또한, 작업을 완료하는 데 걸린 포모도로 횟수를 기록하여 팀이 참고하도록 할 수도 있습니다. 모든 사항을 한 군데에서 관리하면 정보를 체계적으로 정리할 수 있고 커뮤니케이션의 능률이 높아집니다.

• 작업 흐름 관리하기: 알맞은 작업 흐름을 갖추면 효율적으로 업무를 수행하는 동시에 팀이 최신 진행 상태를 파악할 수 있습니다. 작업 흐름 관리 소프트웨어를 사용하여 기대치를 설정하고 미리 체크인 미팅 일정을 수립하며, 며칠 또는 몇 달 전에 작업 계획을 미리 세울 수 있습니다.

생산성 툴과 프로젝트 관리 툴을 활용하면 팀의 작업 흐름을 맞춤화하여 포모도로 방식에 따라 운영할 수 있습니다.

포모도로 기법의 이점

포모도로 기법은 집중적인 업무 시간을 진행하여 생산성을 높이는 방법으로 널리 알려진 시간 관리 기법입니다.

포모도로 기법이 전반적인 생산성 향상에 도움이 되는 몇몇 방식은 다음과 같습니다.

1. 집중력 향상

포모도로 기법을 실행하면 동시에 여러 가지 일을 하는 멀티태스킹 습관을 벗어날 수 있습니다. 일반적으로 사람이 동시에 여러 가지를 제대로 하기란 쉬운 일이 아닙니다. 포모도로 기법을 사용하면 적당한 시간 간격을 두고 한 번에 한 가지 작업에만 집중하는 훈련을 할 수 있습니다. 이러한 프로세스를 실천하면 더 짧은 시간에 더 좋은 품질의 결과물을 산출할 수 있습니다.

2. 프로젝트 계획 수립 촉진

포모도로 실행에 익숙해진 후에는 작업과 프로젝트 계획을 더 정교하게 수립할 수 있게 됩니다. 예를 들면 보고서 작성에 포모도로가 몇 번 필요한지 가늠하고 이에 따라 적절한 마감일을 설정할 수 있습니다.

3. 주의 분산 방지

방해 요인에 대처하는 Cirillo의 접근법을 따르고 업무 중에 이를 제거하는 조치를 취하면 몰두하는 시간을 위한 최적의 업무 환경을 갖출 수 있습니다. 예를 들면 휴대전화를 비행 모드로 두고 자동으로 이메일에 회신하도록 설정할 수 있습니다.

4. 정신적 피로 경감

학술지 Cognition에 게재된 한 연구에 따르면 작업을 오랫동안 수행하는 것이 성과 하락으로 이어지는 반면, 작업 중간중간에 짧게 휴식을 취하면 집중력을 유지하는 데 도움이 되는 것으로 나타났습니다. 포모도로 사이에 규칙적으로 휴식을 취하면 뇌가 쉴 수 있기 때문에 지나치게 피곤해지지 않고 다시 집중할 수 있습니다.

5. 팀 커뮤니케이션 간소화

팀 전체가 포모도로를 사용하면 팀원 모두 개개인의 책임을 분명히 이해하고 각자 몰두하는 시간을 서로 존중하게 됩니다. 또한 팀 내 업데이트를 할 때만 모이면 되기 때문에 필요한 회의의 횟수와 시간을 줄일 수 있습니다.

6. 동기 부여 유지

작업을 나눠서 짧은 시간에 집중적으로 처리함으로써 25분간 얼마나 많은 일을 해냈는지 스스로 확인하며 만족감을 느끼게 됩니다. 그러면 생산성을 계속 유지하고 미루고 싶은 마음을 물리칠 동기가 생깁니다. 네 번의 포모도로가 끝난 후 누리는 긴 휴식 역시 동기 부여 상태를 유지토록 합니다.

포모도로가 정말 효과가 있을까요?

모든 사람이 업무 환경과 업무 스타일에 따라 다른 방식으로 시간을 관리합니다. 연구에 따르면 포모도로 방식은 실제로 효과가 있는 것으로 나타났기 때문에 여러분에게도 효과가 있다는 것을 알게 될 것입니다.

