효과적인 프로젝트 킥오프 미팅을 진행하기 위한 10단계

프로젝트를 성공적으로 시작하려면 많은 노력을 쏟아부어야 합니다. 하지만 프로젝트가 시작되기도 전에 계획에서 벗어난 것처럼 느껴질 때가 많습니다. 프로젝트에 참여하는 팀원과 이해관계자가 저마다 다른 지식을 가지고 있으며, 기대치와 우선순위가 다양하기 때문입니다. 프로젝트를 시작하기 전에 모든 구성원과 보조를 맞출 기회를 마련하지 못한다면 아무리 해결하려 노력해도 프로젝트를 진행하면서 수많은 어려움에 봉착할 것 입니다. 다행히도 더 나은 방법이 있습니다. 바로 프로젝트 킥오프 미팅입니다.

킥오프 미팅은 프로젝트가 시작되기 전에 프로젝트 팀의 의견을 조율하여 동일한 이해를 바탕으로 업무에 착수할 수 있는 효과적인 방법입니다. 킥오프 미팅에서는 프로젝트의 목적을 요약하고, 상세한 사항을 짚어보고, 다음 단계를 논의합니다. 킥오프 미팅을 진행하면 모두가 프로젝트 계획에 따라 물 흐르듯이 업무를 진행할 수 있습니다.

프로젝트 킥오프 미팅이란?

프로젝트 킥오프 미팅은 프로젝트가 시작되기 전에 팀원과 이해관계자와 모여 주요 사항을 점검하고 중요한 마일스톤에 대한 동의를 구할 기회입니다. 프로젝트 헌장을 승인받고 프로젝트 계획을 세우고 나서 프로젝트를 정식으로 시작하기 전에 프로젝트 킥오프 미팅을 열 수 있도록 계획하세요. 킥오프 미팅에서는 프로젝트의 목적, 목표, 계획 등을 설명하고 팀원들이 궁금한 사항을 질문하여 다음 단계를 명확하게 파악할 수 있는 시간을 마련해야 합니다. 킥오프 미팅을 마쳤을 때는 팀 전체가 어떤 업무를, 왜, 어떻게 달성할 것인지에 동일한 이해를 가지고 있어야 합니다.

킥오프 미팅의 목적은 무엇인가요? 킥오프 미팅이 꼭 필요한가요?

단도직입적으로 말하자면 네, 꼭 필요합니다. 킥오프 미팅은 프로젝트의 중요한 정보를 팀에 전달하고 팀이 궁금한 사항을 실시간으로 질문할 수 있는 너무도 유용한 방식입니다. 프로젝트 계획이나 이메일로 이렇게 상세한 정보를 공유하는 것과는 다르게 프로젝트 킥오프 미팅을 열면 소통의 오류를 줄이고 모두가 동일한 이해를 바탕으로 프로젝트를 시작할 수 있습니다. 킥오프 미팅을 하지 않은 채로 프로젝트를 시작한다면 팀원과 이해관계자가 프로젝트에 대해 기대하는 것이 서로 다를 수 있으며, 이로 인해 범위 변동이 발생하고 심한 경우 프로젝트가 실패로 끝나는 결과로 이어질 수 있습니다.

프로젝트를 시작할 때마다 매번 똑같은 방식으로 킥오프 미팅을 해야 하는 것은 아닙니다. 클라이언트를 대면하는 업무나 복잡한 이니셔티브와 같은 프로젝트라면 프로젝트 유형에 따라 잘 준비된 프레젠테이션이나 데모와 같이 잘 준비된 형식적인 킥오프 미팅이 유용할 수 있습니다. 참여하는 이해관계자가 적거나 보다 간단한 프로젝트라면 프레젠테이션 슬라이드를 제공하거나 프레젠테이션을 하지 않고도 덜 형식적인 방식으로 킥오프 미팅을 진행할 수 있습니다.

킥오프 미팅의 유형

모든 킥오프 미팅이 동일하지는 않습니다. 하지만 일반적으로 모든 유형의 프로젝트 킥오프 미팅이 대부분 동일한 요소를 포함합니다. 프로젝트 킥오프 미팅의 다양한 유형에 대해 알아두면 미팅이 얼마나 형식적이어야 하는지 결정하는 데 도움이 됩니다.

내부 프로젝트 킥오프 미팅

이 유형의 프로젝트 킥오프 미팅은 가장 간단한 형식으로 진행됩니다. 내부 프로젝트 킥오프 미팅의 목표는 프로젝트가 시작되기 전에 프로젝트 팀과 보조를 맞춰 동일한 이해를 바탕으로 업무에 착수할 수 있도록 하고 팀원들이 질문할 기회를 제공하는 것입니다. 여느 킥오프 미팅과 마찬가지로 사전에 미리 자료를 준비해야 하지만, 거창하게 할 필요는 없습니다.

