명확한 커뮤니케이션 계획이 생각보다 중요한 이유

종종 명확한 커뮤니케이션이 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 명확한 커뮤니케이션은 어디에서 커뮤니케이션해야 하는지에 관한 것뿐만 아니라 어떤 팀원들이 어떤 유형의 메시지를 받아야 하는지에 관한 것이기도 합니다.

다행히도 효과적인 커뮤니케이션 계획을 작성하는 것은 어렵지 않습니다. 커뮤니케이션 채널을 정의하고 팀원들이 각 채널을 언제 사용해야 하는지를 조율하면 됩니다. 이 기사에서는 직접 커뮤니케이션 계획을 작성할 수 있도록 커뮤니케이션 계획을 수립하는 방법을 자세히 설명하고 템플릿을 소개합니다.

커뮤니케이션 계획이란?

프로젝트 관리에서 커뮤니케이션 계획은 중요하고 지속적인 프로젝트 정보를 주요 이해관계자에게 전달하는 방법을 정리한 것입니다. 커뮤니케이션 계획이 있으면 팀에서 누가 어떤 사항에 관해 알림을 받아야 하고 언제 프로젝트 이해관계자에게 연락해야 하는지를 이해할 수 있습니다. 커뮤니케이션 계획의 일환으로 이해관계자가 사용하는 채널과 시기, 다양한 세부 정보를 전달하는 빈도, 각 채널의 담당자를 명확히 해야 합니다.

커뮤니케이션 계획을 공유하면 팀이 어떤 툴로 어느 시점에 누구에게 연락해야 하는지 명확하게 알 수 있습니다. 커뮤니케이션 계획이 없으면 다른 팀원이 거의 확인하지 않는 툴에서 질문을 하는 팀원이 생길 수 있습니다. 명확하게 커뮤니케이션하고 업무를 진행하는 것이 아니라 팀원들이 좌절하고, 혼란에 빠지고, 중요한 업무에서 배제될 수 있습니다. 또한, 각 채널의 담당자가 누구인지 명확하게 알지 못하면 결국 경영진이 대답할 수 없는 질문을 하게 되어 버릴 수 있습니다. 이처럼 단순한 의사소통 오류로 인해 혼선을 빚게 되고 결국 업무가 추진되지 않습니다.

커뮤니케이션 계획에 포함해야 할 내용은 무엇인가요?

커뮤니케이션 계획은 프로젝트의 커뮤니케이션 전략을 모두 한 곳에서 파악할 수 있는 곳입니다. 팀원들은 커뮤니케이션 계획을 사용하여 다음과 같은 프로젝트 관련 질문에 답할 수 있어야 합니다.

• 어떤 커뮤니케이션 채널을 사용하고 있나요? 각 채널의 용도는 무엇인가요?

• 언제 직접 대면하거나 비동기식으로 커뮤니케이션해야 하나요?

• 프로젝트에서의 역할은 무엇인가요? 프로젝트 매니저는 누구인가요? 프로젝트 팀의 멤버는 누구인가요? 프로젝트 이해관계자는 누구인가요?

• 프로젝트 상태 업데이트와 같은 중요한 프로젝트 세부 정보는 어떻게 전달되나요? 얼마나 자주 공유되나요?

커뮤니케이션 계획에 포함해서는 안 되는 것은 무엇인가요?

커뮤니케이션 계획은 사내 팀원이나 고객이나 계약자와 같은 외부 이해관계자를 포함한 모든 프로젝트 팀 및 프로젝트 이해관계자와 커뮤니케이션하는 방법을 명확히 하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 관리에서 커뮤니케이션 계획은 PR 계획이 아닙니다. 커뮤니케이션 계획은 소셜 미디어 전략에 맞추거나, 대상 고객을 식별하거나, 다양한 대상 고객에게 전달할 핵심 메시지를 정하는 데 도움이 되지 않습니다. 이러한 계획을 수립해야 한다면 소셜 미디어 콘텐츠 캘린더나 비즈니스 전략 계획을 만드는 것이 좋습니다.

커뮤니케이션 계획의 이점

직장에서의 명확한 커뮤니케이션은 분명 좋은 것입니다. 하지만, 이를 위해 커뮤니케이션 계획을 작성할 필요가 있을까요?

한마디로 말해, 그렇습니다. 효과적인 커뮤니케이션 계획이 있으면 적절한 프로젝트 이해관계자에게 정확한 정보를 전달할 수 있습니다. 경영진 이해관계자는 모든 프로젝트 세부 사항을 전달받을 필요가 없습니다. 마찬가지로, 모든 프로젝트 팀원이 외부 파트너와의 컨퍼런스 콜에 참석할 필요가 없습니다. 어떤 채널에서 어떻게 커뮤니케이션할지를 명확히 하면 더 이상 추측에 의존하지 않고 팀이 원활하게 업무를 진행할 수 있습니다.

