Excel 타임라인과 캘린더를 대체할 최고의 대안

명확한 계획을 만들려면 프로젝트의 모든 단계를 세심히 계획해야 합니다. 하지만 목록으로 이루어진 작업을 보는 것만으로는 업무의 연관 관계와 마감일을 한눈에 파악하기가 어렵습니다. 프로젝트 타임라인과 캘린더를 사용하면 이 모든 정보를 효과적으로 시각화할 수 있습니다. 타임라인과 캘린더는 프로젝트 계획을 시각적으로 표시하는 방식을 제공하므로 언제 업무가 진행되는지 확인하고, 업무의 종속 관계를 파악하고, 업무가 계획대로 진행되는 것을 가로막는 요소를 미리 포착할 수 있습니다.

프로젝트 계획 수립을 시작할 때면 자연스럽게 Excel을 열고 프로젝트 타임라인이나 캘린더를 작성하기 시작할 것입니다. 하지만 잠시 한 발짝 물러나서 생각해 보세요. Microsoft Excel을 사용하여 프로젝트 캘린더나 타임라인을 만들 수 있지만, Excel이 언제나 최적의 툴은 아닙니다. Excel은 숫자를 계산하고 피벗 테이블을 만들기에는 훌륭하지만, 프로젝트를 관리하거나 타임라인과 캘린더 등 기타 유용한 레이아웃에 정보를 표시하기 위해 설계된 툴은 아닙니다.

반면에 Asana와 같은 협업을 위한 업무 관리 소프트웨어는 팀이 프로젝트를 효과적으로 계획하고 관리할 수 있는 기능을 제공하며, 팀이 업무를 시각화할 수 있도록 타임라인 보기와 캘린더 보기를 제공합니다(수식이나 셀 병합을 사용할 필요가 없습니다).

이 기사에서는 Excel이 프로젝트 관리에서 꼭 필요한 중요한 점을 충족하지 못하는 부분을 살펴보고 Excel과 업무 관리 소프트웨어의 차이점, 프로젝트 타임라인과 캘린더의 예시, 프로젝트에 사용할 타임라인과 캘린더를 만드는 단계를 설명합니다.

Excel 타임라인 및 캘린더 vs 업무 관리 소프트웨어

Excel은 매우 유용한 툴이지만, 프로젝트 관리를 위해 만들어진 툴이 아닙니다. 지금부터 Excel을 사용하여 프로젝트를 관리할 때 겪게 되는 3가지 어려움에 대해 알아보고 업무 관리를 위해 설계된 툴을 선택하여 프로젝트를 관리하는 방식을 개선하는 방법을 소개하겠습니다.

일관된 프로젝트 구조

• Excel: 스프레드시트는 개별 셀로 이루어진 공백의 캔버스입니다. 따라서 프로젝트 일정을 만들 때는 정보를 입력할 셀을 정해야 합니다. 구조를 설정하는 데 많은 시간이 소요될 수 있으며 중요한 모든 상세 정보를 포착하기 어려울 수 있습니다. 또한, 사람마다 캘린더와 타임라인을 다르게 만들 수 있어 프로젝트 전반에 일관성이 떨어집니다.

• 업무 관리 소프트웨어: 업무 관리 소프트웨어는 모든 프로젝트와 작업을 관리하기 위해 특별히 설계된 툴이기 때문에 세세한 계획을 짤 수 있는 구조를 기본으로 제공합니다. 일반적으로 업무 관리 소프트웨어에는 업무의 모든 요소를 포착하고 업무를 체계적으로 정리하는 표준 방식이 있으며, 담당자와 마감일과 같은 중요한 정보를 포착하기 위한 추가적인 필드가 있습니다. 또한 캘린더, 타임라인, 목록, 칸반 보드와 같은 다양한 보기에서 신속하게 계획을 세울 수 있고 여러 프로젝트에서 동일한 구조를 사용할 수 있습니다.