프로젝트 예시:

• 제품 출시 마케팅

• 웹 프로덕션

• 사용성 테스트 계획

필요한 자료:

• 성공 지표, 프로젝트 일정, 이해관계자 등의 프로젝트 주요 상세 정보가 담긴 프로젝트 계획

• 프로젝트를 통해 달성하려는 것을 계획한 SMART 프로젝트 목표

• 프로젝트에서 진행할 업무 범위를 명확하게 한정하는 프로젝트 범위

• 주요 업무가 완료되는 시점을 나타내는 프로젝트 마일스톤이 포함된 시각적 프로젝트 타임라인

프로젝트 킥오프 미팅 시 이러한 자료를 공유하는 것과 더불어 모두가 접근할 수 있는 하나의 업무 관리 플랫폼에 프로젝트 정보를 저장할 수 있도록 계획하세요. 이렇게 하면 모든 팀원이 프로젝트의 주요 문서를 쉽게 이용할 수 있습니다.

임원 후원자 프로젝트 킥오프 미팅

프로젝트나 프로그램에 임원 후원자(Executive sponsor)가 참여한다면 모든 임원이 프로젝트에 대해 동일한 내용을 이해할 수 있도록 개략적으로 킥오프 미팅을 하는 것이 좋습니다. 이러한 유형의 킥오프 미팅에서는 프로젝트의 목적과 목표 그리고 프로젝트가 회사의 목표에 미칠 영향을 중점적으로 설명할 수 있도록 계획하세요.

이러한 킥오프 미팅을 진행할 때는 개별 마일스톤이나 프로젝트에 관한 세부 정보에 너무 많은 시간을 할애하는 것은 피해야 합니다. 또한 별도로 프로젝트 팀을 대상으로 내부 킥오프 미팅을 하는 것이 좋습니다.

프로젝트 예시:

• 제품 로드맵

• 대행사가 참여하지 않는 마케팅 캠페인

• 소프트웨어 또는 시스템 배포

필요한 자료:

• 프로젝트가 비즈니스에 미치는 영향을 회사의 목표와 연관 짓는 명확히 설명된 프로젝트 목적

• 이니셔티브용으로 작성한 비즈니스 케이스(해당하는 경우)

• 프로젝트 말미에 달성하고자 하는 것을 이해관계자에게 보여주기 위한 간결한 프로젝트 목표

• 성공 지표, 프로젝트 일정, 이해관계자 등의 프로젝트 주요 상세 정보가 담긴 프로젝트 계획

• 중요한 프로젝트 구성 요소의 개략적인 타임라인을 나타내는 프로젝트 로드맵

• 주요 프로젝트 정보가 모두 담긴 핵심 요약. 핵심 요약의 개략적인 버전을 먼저 제시한 뒤 이해관계자가 킥오프가 끝난 후 각자 상세한 정보를 확인할 수 있도록 핵심 요약 문서를 공유합니다.

• 형식을 갖춘 프레젠테이션 또는 슬라이드

외부 업체 또는 클라이언트 대면 프로젝트 킥오프 미팅

클라이언트를 대면하는 프로젝트를 계획한다면 프로젝트 목표와 결과물에 관해 동일한 이해를 바탕으로 업무에 착수하기 위해 프로젝트 팀과 클라이언트 측의 주요 이해관계자 간에 킥오프 미팅을 열어야 합니다. 이 유형의 프로젝트 킥오프 미팅은 가장 완벽하게 준비해야 합니다.

이 유형의 프로젝트 킥오프 미팅은 기대치를 정하고 프로젝트 목표에 대한 이해를 일치시킬 기회입니다. 킥오프 미팅을 진행할 때는 프로젝트 팀을 소개하는 시간을 갖고, 클라이언트와 소통하는 빈도를 조율하고, 효과적인 협업의 모습을 명확히 할 수 있도록 합니다. 업무를 검토하기 위해 클라이언트와 정보를 공유해야 하는 시점과 프로젝트 진행 상태를 소통하는 방식을 합의해야 합니다.