앱 전환 감소

최근 13,000명이 넘는 전 세계 지식 근로자를 인터뷰한 결과, 평균 지식 근로자는 하루에 10개의 앱을 최대 25번까지 전환하는 것으로 나타났습니다. 지식 근로자는 영향력이 큰 업무에 집중하거나 팀원들과 효과적으로 협업하는 대신에 어디에서 커뮤니케이션해야 하는지 파악하는 데 시간을 허비하고 있습니다.

커뮤니케이션 계획이 있으면 추측할 필요가 없습니다. 예를 들어, 팀이 업무 관리 툴에서만 업무 관련 커뮤니케이션을 한다는 것을 이해하면 문서 폴더, Slack 메시지, 여러 이메일 체인을 뒤적이지 않고 핵심 정보를 업무 관리 툴에서 검색할 수 있습니다. 마찬가지로, 어떤 팀원이 프로젝트에 깊숙이 관련되어 있지 않고 거시적인 수준의 상태 보고서만 공유받는 사실을 알고 있다면 다음 프로젝트 결과물의 기한이 언제인지 해당 팀원에게 묻지 않을 것입니다.

어떤 소프트웨어나 툴이 어떤 커뮤니케이션에 가장 적합한지에 관해 커뮤니케이션 지침을 만들었습니다. Asana는 작업용, Slack은 빠른 응답이나 답변을 제공하는 용도로 사용합니다. 이메일은 더 공식적이며 대부분 외부 커뮤니케이션을 위해 사용합니다. 이렇게 적절한 커뮤니케이션 지침을 마련하여 실제로 혼란이 줄어들었습니다.”

협업 개선

팀 협업은 저절로 이루어지는 쉬운 프로세스가 아니라 여러분과 팀이 구축해야 하는 스킬입니다. 효과적인 팀 협업을 구축하는 방법 중 하나는 팀의 커뮤니케이션 규칙을 명확히 하는 것입니다. 효과적인 협업을 가로막는 큰 문제점은 커뮤니케이션에 대한 불확실성이기 때문입니다. 이러한 문제는 특히 원격 또는 분산된 팀에서 두드러집니다. 팀이 여전히 어디서 어떻게 커뮤니케이션해야 하는지 잘 모르기 때문에 확신이 서지 않는다면 서로 편하게 소통할 수 없습니다.

커뮤니케이션 계획은 팀원들이 어떤 툴에서 커뮤니케이션할지 명확히 할 수 있는 기회입니다. 세부 정보 수준에 따라 팀원들이 커뮤니케이션 해야 할 시기를 포함하고, "방해 금지" 모드 설정이나 알림 일시 중지에 관한 팀 규칙을 명확히 정할 수도 있습니다.

이러한 지침을 제공하면 팀원들 간의 수월한 커뮤니케이션과 협업을 가로막는 가장 큰 문제점 중 하나를 효과적으로 제거할 수 있습니다. 팀원들이 커뮤니케이션할 툴과 커뮤니케이션하지 말아야 할 툴을 알면 적시에 정확한 메시지를 자신 있게 전달할 수 있습니다.

중복된 업무 감소

현재 지식 근로자들은 문서 검색, 승인 요청, 앱 간 전환, 업무 상태 추적, 그리고 일반적으로 영향력 있는 업무에 할애할 시간을 뺏는 일을 수행하는 등 업무 시간의 60%를 일을 위한 일에 허비합니다. 이러한 일을 위한 일의 일부는 어디에서 커뮤니케이션해야 하는지 모르는 것입니다.

팀원들이 정보가 공유되는 곳(예: 프로젝트 계획 또는 프로젝트 타임라인)을 정확히 모른다면 정확한 정보를 찾기 위해 여러 툴을 찾아 헤매거나 여러 팀원에게 물어봐야 합니다. 그 결과, 업무에 관해 어디서 소통해야 하는지 확실하게 모르는 팀원들은 기존 업무를 찾는 것만으로도 어려움을 겪습니다.

일을 위한 일은 더 많은 수작업과 중복 작업으로 이어지며, 전반적으로 명확성이 떨어집니다. 실제로 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 우리는 이미 완료된 작업에 시간의 13%(연간 236시간)를 사용합니다. 커뮤니케이션 계획을 공유하면 팀은 어디에서 업무가 있는지 정확히 파악할 수 있으므로 해당 업무를 찾는 데 많은 시간을 할애할 필요가 없습니다.

커뮤니케이션 계획을 작성하는 방법

커뮤니케이션 계획은 강력한 도구이지만, 비교적 작성하기 쉽습니다. 다음 4단계에 따라 커뮤니케이션 계획을 작성할 수 있습니다.