일원화된 실행 가능한 계획 및 타임라인

• Excel: 스프레드시트에서는 각 셀에 있는 정보는 실제 업무와 연결되어 있지 않습니다. 프로젝트 업무에 관해 팀원들과 커뮤니케이션하고 협업하기 위해 스프레드시트 외에도 이메일, 채팅 앱, 기타 툴을 사용해야 합니다. 그 결과 프로젝트의 중요한 상세 정보가 여러 곳에 흩어져 있게 되어 중요한 배경 정보를 잃어버리기 쉽습니다.

• 업무 관리 소프트웨어: 한 곳에서 팀과 함께 프로젝트의 모든 요소를 체계적으로 정리하고, 추적하고, 커뮤니케이션할 수 있습니다. 한 곳에서 모든 것을 공유하기 때문에 누가 어떤 업무를 언제까지 해야 하는지 모든 팀원이 명확히 파악할 수 있습니다. 그런 다음, 툴에서 바로 커뮤니케이션하고, 협업하고, 파일을 첨부할 수 있어 모든 요소가 연결되고 정보를 찾기 쉽습니다.

실시간으로 이루어지는 프로젝트 업데이트

• Excel: 실제 업무가 스프레드시트에서 이루어지지 않기 때문에 범위, 책임, 마감일이 변경되거나 작업이 단순히 완료되었을 때 각 셀에 입력된 정보를 수동으로 직접 업데이트해야 합니다. 이러한 일을 위한 일은 특히 복잡한 프로젝트나 타임라인을 관리할 때 많은 시간을 허비하게 만들 수 있으며, 최신 정보를 반영하지 못하거나 정보를 놓칠 수 있습니다.

• 업무 관리 소프트웨어: 누군가 작업을 완료하거나, 업무를 재배정하거나, 프로젝트에서 마감일을 변경할 때 타임라인이나 캘린더가 자동으로 업데이트되어 이러한 변경 사항이 반영됩니다. 이를 통해 프로젝트에 참여하는 구성원은 계획을 자신 있게 추진하고, 담당 업무를 명확히 파악하고, 언제든지 업무의 진행 상태를 확인할 수 있습니다.

캘린더와 타임라인 중 무엇을 사용해야 할까요?

프로젝트 캘린더나 타임라인 중 무엇을 사용할지는 프로젝트와 확인하려는 정보가 얼마나 복잡한지에 따라 다릅니다. 지금부터는 시각적 프로젝트 계획의 각 유형을 사용하기 적절한 경우를 살펴보겠습니다.

프로젝트 캘린더

프로젝트 캘린더 레이아웃은 날짜 범위와 마감일을 기준으로 업무 일정을 확인하고 싶을 때 유용합니다. 마감일을 개략적으로 파악하면 필요에 따라 프로젝트 계획을 조정할 수 있습니다.

프로젝트 타임라인

간트 차트와 마찬가지로 타임라인은 업무 순서와 업무가 어떻게 그룹화되었는지, 업무가 언제 진행되는지 확인하고 싶을 때 유용합니다. 또한, 동시에 진행되는 업무가 생겼을 때 중복 작업과 적절히 조율되지 않은 종속 작업을 포착할 수 있습니다.

업무 관리 툴의 타임라인 및 캘린더 예시

지금부터 살펴볼 예시에서는 Asana를 예로 들어 Excel 스프레드시트 대신 협업 관리 툴로 프로젝트 캘린더나 타임라인을 작성하는 것이 어떠한지 설명하겠습니다.

편집 캘린더 및 콘텐츠 캘린더

스프레드시트에서 편집 캘린더를 관리하려면 사전에 많은 작업을 해야 하며 갑작스럽게 새로운 정보가 추가되거나 일정이 변경될 때마다 셀에 입력된 정보를 수동으로 업데이트하거나 변경해야 합니다. 하지만 업무 관리 툴을 사용하면 편집 캘린더를 콘텐츠 제작 프로세스에 연결할 수 있어 어떤 요소가 개발 주기에 있는지 파악할 수 있으며, 필요에 따라 신속하게 게시일을 변경할 수 있습니다.