프로젝트 예시:

• 대행사가 참여하는 마케팅 캠페인

• 이벤트 계획

필요한 자료:

• 성공 지표, 프로젝트 일정, 이해관계자 등의 프로젝트 주요 상세 정보가 담긴 프로젝트 계획

• 업무 유형에 따라, 프로젝트 브리프 또는 크리에이티브 브리프

• 프로젝트에서 진행할 업무 범위를 명확하게 한정하는 프로젝트 범위

• 중요한 프로젝트 구성 요소의 개략적인 타임라인을 나타내며 관련 프로젝트 마일스톤을 포함한

  프로젝트 로드맵

• 프로젝트 이해관계자 및 역할 목록

• 커뮤니케이션이 이루어지는 툴(예: Slack, 이메일, Asana) 및 프로젝트 상태 보고서를 공유하는 방식

• 형식을 갖춘 프레젠테이션 또는 슬라이드

애자일 프로젝트 킥오프 미팅

대부분의 애자일 팀은 업무를 2주 또는 4주 주기로 수행하는 스프린트로 프로젝트를 진행합니다. 스프린트를 진행할 때마다 프로젝트 킥오프 미팅을 할 필요는 없습니다. 이렇게 한다면 오히려 팀의 진행 속도를 늦추게 됩니다. 하지만 모든 팀원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 일 년에 최소 한 번은 프로젝트 킥오프 미팅을 계획해야 합니다. 이와 더불어 팀이 새로운 프로젝트를 시작하거나 새로운 팀원을 온보딩한다면 모두가 필요한 정보를 파악할 수 있도록 프로젝트 킥오프 미팅을 열어야 합니다.

애자일 프로젝트 킥오프 미팅은 스프린트를 진행하는 동안 팀이 필요한 모든 정보를 갖추고 있는지 확인할 기회이기 때문에 스프린트 플래닝 및 스프린트 회고 미팅을 통해 지속적인 개선에 집중할 수 있습니다.

필요한 자료:

• 팀에 ‘완료’가 무엇을 의미하는지를 포함한 성공의 기준

• 팀이 스크럼을 실행하는 경우, 형식화된 팀 역할

• 팀 이벤트와 이벤트 날짜 목록

• 팀의 커뮤니케이션이 이루어지는 툴 및 방식(예: Slack, 이메일, Asana)을 명확히 설명하는 커뮤니케이션 계획

• 팀의 일일 스탠드업 미팅 안건

성공적인 프로젝트 킥오프 미팅을 계획하고 진행하기 위한 10단계

주요 이니셔티브의 프로젝트 매니저는 프로젝트 킥오프 미팅을 계획하고 이를 진행하는 업무를 담당합니다. 이와 마찬가지로 대규모 프로그램을 운영하고 이를 위한 킥오프 미팅을 계획하는 업무를 담당한다면 미팅을 진행해야 할 가능성이 큽니다. 물론 정보를 발표하는 것은 각각의 프로젝트 리더에게 맡길 수 있습니다.

이전에 킥오프 미팅을 계획해 본 적이 없더라도 걱정하지 마세요! 성공적인 킥오프 미팅을 진행하기 위한 10단계를 준비했습니다.

1. 미팅을 준비합니다

프로젝트 킥오프 미팅을 진행하기 위한 첫 번째 단계는 미팅에 참석해야 하는 사람과 미팅의 진행 시간을 결정하는 것입니다. 얼마나 상세하게 준비해야 하는지는 킥오프 미팅이 얼마나 격식을 갖춰야 하는지에 따라 다릅니다. 임원 관계자나 외부 파트너가 참석하나요? 아니면 핵심 프로젝트 팀이 참석하는 비형식적인 킥오프 미팅인가요? 미팅을 준비할 때는 다음을 수행합니다.

1. 참석자 목록을 확정합니다. 이 단계에 이르면 진행할 프로젝트 킥오프 미팅의 유형과 누가 참석해야 하는지 알 수 있습니다. 미팅에 참석할 것을 요청하기 전에 참석자 목록을 한 번 더 살펴보아 적절한 프로젝트 이해관계자가 모두 포함되어 있는지 확인합니다.

2. 미팅 일시와 소요 시간을 계획합니다. 질의응답 시간도 마련해야 합니다.

3. 미팅 내용을 기록할 사람을 지정합니다. 미팅에 참석하지 못하는 이해관계자를 위해 미팅 내용 기록을 담당할 사람을 지정합니다. 온라인으로 미팅을 진행한다면 참석하지 못한 팀원이 나중에 미팅의 내용을 확인할 수 있도록 미팅을 녹화하는 것도 고려하세요.

4. 미팅 안건을 작성합니다. 사전에 미팅 안건을 보내면 모두가 프로젝트 킥오프 미팅 전에 미리 안건을 살펴보고 준비를 할 수 있습니다. 또한, 미팅 안건을 보내면 프로젝트 계획과 타임라인과 같이 미팅 전에 참석자가 검토하면 좋을 자료를 공유할 수 있습니다.