1. 커뮤니케이션 방법을 확립합니다

커뮤니케이션 계획을 작성하는 첫 번째 단계는 팀이 커뮤니케이션할 툴과 커뮤니케이션 내용을 결정하는 것입니다. 여기에는 언제 어떤 툴을 사용할지, 언제 실시간으로 커뮤니케이션할지 또는 비동기식으로 커뮤니케이션할지가 포함됩니다. 실시간 동기식 커뮤니케이션은 실시간으로 소통하는 것입니다. 반대로, 비동기식 커뮤니케이션은 누군가가 즉시 응답할 것으로 기대하지 않고 메시지를 보내는 것입니다. 우리 모두 무의식적으로 매일 비동기식 커뮤니케이션을 사용합니다. 특히 이메일을 보내는 것이 이에 해당합니다.

커뮤니케이션 계획을 정의할 때 각 툴의 용도를 파악하세요. 예를 들어, 다음과 같이 결정할 수 있습니다.

• 이메일 - 외부 이해관계자와의 커뮤니케이션에 사용

• Slack - 일상적인 업데이트와 간단한 질문에 관한 동기식 커뮤니케이션에 사용

• Asana - 작업 세부 정보, 프로젝트 상태 업데이트 또는 주요 프로젝트 문서와 같은 업무에 관한 비동기식 커뮤니케이션에 사용

• Zoom 또는 Google Meet - 프로젝트 브레인스토밍이나 프로젝트 사후 분석 미팅과 같은 팀 미팅에 사용

2. 커뮤니케이션 빈도를 조율합니다

어떤 툴로 커뮤니케이션할지 정한 뒤에는 커뮤니케이션 빈도를 결정해야 합니다. 커뮤니케이션 빈도는 다양한 프로젝트 세부 사항을 여러 이해관계자에게 업데이트하는 실행 계획입니다.

예를 들어, 다음과 같은 일정을 잡을 수 있습니다.

• 주간 프로젝트 상태 업데이트를 Asana에 게시하여 모든 프로젝트 이해관계자와 후원자와 공유

• 월간 프로젝트 팀 미팅을 통해 업무 관련 문제를 해결하거나 다음 단계를 브레인스토밍

• 필요에 따라 Asana에서 비동기식 프로젝트 마일스톤 업데이트

3. 이해관계자 관리용 계획을 추가합니다

성공적으로 프로젝트를 실행하는 것은 종종 이해관계자의 지원과 동의를 얻는 데 달려 있습니다. 이는 프로젝트를 시작할 때 프로젝트 킥오프 미팅에서 수행되지만, 프로젝트가 진행되는 동안에도 이해관계자의 지지를 유지하는 것이 중요합니다.

커뮤니케이션 계획을 작성할 때 시간을 내어 각 프로젝트 이해관계자와 커뮤니케이션할 시기와 내용을 자세히 설명하세요. 예를 들어, 핵심 프로젝트 팀원 등 일부 구성원은 해당 프로젝트에 관해 주기적으로, 심지어는 매일 커뮤니케이션할 것입니다. 다른 프로젝트 이해관계자들은 프로젝트 상태 업데이트 때나 최종 개요만 전달할 것입니다.

이해관계자와의 커뮤니케이션을 관리하는 방법을 나열하면 정확한 사항에 관해 적절한 시기에 연락할 수 있습니다. 이해관계자들이 받는 정보는 필요한 세부 수준에서 의문점을 해소하고 비즈니스 결과와 전반적으로 영향력이 큰 업무에 초점을 맞춰야 합니다.

4. 커뮤니케이션 계획을 공유하고 필요에 따라 업데이트합니다

커뮤니케이션 계획을 세웠다면 이제 이를 프로젝트 팀과 공유할 차례입니다. 모든 프로젝트 정보가 취합된 한곳에 집중된 단일 정보 소스에서 커뮤니케이션 플랜에 액세스할 수 있게 하세요. Asana를 사용하여 모든 프로젝트 커뮤니케이션과 업무를 추적하여 작업을 수행하는 곳에서 커뮤니케이션하길 권장합니다.

프로젝트 커뮤니케이션 계획에 영향을 미치는 변경 사항이 있다면 이를 업데이트하고 해당 사항을 전달해야 합니다. 이렇게 하면 팀원들이 항상 최신 정보에 액세스할 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획 예시

커뮤니케이션 계획 템플릿

커뮤니케이션 설명

어떤 유형의 커뮤니케이션인가요?

빈도

얼마나 자주 커뮤니케이션하나요?

채널

어떤 툴을 사용하나요? 동기식 커뮤니케이션인가요, 아니면 비동기식 커뮤니케이션인가요?

대상

이 커뮤니케이션의 대상은 누구인가요?

소유자

이 커뮤니케이션을 보내는 담당자는 누구인가요?

좋은 커뮤니케이션은 커뮤니케이션 계획에서 시작됩니다

명확하게 커뮤니케이션하면 적절한 시기에 정확한 메시지를 보낼 수 있습니다. 모든 팀원이 적시에 필요한 정보를 받을 수 있도록 하는 동시에 수월한 협업을 지원하세요. 이렇게 하면 팀이 업무에 관해 커뮤니케이션하는 시간을 줄이고 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.