포모도로 방식은 주로 타임박싱에서 영향을 받았습니다. 타임박싱은 캘린더에 표시한 일정 타임 블록 내에 작업을 완료하는 생산성 전략입니다. 생산성을 높이는 100가지 방법을 테스트한 결과, 타임박싱 방법이 가장 유용한 것으로 나타났습니다. 포모도로 방식은 타임박싱과 마찬가지로 일정한 기간 내에 업무를 수행하는 방법입니다.

포모도로를 사용하여 생산성을 측정하면 시간의 경과가 부정적인 의미가 아닌 긍정적인 의미를 지니게 됩니다. 시간이 흘러가 버린 것이 아니라 무엇을 달성했는지 나타내기 때문입니다.

철학자 Henry Bergson은 늦지 않으려고 시간을 재면 그저 스트레스와 근심을 불러올 뿐이라고 했습니다.

반면 시간을 일련의 사건으로 인식하면 스트레스를 유발하지 않습니다. 바로 이 때문에 포모도로 기법이 유용한 것입니다. 근무 시간을 계획된 포모도로 시간의 연속으로 볼 수 있으므로 시간에 대한 스트레스를 줄일 수 있습니다.

Cirillo가 표현한 대로 ‘시간의 의존성을 뒤집음’으로써, 더 이상 시간의 개념이 근심거리가 아닌 동기를 부여하는 요소가 되는 것입니다. 포모도로 하나하나가 우리에게 적당한 압박감을 주어 개선하고 앞으로 나아갈 수 있도록 합니다.

그러나, 이 기법을 뒷받침하는 이론이 옳다고 해도 포모도로 기법이 어느 정도 효과가 있는지는 사람마다 다를 수 있습니다.

업무 스타일에 맞게 포모도로 방식 적용하기

전통적인 포모도로 방식이 효과가 없는 경우에는 자신의 업무 스타일과 선호하는 방식에 더 잘 맞게 바꿔 보세요.

휴식을 취할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 포모도로 지속 시간 바꾸기: 포모도로 지속 시간을 자신의 업무 습관에 맞게 조정합니다. 예를 들어 더 오래 휴식하고 업무 시간은 더 짧게 할 수 있습니다. 업무와 휴식을 반복하는 패턴을 지키기만 하면 이 기법의 이점을 누릴 수 있습니다.

• 다른 전략과 조합하기: Getting Things Done(GTD) 방식과 같은 정리 및 생산성 전략이 잘 맞는다면 이와 같은 방식을 포모도로 방식과 조합할 수 있습니다. 한 가지 전략으로 작업을 체계적으로 정리하고 포모도로 방식으로 작업을 처리하세요.

• 포모도로가 가장 도움이 될 때 실행하기: 근무 시간 내내 포모도로를 억지로 실행할 필요는 없습니다. 가장 도움이 되는 때, 예를 들면 여러 부분이 동시에 진행되는 프로젝트를 진행할 때 사용하세요. 하루의 생산성 수준이 때에 따라 다르다면 가장 생산성이 높을 때 포모도로 방식을 사용해 보세요.

제자리에, 준비, 포모도로!

포모도로 기법은 집중하는 업무 시간과 휴식을 번갈아 반복하는 간단한 시간 관리 접근법입니다.

작업을 완료하기까지 걸리는 포모도로 횟수를 가늠하고 이를 토대로 작업 일정을 수립하면 진행 상태를 측정하고 이를 팀과 공유할 수 있습니다.

포모도로 기법으로 생산성을 높이고 프로젝트 관리를 개선하며, 팀워크를 강화할 수 있습니다. 작업 흐름을 한층 더 세밀하게 조정하려면 포모도로 기법을 생산성 툴이나 작업 관리 소프트웨어와 함께 사용하세요.

작업 효율을 더 개선하려면 생산성을 높이는 12가지 팁을 지금 확인하세요.