프로젝트 킥오프 미팅 안건 예시

2. 소개하는 시간을 갖습니다

프로젝트 팀과의 첫 미팅이라면 전에 서로 같이 일해 본 적 없는 팀원들이 있을 수 있습니다. 미팅을 시작하고 각자 자기를 소개하는 시간을 갖거나 아이스 브레이킹 질문을 통해 서로를 알아가는 시간을 마련하세요.

3. 먼저 프로젝트 목적을 설명합니다

프로젝트 킥오프 미팅에서 가장 중요한 것은 프로젝트의 목표와 해당 목표가 중요한 이유에 관해 모두가 동일하게 이해하도록 하는 것입니다. 최근 연구에 따르면 직원의 26%만이 자신의 업무가 회사의 목표와 어떻게 관련되는지를 명확히 이해하는 것으로 나타났습니다. 이러한 관계를 명확히 이해하지 못한다면 팀원들은 어떤 업무를 우선시해야 하는지 또는 우선순위가 변동되는 것을 어떻게 관리해야 하는지 알지 못합니다.

프로젝트 목적을 공유할 때는 프로젝트가 전체적인 비즈니스와 조직의 목표에 어떻게 연결되는지 설명하는 시간을 가져야 합니다. 이 프로젝트를 진행하는 이유는 무엇이며, 이 프로젝트의 목표는 무엇인지에 관한 질문에 답해야 합니다. 미팅 후반부에 프로젝트 상세 정보와 특정 워크플로를 자세히 살펴볼 기회가 있지만, 미팅을 시작하는 시점에 프로젝트의 목적을 공유하게 되면 모든 사람이 동일한 이해를 바탕으로 업무에 착수할 수 있습니다.

프로젝트 목적 예시

이 프로젝트의 목적은 3분기 디지털 브랜드 캠페인을 통해 북미 및 유럽, 중동, 아프리카 지역에서 브랜드의 인지도를 높이는 것입니다.

4. 프로젝트 계획을 공유합니다

이상적으로는 미팅 안건에 프로젝트 계획을 포함하여 미팅 전에 팀원들이 계획을 읽어볼 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 프로젝트 킥오프 미팅을 진행하는 동안 프로젝트 계획의 모든 세세한 정보를 하나하나 살펴볼 필요는 없습니다. 대신 프로젝트 타임라인, 중요한 마일스톤, 주요 결과물과 같은 주요 정보에 중점을 두세요.

프로젝트 계획 예시

5. 프로젝트 범위를 설명합니다

팀이 논의해야 할 가장 중요한 사항 중 하나는 프로젝트 범위에 무엇이 포함되는지와 포함되지 않는지를 정의하는 것입니다. 프로젝트를 진행하면서 막바지에 예상치 못한 상황에 처하거나 결과물이 변경되지 않도록 모두가 동일한 기대치를 가지고 업무에 착수해야 합니다. 프로젝트 범위를 일찍 그리고 자주 명확하게 정의하면 프로젝트를 지연시키거나 계획에서 벗어나게 만드는 범위 변동을 방지할 수 있습니다.

프로젝트 범위 예시

프로젝트 목표: 북미 및 유럽, 중동, 아프리카 지역에서 브랜드 인지도를 높이기 위해 3분기에 디스플레이 및 동영상 광고를 실시합니다.

리소스:

• 브랜드 디자인 팀(6명): 4주 동안 일주일에 15시간씩 작업

• 미디어 지출 예산 $50,000

결과물:

• 랜딩 페이지 디자인

• 디스플레이 사양 시트에 따라 크기가 정해진 디스플레이 광고(A/B 테스트를 위한 두 가지 버전)

• 동영상 사양 시트에 따라 크기가 정해진 동영상 광고(6초~30초짜리)

크리에이티브 에셋 요건: 디스플레이

• 애니메이션을 통해 로고 및 CTA 표시

• 정적 배너 및 HTML5 배너 필요함

동영상

• 처음 5초 동안 브랜딩 게재

• 보이스 오버 추가

랜딩 페이지

• 광고 및 랜딩 페이지는 일관된 시각적 경험을 만들어 내야 합니다

범위 외:

브랜드 캠페인 에셋 번역하기

6. 프로젝트 역할 및 책임 업무를 규정합니다

간단한 내부 프로젝트를 진행할 때는 역할과 책임 업무를 정의하지 않아도 되지만, 프로젝트 팀이 전에 협력해 본 적이 없거나 외부 파트너와 협력한다면 모두가 역할과 책임 업무에 대하여 파악할 수 있도록 해야 합니다. 프로젝트의 주요 담당자는 누구인가요? 프로젝트에 후원자나 임원이 참여하나요? 한 명 또는 여러 명이 승인하나요?