마케팅 캠페인

스프레드시트에서 마케팅 캠페인 계획을 구축하는 것은 테트리스 게임을 하는 것과 같습니다. 적절히 맞아 들어간다고 생각할 때마다 새로운 작업이 나타나 모든 것이 혼란스러워집니다. 반면에 프로젝트 관리 툴에서 타임라인 보기를 사용하면 쉽게 작업 일정을 계획하고, 일정이 겹치는 작업을 확인하고, 작업 일정을 조정할 수 있어 캠페인을 일정에 맞춰 실시할 수 있습니다.

이벤트 계획

성공적인 이벤트를 기획하려면 수많은 세부 사항을 추적해야 합니다. 끊임없이 업데이트해야 하는 스프레드시트에서는 모든 작업, 벤더, 내부 이해관계자를 관리하기가 매우 어렵습니다. 업무 관리 시스템을 사용하면 작업의 실행 가능한 타임라인을 생성하고, 담당 업무와 마감일을 명확히 하고, 모든 연락 정보와 크리에이티브 에셋을 작업에 연결할 수 있어 이벤트가 지연되는 일 없이 일정에 맞춰 진행할 수 있습니다.

제품 출시

조율해야 하는 업무와 팀이 많은 경우, Excel 타임라인에서 제품 출시를 관리하면 업무가 서로 어떻게 연결되어 있는지 볼 수 없으므로 중요한 단계를 놓치기 쉽습니다. 업무 관리 툴을 사용하면 작업의 날짜 범위와 종속 관계를 설정하고, 일정이 겹치는 작업이 있는지 확인하고, 작업에 파일을 첨부할 수 있어 모든 구성원이 언제 무엇이 진행되는지 파악할 수 있습니다.

더 효과적인 프로젝트 타임라인 또는 캘린더를 만드는 방법

업무 관리 툴에서 타임라인 보기와 캘린더 보기를 사용하기 적절한 경우를 살펴보고 각각의 이점을 알아봤으니 이제 Asana에서 타임라인과 캘린더를 생성하는 방법을 배워보겠습니다.

1. 새로운 프로젝트를 생성하거나 CSV 가져오기 기능을 사용하여 Excel 프로젝트 계획을 가져옵니다.

2. 프로젝트를 완료하는 데 필요한 일련의 단계와 모든 업무를 계획합니다.

3. 각 업무의 시작일과 마감일을 설정하여 언제 업무에 착수하여 언제까지 마무리해야 하는지 명확히 합니다.

4. 팀원에게 업무를 배정하여 담당 업무와 담당자를 명확히 설정합니다.

5. 타임라인이나 캘린더 탭을 클릭하여 선호하는 보기로 프로젝트 계획을 시각적으로 확인합니다.

6. 필요에 따라 업무 일정을 조정하여 프로젝트를 계획대로 진행하고 마감일을 준수할 수 있도록 합니다.

아이디어를 얻고 싶으시거나 도움이 필요하시다면 Asana 템플릿 갤러리에 방문해 보세요. 필요에 따라 선택할 수 있는 50여 가지가 넘는 템플릿이 준비되어 있어 팀이 진행하는 프로젝트가 무엇이든 쉽고 빠르게 프로젝트를 시작할 수 있습니다.

스프레드시트 대신 업무 관리 툴로 프로젝트를 관리하세요

프로젝트를 성공적으로 완수하려면 명확한 계획이 있어야 합니다. 적절한 툴에서 프로젝트 타임라인이나 캘린더를 작성하면 팀이 생산성을 높이고, 효과적으로 협업하고, 프로젝트 계획에 확신을 가질 수 있습니다.

아직 Asana를 사용하고 있지 않다면 무료 체험을 시작해 보세요. 수십 가지 템플릿을 사용하여 곧바로 프로젝트 계획을 세우실 수 있습니다.