프로젝트의 각 단계에서 적절한 이해관계자와 정보를 공유해야 합니다. 킥오프 미팅 시 프로젝트 팀이 역할과 책임 업무에 관해 명확히 파악하지 못하고 있다면 실행 과제로 RACI 차트를 만들고 공유하는 것이 좋습니다.

프로젝트 역할 예시

• 실무 담당자: Daniela Vargas

• 의사 결정권자: Kabir Mandan

• 업무 수행 조언자: Kat Mooney, Ray Brooks

• 결과 통보 대상자: Avery Lomax

7. 프로젝트 데이터와 실시간 업데이트를 추적할 곳을 공유합니다

평균적인 지식 근로자는 업무 시간의 60%를 정보와 문서를 검색하는 일과 같이 '일을 위한 일'에 허비합니다. 이와 같은 일을 위한 일에 시간을 쏟다 보면 팀이 결과를 내는 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간이 적어집니다.

일을 위한 일을 줄이고 팀의 업무 효율성을 높이려면 모든 중요한 프로젝트 업무에 액세스할 수 있는 한곳에 집중된 단일 정보 소스가 있어야 합니다. 모든 프로젝트 정보가 찾기 쉬운 한 곳에 있으면 팀은 프로젝트 문서를 빠르게 찾을 수 있고 실시간 프로젝트 업데이트를 파악할 수 있으며, 관련 프로젝트 마일스톤을 확인하고 프로젝트 결과물과 관련된 최신 정보를 파악할 수 있습니다.

8. 질의응답 시간을 마련합니다

킥오프 미팅 후에 프로젝트 팀은 프로젝트 범위나 특정 작업에 대한 기대와 같이 킥오프 미팅 중에 설명한 정보와 관련하여 질문이 생길 수 있습니다. 킥오프 미팅의 말미에 충분한 질의응답 시간을 마련하세요. 프로젝트 킥오프 미팅의 목표는 미팅이 끝나면 모두가 동일한 이해를 바탕으로 프로젝트를 시작할 준비가 될 수 있도록 하는 것임을 기억하세요.

9. 다음 단계를 설명합니다

프로젝트 킥오프 미팅의 마지막에는 “다음 단계가 무엇인가?”라는 질문에 답해야 합니다. 이 시점에서는 어디에서 업무가 기록되고 있는지 명확히 하고 미팅 중 다룬 실행 과제를 되짚어 봐야 합니다. 팀이 먼저 무엇을 해야 하는지 빠르게 살펴보는 것도 도움이 될 수 있습니다.

이와 더불어 프로젝트 상태 업데이트를 공유하는 장소와 방법을 명확히 해야 합니다. 잦은 미팅은 2021년에 생산성을 저해하는 3대 요인 중 하나였습니다. 진행 상태를 확인하기 위해 대면 또는 가상 미팅을 계획하는 대신 업무 관리 시스템을 통해 가상으로 프로젝트 상태 보고서를 공유해 보세요. 이렇게 하면 팀원들이 새로운 변경 사항을 효율적으로 파악할 수 있습니다.

10. 미팅 후 해야 할 일

축하합니다. 킥오프 미팅이 끝났습니다! 미팅이 끝나면 미팅 내용을 기록한 필기 담당자에게 공유 프로젝트에서 미팅 메모를 공유해달라고 요청하세요. 가상 미팅을 진행했다면 미팅 녹화본과 대화록 또한 공유해야 합니다. 마지막으로, 미팅에서 결정된 실행 과제가 있다면 이를 포착하여 적절한 팀원에게 배정하세요.

킥오프 미팅 그 이후

프로젝트 킥오프 미팅을 마무리하면 프로젝트를 시작할 모든 준비를 마치게 됩니다. 프로젝트 킥오프 미팅 후 정보를 명확하게 공유하는 최고의 방법은 업무 관리 툴과 같이 한곳에 집중된 단일 소스를 사용하여 협업하는 것입니다. 모든 업무, 상태 업데이트, 메시지를 한 곳에서 공유하면 팀원들이 동일한 정보를 파악할 수 있을 뿐만 아니라 팀원들을 한 곳에 모을 수 있습니다.

팀이 처리해야 하는 업무가 무엇인지, 해당 업무가 왜 중요한지, 이를 어떻게 수행할 수 있는지 명확하게 파악할 수 있도록 Asana가 업무 관리를 돕는 방법을 자세히 알아보세요.